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Sin contratiempos, solo ventajas: Cómo la plataforma adecuada puede respaldar los procesos
Cómo la plataforma adecuada puede respaldar los procesos
Se le acaba de ocurrir una gran idea que permitirá impulsar el cambio en la organización: Un nuevo proceso que elimina los antiguos métodos en papel. Un breve formulario que permite a su equipo ahorrar 15 minutos al día. Una forma de eliminar el estrés de la gestión creativa. ¿Cómo puede encontrar la plataforma adecuada?
Antes de poner en práctica su innovadora idea en el lugar de trabajo, es probable que se encuentre con algunos obstáculos. La integración de nuevas plataformas con los sistemas existentes puede ser compleja, lo que supone un desafío si se suma la tecnología heredada. Además, la reticencia al cambio puede extenderse en toda la empresa, junto con la dificultad para encontrar tiempo para ayudar a su equipo a aprender nuevos procesos.
Sin embargo, existe una forma de sortear estos obstáculos.
En esta publicación, le brindamos algunos consejos y trucos sobre cómo puede encontrar una nueva plataforma que potencie el proceso de su equipo, junto con ejemplos reales de cómo las empresas se asociaron con Smartsheet para convertir sus ideas en realidad.
Cómo elegir su plataforma de gestión del trabajo
1. Reconocimiento del problema
Antes de empezar con una nueva plataforma, necesita comprender plenamente dónde se encuentra. El mejor punto de partida consiste en explorar las áreas en las que tiene éxito y en las que no lo tiene.
Pregúntese:
- ¿Qué está funcionando? ¿Qué no funciona?
- ¿Qué procesos necesita cambiar por completo y cuáles debe ajustar o conservar?
- ¿Cuál es el área donde debe mejorar con urgencia?
La organización española de ciencias biológicas Galenicum duplicó su tamaño en tres años y superó sus procesos manuales de colaboración. Necesitaban hallar una forma de coordinar los datos de los distintos departamentos en diferentes países, con un sistema basado en la nube que proporcionara una única fuente de verdad. Con un nuevo sistema para impulsar la comunicación y las revisiones, Galenicum ahorró “al menos 300 horas al año”.
2. Identificación de las necesidades
Para encontrar una solución que funcione, debe pensar en las necesidades específicas de su equipo, teniendo en cuenta la infraestructura, los procesos de cumplimiento y la capacidad de los usuarios ya existente.
Por ejemplo, es posible que necesite una solución basada en la nube que permita a los usuarios de todo el mundo acceder a los datos sin comprometer la seguridad. O bien, una herramienta que sincronice automáticamente la información para disponer de una única fuente de verdad actualizada. Tal vez la personalización sea más importante, ya que permite adaptar la vista y la complejidad según cada usuario, con lo que podrá compartir la misma información a clientes, partes interesadas y miembros del equipo.
Sean cuales sean esas necesidades, elija un programa que las aborde directamente con una serie de funciones que faciliten su uso a cualquier persona de la empresa.
Pregúntese:
- ¿Esta plataforma ayuda a equipos como el mío a enfrentar sus desafíos?
- ¿Las partes interesadas y el equipo directivo estarán dispuestos a adoptarla?
- ¿Será fácil integrarla con otros sistemas con los que contamos?
La empresa sueca de tecnología para minoristas Pricer trabajó con AMX Partners para crear una plataforma propia de gestión de proyectos en línea con sus necesidades, integrando Smartsheet, Salesforce y Microsoft Teams. Necesitaban garantizar la seguridad de los datos, otorgando a los usuarios diferentes privilegios de acceso, según sus roles, y manteniendo al mismo tiempo la simplicidad y relevancia de la herramienta para cada departamento, lo que les ofrece a los equipos un “terreno común” para la colaboración.
3. Cómo encontrar la plataforma adecuada
Ya esbozó sus necesidades y encontró diversas alternativas adecuadas. Ahora es el momento de encontrar la que mejor se adapte a su equipo. Si sugiere una nueva solución de software, es momento de explorar demostraciones y tutoriales para observar cómo funcionan las plataformas, incluido el aspecto de su interfaz y algunas de las principales funciones disponibles.
Pregúntese:
- ¿Cuáles son los riesgos potenciales que implica adoptar esta solución?
- ¿Cuáles son sus costos y beneficios?
- ¿Qué grado de apoyo ofrece el equipo de ventas de la plataforma?
4. Cómo hacer que la solución elegida le sea útil
Una vez que tenga acceso a la nueva plataforma, tendrá que incorporar a su equipo, asegurándose de que todas las partes interesadas sepan cómo utilizarla. Debe trabajar con su equipo para recopilar comentarios a fin de identificar las áreas que todavía necesitan algunos ajustes.
Es posible que solo tenga que hacer un pequeño cambio, como cambiar la visualización del de una cuadrícula a un gráfico de Gantt. O bien que tenga ampliar el panorama, por ejemplo, crear una aplicación móvil que simplifique aún más la colaboración de su equipo. En cualquier caso, revise su decisión luego de tomarla para evaluar si puede funcionar a largo plazo.
El fabricante alemán HIT Holz trabajó con AMX Partners para implementar gradualmente Smartsheet en su organización. Comenzaron a utilizar Smartsheet para respaldar sus procesos de seguimiento de compras, e incorporaron la herramienta a través de sesiones de capacitación quincenales. A medida que crecía la concientización, los casos de uso “explotaron” en toda la empresa, y había empleados que pedían más flujos de trabajo, para agilizar diferentes áreas de sus tareas. Los frecuentes puntos de contacto y un sólido sistema de comentarios con AMX Partners permitieron a los equipos de HIT Holz establecer procesos que funcionaran para ellos.
Impulse su proceso
Contar con la plataforma adecuada permite que los procesos impulsen el éxito de las empresas desde dentro. Así es como las grandes empresas mantienen su agilidad y las pequeñas superan a sus rivales.
La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y los informes sobre el trabajo desde cualquier lugar, al ayudar a su equipo a ser más efectivo y a realizar más tareas. Informe sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real del trabajo tal como sucede con los informes globales, los paneles y los flujos de trabajo automatizados diseñados para mantener a su equipo conectado e informado.
No hacen faltan grandes ideas, solo grandes procesos para hacerlas realidad.
