¿Cuál es el modelo del proceso de toma de decisiones?
Seguir un proceso formal con pasos específicos puede ayudar a las empresas a tomar decisiones más informadas (consulte más beneficios del uso de un proceso formal) e impulsarlas. De hecho, el uso de un proceso de toma de decisiones adaptado al mundo empresarial cosecha enormes beneficios que incluyen los siguientes:
- Menos cuestionamientos: Si sigue un proceso formal de toma de decisiones empresariales, puede demostrar que ya ha considerado varias otras opciones.
- Decisiones y progreso que se pueden traducir y compartir: Puede compartir los procesos y los pasos hacia arriba, hasta la alta gerencia y el equipo directivo, y hacia abajo, hasta los rangos de aquellos que participarán en la ejecución de la decisión.
- Hoja de ruta o guía: Capturar el proceso de toma de decisiones por escrito puede ser útil para mostrar a las partes interesadas una explicación de los pasos y la estrategia que hay detrás, así como para proporcionar detalles de respaldo.
El difunto autor y profesor de negocios de Harvard J. Richard Hackman escribió muchos libros sobre liderazgo empresarial efectivo, trabajo en equipo y toma de decisiones, incluido Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances. En su libro, Hackman explica que empoderar a los equipos para que tomen sus propias decisiones y seguir los procesos que funcionan para ellos da como resultado cohesión y fortaleza. Pero al tomar decisiones sólidas, agrega, “los equipos que tienen en cuenta demasiados datos para tomar decisiones pueden dar lugar a una trampa de sobrecarga, lo que puede hacer que un equipo se ahogue metafóricamente en datos”. Por lo tanto, es fundamental ser estratégico en cada paso del proceso.
Cómo mejorar el proceso de toma de decisiones
Es fundamental incorporar la evaluación en el proceso. Asegúrese de que al menos uno de los pasos incluya la evaluación y la revisión del proceso y su resultado, especialmente para uso futuro. Además, obtenga la aprobación de todas las partes interesadas con anticipación (incluso para los pasos del proceso) y manténgalas al tanto. Capture métricas a lo largo del camino que muestren los éxitos, los fracasos, los beneficios comparativos de las opciones que ha considerado, e investigue lo que han hecho los competidores para respaldar sus respuestas y mantener el avance del proceso.
Tipos de procesos tradicionales en la toma de decisiones empresariales
Antes de examinar los diversos planes escalonados de la toma de decisiones, exploraremos algunos tipos específicos de toma de decisiones. También hay varios procesos reales diferentes que se pueden usar en la toma de decisiones que involucran una serie de pasos. Los procesos más populares y utilizados tienen cinco, seis, siete u ocho pasos.
La cantidad de pasos variará, por supuesto, si desglosa las tareas que podrían contenerse en un solo paso en pasos adicionales. Independientemente del proceso que elija, la evaluación es el último paso, y las empresas inteligentes se tomarán el tiempo necesario para completarlo. Con el tiempo, las organizaciones que utilizan este paso de evaluación pueden obtener eficiencias críticas en tiempo y enfoque. También ayuda a garantizar el aprendizaje institucional para el estado general y la fortaleza de la empresa. Todos los procesos que se describen en las siguientes secciones se utilizan en la actualidad.
¿Cuál es el proceso de cinco pasos de la toma de decisiones?
Muchas organizaciones siguen el proceso de cinco pasos al momento de tomar decisiones. A medida que compara los siguientes procesos con las diferentes cantidades de pasos, verá que algunos, como este, combinan actividades, mientras que otros las enumeran como pasos separados. Estos son los cinco pasos de este proceso:
- Identifique el objetivo final.
- Reúna toda la información que necesita para tomar una decisión informada.
- Evalúe todos los riesgos y consecuencias.
- Tome la decisión y ejecútela.
- Evalúe la decisión después del hecho.
¿Cuál es el proceso de seis pasos de la toma de decisiones?
