¿Qué es la planificación de la capacidad?
La planificación de la capacidad es la capacidad de tomar decisiones informadas sobre si tiene suficientes recursos disponibles para un proyecto. El objetivo de la planificación de la capacidad es optimizar la prestación de servicios y cumplir con los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
¿Por qué es importante la planificación de la capacidad?
La planificación de la capacidad es importante para la satisfacción general del cliente. El proceso permite que una empresa empareje la capacidad actual con las demandas futuras, ya que el análisis de los datos de capacidad garantiza que los equipos sean productivos y los proyectos no se atrasen en el cronograma o se ejecuten por encima del presupuesto.
Richard Gimarc, consultor independiente y autor que se especializa en la gestión de la capacidad, comparte la importancia de la planificación de la capacidad: “Si una empresa presta un servicio a sus clientes, la planificación de la capacidad garantiza que los clientes reciban un servicio receptivo y que haya una comprensión completa del costo de la infraestructura digital necesaria para proporcionar ese nivel de servicio”.
Beneficios de la planificación de la capacidad
La planificación de la capacidad proporciona transparencia respecto de en qué está trabajando el equipo, los conjuntos de habilidades y la disponibilidad. El principal beneficio de la planificación de la capacidad es que permite a los equipos entregar proyectos a tiempo y según el presupuesto.
A continuación, le mostramos los cuatro principales beneficios de la planificación de la capacidad:
- Ahorro de costos: La planificación de la capacidad ayuda a identificar la forma más rentable de utilizar los recursos.
- Disponibilidad de recursos: La planificación de la capacidad ayuda a las organizaciones a identificar la forma más rentable de satisfacer los requisitos de Recursos Humanos y de TI.
- Verificación del inventario de habilidades: Asegúrese de que el equipo posea las habilidades necesarias para cumplir con sus iniciativas estratégicas.
- Adquisición de talento: Las decisiones de personal basadas en los datos pueden abordar rápidamente las brechas críticas de talento.
Gimarc afirma: “En el mundo perfecto, los planificadores de capacidad trabajan con sus socios comerciales para predecir el impacto de la demanda empresarial en la disponibilidad y la escalabilidad de su infraestructura digital, y luego determinar la forma más rentable de optimizar la prestación de servicios y cumplir con los SLA. La planificación de la capacidad es la única fuente de verdad para el proceso de negocios en cuestión”.
Ofrece el siguiente ejemplo: “¿Qué tan bien apoya la infraestructura digital a los SLA y la disponibilidad de aplicaciones, y cómo se ve el futuro en función de la demanda del negocio? ¿Estamos cerca de un punto de ruptura de la infraestructura digital, estamos introduciendo nuevos servicios empresariales o continuamos con los negocios como de costumbre?”
¿Cuáles son las cuatro consideraciones clave para la planificación de la capacidad?
La planificación de la capacidad requiere la colaboración entre los equipos de negocios, aplicaciones, TI e instalaciones. Comunicarse a través de cada uno de estos silos suele ser un desafío significativo.
En su artículo de investigación, “El lenguaje de la planificación de la capacidad: negocios, infraestructura e instalaciones”, Gimarc y Amy Spellman, ex directora de Práctica Global de Servicios de asesoramiento de 451 Research, describen los cuatro silos clave a tener en cuenta a medida que se promueve la planificación de la capacidad y se discute la importancia del papel del planificador de capacidades en la fusión de la comunicación.
“El planificador de capacidad de hoy en día debe trabajar con todas las áreas de la infraestructura digital de una empresa, que incluye a los propietarios de las empresas, los equipos de aplicaciones, el grupo de infraestructura y las instalaciones. En cierto sentido, esta es una buena noticia. Como punto central de contacto para la planificación y la coordinación, el planificador de capacidad está bien posicionado para garantizar que haya suficiente capacidad en la amplitud y profundidad de la infraestructura digital para satisfacer la demanda empresarial de manera rentable”.
¿Cómo gestiona la planificación de la capacidad?
La planificación de la capacidad no es una actividad única y en silo; es colectiva y continua. Los objetivos empresariales y la visión del crecimiento futuro son cruciales para la gestión de la capacidad. Para tener éxito, debe medir, analizar los datos y anticiparse continuamente al plan futuro.
“El grupo de planificación de la capacidad trabaja para la empresa. Considere comenzar con una línea de negocio que esté directamente asociada con los ingresos, como las ventas”, sugiere Gimarc. “La mejor manera de gestionar la planificación de la capacidad es centrarse en el propietario de un negocio que esté dispuesto a trabajar con usted. Una vez que asista al propietario del negocio, mire las métricas y la infraestructura que sea específica de esa línea de negocios”.
