¿Qué es la gestión creativa del flujo de trabajo?
La gestión del flujo de trabajo creativo se refiere al modo en que un equipo u organización supervisa el proceso de desarrollo de activos creativos, desde la generación de ideas hasta la aprobación del diseño y el lanzamiento del proyecto. Los mejores flujos de trabajo creativo son una secuencia ordenada y repetible de tareas.
La gestión del flujo de trabajo creativo forma parte de las operaciones creativas generales, que se refieren al modo en que una empresa gestiona el proceso creativo interno. Las agencias creativas deben contar con procesos y flujos de trabajo sólidos para cumplir las expectativas de sus clientes en cuanto a calidad, presupuesto y plazos. Lo mismo ocurre con los equipos creativos internos que producen activos creativos para su propia organización. Obtenga más información en esta guía paso a paso de operaciones creativas.
Cada una de las siguientes disciplinas requiere una gestión del flujo de trabajo creativo que difiere en aspectos clave:
- Flujos de trabajo de las agencias creativas: Se refiere a los procesos específicos que sigue una agencia creativa para completar su trabajo. En este contexto, los flujos de trabajo son métodos repetibles que los miembros de un equipo utilizan para desempeñar sus funciones, centrándose en operaciones generales más que en proyectos o entregables concretos. Sin embargo, estos métodos influyen en el desarrollo de activos creativos individuales, como anuncios, elementos de diseño y otros materiales creativos. Más información en este artículo sobre los flujos de trabajo de las agencias creativas.
- Flujos de trabajo del equipo creativo: Describe los procesos que utilizan los equipos creativos para gestionar sus operaciones de principio a fin dentro de su departamento y en todos los proyectos. Cada miembro del equipo -redactores, diseñadores, productores de vídeo, editores, estrategas y directores creativos- aporta unas habilidades únicas. La eficacia del flujo de trabajo del equipo creativo depende de que cada miembro entienda claramente sus funciones y responsabilidades, que pueden variar ligeramente de un proyecto a otro. Mejore su capacidad de gestión con esta guía para dirigir equipos creativos.
- Gestión de proyectos creativos: La gestión de proyectos creativos implica supervisar la entrega satisfactoria de activos creativos e incluye todas las fases típicas del ciclo de vida de la gestión de proyectos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre del proyecto. Asegúrese de que su próximo proyecto sea un éxito consultando este artículo sobre gestión eficaz de proyectos creativos.
También puede oír los términos flujo de trabajo de producción creativa, flujo de trabajo de serie creativa o procesos de flujo de trabajo de estudio creativo. Todos estos términos hacen referencia a los procesos repetibles que se utilizan para gestionar un proyecto o activo creativo de principio a fin.
Aprenda a mover sus proyectos creativos a través del ciclo de vida del proyecto en este artículo sobre la remodelación de sus flujos de trabajo creativos, así como en esta guía completa de flujos de trabajo de gestión de activos digitales (DAM).
Las fases del flujo de trabajo creativo
Todos los flujos de trabajo creativo constan de cuatro fases: definición de objetivos, generación y desarrollo de ideas, revisión y obtención de aprobación, y lanzamiento de proyectos y seguimiento del éxito. Establecer un flujo de trabajo repetible agilizará su proceso, eliminando la necesidad de reinventar la rueda cada vez.
A continuación encontrará información detallada sobre cada fase, así como una plantilla de flujo de trabajo creativo que puede utilizar para gestionar sus proyectos creativos.
Primera fase: definir objetivos y funciones
En la primera fase, defina los objetivos del proyecto. Utiliza una de estas plantillas de informes creativos para asegurarte de que captas toda la información necesaria, incluidas las partes interesadas, el presupuesto, el calendario, las metas, los objetivos y mucho más. Al definir los objetivos, asegúrese de que son específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y de duración determinada (SMART). Prueba a utilizar una de estas hojas de ejercicios y ejemplos de objetivos SMART para empezar.
A partir de ahí, celebre una reunión inicial con todas las partes interesadas (incluido el cliente para los proyectos externos). En esta reunión, presente a los miembros del equipo, repase la información del informe creativo, discuta cómo se medirá el éxito del proyecto y explique la estructura de informes del equipo. El objetivo de la reunión inicial es que todas las partes interesadas conozcan los objetivos y las limitaciones del proyecto.
