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Cómo este líder de proyectos de TI soluciona flujos de trabajo de PMO para TI
by Guest Author
Nota del editor: En Smartsheet, nos inspiramos en nuestros clientes todos los días. Este artículo de invitados fue escrito por Juan Vargas, PMP, quien trabaja como líder de proyectos de TI en Sabra y cuenta con Certificación de productos Smartsheet.
Mi carrera en Tecnología de la Información (TI) ha sido un recorrido muy humilde. En Sabra Dipping Company, proveedor líder de alimentos preparados, comencé como asesor de soporte técnico. Trabajar en soporte técnico me sirvió para posicionarme mejor y comprender la naturaleza y los detalles de los problemas que experimentaban nuestros clientes.
Mis primeros tres años en Sabra los dediqué al negocio global en cada nivel y ayudé a nuestra fuerza de trabajo remota, trabajadores de la planta de producción, vendedores que trataban de cerrar acuerdos y ejecutivos a solucionar una gran cantidad de problemas, desde recordar contraseñas hasta acceder al correo electrónico.
Cuando surgió la necesidad de gestionar proyectos en Sabra, particularmente en la función de TI, incorporamos Smartsheet. Yo utilizaba la plataforma en mi función como coordinador de proyectos de TI (y, ahora, líder de proyectos de TI) para solucionar los problemas cotidianos relacionados con el proyecto. Luego, cuando nuestro equipo técnico necesitaba que la información estuviera disponible con mayor facilidad y, además, que hubiese un eje central para nuestras operaciones, Smartsheet vino al rescate.
Estas son algunas de las maneras en que nuestro departamento multifuncional de TI en Sabra usa Smartsheet para colaborar desde distintas ubicaciones.
Abordar proyectos de TI con Smartsheet
Como parte de la oficina de gestión de proyectos (PMO) de TI, puedo gestionar todas las comunicaciones de TI desde la organización. Esto incluye las campañas de comunicaciones e interrupciones del servicio para proyectos en los que se presentan nuevas herramientas y funciones a la compañía. En pocas palabras, la alineación es importante. Si sus herramientas de software no centralizan los flujos de trabajo y la información con acceso sencillo al control de versiones incorporado, puede ser todo un desafío (y una frustración) alinearse con sus socios.
Nuestro departamento de TI está compuesto por más de 20 profesionales experimentados divididos en equipos que brindan soporte a las operaciones globales de Sabra. El equipo de soluciones técnicas, del que formo parte, ofrece soporte interno. Esto incluye redes, infraestructura, centro de datos, recuperación ante desastres, mesa de ayuda de TI y entrega de servicios: el recorrido completo de servicios técnicos.
Gestión informática corporativa
El primer proyecto que gestioné con Smartsheet fue la implementación de nuestra solución de gestión informática JAMS. Fue todo un tema porque había una gran necesidad de ejercer un control administrativo sobre todas las computadoras de la compañía. En ese momento, a un miembro del equipo de soluciones técnicas le llevaba todo un día de trabajo configurar una sola computadora.
Como pueden imaginar, era un sistema ineficiente que debía tornarse mucho más eficiente. Tras sincronizar el plan del proyecto con Smartsheet, logramos reducir esa tarea a una hora, con tan solo 5 a 10 minutos de tiempo activo.
Proteger la seguridad con el inicio de sesión único
Además, para nosotros es fundamental que Smartsheet utilice el inicio de sesión único (SSO), en particular, para impulsar una rápida incorporación en nuestra organización. Desde el punto de vista de la seguridad, si un usuario debe seguir muchos pasos para hacer algo, es probable que busque alternativas. Estos pasos se tornan excesivos, especialmente porque los departamentos de TI deben equilibrar una amplia cartera de aplicaciones y servicios empresariales. No querrá que todos sus usuarios tomen nota de las contraseñas en un papel adhesivo.
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A mi departamento también le encanta usar la integración de Smartsheet para Microsoft Azure Active Directory, ya que nos permite designar a los empleados de Sabra a una ubicación para acceder a todas sus aplicaciones y servicios con un solo clic. Cuanto más fácil le resulta a un usuario acceder a una herramienta, más probable es que la use. La facilidad de uso que ofrece Smartsheet también nos ayudó a organizar proyectos más extensos y permanentes.