¿Cuáles son los pasos involucrados en la planificación de la capacidad?
La planificación de la capacidad minimiza errores costosos. Los equipos pueden empezar midiendo la capacidad actual, luego pueden pronosticar la demanda, analizar las brechas y planificar para el futuro.
- Medir la capacidad actual de los recursos: Calcule la capacidad de sus recursos actuales. Para determinar la capacidad de recursos humanos, multiplique la cantidad de horas en un período de trabajo por la cantidad de recursos y, luego, reste la cantidad de tiempo no laboral.
- Previsión de la demanda anticipada: Realice una estimación informada sobre las necesidades de recursos de cada proyecto. Para pronosticar la demanda, algunas organizaciones dependen de la demanda anterior, pero las soluciones de análisis predictivo de hoy en día representan variables desconocidas que pueden afectar significativamente la demanda.
- Analizar los requisitos de capacidad: Utilice las mediciones iniciales para evaluar si tiene los recursos necesarios para completar el trabajo previsto. Puede hacerlo en una hoja de cálculo u otra herramienta que calcule la diferencia entre su capacidad actual y la demanda esperada.
- Alinear la capacidad con la demanda: Si su equipo no puede satisfacer la demanda anticipada, use la hoja de cálculo o la herramienta de planificación de la capacidad para determinar si más miembros del equipo, las horas extra o el trabajo de turno ayudarán a realizar los proyectos.
Utilice estas plantillas de planificación de la capacidad para medir, pronosticar y analizar la capacidad.
Ejemplo de planificación de la capacidad
La planificación de la capacidad es una práctica valiosa, independientemente del tamaño del sector o de la empresa, ya que ayuda a planificar los recursos humanos, las herramientas de producción y los recursos de TI. A continuación, se muestra una hoja de trabajo para nuevos profesionales.
Utilice esta hoja de trabajo de planificación de la capacidad Agile de ejemplo de Nicole Eiche, consultora sénior de Agile e ingeniera de soluciones en Method, para equilibrar la capacidad del equipo con la carga de iteración y llegar a la velocidad del equipo. Eiche sugiere que el equipo “lleve a cabo la planificación de la iteración antes de comenzar cada iteración en la que su equipo determine los objetivos en función de la cantidad de backlog con el que puedan comprometerse”.
¿Cuáles son los tipos de planificación de la capacidad?
Una empresa puede usar la planificación de la capacidad para garantizar que los recursos críticos estén disponibles para satisfacer las demandas del proyecto. A continuación, le mostramos algunos tipos comunes de planificación de la capacidad:
- Producto: Un plan de capacidad del producto implica garantizar que haya suficientes productos disponibles para cumplir con las entregas.
- Fuerza laboral/equipo: Un plan de capacidad de fuerza laboral eficaz puede garantizar que haya programado un número adecuado de miembros del equipo y horas de trabajo para el proyecto.
- Herramienta: Un plan de capacidad de herramientas garantiza que tenga las herramientas necesarias para un proyecto.
- Requisitos: La planificación de requisitos de capacidad (CRP) lo ayuda a establecer, medir y ajustar límites o niveles de capacidad.
- Agile: La planificación de la capacidad de Agile ayuda a los equipos a determinar la cantidad de horas productivas y disponibles para un próximo sprint. Encontrará plantillas de planificación de la capacidad Agile en este resumen de plantillas.
- TI: La planificación de la capacidad para la TI implica equilibrar los costos y la capacidad, seguido de la oferta y la demanda.
- ITIL: La planificación de la capacidad para los servicios de ITIL tiene como objetivo alcanzar los objetivos de nivel de servicio acordados según el presupuesto y la fecha límite.
- Planificación de la capacidad de corte aproximado: La planificación de la capacidad de corte aproximado (RCCP) verifica que tenga la capacidad suficiente para cumplir con los requisitos del cronograma de producción maestro.
¿Qué es la planificación de la capacidad en la gestión de proyectos?
La capacidad de gestión de proyectos se refiere a la cantidad máxima que los recursos pueden producir o lograr en un plazo determinado. La planificación de la capacidad en la gestión de proyectos tiene como objetivo ajustar los recursos para satisfacer la demanda, con el objetivo de mejorar la capacidad y minimizar el costo.