A continuación, empiece a desarrollar los hitos del proyecto segmentándolo en grupos de tareas relacionadas. Por ejemplo, finalizar una imagen de portada o producir todos los elementos de animación de un vídeo. En esta fase, también podría situar estos hitos en un calendario preliminar.
A continuación, asigne funciones y responsabilidades dentro del equipo creativo. Las funciones más habituales son las de propietario del proyecto, estratega, gestor del proyecto, diseñador, redactor publicitario y desarrollador, aunque dependiendo del proyecto pueden ser necesarias otras funciones. Esboza la jerarquía del equipo y aclara quién se encargará de qué aspectos del desarrollo, la aprobación y la finalización del proyecto. Defina el proceso de aprobación, especificando cuándo, cómo y quién se encargará de cada ronda de aprobación. Identifique claramente quién revisará cada fase del proyecto y proporcionará comentarios, y especifique los plazos para estas aportaciones y aprobaciones. Intente limitar el número de revisores y las rondas de revisión. Establezca una convención de nomenclatura para las revisiones que garantice que todo el mundo sabe qué borrador es el más actual.
Segunda fase: generar y desarrollar ideas
La segunda fase es donde tiene lugar toda la ideación creativa. Empieza con una lluvia de ideas. Puedes participar en una lluvia de ideas tradicional reuniéndote en grupo y anotando todas las ideas en una pizarra. Otra opción es probar variantes modernas como los mapas mentales (en los que el equipo colabora para resolver visualmente un reto) o el brainstorming inverso (en el que se empieza con el producto final y se trabaja hacia atrás).
Hillary Kelbick, Presidenta y Consejera Delegada de MKP Communications, afirma que la reunión inicial de intercambio de ideas es crucial. También es importante que el tono de la reunión sea estrictamente de intercambio de ideas. "Llegados a este punto, no hay ideas malas", aconseja. "La regla es que escribimos todo, incluso si suena estúpido. Arroje todo lo que tiene contra la pared. No hay nada tonto en este momento porque no se sabe de dónde va a provenir la energía creativa. Abrázalo todo".
Puedes aprender más sobre técnicas de brainstorming leyendo nuestra guía sobre enfoques motivacionales de brainstorming.
Una vez que hayan generado una serie de ideas en grupo, revísenlas juntos y envíen sus comentarios. Anime a todos los miembros del equipo a compartir sus ideas para crear un entorno en el que todos se sientan cómodos contribuyendo. De este modo, el equipo podrá identificar la idea innovadora.
Una vez seleccionadas las mejores ideas, empiece a desarrollarlas. Muchos proyectos creativos requieren diversos tipos de contenidos, como vídeos, imágenes estáticas, artículos escritos, podcasts, publicaciones en redes sociales y memes. Si trabajas para un cliente en una agencia creativa, asegúrate de mantener reuniones periódicas de control para obtener su aprobación sobre la dirección. Estas sesiones intermitentes de aprobación ayudarán a evitar insatisfacciones en la entrega final.
Kat Yowell, diseñadora sénior de Lucid Agency, una agencia de marketing digital con oficinas en Phoenix y Chicago, afirma que su equipo puede compartir con el cliente algún contenido escrito o una idea de diseño en las primeras fases. En la construcción de un sitio web, por ejemplo, es probable que el equipo comparta wireframes de un posible sitio o página web, es decir, un diseño que muestre qué elementos y qué elementos de la interfaz existirán en las páginas importantes. El equipo también puede compartir una página web interior completamente desarrollada para dar al cliente "una idea de cómo se sentirá antes de presentarla al resto".
La idea es comprobar con el cliente que "vamos por el buen camino", añade Yowell.
Dependiendo del tipo de proyecto o campaña en el que esté trabajando, considere la posibilidad de reutilizar el mismo contenido en diferentes tipos de medios, por ejemplo, presentando la misma lección en un vídeo, en un artículo escrito y en una publicación de diapositivas en Instagram.
