¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es una vista en formato de línea de tiempo de un proyecto en la que se realiza un seguimiento de las tareas, las dependencias, los recursos y el trabajo restante de un proyecto individual, para comprender mejor cómo está progresando y si está avanzando según lo previsto.
Los diagramas de Gantt se componen de dos ejes separados: El eje vertical indica la cantidad de tareas y el eje horizontal indica el tiempo, en función de las fechas de inicio y finalización propuestas para el proyecto.
Cada tarea del diagrama de Gantt está representada por una barra que se extiende a través del eje horizontal. La barra, o tarea, ayuda a identificar qué tareas se pueden completar de forma simultánea, la fecha en que se espera que las tareas se completen y el porcentaje de la tarea que se ha completado.
Si las barras del diagrama de Gantt se alinean, significa que las tareas se pueden completar de forma simultánea y no dependen una de la otra, lo que a veces se conoce como tareas paralelas. Si las barras del diagrama no se alinean, significa que la tarea futura depende de que se complete una tarea anterior para poder comenzar. Estas tareas se denominan tareas dependientes o dependencias.
Los diagramas de Gantt también ofrecen a las partes involucradas una visión de la hoja de ruta propuesta, lo que facilita la visualización de todos los elementos del proyecto de principio a fin. Los gerentes de proyectos de una amplia variedad de proyectos, desde campañas de marketing hasta implementaciones de software, utilizan con frecuencia diagramas de Gantt para gestionar las tareas, los cronogramas y los recursos del proyecto.
Considerados una de las herramientas más populares en la gestión de proyectos debido a su utilidad, los diagramas de Gantt también ayudan a hacer un seguimiento de los siguientes componentes:
progreso general del proyecto
finalización de tareas y actividades
cantidad de trabajo restante en un proyecto, según el progreso de las tareas individuales
la fase de trabajo en la que se encuentra cada tarea del proyecto
miembros del equipo responsables de cada tarea
duración de la tarea, según las fechas de inicio y finalización
tareas paralelas y dependientes
Además, una variedad de colores, sombreado, símbolos y otras anotaciones indican el porcentaje de trabajo completado, los hitos, las dependencias y las tareas atrasadas, lo que ayuda a representar mejor un proyecto en este diagrama visual. Por ejemplo, a veces se utilizan asteriscos o estrellas para indicar un hito importante del proyecto, de modo que todos los recursos sean conscientes de la proximidad de un hito, así como de las tareas que conducen al hito.
¿Cómo funcionan los diagramas de Gantt?
Los diagramas de Gantt se utilizan en muchas industrias y roles para representar de forma visual el cronograma de un proyecto al trazar cada tarea individual en una línea de tiempo predefinida. Los gerentes de proyectos a menudo aprovechan los diagramas de Gantt para organizar y priorizar las tareas, así como para realizar un seguimiento, a fin de garantizar que los proyectos se completen a tiempo.
Para obtener más información sobre por qué un diagrama de Gantt es importante y por qué es útil, visite nuestro artículo “Ventajas y limitaciones de los diagramas de Gantt en la gestión de proyectos”.
Componentes de un diagrama de Gantt
Dentro de un diagrama de Gantt, hay muchos componentes importantes que incluir para garantizar que esté realizando un seguimiento preciso y eficaz de las tareas del proyecto con respecto a una línea de tiempo específica. Estos componentes incluyen lo siguiente:
Línea de tiempo: Cuánto tiempo debe durar un proyecto, incluidas todas las tareas que lo componen, de principio a fin.
Actividad: El tipo de actividades del proyecto por completar, como sprints de desarrollo de software o lanzamientos de campañas de marketing.
Predecesores: Tareas que se deben completar antes de que se puedan iniciar otras.
Dependencias: Muestran la relación entre las tareas.
Estimación de tiempo o duración: La cantidad de tiempo que debe llevar cada tarea, representada por la longitud de la barra en la línea de tiempo.
Hitos: Puntos clave de un proyecto en los que se logran progresos significativos o se cumple con fechas límite importantes.
Tiempo previsto: El tiempo en que idealmente se debería terminar un proyecto.
Tiempo real: El tiempo que realmente lleva terminar un proyecto.
Tareas y progreso en la tarea: Los componentes que conforman un proyecto y cuánto tiempo debería llevar completar cada uno.
Fecha de inicio: La fecha en que comienza un proyecto o una tarea.
Fecha de finalización: La fecha en que finaliza un proyecto o una tarea.