El proceso de seis pasos se centra más en la investigación inicial y la recopilación de información. Este método carga el proceso con datos que pueden hacer que el resto del proceso funcione de forma fluida. Estos son los seis pasos de este proceso:
- Identifique el objetivo final.
- Reúna toda la información necesaria e identifique todas las alternativas (sin seleccionar una aún).
- Compare todas estas alternativas con los criterios relevantes.
- Tome la decisión.
- Ejecute la decisión.
- Evalúe la decisión después del hecho.
¿Cuál es el proceso de toma de decisiones éticas?
El proceso de toma de decisiones éticas es un proceso que establece que todas las decisiones deben incluir la evaluación y selección de opciones que sean coherentes con las preocupaciones éticas. Esto significa tomar las decisiones más éticas, independientemente del impacto que tenga en los resultados. La toma de decisiones éticas también significa eliminar cualquier opción que no sea coherente con los valores éticos desde el principio.
Según la Universidad de California en San Diego, que cita al Instituto Josephson de Ética, la toma de decisiones éticas involucra las 3 C:
- Compromiso: Nunca dude en elegir o hacer lo ético, cueste más o no.
- Conciencia: Inculque a su equipo y a los miembros del proyecto los conocimientos suficientes para que se apropien de la capacidad de actuar éticamente todos los días con certeza moral.
- Competencia: El proceso continuo de evaluar la información a medida que avanza y sopesar las opciones que le permiten tomar continuamente las decisiones éticas correctas. A medida que cambian las condiciones del mundo, tener una sólida competencia para evaluar estos cambios es fundamental para mantener un rumbo ético.
Cómo tomar una decisión con el proceso de jerarquía analítica
El proceso de jerarquía analítica garantiza que esté utilizando criterios específicos y calificando esos criterios, en lugar de simplemente comparar las alternativas que ha utilizado en el pasado. El proceso implica crear una jerarquía real de subproblemas, que luego se evalúa y examina. Luego, se miden estos subproblemas entre sí y se asigna a cada uno un valor relativo en la jerarquía. En resumen, se examinan las soluciones alternativas y luego se comparan.
Si bien algunas empresas utilizan el proceso de jerarquía analítica, se suele utilizar en escenarios académicos o relacionados con políticas. En este método, se toma una decisión teniendo en cuenta o sopesando más duramente las cuestiones más importantes, y colocándolas más arriba en la jerarquía, en comparación con otros métodos.
¿Cuál es el proceso de toma de decisiones racionales?
Como su nombre lo indica, la toma de decisiones racionales se basa estrictamente en datos, pasos medibles y valores calculados. Este proceso se centra en minimizar los costos y maximizar los beneficios para la organización. Para usar este proceso de manera efectiva, es fundamental tener en cuenta los sesgos personales de las personas involucradas y resolverlos. Por lo general, se utiliza el proceso de cinco pasos en la toma de decisiones racionales.
A diferencia de la toma de decisiones éticas, en la toma de decisiones racionales no hay un juicio subjetivo sobre los criterios y pasos para tomar una decisión. Sin embargo, es posible que se pueda llegar a la misma decisión utilizando ambos procesos.
¿Cuál es el proceso de toma de decisiones gerenciales?
La frase proceso de toma de decisiones gerenciales es similar y a veces se utiliza indistintamente con el término más general de toma de decisiones empresariales. Pero, de hecho, los gerentes pueden tener más decisiones por día, incluidas las que afectan a los empleados, más allá de las típicas decisiones empresariales que deben tomarse en una organización. La toma de decisiones gerenciales suele seguir el proceso de cinco pasos.
Según la Guía de estudio sobre gestión de grupos educativos, hay tres tipos principales de decisiones gerenciales:
- Estratégica: Este tipo de decisiones por lo general se toman en casos aislados. No todos los niveles de una organización están involucrados o necesitan estarlo cuando se evalúa y se toma una decisión. Ejemplos de decisiones gerenciales estratégicas incluyen recursos e inversiones, expansión o reducción de personal, fusiones o adquisiciones, inversiones, etc. Estas decisiones pueden llevar cantidades significativas de tiempo y no deben apresurarse.