Durante el proceso de desarrollo, respete el calendario establecido en la puesta en marcha del proyecto. Comuníquese con prontitud si surgen problemas y comparta los informes de situación tanto interna como externamente para asegurarse de que todo el mundo está alineado. Considera también la posibilidad de utilizar herramientas de gestión de proyectos o de flujo de trabajo en línea para facilitar este proceso.
Si trabajas con un cliente, peca de exceso de comunicación.
Tercera fase: Revisión y aprobación
En esta fase, necesita la aprobación interna y externa de los recursos creativos que ha desarrollado. Es probable que haya varias rondas de revisión. Optimizar estas rondas es crucial para avanzar eficazmente hacia el lanzamiento.
Empiece por la aprobación interna. Incluya a todo el equipo creativo, a sus directivos directos y a cualquier otra parte interesada interna. Recopile comentarios sobre los diseños y construcciones iniciales, y refínelos hasta alcanzar un consenso.
Si estás creando trabajo para un cliente externo, ahora puedes iniciar rondas de revisión con él. Comparte contenidos con tu cliente a distancia enviándole los archivos creativos y revisándolos juntos en una videollamada, o en persona si es posible.
Es importante estructurar los ciclos de revisión con antelación para garantizar su eficacia y tener claro el tipo de información que se desea obtener. Elabore un orden del día para las reuniones y fije un límite para el número de rondas de revisión que permite el contrato actual. (La norma del sector es tres). En el kit de inicio que figura a continuación, encontrará una plantilla gratuita de orden del día de reuniones de rondas de revisión, que puede utilizar para llevar a cabo tres rondas de revisión y obtener la aprobación final.
También puedes captar opiniones con un programa de toma de notas en directo o de revisión de diseños que permita dejar comentarios directamente en los diseños. Asegúrese de que todo el mundo tiene acceso a las mismas versiones para evitar problemas de redundancia y control de versiones. Este enfoque también ayuda a centralizar todos los comentarios, lo que ahorra tiempo a la hora de realizar actualizaciones en rondas posteriores.
Una vez que reciba la aprobación de su cliente (ya sea un equipo interno o un superior), formalícela. Obtenga las firmas de aprobación necesarias y proceda a preparar el contenido para su publicación.
Cuarta fase: Lanzamiento del producto y seguimiento del éxito
La fase final y más emocionante es el lanzamiento del producto, que suele consistir en la distribución de material impreso, la difusión de un vídeo o la publicación de material digital en Internet. Tras el lanzamiento, sin embargo, aún tendrás que completar un par de pasos.
Tras el lanzamiento, comience a realizar un seguimiento de las métricas para medir el éxito del contenido. Debería haber definido los KPI durante la fase inicial, así que empiece por ellos. Además, documente parámetros sobre el desarrollo del proyecto, como el número de activos creados, el número de versiones y rondas de revisión realizadas, el tiempo necesario para obtener las aprobaciones y la duración total del ciclo de vida del proyecto.
Siga supervisando estos indicadores clave de rendimiento durante el tiempo y con la frecuencia indicados en el informe creativo. Asegúrese de compartir también estas métricas con su cliente. Si los resultados no son satisfactorios, considere la posibilidad de perfeccionar los activos, especialmente para las campañas a largo plazo.
Tras el lanzamiento, también tendrás que enviar la factura final a tu cliente y realizar un post-mortem del proyecto. Aproveche esta oportunidad para recabar su opinión sobre la ejecución general del proyecto y los aspectos susceptibles de mejora. Estas conversaciones son cruciales para mantener y reforzar la relación con el cliente y garantizar una colaboración continua.
Plantilla de flujo de trabajo creativo
Descargar una plantilla de flujo de trabajo creativo para
Microsoft Excel
|
Microsoft Word
| Google Sheets
Utilice esta plantilla de flujo de trabajo creativo para seguir el progreso de su proyecto creativo de principio a fin. La plantilla organiza el proyecto en cuatro fases, con sus correspondientes subtareas, para ofrecerle una estructura sólida y repetible. Aunque puede personalizar la plantilla para adaptarla a sus necesidades, ya incluye secciones para indicar el propietario de la tarea, la fecha de vencimiento, el estado y notas adicionales.