¿Cuál es la diferencia entre la planificación de la capacidad y la planificación de recursos?
La planificación de capacidad y los recursos están relacionados y son complementarios. La planificación de la capacidad equilibra la necesidad futura de recursos con la capacidad de los recursos. Las funciones del proceso de planificación de recursos para asignar personas y equipos para satisfacer las demandas de sus proyectos y programas.
Visite esta guía de planificación de recursos para obtener más información.
Prácticas recomendadas de planificación de la capacidad
Las empresas pueden beneficiarse de la planificación de la capacidad, particularmente cuando los recursos disponibles no satisfacen continuamente las demandas del trabajo del proyecto. Para planificar adecuadamente, primero debe obtener información sobre la capacidad actual y la demanda futura. A continuación, los expertos del sector comparten sus consejos de experiencias prácticas.
Cindy VanEpps, consultora de principios de Project and Team, sugiere que la planificación de la capacidad se lleve a cabo en equipo: “La planificación de la capacidad es algo más que la simple adición de estimaciones por cada miembro del equipo. Combinar las estimaciones con la creación de equipos de alto rendimiento que se centren en el mismo producto o resultado ayuda al equipo a colaborar e identificar los disruptores”.
VanEpps ofrece una cita del libro de Donald G. Reinertsen, The Principles of Product Development Flow: Second Generation Lean Product Development: “Operar un proceso de desarrollo de productos cerca de la utilización completa es un desastre económico”.
De esta afirmación, VanEpps dice: “Reinertsen está en lo correcto; planificar al 100 % de su capacidad es un desastre económico. El equipo debe entender el trabajo lo suficiente como para tener en cuenta la variabilidad impuesta por el aprendizaje. Al trabajar en lotes más pequeños y manejables, el equipo puede permitir una variabilidad potencial”.
Otros consejos para la planificación de la capacidad incluyen:
- Alineación del negocio: Alinee el trabajo con los objetivos empresariales para mantener el enfoque de sus equipos en lo que más importa.
- Previsión del equipo: Para que la planificación basada en roles se sume a un trabajo en equipo significativo, pronostique la demanda total a nivel de equipo.
- Comprender la capacidad actual: Analice la capacidad actual para planificar y saber si puede cumplir con los requisitos actuales y futuros con mayor precisión.
- Evaluar escenarios potenciales: La planificación de escenarios puede centrarse en la combinación más valiosa de inversiones y tipos de trabajo que se alinean con los objetivos estratégicos de su organización.
- Considere las distracciones: Permanezca al tanto de las distracciones que se cuelan en la mezcla. Una supervisión coherente puede ayudar a sus equipos a centrarse en el trabajo crítico.
- Anticipar cambios: Espere cambios y anticipe ajustes más adelante, a menudo como resultado de estimaciones inexactas. Es posible que deba reasignar recursos para estabilizar las cargas de trabajo y mantenerse lejos de los cuellos de botella con regularidad.
- Flujo de planificación continua: La planificación continua es necesaria porque el cambio es inevitable. La planificación de la capacidad también debe ser un proceso proactivo.
- Planificación proactiva: Mantenerse proactivo en la reducción de las multitareas, minimizar las distracciones y agilizar los procesos para aumentar la productividad.
Errores que se deben evitar al crear un plan de capacidad
La falta de información histórica y de información empresarial deja a los planificadores de capacidad sin los datos necesarios para tomar decisiones inteligentes, y la planificación fracasará sin datos. A continuación, los expertos del sector comparten sus consejos sobre los errores que deben evitarse al crear un plan de capacidad.
Joao Natalino De Oliveira, presidente regional y oficial internacional de Computer Measurement Group, afirma que el primer error que ve con las empresas emergentes es el fracaso en la creación de un plan de capacidad. “El ochenta y cinco por ciento de las empresas emergentes fracasan porque no analizan y planifican la demanda”, afirma. “Las empresas tienen planificadores de capacidad dedicados. En los primeros días, estas empresas preferían trabajar con grandes granjas de servidores y subsistemas de discos para mantener durante los picos. Después de varias interrupciones, recurrieron a la planificación de la capacidad”.
Pone un ejemplo específico: “Visité un banco digital con una gran cantidad de recursos en la nube, pero sin un planificador de capacidad dedicado. Empezaron a ver costos elevados. Vieron una mejora drástica con un planificador de capacidad que se centró en una mejor apropiación”.