- Operativa: La evaluación y toma de estas decisiones también requieren tiempo. Las de nivel superior pueden involucrar solo a los ejecutivos o directores y pueden incluir decisiones que afectan la producción, las políticas de toda la empresa y la cultura. Las decisiones de nivel inferior de este tipo afectan las operaciones diarias, por lo que suelen ser gestionadas por directivos superiores e intermedios.
- Gerencial: Los gerentes de todos los niveles relevantes, desde gerentes intermedios hasta el equipo directivo, toman este tipo de decisiones. Pueden abarcar cuestiones como la asignación de recursos, las decisiones de eliminar o revisar los productos actuales, la creación e introducción de nuevos productos, y similares. Todos los gerentes de una organización deben estar alineados y participar con frecuencia en las decisiones a este nivel.
¿Cuáles son las prácticas recomendadas en cualquier proceso de toma de decisiones empresariales?
Si utiliza un equipo para tomar una decisión, es importante contar con la cantidad de personas involucradas. La recomendación de Hackman es tener alrededor de cinco personas en un equipo de toma de decisiones. Detalla que más de siete miembros hace que su grupo de toma de decisiones pierda efectividad.
A veces, las decisiones se toman de forma individual. Otras veces, dos ejecutivos de alto nivel se asignan a sí mismos para tomar una decisión. El estudio de Hackman muestra que, en general, los equipos toman un 75 % mejores decisiones que los individuos.
También es imperativo identificar y desempeñar las funciones correctas en su equipo de toma de decisiones. De lo contrario, garantizará la frustración y la rotación. Harvard Business Review sugiere usar la metodología RAPID (recomendar, acordar, practicar, introducir y decidir). Esta opción proporciona una forma general de capturar el flujo de los procesos paso a paso.
Como primer paso, envíe a los miembros de su equipo a investigar y pídales que respondan estas preguntas:
- ¿Cuáles son los objetivos más importantes para la decisión?
- ¿Cuáles son las principales opciones realistas?
Audite y combine los resultados con el equipo para acordar colectivamente las opciones principales o identificar brechas. Asegúrese de comunicarse e incorporar tiempo para recibir comentarios y preguntas a lo largo del proceso. Esto garantiza la aceptación durante todo el proceso. A veces, el uso de una matriz de toma de decisiones también puede ayudar a su equipo a identificar y ponderar las opciones.
Lea “Decídase: Plantillas de matriz de decisiones descargables gratis” para obtener más información sobre el uso de matrices para la toma de decisiones.
5 obstáculos potenciales que debe evitarse al usar un proceso formal de toma de decisiones
Antes de embarcarse en un proceso de toma de decisiones, es útil tener en cuenta algunos obstáculos potenciales. Seguir un proceso es importante, pero evite seguir el proceso “sin pensar”. A continuación, le presentamos cinco problemas potenciales que podrían surgir al usar un proceso formal de toma de decisiones:
- Proceder sin suficiente información o confiando en una sola fuente: Si seguirá un proceso formal, necesitará datos. Documente cada paso y obtenga la aceptación de sus colegas. La información es poder, y recopilar información de fuentes relevantes pero diversas es fundamental para ser estratégico.
- Recopilar demasiada información: Demasiada información o información irrelevante puede ser abrumador y confuso, y puede llevar a los responsables de la toma de decisiones a desviarse del problema que necesita la decisión y de la mejor forma de llegar a ella.
- Poner demasiada confianza en una opción que puede provocar malos resultados: Intente identificar una opción o varias opciones válidas a medida que perfecciona un proceso y una decisión. Recopile suficientes datos durante el proceso para poder definir escenarios para cada opción.
- Resolver el problema equivocado: La investigación inicial puede ser fundamental si no entiende qué está causando el problema. Por ejemplo, si la capacidad de producción se ha disminuido, no suponga que necesita más personal, o más horas de fábrica, o cualquier cosa específica, hasta que pueda identificar la verdadera razón de la disminución.
