Cómo Rebecca Wilhelm, Triunfadora de Smartsheet, transformó los procesos del Departamento Legal de la Ciudad de Detroit

Nota del editor: Este año, lanzamos un programa nuevo para los embajadores de Smartsheet más entusiastas: los Triunfadores de Smartsheet. Este grupo selecto de clientes no son solo expertos en productos, sino que también son innovadores, generadores de cambios y los que todo lo pueden. Esta es la primera publicación de la serie del blog en que presentamos la cohorte inaugural de Triunfadores en la comparten sus triunfos, desafíos y consejos de Smartsheet.

Conozca a la Triunfadora Rebecca Wilhelm, gerente de proyecto y especialista en análisis de negocios de la Ciudad de Detroit. Ella administra proyectos legales que se centran en la mejora de los procesos. Al estar en el departamento legal, la eficiencia y la efectividad son fundamentales, tanto para garantizar que los procesos sean satisfactorios para los abogados con los que trabaja y para mejorar la experiencia de los clientes.

“Para mí, un proceso exitoso es asegurarse de que esté documentado. Suena básico, pero realmente ayuda a garantizar que se respeten todas las pautas y que, si no se respetaron, rápidamente saber por qué. ¿No tuvimos en cuenta algo? ¿Nos lleva demasiado tiempo? Una vez que determinamos las métricas, la fase de implementación soluciona todo”.

Rápidamente podrá ver por qué ella nos inspira tanto a nosotros y al resto de la comunidad de ejecutores.

Cómo Smartsheet resolvió el desafío de Rebecca

“Una de nuestras mejoras de proceso más exitosas tenía que ver con las solicitudes de información. En el departamento legal, nos pedían con frecuencia que solicitemos información a la ciudad. Por ejemplo, si había un litigio, recibíamos una solicitud de información y teníamos que comunicarnos con el departamento de la ciudad para conseguirla. En el pasado, no teníamos manera de registrar cosas, como cuántas solicitudes teníamos en proceso o cuánto tardaban en completarse porque cada abogado gestionaba las solicitudes desde sus propias bandejas de entrada”.

Fotografía cortesía de la Ciudad de Detroit 

“Hace cuatro años, agarramos a nuestro departamento más grande, el departamento de policía, y les pedimos que usen Smartsheet para las solicitudes de información. El abogado completaba un formulario y, después, teníamos un punto de contacto en cada subdepartamento. Con este proceso, podíamos ver exactamente cuántas solicitudes se generaban e incluso cómo respondían las diferentes secciones del departamento. Durante esos cuatro años, lanzamos este proceso a otros quince departamentos y también desarrollamos paneles”.

Rebecca admite que fue todo un desafío lanzar este nuevo proceso al comienzo. Sin embargo, la clave para el éxito era asegurar que los jefes de cada departamento recibieran el apoyo que necesitaran. A medida que se iban encontrando con la negativa y el rechazo de los demás, les enseñaban el proceso y les indicaban cómo proceder.
 

“Ahora somos una cuenta de empresa. Fue muy fácil una vez que empezamos a mostrar los resultados de usar Smartsheet, porque podemos hacer todo con esta herramienta”.

El consejo de Rebecca para los que recién empiezan con Smartsheet

Rebecca tiene tres consejos para los nuevos clientes de Smartsheet:

1. “Juega tanto como quieras. Si hay un problema, encontrarás la solución en Smartsheet”. La mejor manera de aprender a usar Smartsheet es usarla. No tengas miedo de romper algo que creaste, siempre puedes deshacer lo que hayas hecho y volver a empezar.
2. “Pregunta a la comunidad de Smartsheet”. Es muy probable que no seas la única persona que hizo esa pregunta. Una rápida búsqueda puede arrojar una solución que ya se respondió anteriormente. O, como indica Rebecca, “Incluso aunque no encuentres nada, publica la pregunta y en 24 horas probablemente alguien te responda”.
3. “Resuelve problemas reales con los que las personas puedan identificarse". Como experta en el producto, Rebecca capacitó a cientos de personas para usar Smartsheet. Y ella siempre usa un problema o ejemplo real para mostrar la solución. Por ejemplo, “Si están en el grupo de la iglesia o si quieren administrar su presupuesto personal, les ayudo a aprender a usar Smartsheet con esas experiencias reales que puedan entender”.

Cómo Rebecca se convirtió en una Triunfadora

Su participación en la comunidad de Smartsheet comenzó en el Programa Early Adopter (EAP) y también en la prueba beta privada. “Quiero estar ‘dentro’ de las cosas cuando salen nuevos productos; quiero ayudar a darles forma”. Además, Rebecca forma parte del programa Mobilizer.

Cuando Rebecca no está creando hojas, creando flujos de trabajo o diseñando paneles, está con algún pasatiempo. “¡Suelo estar bastante ocupada con mis pequeños! Tengo uno de dos años y uno de nueve meses. En mi limitado tiempo libre, leo mucho y disfruto de mi club de lectura.

Conozca al resto de Triunfadores de Smartsheet y asegúrese de unirse a la comunidad de Smartsheet.