Prácticas recomendadas para configurar un proceso de flujo de trabajo creativo eficaz
Para configurar un flujo de trabajo creativo eficaz, los expertos recomiendan aclarar el alcance, diagramar el flujo de trabajo, usar software de flujo de trabajo, celebrar reuniones periódicas de control y medir la efectividad del flujo de trabajo. Además, asegúrese de que los miembros del equipo puedan seguir su flujo de trabajo.
A continuación, le mostramos algunos pasos generales importantes del proceso de flujo de trabajo que deben incluirse:
Aclarar el alcance, los objetivos y la estrategia con el cliente
Al inicio de cualquier proyecto, aclare formalmente los objetivos del mismo y el plan básico para alcanzarlos, preferiblemente mediante un documento escrito que todos aprueben.
"Cuando recibimos un encargo, el director del proyecto tiene que aclarar con el cliente exactamente qué hay que comunicar, y los objetivos importantes de esa comunicación", explica Kelbick.
Kelbick afirma que su empresa prepara una declaración de estrategia para el proyecto, que "es presentada y revisada por el cliente, para que todo el mundo esté de acuerdo con lo que estamos comunicando".
Diagrame su flujo de trabajo
Para cada proyecto concreto, es útil crear un diagrama o gráfico que muestre las fases del proceso, así como las aprobaciones, aportaciones y otras acciones necesarias. Preste atención al principio mutuamente excluyente, colectivamente exhaustivo (MECE ) desarrollado por la consultora McKinsey & Company. En esencia, debe agrupar categorías de información para que no se superpongan y que su evaluación incluya todas las categorías posibles. En el contexto del flujo de trabajo creativo, MECE significa que no debe haber confusión sobre los requisitos y quién es responsable de ellos en cada fase, y que el flujo de trabajo abarca todos los aspectos del proyecto desde el principio hasta el final.
Ed Burgoyne, fundador y asesor principal de Makr Consulting, ayuda a las organizaciones a realizar una evaluación más amplia de cómo funciona su proceso de flujo de trabajo en general, al margen de cualquier proyecto específico.
"A veces, el simple hecho de reunirse y ver cómo funcionan las cosas en la actualidad nos abre los ojos", explica. Dice que el proceso ayuda a las organizaciones a preguntarse "¿Cómo hacemos lo que hacemos? ¿Por qué lo hacemos así? ¿Tiene sentido? ¿Cómo describimos lo que hacemos?".
Conseguir el acuerdo del equipo sobre el proceso de flujo de trabajo
Es fundamental que todo el mundo entienda y esté de acuerdo desde el principio con la estructura y los detalles del proceso de flujo de trabajo. Cuando Burgoyne trabaja con organizaciones para ayudarlas a comprender y mejorar sus procesos de trabajo, insiste en la importancia del acuerdo común. "Podemos crear mapas de procesos todo el día", dice, "pero el comportamiento es súper, súper importante. ¿Cómo actuamos? Tenemos que gestionar los procesos de cambio con el comportamiento en mente. Puedo recomendar procesos todo el día y ponerlos en una pared, pero a menos que la gente los siga, no obtendrán los resultados deseados".
Por eso Burgoyne sugiere a las organizaciones que trabajen con todo su equipo para colaborar en la forma de estructurar sus procesos de trabajo, lo que permite la aceptación de todos desde el principio.
Utilizar software creativo de gestión de proyectos y flujos de trabajo
Aunque algunas organizaciones pueden implantar y seguir un proceso de flujo de trabajo creativo sin software, muchos expertos creen que el software puede ser extremadamente útil para seguir los procesos y evitar confusiones.
Una organización puede utilizar el software para integrar todas las comunicaciones escritas dentro del software, integrar elementos del calendario y recordatorios, y hacer mucho más fácil y eficiente el seguimiento y la aprobación de tareas para el proyecto y la revisión del trabajo.
Reuniones de control
Incluso cuando se utilizan programas informáticos y otros medios de comunicación digital, es útil celebrar reuniones periódicas de control con el equipo para asegurarse de que el proyecto avanza según lo previsto.
Flujo de trabajo creativo durante las fases de un proyecto
Su equipo también debe tener en cuenta los siguientes puntos importantes durante las distintas fases del proyecto.