- Ser demasiado rígido con el proceso o aferrarse demasiado al proceso: Es posible seguir un proceso de toma de decisiones tan estrictamente que se margina o ignora la naturaleza orgánica de una empresa, el personal y sus necesidades. Incluso cuando siguen un proceso de toma de decisiones empresariales de forma estratégica y segura, usted y su equipo deben tener la capacidad de realizar modificaciones si es necesario.
Ejemplos de éxitos en los procesos de toma de decisiones
En cierto sentido, toda la historia de una empresa es un reflejo de la toma de decisiones. Algunas de las principales empresas del mundo han convertido un fracaso en un éxito al centrarse en el último paso crucial de todos los procesos de toma de decisiones: evaluar la decisión tras el hecho.
Un ejemplo de esto es Coca-Cola en 1985. John Addison, experto en negocios y liderazgo, escribe que la empresa decidió abordar el cambio del mercado de refrescos lanzando “New Coke”. Lamentablemente, el cambio de marca fracasó estrepitosamente en tres meses, lo que obligó a la empresa a reintroducir la Coca-Cola original. La gran conclusión: Revertir la dirección no es un signo de fracaso; más bien, es prueba del compromiso de un líder con mantener la solidez de la empresa como una prioridad máxima. Además, muestra lo importante que es revisar y evaluar las decisiones.
Las empresas suelen utilizar los datos para implementar una prueba piloto o un programa y, si no funciona, pueden volver a revisar la decisión y cambiar el rumbo. En otros casos, las grandes empresas evalúan constantemente los datos para encontrar caminos prácticos. Estas tres empresas lograron el éxito al tomar decisiones basadas en datos y reseñas de las partes interesadas:
- Según Harvard Business Review, Google creó un departamento de análisis de personas para ayudar a la empresa a tomar decisiones relativas a Recursos Humanos utilizando datos, incluida la decisión de si los gerentes marcan la diferencia en el desempeño de sus equipos. El departamento utilizó revisiones de desempeño y encuestas de empleados para responder a esta pregunta. La empresa aprendió que un enfoque implacable en el desempeño no denota los mejores equipos o los más felices; en cambio, los gerentes con sólidas habilidades interpersonales tenían los grupos de mejor desempeño, así como los empleados que eran más felices y se quedaron más tiempo en la empresa.
- Cuando Amazon todavía era una empresa emergente, sus recopiladores de datos notaron que los clientes que compraban un determinado libro, CD o DVD también estaban más dispuestos a comprar otro producto. Tal vez estos productos relacionados eran del mismo autor o artista, o quizás las películas estaban protagonizadas por los mismos actores o desarrollaban un tema similar. O tal vez eran solo títulos populares que el cliente quería. En ese momento, los editores habían estado asumiendo el rol de “asesor de confianza”, haciendo recomendaciones basadas en compras por correos electrónicos y otros complementos creados por seres humanos, pero la empresa pensó que una herramienta automatizada podía aumentar lo que los editores humanos podían sugerir. En última instancia, Amazon decidió usar esos datos para crear su primera herramienta de personalización rudimentaria. Al presentar a los clientes productos que otros clientes también compraron, la empresa logró un aumento significativo en las ventas.
- Southwest Airlines estudió ilustremente los datos de sus clientes para determinar los beneficios y actualizaciones que atraerían a sus viajeros habituales. Ofrecer esos beneficios y actualizaciones se tradujo en un aumento en la cantidad de usuarios y una lealtad feroz entre sus clientes.
Estos son ejemplos de éxitos que se basaron en una toma de decisiones sólida, pero, por supuesto, no todas las decisiones tienen éxito. Evaluar y revisar continuamente las decisiones es un signo de una empresa madura; de lo contrario, las decisiones podrían resultar en un fracaso público. En la siguiente sección, veremos algunos ejemplos de decisiones fallidas.