Las actualizaciones de la red requieren menos tiempo de gestión
Necesitábamos gestionar mejor las actualizaciones de la red. Se trata de miniproyectos permanentes y basados en soluciones que se acumulan con el paso del tiempo. Cuando actualizamos a Cisco Meraki (una manera de controlar el enrutamiento, la seguridad y el Wi-Fi desde la nube), pronto nos dimos cuenta de que la plataforma tenía muchas partes móviles que debíamos configurar en paralelo con la red comercial existente para evitar interrupciones en el servicio.
Para gestionar este proyecto continuo, solía ser necesaria la participación de un equipo completo, incluidos un proveedor de servicios y, como mínimo, tres personas de nuestro departamento de TI, quienes se enfocaban exclusivamente en solucionar problemas relacionados con la red.
Con Smartsheet, la gestión del proyecto requiere de un solo miembro del equipo de TI, además de un empleado de respaldo por si acaso. Esta persona se ocupa de gestionar la red inalámbrica global y todos sus detalles, subdivisiones, redes VLAN y enrutamientos para asegurarse de que los dispositivos estén conectados al SSID correcto y se dirijan al nodo correcto. Ejecutar este proceso en Smartsheet nos ayudó a transformar nuestra red y asegurarnos de que podíamos dividir las responsabilidades con mayor transparencia. Fue un gran logro para todos.
Un proceso de gestión de cambios más gradual
Los flujos de trabajo de la gestión de cambios de TI tienden a tornarse complejos, excepto que invierta en un sistema que pueda hacerlo directamente, a un costo elevado. Dicho esto, no hay una manera rápida y constructiva de implementar la gestión de cambios. Nos encontramos con un desafío que se convirtió en la oportunidad de usar Smartsheet: personas haciendo cambios sin tener que atravesar un proceso.
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Para las organizaciones de TI, la gestión de cambios es fundamental porque nos ayuda a controlar la repercusión que ejerce un cambio durante su ciclo de vida. Siempre que quiera hacer un cambio, es importante que se hable sobre su repercusión, en particular, en lo que respecta a la TI. Además, subcontratar el proceso de gestión de cambios tiene un costo mínimo de USD 20 000. Entonces, cuando me llegó la gestión de cambios, quedó claro que debíamos ser ingeniosos.
Con Smartsheet, pude crear un sistema de gestión de cambios a través de una estructura formal, que permite que los solicitantes internos y externos incluyan los cambios en una cola de espera para que nosotros podamos revisarlos sistemáticamente. Esto es fundamental para los socios externos, para que no tengan que acceder a nuestro sistema interno de tickets de TI. Creé un formulario de Smartsheet para que los proveedores puedan aportar la información requerida respecto del cambio, que luego se traslada al panel de control de cambios. Este proceso es absolutamente funcional y adaptable al entorno de negocios.
Una nueva forma de trabajar con los clientes de TI
Uno de los máximos desafíos para la PMO de TI era lograr que nuestros socios externos comprendan y accedan a la información que utilizamos para tomar decisiones cotidianas. Con Smartsheet, diseñé un informe de rotación de guardias que entregamos a los socios del proveedor. Les indica quién es el contacto de guardia para una semana determinada en un mes específico.
Todos los lunes a la medianoche, enviamos un correo electrónico automatizado con el informe, que incluye quién está de guardia, su número telefónico de contacto, los días que está de guardia y cuál es la mejor manera de comunicarse con ellos. Estoy muy orgulloso de este sistema porque nadie me pide que le lea el horario de guardia actual. En cambio, simplemente les indico que verifiquen su correo electrónico y echen una mirada rápida a nuestro panel de personal de guardia, incorporado en Smartsheet.
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El nivel de visibilidad que nos otorgan los paneles va más allá de mantener informados a nuestros socios externos y proveedores. En cuanto a nuestros socios internos, organizamos un foro de consenso del proyecto. En esta reunión, convocamos a todos nuestros gerentes de proyectos de TI para analizar el estado de sus proyectos. Después, el equipo directivo superior toma decisiones o realiza algún tipo de acción cuando es necesario.
Así, se agiliza la reunión, porque todos pueden usar los paneles para visualizar por anticipado la información clave, los estados del proyecto y los elementos en riesgo. Los líderes y los gerentes de proyectos pueden conectarse con mayor frecuencia debido al aumento en la visibilidad que hemos logrado.
También logran reducir el tiempo de la reunión a 10 minutos y, en ocasiones, podemos cancelar la reunión por completo y que todos puedan recuperar su tan preciado tiempo. Nuestro equipo directivo de TI adora Smartsheet porque los paneles aportan información precisa y accesible en todo momento, y en tiempo real.
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