Inicio del proyecto
Utilice un proceso formal de solicitud de proyectos y asegúrese de que su equipo interno lo sigue.
"Uno de los mayores pilares es ese proceso de solicitud inicial", afirma Brian Bosche, director sénior de productos de Smartsheet y fundador y ex director general de Slope, una empresa que desarrolló un software para ayudar con el flujo de trabajo creativo y que ahora forma parte de Smartsheet. "Es muy importante que la gente sepa dónde debe dirigirse para presentar una solicitud. Contar con un proceso de admisión es realmente importante".
El proceso de admisión garantiza que todo el mundo entienda todos los proyectos que se van a poner en marcha y proporciona a todos la información necesaria al principio, añade Bosche.
Desarrollo del proyecto
Controla la cantidad de trabajo necesaria para las distintas tareas del proyecto, equilibra la carga de trabajo cuando sea posible y asegúrate de que el calendario tiene en cuenta a determinados miembros del equipo con grandes cargas de trabajo.
Yowell, de Lucid Agency, afirma que su organización celebra reuniones semanales para evaluar en qué está trabajando cada diseñador u otro miembro del equipo. La agencia utiliza un programa informático para asignar entre uno y tres puntos a cada tarea, en función de su duración. "De este modo tenemos una visión de conjunto de las tareas y, con ese sistema numérico, podemos reorganizarlas si es necesario", explica.
Revisión y aprobación del cliente
Comunique a los clientes cómo funciona mejor el proceso de revisión (incluidos los plazos), y esté atento a los retrasos provocados por el cliente que puedan producirse.
Cómo gestionar un flujo de trabajo creativo
Gestionar un flujo de trabajo creativo requiere un sólido sistema de flujo de trabajo dentro de su organización, miembros del equipo que comprendan la importancia de seguir procesos eficientes y gestores expertos en supervisar y hacer un seguimiento del trabajo. Las herramientas SaaS también pueden ser útiles para dar seguimiento y gestionar el proceso de flujo de trabajo creativo.
Descargar el kit de inicio del flujo de trabajo creativo
Si nunca has creado procesos estándar para gestionar tus equipos creativos, puede resultar desalentador. Este kit de inicio gratuito le proporciona todos los recursos que necesita para empezar. Te ayudará a organizarte, documentar tus flujos de trabajo, clarificar todos los recursos creativos que necesitas crear y gestionar las rondas de aprobación, tanto si trabajas para un cliente externo como para tu propia organización.
Descargar el kit de inicio del flujo de trabajo creativo
En este kit, encontrará lo siguiente:
- A plantilla de flujo de trabajo creativo para Excel y Microsoft Word que incluye todas las fases y subtareas comunes asociadas al flujo de trabajo de principio a fin.
- A plantilla de instrucciones creativas para clientes en Excel para capturar los requisitos de cualquier recurso creativo que estés creando para un cliente externo.
- A plantilla sencilla de informe creativo para Microsoft Word para documentar las especificaciones de un proyecto creativo interno sencillo.
- A plantilla de reunión semanal sobre el estado de un proyecto creativo para Excel y Microsoft Word para agilizar y simplificar las reuniones de control.
- A plantilla de ronda de revisión creativa para Microsoft Word para estructurar tus reuniones internas o externas de revisión de activos creativos, con espacio para tres rondas de reuniones de revisión y líneas de firma para las aprobaciones finales.
- A hoja de trucos de flujo de trabajo creativo para Microsoft Word con los mejores consejos de expertos para que su flujo de trabajo creativo sea lo más eficaz posible.
Los mayores errores en la administración del flujo de trabajo creativo
Los expertos dentro y fuera de las agencias dicen que las organizaciones a menudo cometen errores comunes en la estructuración o gestión del flujo de trabajo creativo. A continuación, le mostramos algunos de los errores más comunes:
- Descontando la posible contribución del cliente al trabajo de diseño. "Al principio de mi carrera, mi mayor error fue pensar que el cliente no sabía nada", comparte Yowell. Agrega que pensaba: "'Cómo se atreve a volver con cambios, no sabe de qué estás hablando'. Está mal". El cliente entiende la personalidad de su empresa y el tenor de la industria en la que se encuentra, afirma. Entiende, por ejemplo, que un diseño de sitio web dudoso puede no funcionar para una empresa de ingeniería.