Trabajar en silos es otro error evitable. Como dice Gimarc: “La planificación de la capacidad debe ser un punto de intersección para los equipos de negocios, aplicaciones, TI e instalaciones. Ignorar los avances de la tecnología es otro error. Los planificadores de capacidad deben utilizar la información de observabilidad en lugar de depender de la documentación ad hoc y los diagramas de flujo desactualizados. Por último, un planificador de capacidad debe hablar el idioma adecuado, traducir del negocio a las aplicaciones, la infraestructura y las instalaciones”.
Otros errores que deben evitarse incluyen:
- No tener datos históricos: Pida siempre información histórica, no solo los requisitos actuales.
- No entender los objetivos empresariales: Es fundamental una comprensión sólida de la capacidad de su organización.
- No entender el impacto del cambio: Incluso los pequeños cambios son importantes, así que planifique cuidadosamente para minimizar el estrés de los empleados.
- No definir correctamente los cronogramas y el alcance: Una comprensión sólida tanto de los cronogramas como del alcance anulará el riesgo de superar el tiempo y el presupuesto.
Estrategias de planificación de la capacidad
Hay cuatro estrategias principales para la planificación de la capacidad. Elegirá un enfoque de retraso, anticipación, adaptación o dinámica para ayudar a optimizar la capacidad.
A continuación, le mostremos cómo funciona cada estrategia:
- Retraso: Agregar capacidad solo cuando la demanda real es observable.
- Anticipación: Agregar capacidad en previsión de una alta demanda del producto.
- Adaptación: Agregar pequeñas cantidades de capacidad a las señales de demanda anticipadas y el potencial actual del mercado del producto.
- Dinámica: Un enfoque de la planificación de la capacidad basado en pronósticos que implica ajustar la producción con anticipación.
Planificación de la capacidad en 2021 y más allá
Contar con los recursos adecuados para pronosticar y gestionar la demanda de los clientes no es un concepto nuevo. La planificación de la capacidad es más crucial que nunca. Afortunadamente, las herramientas de IA están disponibles para facturar con precisión, contratar personal de manera óptima y planificar de manera efectiva futuros proyectos.
Las herramientas modernas orientadas a la planificación de la capacidad prometen una mayor visibilidad de los proyectos, los recursos y los equipos, junto con la priorización y gestión efectivas de las cargas de trabajo. Gimarc no se sorprendería si surge un nuevo término para la planificación de la capacidad: “Los términos planificación de la capacidad y gestión de la capacidad se introdujeron hace más de 50 años, y no siempre obtienen opiniones positivas”.
En cuanto a lo que depara el futuro, De Oliveira dice: “En un futuro próximo, la planificación de la capacidad significa ahorrar dinero, sobrevivir y ganar en la jungla de TI”. Espera ver más IA, aprendizaje profundo y aprendizaje automático para automatizar la planificación de la capacidad: “La instrumentación de aplicaciones empresariales que se dirigen a la capacidad y la planificación de la capacidad seguirá expandiéndose desde el ámbito del mainframe a otras plataformas, incluso la informática de borde”.
¿Qué herramientas utiliza en la planificación de la capacidad?
Los expertos sostienen que no existe una herramienta estándar de oro para la planificación de la capacidad. Algunos consideran que la planificación de la capacidad es vieja y desactualizada. Sin embargo, aquí hay tres herramientas de uso común para la planificación de la capacidad: tableros Kanban, ruta crítica y gráficos de Gantt.
- Tablero Kanban: Un tablero Kanban muestra visualmente el progreso y reduce el desperdicio al realizar un seguimiento del flujo de trabajo. Los tableros Kanban también ayudan con la planificación de la capacidad al mostrar la cantidad de tareas que un equipo ha asumido.
- Ruta crítica: El método de ruta crítica puede determinar cuánta capacidad informática es necesaria para respaldar un servicio o grupo de servicios. La herramienta ayuda a analizar el rendimiento crítico de las aplicaciones y los requisitos de capacidad.
- Gráfico de Gantt: Un gráfico de Gantt es un gráfico de barras para la programación y planificación de proyectos para describir la información de las tareas. Conecte el diagrama a las hojas de cálculo de Google. La herramienta extraerá datos y los mostrará para compartir información, colaborar o debatir con otras personas.
Aproveche al máximo el proceso de planificación de la capacidad con Smartsheet para la gestión de proyectos
De la administración básica de tareas y de proyectos hasta la administración compleja de recursos y portafolios, Smartsheet lo ayuda a mejorar la colaboración y acelerar el trabajo. Esto lo empodera para lograr más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.