Plantillas gratuitas de revisión de negocios y QBR

Las reuniones de QBR ofrecen un lugar y un tiempo para que los proveedores y clientes formulen una relación estratégica que beneficie a ambas partes. Utilice esta plantilla de QBR para proveedores para medir el valor cuantitativo que los proveedores de servicios gestionados y socios proveedores ofrecen a su negocio. Si usted es el proveedor, utilice esta plantilla en su próxima QBR para asumir un rol proactivo como socio comercial valioso al establecer el retorno de la inversión de su cliente.

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Utilice esta plantilla anual de revisión de negocios para compilar los resultados clave de las reuniones trimestrales de revisión de negocios y preparar la presentación. Esta plantilla está diseñada como una presentación formal para debatir los objetivos y resultados clave del negocio. Personalice las diapositivas descritas para ofrecer una revisión concisa e impactante del rendimiento pasado y articular los objetivos futuros para el año próximo.

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Para gestionar una pequeña empresa es necesario optimizar el tiempo y el dinero, y mantener a los proveedores en el mismo estándar con esta plantilla. Utilice este formulario para organizar la información sobre los productos y servicios que ofrecen sus proveedores clave. También puede usarlo para facilitar las reuniones críticas de puntos de control trimestrales con el fin de calificar la relación en función de los resultados.

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Excel | Word

Utilice esta diapositiva personalizable de QBR para presentarla al liderazgo ejecutivo. Está diseñada para presentar la información más importante por adelantado y para resumir los objetivos y resultados clave a los ejecutivos ocupados con cronogramas ajustados. Esta plantilla es perfecta para reuniones remotas en línea que utilizan software de videoconferencia. También es ideal para una audiencia menos cautiva.

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Los profesionales de ventas necesitan un proceso de planificación empresarial efectivo de QBR para ejecutar los objetivos de ventas trimestrales y medir los resultados de los esfuerzos de sus equipos de ventas. Comparta este esquema personalizable de la diapositiva de QBR con su equipo para elevar el rendimiento y establecer responsabilidades. Puede modificar fácilmente cada diapositiva para presentar información esencial sobre el mercado o los clientes y planificar los próximos pasos que se revisarán en la siguiente reunión de QBR. Ajuste las diapositivas y elabore una presentación de QBR para sus clientes.

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El propósito de una reunión de QBR es comunicar los objetivos relacionados con el negocio, determinar los OKR para medir el éxito y establecer relaciones con los clientes o empleados. La reunión es más eficaz cuando se lleva a cabo cara a cara, pero la tecnología, el crecimiento de los negocios globales y el aumento de los equipos distribuidos geográficamente hacen que las reuniones remotas de QBR sean una opción popular.

Las reuniones internas de QBR se producen en todos los niveles, desde el liderazgo ejecutivo hasta los equipos de productos. Como herramienta de comunicación externa, la reunión de QBR es una oportunidad para que los gerentes de éxito del cliente (o los profesionales de ventas y marketing relacionados que utilizan la gestión estratégica de cuentas) analicen los KPI y el retorno de la inversión (ROI), firmen contratos de ventas o negocien acuerdos de renovación de servicios con los clientes.

Determinar los objetivos del negocio y utilizar clientes clave para identificar los resultados deseados de sus esfuerzos son solo el comienzo de una planificación eficaz de QBR. Resista la urgencia de pensar en un vacío al crear la diapositiva. Considere al cliente. No trate la reunión de QBR como cualquier otra llamada de ventas centrándose en las quejas, revisando el rendimiento anterior, etc. En su lugar, cree una agenda orientada al cliente y compártala con ellos antes de la reunión.

La agenda de revisión comercial trimestral de ventas puede incluir los siguientes temas:

• Estado de negocios destacados de la reunión anterior

• Revisión de los objetivos del programa

• Resultados de rendimiento y mejoras

• Noticias y actualizaciones sobre productos y servicios

• Futuras oportunidades de negocios

• Elementos de la última reunión

• Métricas de programas de ventas y marketing

• Revisión de tarjetas de puntuación (índice de estado del cliente o puntuación neta del promotor)

• Revisión de tickets de soporte y revisión de métricas de resolución

• Evaluación comparativa

• Revisión del servicio de atención al cliente

• Incorporación y capacitación

• Hoja de ruta de productos y desarrollo de funciones

• Renovaciones de licencias y contratos de servicio

• Resumen de reuniones y compromisos

• Programación de la próxima QBR

Nancy Duarte es directora de Duarte, Inc., una empresa que ayuda a “escribir, diseñar y ofrecer historias y presentaciones visuales innovadoras para cada ocasión”. Los siguientes consejos están inspirados en la experiencia de Duarte y en las recomendaciones de su libro Guía HBR: Presentaciones persuasivas. Utilícelos para planificar y ofrecer una presentación convincente a su cliente en la próxima reunión de QBR.

• Audiencia frente a ambiciones: Duarte señala que la audiencia tiene el poder, no usted. Mire más allá de sus ambiciones para la reunión y prepare una presentación que tenga en cuenta quién estará presente, su tiempo valioso y limitado, y lo que cada cliente individual necesita de la reunión de QBR. Duarte recomienda obsequiar a los clientes con información o conocimientos únicos, proporcionándoles una nueva habilidad o mentalidad para alcanzar los objetivos empresariales, y buscar oportunidades para “liberar” una solución si hay un problema con los productos, los servicios o las operaciones.