- No participar en puntos de contacto periódicos sobre el original y desarrollar la dirección general del diseño. "Llegar con un montón de páginas (web) diseñadas antes de que el cliente haya visto siquiera un diseño puede resultar muy contraproducente", dice Yowell.
- Construir un proceso de flujo de trabajo creativo a partir de las perspectivas de sólo algunos actores, sin incluir los puntos de vista de todos. Burgoyne explica que los gestores de proyectos u otros responsables de organismos pueden estructurar un proceso de flujo de trabajo que tenga sentido para ellos, pero que no incluya consideraciones importantes de otras personas que hacen el trabajo todos los días. "Cuando se observa y desarrolla un proceso, realmente tenemos que colaborar con las personas involucradas en él para hacer que realmente funcione", afirma. "Es muy importante ver el proceso desde la perspectiva de los sistemas y ver cómo se unen todas las piezas diferentes".
Esa inclusividad también es vital cuando la nueva estructura de procesos implica cambios significativos en la forma en que la organización realiza su trabajo. "Las personas pueden ser muy reacias a cambiar con quienes no están involucrados", aconseja Burgoyne.
Cómo ajustar sus flujos de trabajo creativos
La mayoría de los flujos de trabajo creativos se organizan según las fases descritas anteriormente. Sin embargo, hay varias formas de perfeccionar aún más sus procesos, entre ellas las siguientes:
- Centralice los activos de diseño: Gestiona tus activos y archivos de diseño de forma centralizada y organizada. Considera la posibilidad de utilizar una herramienta en línea que te permita almacenar archivos creativos en la nube para que todos los miembros del equipo tengan fácil acceso.
- Adopte convenciones de nomenclatura: Siga una estricta convención de nomenclatura para todos los archivos.
- Estructurar el lugar de trabajo: Cree una estructura del lugar de trabajo que ayude a los empleados a priorizar el trabajo. Esto puede incluir reservar tiempo libre para trabajar sin interrupciones, programar reuniones periódicas y conectarse a determinadas horas para que todo el mundo pueda colaborar.
- Cumplir los plazos: Asegúrate de que los miembros del equipo cumplen todos los plazos a medida que se desarrolla el proyecto. El incumplimiento de un plazo puede provocar un efecto dominó que afecte a todo el proyecto. Flexibilice el calendario en la fase de planificación para adelantarse a este problema.
- Comunicación continua: Siga comunicándose con su cliente y proporciónele actualizaciones de estado frecuentes.
- Control del tiempo del equipo: Controle el tiempo que todos los miembros del equipo dedican al proyecto para comprender mejor la carga de trabajo. Mida el tiempo invertido con respecto al presupuesto general y úselo para proporcionar detalles a su cliente en su factura.
Gianluca Ferruggia es el director general de DesignRush, un mercado que ayuda a poner en contacto a organizaciones con las mejores agencias creativas. Destaca la importancia de mantener la flexibilidad en los flujos de trabajo para satisfacer mejor las necesidades de los clientes: "Aplicar metodologías ágiles nos ayuda a iterar, adaptar y mejorar continuamente nuestros procesos." Además, dice, "establezca expectativas y funciones claras desde el principio, e incorpore sesiones periódicas de feedback."
Pavel Naydenov, responsable de marketing de Businessmap, una empresa de software que ayuda a las organizaciones a implantar métodos ágiles, está de acuerdo. "El perfeccionamiento de los flujos de trabajo creativos suele requerir un proceso iterativo de análisis, adaptación y aplicación", afirma. "Prácticas como las retrospectivas periódicas del equipo y la incorporación de un enfoque basado en Kanban nos han ayudado a perfeccionar continuamente nuestros flujos de trabajo y a reducir los cuellos de botella."
Consejos sobre el flujo de trabajo creativo y la creación de equipos multifuncionales
Burgoyne, de Makr Consulting, dice que las agencias y organizaciones creativas deben darse cuenta de que su proceso y gestión de flujo de trabajo son esenciales para la identidad de su organización.