Persona asignada o recurso: La persona responsable de una tarea o un proyecto.
Relaciones entre las tareas: Cómo se relacionan las tareas entre sí en términos de tiempo y recursos.
Tareas de resumen: Una tarea global que incluye muchas subtareas.
Esfuerzo planificado: La cantidad de recursos y el tiempo necesarios para completar una tarea o un proyecto.
Porcentaje completado: Parte del proyecto o la tarea que se ha completado en un momento determinado.
Tipos de diagramas de Gantt y plantillas de diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt se pueden personalizar en función de las necesidades únicas de su proyecto, como el tamaño, el departamento y la industria. Puede utilizar plantillas de diagrama de Gantt preformateadas para crear el diagrama de Gantt más eficaz para su proyecto.
Por ejemplo, los desarrolladores de software pueden lanzar un producto utilizando una plantilla de línea de tiempo de Gantt que les ayuda a planificar el desarrollo de un nuevo producto o una mejora de un producto existente y a realizar un seguimiento. Del mismo modo, los gerentes de proyectos de construcción estarán más interesados en una línea de tiempo del proyecto de construcción con una plantilla de diagrama de Gantt, ya que deben ceñirse a una línea de tiempo estricta y con limitaciones de tiempo con muchas partes móviles.
Para obtener más información sobre las plantillas de diagrama de Gantt y acceder a todas las plantillas necesarias para distintas industrias, visite nuestra página “Plantillas de diagrama de Gantt en Excel y otras herramientas”.
Cómo elegir el software adecuado de diagrama de Gantt
Aprovechar una herramienta de software para crear un diagrama de Gantt puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo a medida que trabaja para planificar y programar el proyecto y todas las tareas posteriores. Sin embargo, hay algunos detalles clave que se deben tener en cuenta al evaluar el software de diagrama de Gantt. Esas capacidades incluyen lo siguiente:
integración con su flujo de trabajo diario y adaptación sencilla a las herramientas o los procesos existentes
inclusión de una vista de Gantt sencilla e intuitiva que se combina bien con los plazos del proyecto
actualizaciones en tiempo real de las tareas finalizadas, las tareas vencidas y los recursos con exceso de reservas
personalización absoluta en función de las necesidades del proyecto y capacidad de crear y modificar hitos y tareas prioritarias
adaptación a todas las computadoras, tanto Mac como PC, y sincronización con todos los servicios en la nube
posibilidad de compartir entre los miembros del equipo y las principales partes interesadas para aumentar la visibilidad
aprendizaje, uso y visualización sencillos
capacidad de importar y exportar archivos, adjuntar documentación adicional y agregar comentarios directamente en el diagrama de Gantt
acceso y colaboración remotos
recursos útiles, como tutoriales en video y capacitaciones en línea
Para obtener más información sobre todas las características clave que debe considerar al elegir el software de diagrama de Gantt adecuado, visite esta página.
Desafíos con diagramas de Gantt que no se basan en software
Los diagramas de Gantt son más útiles cuando se usan en un software adaptable y fácil de actualizar que permite cambiar las líneas de tiempo, agregar tareas y colaborar con los miembros del equipo. Si utiliza un diagrama de Gantt que no esté basado en software, puede surgir una serie de desafíos, como los siguientes:
El diagrama es difícil de leer, entender y analizar porque no se adapta fácilmente a los cambios o las actualizaciones realizados después de crear el diagrama de Gantt original.
El diagrama no cambia de tamaño ni formato cuando se agregan nuevas tareas o fechas.
Es más difícil rotular las horas y las fechas, o dejar notas y archivos adjuntos directamente en el diagrama de Gantt para mantener los detalles en contexto.
Hace que sea difícil saber si está trabajando con la versión más reciente del diagrama, porque los diagramas únicos pueden estar en otros lugares.
La colaboración se estanca porque las partes interesadas internas y externas no tienen acceso en tiempo real.
Historia de los diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt fueron creados a mediados de la década de 1890 por Karol Adamiecki, luego, Henry Gantt acuñó el término “diagrama de Gantt” a comienzos de 1900. Hoy en día, se utilizan ampliamente como una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a hacer un seguimiento de sus proyectos y gestionarlos.
La primera versión del diagrama de Gantt fue creada a mediados de la década de 1890 por Karol Adamiecki, un ingeniero polaco interesado en las ideas y técnicas de gestión. Lo llamó harmonograma y solo publicó el diagrama en polaco, lo que limitó su uso generalizado. Sin embargo, la utilidad del diagrama perduró.