• Filtrado de grandes ideas: Como sugiere el nombre, la QBR trata de revisar el rendimiento anterior, pero la mayoría de las reuniones de QBR de los clientes están programadas para una hora. Eso no significa que no deba aprovechar la oportunidad para presentar ideas sobre cómo crear negocios futuros con los clientes y agregar valor a la discusión. Duarte es defensora del filtrado de grandes ideas. “Si no filtra su presentación, la audiencia tendrá que hacerlo y la gente se resentirá por tener que trabajar demasiado duro para identificar los puntos más importantes”, escribe. Este consejo es particularmente relevante para las reuniones de QBR que pueden convertirse rápidamente en sesiones de resolución de problemas y resolución de quejas antes de que tenga tiempo de presentar sus ideas.

• Anticipación de la adversidad: Según Duarte, como presentador, con frecuencia genera resistencia respecto de su mensaje y sus ideas. Las reuniones de QBR no son una oportunidad para resolver problemas de atención al cliente o rendimiento de productos y servicios. Duarte sugiere prepararse para los diferentes tipos de resistencia (lógica, emocional, práctica) anticipando y abordando las inquietudes de los clientes antes de que se conviertan en obstáculos para la reunión. Considere la posibilidad de abrir la agenda de la reunión con una declaración en la que se reconozcan los problemas y cuándo se abordarán durante la presentación. “Al mostrar que ha considerado puntos de vista opuestos, demuestra una mente abierta e invita a la audiencia a responder de la misma manera”, escribe.

• Regla de oro: El lema en Duarte, Inc. es: “Nunca ofrezca una presentación a la cual no asistiría”. Ensaye su presentación antes de la reunión de QBR. Pida a un colega o gerente que analice las diapositivas y la entrega y que aporte algunos comentarios. Duarte recomienda preparar una versión más corta de la presentación en caso de que algo vaya mal y el tiempo quede corto por una interrupción o fallas técnicas. Los clientes pueden saber si intenta improvisar y sentirse despreciados. “Envía el mensaje de que no los valora ni a ellos ni a su tiempo”, escribe. “Tal vez de manera más significativa, ensayar lo libere para estar más presente en el discurso e involucrarse plenamente con las personas que están enfrente”, continúa. Esto crea más oportunidades para generar futuros negocios, pedir recomendaciones y programar futuras reuniones con los clientes.

La preparación y la entrega de una revisión de negocios trimestral eficaz no tiene por qué ser una tarea abrumadora. A continuación se presentan algunas de las preguntas clave sobre las reuniones de QBR.

¿Cada cliente obtiene una QBR?

Las reuniones de QBR fomentan las relaciones entre usted y sus clientes, refuerzan el valor de sus productos y servicios e invitan a una discusión honesta sobre el ROI y la probabilidad de renovar acuerdos de negocios. Todos los clientes a los que quiera brindar esta oportunidad son candidatos para revisiones de negocios trimestrales programadas regularmente.

¿Cuál es la mejor estrategia para reuniones exitosas de QBR?

Los proveedores y vendedores que trabajan con contratos de proveedores de servicios gestionados (MSP) aprovechan la reunión de QBR como una estrategia para gestionar las expectativas, aprender a mejorar y analizar los objetivos empresariales de los clientes y los resultados deseados, y comprender los problemas que los clientes intentan resolver para respaldar futuros planes de negocios. Si las prepara y practica en consecuencia, las reuniones de QBR crean una ventaja competitiva para transformar las relaciones con los clientes en asociaciones que generen ganancias.

¿Dónde se llevan a cabo las QBR con los clientes?

La probabilidad de mantener una reunión de QBR constante y cara a cara en el calendario de los clientes cada 90 días es escasa. Las reuniones se cancelan, los contactos clave de los clientes cambian, los ejecutivos necesitan flexibilidad para reunirse por videoconferencia, etc. Planifique la presentación de la QBR con la ubicación en mente y sea flexible respecto del lugar donde organizará las reuniones. Invite a los mejores clientes a reunirse in situ en su oficina y organice la reunión durante el desayuno y el café. Prepare una diapositiva y una agenda de reuniones en línea para poder ofrecer estos elementos como una opción alternativa para clientes ocupados.

¿Cuándo programo mi primera QBR con los clientes?

La respuesta depende del producto y el servicio que proporcione. Programe la primera QBR después de la incorporación de los clientes y dedique un tiempo para implementar y evaluar el negocio y su valor. Coordine los detalles de la reunión cuando cierre el acuerdo y firme los acuerdos contractuales cuando tenga la atención de los clientes. Esto demuestra que usted está comprometido con la entrega de valor y el retorno de la inversión del cliente y se sentará con ellos cada 90 días o más para revisar los resultados de este compromiso.

¿A quién invito a participar en una QBR de clientes?

Programe las reuniones de QBR con los clientes a fin de incluir a los responsables de la toma de decisiones de ambas partes, entre ellos, directivos y ejecutivos cuando sea posible. Asegúrese de saber quién asistirá a cada reunión de QBR con anticipación y planifique la presentación en función de la audiencia.

¿Mi presentación de la QBR necesita incluir imágenes y diagramas?

Según Nancy Duarte, los presentadores más eficaces piensan como diseñadores. “Cada diapositiva debe pasar lo que yo llamo la prueba de la mirada: La gente debe ser capaz de comprenderla en tres segundos”, dice Duarte. “Piense en sus diapositivas como en carteles. Cuando las personas conducen, solo quitan brevemente los ojos del foco principal —el camino— para procesar la información de las vallas publicitarias”, añade. Las imágenes y los gráficos mejoran la respuesta cognitiva de la audiencia al mensaje. Úselos en la presentación de la QBR para maximizar su tiempo y entregar información crucial que su audiencia recordará. Puede encontrar software gratuito y listo para usar para arrastrar y soltar, como la herramienta de gráficos Onomics disponible en Priceonomics para diseñar una diapositiva como un profesional.

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