"Se trata de cómo se resuelven problemas y cómo se mira el mundo. ¿Qué es prioritario y qué no lo es?". explica. "Su proceso es una parte importante de lo que usted es. [Y] el proceso determina la calidad de nuestro producto y de nuestros resultados".
Burgoyne escribe sobre procesos de flujo de trabajo creativo en su blog profesional, Adsubculture. Cita varias áreas que son útiles de comprender para mejorar el flujo de trabajo creativo. Entre ellas se incluyen las siguientes:
- Comprender los marcos de gestión de proyectos tradicionales
- Comprender cómo crear equipos multifuncionales con miembros de diferentes departamentos que trabajan juntos
- Comprender la estructura y organización de las agencias de publicidad
- Comprender las diversas estructuras del flujo de trabajo de producción creativa y servicios
- Comprender cómo las metodologías de gestión de proyectos como Waterfall y Agile pueden ayudar en el flujo de trabajo creativo.
Obtenga más información sobre estas metodologías en esta guía sobre la gestión ágil de proyectos y en este artículo sobre cuándo utilizar la metodología en cascada.
Cómo lidiar con clientes que quieren cambiar su proceso de flujo de trabajo creativo
A veces, el cliente querrá cambiar algún aspecto de un proyecto, lo que tal vez modifique significativamente su proceso de flujo de trabajo. Se trata de su cliente, por supuesto, por lo que a veces tendrá que adaptarse a sus solicitudes. Sin embargo, en ocasiones, adaptarse a los cambios sugeridos puede perjudicar el proceso y limitar el producto final. En esos escenarios, es posible que deba retrasar un poco la solicitud del cliente, con cortesía y con una buena explicación, por supuesto.
Jim Hamilton es experto en contenidos y redacción publicitaria y fundador de Persuasive Alchemy, un boletín y una comunidad para consultores. "Si un cliente quiere cambiar tu proceso de trabajo creativo actual, suele ser porque no está seguro de cómo se va a desarrollar el proceso o porque no confía en tu capacidad de ejecución", afirma. "En cualquier caso, la mejor forma de superarlo es explicarles el proceso paso a paso al principio del proyecto. Deje claro dónde y cuándo tendrán la oportunidad de intervenir. Pero reitere que su proceso es lo que le permite cumplir el alto nivel de calidad que todos sus clientes esperan de usted."
Aquí tienes otros consejos sobre cómo gestionar clientes que quieren cambiar tus procesos:
- Sé cortés: Intenta comprender siempre el punto de vista del cliente antes de responder con demasiada rapidez. Intente mostrarse tranquilo, comprensivo y educado al explicar la importancia de la configuración de su proceso.
- No vaciles: No te rindas tan fácilmente si tu cliente insiste en cambios que sabes que perjudicarán al proyecto. Explique la estructura de su proceso y cómo eso ayuda al producto final.
- Ofrezca alternativas: Trata de entender sus preocupaciones subyacentes a la solicitud de cambio. A continuación, ofrezca alternativas que puedan abordar esas inquietudes sin cambiar el proceso de flujo de trabajo.
- Explica tus procesos: Ferruggia, de DesignRush, dice: "Ayuda a educar [a tus clientes] sobre tu proceso y cómo beneficia al resultado del proyecto." Será mucho más probable que acepten su forma de hacer las cosas si entienden la intención y el beneficio esperado.
- Permanezca abierto a sus ideas: Como dice el viejo adagio, el cliente siempre tiene razón. Aunque quieras mantener la estructura que te permite llevar a cabo tu trabajo, es útil seguir siendo flexible. "Empieza por entender sus necesidades y expectativas específicas, y luego diseña la mejor estrategia para incorporar sus comentarios sin obstaculizar el flujo de trabajo", dice Naydenov. "La flexibilidad es clave, pero mantener el proceso básico que funciona para tu equipo es igual de importante".
Ferruggia se hace eco de esta idea. "Estar abierto a aportaciones valiosas a veces puede dar lugar a adaptaciones constructivas", afirma.
En términos más generales, tanto Ferruggia como Naydonev subrayan la importancia de comprender las necesidades del cliente y gestionar intencionadamente esa relación.