En 1912, Hermann Schurch, un ingeniero civil suizo, tomó el concepto de diagrama de Gantt que Adamiecki creó a finales de 1800 y lo aplicó a los proyectos de construcción en los que estaba participando en ese momento. Aunque el diagrama de Gantt aún no tenía un nombre, este gráfico trazaba tareas en relación con el tiempo y se basaba en gran medida en el enfoque estructurado en las rutinas alemanas para mantener los proyectos en curso.
Entre 1910 y 1915, un ingeniero mecánico estadounidense llamado Henry Gantt ideó su propia versión del cronograma del proyecto de Adamiecki y Schurch. Gantt publicó este nuevo diagrama en inglés, facilitando su disponibilidad y uso inmediato para una población mucho más amplia.
Gantt buscó que las tareas fueran lo más simples e intuitivas posible para los equipos y los recursos, específicamente en la industria manufacturera, donde los proyectos dependen en gran medida de plazos estrictos y una variedad de recursos.
Llamado diagrama de Gantt en honor a su creador, este tipo de gráfico visual ganó impulso en casos de alto perfil. Uno de los primeros usos más grandes e importantes del diagrama de Gantt fue durante la Primera Guerra Mundial, donde el general William Krozier, jefe de artillería del ejército de los Estados Unidos, contrató a Henry Gantt para aumentar la producción industrial de municiones con el uso de un proceso eficiente, como el diagrama de Gantt.
El diagrama de Gantt se utilizó luego en otros proyectos igualmente importantes y urgentes, como la construcción de la presa Hoover en 1931 y la creación de la red de carreteras interestatales de Estados Unidos en 1956. Incluso Wallace Clark escribió un libro titulado “The Gantt Chart, a Working Tool of Management”, para describir el diagrama de Gantt y analizar su eficiencia para los negocios.
Sin embargo, el uso de los diagramas de Gantt no se limitó a los Estados Unidos. Walter Polakov, un firme creyente en el proceso de Gantt, aprovechó los diagramas de Gantt en la Unión Soviética, en 1929, mientras trabajaba con el Sóviet Supremo de la Economía Nacional para elaborar el Primer Plan Quinquenal.
Originalmente, los diagramas de Gantt se debían elaborar a mano en un pedazo de papel o se debían utilizar bloques magnéticos para representar cada una de las tareas. Si bien fue útil para trazar una línea de tiempo del proyecto, también significaba que cada vez que se actualizaba una tarea del proyecto o se cambiaba una línea de tiempo, se debía volver a dibujar o formatear de cero todo el diagrama.
Dado que muchos proyectos son fluidos y sufren cambios dramáticos a lo largo de su ciclo de vida, la utilidad de los diagramas de Gantt era limitada. No fue hasta la década de los ochenta, cuando se inventó la computadora personal, que los diagramas de Gantt se utilizaron de manera más amplia y fácil para crear diagramas complejos y elaborados.
A finales de la década de los noventa, Internet promovió aún más la colaboración, y los diagramas de Gantt se pudieron crear, editar y compartir entre equipos, departamentos y recursos, lo que los convirtió en una característica popular de muchas aplicaciones y herramientas basadas en la web.
Para probar este punto, en 1999 Robert Klein identificó los diagramas de Gantt como “una de las herramientas de gestión más utilizadas para la programación y el control de proyectos”, lo que asegura su lugar como una herramienta esencial para todos los gestores de proyectos. Y, para 2012, casi todos los diagramas de Gantt se creaban en un software, lo que significa que los gerentes de proyectos podían ajustar fácilmente los cambios en el cronograma y aumentar la eficiencia del trabajo sin tener que volver a formatear o recrear los diagramas de Gantt desde cero.
¿Quién utiliza los diagramas de Gantt y por qué son eficaces?
En la mayoría de los casos, los gerentes de proyectos utilizan los diagramas de Gantt para aumentar la productividad y la eficiencia de cada proyecto. Los diagramas de Gantt ayudan a los gerentes de proyecto a planificar lanzamientos de productos, mapear campañas de marketing, esbozar productos finales para un cliente y más.
