Los equipos de Galenicum se mantienen al día con flujos de trabajo simplificados e interacciones rastreables

Galenicum, fundada en 2003, ha pasado de ser un negocio de ingredientes médicos ubicado en Barcelona a convertirse en una empresa multinacional que abarca toda la cadena de valor farmacéutica. Lo que inició como un equipo de 27 personas en 2013, hoy es una empresa global que cuenta con más de 500 empleados en más de 50 países.

Luego de 10 años, los fundadores de Galenicum observaron un gran crecimiento y tuvieron la necesidad de incorporar una plataforma basada en la nube. La empresa necesitaba centralizar la gestión de proyectos y optimizar la comunicación entre los diferentes departamentos para poder progresar. 

Fomentar la resolución independiente de problemas

"Somos una empresa en desarrollo dinámico. En los últimos tres años, hemos duplicado nuestro tamaño", comienza diciendo Javier Torrejón, Jefe global de Investigación y desarrollo en materia de Innovación e IP de Galenicum "Cuando la empresa empezó a crecer, necesitábamos una herramienta para coordinar todos los datos y las comunicaciones entre los departamentos que pudiera adaptarse fácilmente a las necesidades específicas de cada departamento. Así que incorporamos Smartsheet en 2013. Una de las principales razones para hacerlo fue que ya estaba disponible en la nube", expresa Torrejón.

Desde entonces, los empleados han podido crear fácilmente las herramientas que necesitan para trabajar con las capacidades sin código de la plataforma. Torrejón explica lo siguiente: "Si necesitamos una herramienta que sea compatible con nuestros procesos, podemos crearla rápidamente nosotros mismos. En un departamento, configuramos toda una solución con WorkApps y formularios en tan solo una hora". 

Además, gracias a las frecuentes actualizaciones, Smartsheet evoluciona de forma constante para adaptarse a las necesidades y los casos de uso cambiantes. "Hace un año y medio, era relativamente difícil crear un panel. Ahora, se puede agregar uno en cinco minutos", señala Torrejón.

Administrar flujos de trabajo en pocos clics

Los equipos de Galenicum han optimizado diversos procesos gracias a la plataforma. Por ejemplo, los Formularios de Smartsheet los ayudan a agilizar las solicitudes y hacer el seguimiento de las pruebas y análisis de laboratorio.

"Antes, cada uno de nosotros llenaba un archivo de Excel con una solicitud para reservar equipos compartidos a fin de realizar pruebas. Luego, compartíamos el archivo con otras personas por correo electrónico. Una vez que todos respondían, descargábamos el archivo de Excel actualizado y nos reuníamos una vez a la semana para acordar el uso de los equipos y asignar responsabilidades. Los procesos de ida y vuelta obstaculizaban el logro de los KPI", comenta Torrejón. 

Con un panel simplificado, los miembros del equipo ahora pueden hacer una solicitud y enviarla a la persona asignada en unos pocos clics. "No es necesario saber quién se encarga de qué tareas. Lo importante es saber qué elemento se necesita y pedirlo a través de los Formularios. Es muy útil", indica Torrejón. 

Reemplazar los correos electrónicos con acciones

Los equipos de Galenicum revisan entre 150 y 250 documentos por mes. Los paneles de Smartsheet facilitan y agilizan el proceso al organizar y resumir la información principal del proyecto. "En el pasado, enviábamos cada solicitud de revisión por correo electrónico. Sin embargo, los destinatarios a menudo expresaban que no habían recibido las solicitudes o que las habían recibido en la carpeta spam, etc. Ahora, puede cargar un archivo en Smartsheet y la plataforma envía una notificación automatizada al revisor, quien hace clic en "Aceptar" para confirmarla. También puede ver los cambios de estado en la aplicación", dice Torrejón. 

Smartsheet le ahorra al menos cinco minutos de tiempo a una persona por archivo, ya que reduce la carga de correos electrónicos y optimiza todo el flujo del proceso. "Los paneles nos ayudan a ahorrar al menos 300 horas al año en la revisión de documentos. Es una gran herramienta ya que nos permite enfocarnos en los asuntos importantes", afirma Torrejón.

Tener los datos disponibles para todos

Smartsheet también ayudó a Galenicum a resolver el desafío más grande: crear una cultura de comunicación y responsabilidad. Torrejon dice: "Desde mi punto de vista, la mayoría de los proyectos fallan debido a problemas en la comunicación. Muchas partes interesadas están involucradas en cada proyecto, y los equipos se comunican con diferentes gerentes y directores. Cuando el trabajo del proyecto se realiza en diferentes aplicaciones, correos electrónicos y bases de datos, el flujo de comunicación se ve afectado".

Al implementar Smartsheet, Galenicum obtuvo un repositorio de datos para todos los departamentos. "Hay solo un repositorio, por lo que nuestros empleados pueden tomar decisiones con base en datos integrales y priorizar sus tareas de una mejor manera. Simplemente se ingresa una consulta y el sistema funciona de forma automática, de modo que el usuario puede enfocarse en lo que está pasando y no en cómo encontrar los datos", explica Torrejón. 

Toda la información está disponible en un solo lugar, lo que facilita el seguimiento de las interacciones. "Esto ayuda a eliminar las largas discusiones en torno a las responsabilidades y evita los conflictos en el lugar de trabajo en caso de errores, equivocaciones o demoras", señala Torrejón. 

En la actualidad, el equipo de Torrejón planea consolidar aún más los datos de Galenicum en la plataforma. Para ello, exploran nuevas opciones de integración con el fin de aportar más funciones a Smartsheet. "De ahora en adelante, estamos considerando dejar de usar algunas herramientas e integrar sus funciones en Smartsheet para seguir optimizando nuestros flujos de trabajo".
 

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