Ejemplos de fracasos en los procesos de toma de decisiones
El hecho de que las empresas no se adapten, cambien o compitan de manera efectiva probablemente no pueda estar vinculado a una mala decisión o a un fracaso de procesos. Sin embargo, al no recopilar datos de manera rigurosa, ponderar opciones y evaluar las decisiones, las organizaciones pueden condenarse al fracaso. A continuación, mostramos algunos ejemplos de empresas que no usaron ni aprendieron de sus procesos de toma de decisiones:
- Blockbuster y Borders: Ambas empresas físicas que alguna vez fueron exitosas utilizaron los datos para reafirmar sus propios preconceptos en lugar de evaluar los datos de manera objetiva. En lugar de adaptarse a los desafíos y oportunidades de la Internet, sus propiedades web y ubicaciones físicas terminaron fracasando.
- Kodak: Durante décadas esta empresa fue sinónimo de fotografía en todas sus formas. Pero no analizó de forma audaz el panorama cambiante de la fotografía digital. Incluso cuando adquirió Ofoto, no logró maximizar y monetizar la oportunidad. La empresa llegó tarde y silenciosamente al espacio de la galería de fotos en línea con Kodak Gallery, que posteriormente fue adquirida por Shutterfly.
- Periódicos: Es difícil ver el colapso de toda una industria debido a la mala toma de decisiones y a la negación, pero esto es lo que comenzó a suceder a finales de la década de 1990 en los periódicos. Si bien algunas organizaciones, como el New York Times y el Washington Post, se han adaptado a los medios digitales, la mayoría de los periódicos de la ciudad están teniendo dificultades. Aferrarse a los antiguos modelos de negocios nunca ayudó a ninguna empresa a tomar decisiones sólidas y orientadas al futuro.
Ejercicios de formación de equipos para mejorar la toma de decisiones
Si está listo para que su equipo se centre en tomar una decisión, los ejercicios de formación de equipos son un buen punto de partida. Estos ejercicios ayudan a los miembros del equipo a conocerse y entenderse, lo que los ayuda a estar en sintonía más rápido y, en última instancia, a mejorar sus decisiones. A continuación, le mostramos algunos recursos que pueden ayudarlo a encontrar los ejercicios de formación de equipos adecuados para su grupo de toma de decisiones:
Los procesos de toma de decisiones en campos no empresariales
En campos no empresariales, la toma de decisiones puede involucrar más o menos factores, con diferentes tipos de ponderación asignados a cada paso. A continuación, le mostramos una descripción general rápida de algunos otros tipos de procesos de toma de decisiones:
- Procesos de toma de decisiones del consumidor: Es importante que los especialistas en marketing reconozcan los pasos que suelen usar los consumidores para tomar una decisión de compra. Incluye los siguientes:
- Identificar la necesidad. (Necesito un nuevo abrigo de invierno).
- Reunir investigaciones e información. (¿Cuáles son los estilos más nuevos y los tipos de abrigos de invierno más cálidos?)
- Evaluar la investigación. (Entonces, ¿realmente necesito un nuevo abrigo de invierno o puedo usar lo que ya tengo en capas? Si necesito uno nuevo, ¿cuál es el mejor para mis necesidades?)
- Comprar el artículo.
- Evaluar la decisión. (¿Este abrigo de invierno fue una buena decisión? ¿Estoy feliz de haberla tomado, y recomendaría este abrigo a otras personas, o lo volvería a comprar para mí mismo?)
- Procesos de toma de decisiones militares y gubernamentales: Para aquellos que están en las fuerzas armadas y otros tipos de roles gubernamentales, la toma de decisiones puede ser una cuestión de vida o muerte. Por lo tanto, el protocolo para tomar decisiones de operaciones militares es detallado y estricto.
- Procesos de toma de decisiones educativas: Muchas escuelas y distritos escolares adoptan la toma de decisiones compartida, un proceso que involucra a miembros de la comunidad, padres, alumnos y exalumnos, profesores y cualquier otra persona que haya invertido en el éxito de una escuela o distrito.
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