Los diagramas de Gantt se utilizan en proyectos grandes, pequeños, simples y complejos, y no son específicos de la industria o de un sector. Además, los diagramas de Gantt no tienen límites respecto de quién puede usarlos. Aunque los gerentes de proyectos son los principales usuarios, las siguientes personas también aprovechan los diagramas de Gantt en un lugar de trabajo:
gerentes en operaciones, programación, finanzas y marketing
patrocinadores del proyecto
directivos, como directores ejecutivos, tecnológicos, de información, etc.
equipos de TI y desarrollo de software
equipos remotos
Debido a que los diagramas de Gantt son tan versátiles y se aplican a casi todos los proyectos, la mayoría de las personas consideran que los diagramas de Gantt les ayudan a planificar eficientemente sus proyectos y todas las tareas componentes y realizar un seguimiento de una manera más fácil y visual. Además, cualquier miembro del equipo puede gestionar los proyectos, no solo un gerente del proyecto designado, lo que permite a los equipos terminar el trabajo más rápido.
¿Para qué se utilizan los diagramas de Gantt?
Los diagramas de Gantt se pueden utilizar de muchas formas en todas las industrias, por lo que son un recurso de gestión de proyectos tan popular. Específicamente, el diagrama de Gantt se puede usar en construcción, planificación de eventos y desarrollo de software. Así es como cada industria utiliza el diagrama:
Construcción: Dado que la mayoría de los proyectos de construcción son rígidos y urgentes, un diagrama de Gantt puede ayudar a los equipos de construcción y a los gerentes de proyectos a crear una línea de tiempo estructurada, determinar las tareas dependientes e identificar cualquier riesgo antes de que se concreten, lo que permite garantizar que un proyecto se complete a tiempo, dentro del presupuesto y dentro de las limitaciones del contrato.
Planificación de eventos: Dado que la planificación de eventos conlleva muchas variables y plazos ajustados, los diagramas de Gantt ayudan a administrar todos los cronogramas de coordinación, visualizar las tareas previas al evento, así como las tareas del día, y mantener al tanto a todas las partes relevantes, como proveedores, personal, clientes, etc.
Desarrollo de software: Los equipos pueden planificar sprints, realizar un seguimiento de las implementaciones y alinear cada etapa del proyecto mediante un diagrama de Gantt, que ofrece una visión general visual de todas las tareas y los recursos necesarios para completar cada tarea.
Además de los casos de uso mencionados anteriormente, los diagramas de Gantt se utilizan en las siguientes industrias:
atención médica
gobierno
obras públicas
petróleo, gas y energía
finanzas
servicios profesiones
ingeniería
arquitectura
marketing
fabricación
telecomunicaciones
infraestructura
ejército
Elementos relacionados con los diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt son una importante función de la gestión de proyectos que ayuda tanto a los gerentes de proyectos como a los miembros del equipo a planificar y administrar todos los elementos del proyecto, como las tareas dependientes, los recursos y los cronogramas del equipo, y realizar un seguimiento de estos. Además de los diagramas de Gantt, hay una variedad de otras herramientas de gestión de proyectos que ayudan a administrar los proyectos de principio a fin. Para obtener una lista de estas herramientas y breves descripciones de cada una, visite nuestro artículo “Herramientas de gestión de proyectos”.
Para obtener más información sobre cada herramienta individual, así como plantillas y consejos de prácticas recomendadas, visite las siguientes páginas:
Tableros Kanban: Método visual de gestión del trabajo que ayuda a los equipos a visualizar, gestionar y organizar los flujos de trabajo dividiendo las tareas en diferentes etapas, como trabajo pendiente, trabajo en curso y trabajo completo.
Líneas de tiempo del proyecto: Una forma de trazar tareas específicas en una línea de tiempo para realizar un seguimiento de eventos importantes y administrar cronogramas, desde informes comerciales hasta planes de estudio del año escolar.
Estructuras de desglose del trabajo (WBS): Jerarquía de trabajo compuesta por tareas del proyecto que se han desglosado en productos finales separados, en función del objetivo y el alcance generales del proyecto.
Diagramas de PERT: Herramienta para analizar las tareas que forman parte de un proyecto complejo y realizar un seguimiento con el fin de evaluar las estimaciones de tiempo y los recursos disponibles del proyecto, que suele utilizarse junto con el método de ruta crítica (CPM).
Mejore la visibilidad del proyecto con los diagramas de Gantt en tiempo real en Smartsheet
De la administración básica de tareas y de proyectos hasta la administración compleja de recursos y portafolios, Smartsheet lo ayuda a mejorar la colaboración y acelerar el trabajo. Esto lo empodera para lograr más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.