"La gestión de las expectativas del cliente empieza por fijar plazos claros y realistas, mantener una comunicación abierta e informarle periódicamente de los avances del proyecto", afirma Ferruggia. "Es igualmente importante comprender a fondo la visión del cliente para garantizar que el producto final se ajusta a sus expectativas".
"Mis principales consejos para gestionar las expectativas de los clientes en un proyecto creativo incluyen establecer protocolos de comunicación claros y garantizar una transparencia total en el avance del proyecto", dice Naydonev. "Es fundamental ofrecer actualizaciones periódicas para mantenerles informados y gestionar sus expectativas".
Automatización del flujo de trabajo creativo
La automatización del flujo de trabajo creativo se refiere al software que una organización utiliza para agilizar las tareas repetitivas dentro de un proceso creativo. La automatización puede ahorrarle tiempo y reducir las tareas manuales o tediosas para que pueda dedicar más tiempo al trabajo creativo en sí.
Automatización es un término amplio que puede englobar diversas funciones específicas. Muchos equipos creativos utilizan la automatización para hacer lo siguiente:
- Centralice los activos creativos: Almacena, realiza un seguimiento y gestiona todos los activos creativos en una solución centralizada basada en la nube, lo que permite a los miembros del equipo acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Facilite la retroalimentación directa: Proporcione comentarios directamente sobre los diseños, eliminando preocupaciones sobre problemas de control de versiones.
- Automatice las notificaciones: Configura notificaciones y alertas automatizadas de los cambios de estado para asegurarte de que todo el mundo está al día.
- Seguimiento de plazos y presupuestos: Siga los plazos y presupuestos en tiempo real para mantener el control sobre el progreso y las finanzas del proyecto.
- Utilice plantillas de proyecto: Crea plantillas de planes de proyectos maestros para agilizar la configuración y evitar redundancias con cada nuevo proyecto.
- Distribuir archivos esenciales: Distribuya los archivos a los miembros adecuados del equipo para mantener la eficiencia del flujo de trabajo.
- Enrutamiento para aprobaciones: Dirija los expedientes a través de los canales necesarios para su aprobación con el fin de garantizar la calidad y el cumplimiento.
"Para mí, la automatización del flujo de trabajo creativo consiste en utilizar soluciones digitales para mejorar la productividad y minimizar las tareas manuales, lo que ha dado lugar a una asignación de recursos más eficiente y a mejores plazos de los proyectos", afirma Naydonev, de Businessmap. "Las ventajas son múltiples, entre ellas una mayor responsabilidad, una mejor priorización de las tareas y un ahorro de tiempo general".
Obtenga más información en esta guía sobre las ventajas de la automatización del flujo de trabajo.
Por qué necesita un buen proceso de flujo de trabajo creativo
Cualquier organización que haga un trabajo creativo tiene entregas y plazos. Esas entregas (el trabajo creativo en sí) y sus plazos pueden interrumpirse continuamente cuando no hay un proceso que establezca el inicio, desarrollo y aprobación del trabajo. Todos los implicados deben conocer los detalles del proyecto, lo que necesita para avanzar, quién ha hecho aportaciones y quién no, y si va por buen camino para entregarlo a tiempo.
Contar con un proceso de flujo de trabajo creativo que controle y dirija todo el trabajo puede ayudar a evitar confusiones, además de ahorrar tiempo y dinero. Entre las organizaciones que aplican habitualmente procesos de flujo de trabajo creativo se incluyen empresas de diseño gráfico, agencias de publicidad y agencias creativas digitales (a veces denominadas simplemente agencias digitales). Pero muchas otras organizaciones también implementan el proceso para ser más eficientes. Algunas organizaciones han implementado un proceso de flujo de trabajo creativo que es más antiguo, uno limitado a correos electrónicos, hojas de cálculo, reuniones y comunicación continua. Otros utilizan soluciones de software o software como servicio (SaaS) para ayudar a gestionar el flujo de trabajo.
Cree flujos de trabajo creativos potentes con la gestión del trabajo en tiempo real en Smartsheet
Los mejores equipos de marketing saben lo importante que es tener una administración efectiva de las campañas, operaciones creativas consistentes y una logística de los eventos confiable. Smartsheet lo ayuda a ser exitoso en los tres frentes, para que sea más eficiente y que logre más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.
