Cómo la automatización del flujo de trabajo puede hacer que su organización sea más eficiente

By Kate Eby | 10 Enero 2019 (actualizado 29 Septiembre 2023)

Los procesos que ayudan a manejar nuestros negocios, por más importantes que sean esos procesos, pueden ser repetitivos, tediosos y requerir poco pensamiento estratégico. También pueden ser propensos a errores humanos, obstaculizar el proceso mientras el negocio intenta avanzar. Es por eso que la automatización del flujo de trabajo puede ser tan útil e importante para la organización.

En este artículo, se ofrece una visión completa de qué es la automatización del flujo de trabajo, cómo puede implementarla en su negocio y consejos de expertos sobre cómo puede hacer que su negocio sea más eficiente y eficaz.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo es el sistema mediante el cual una organización utiliza la tecnología para completar de manera más eficiente algunos de sus procesos de negocios. Si se hace bien, la tecnología ejecutará procesos regulares y a menudo simples de manera más rápida y eficaz, lo que liberará tiempo a los empleados de una organización para abordar el trabajo más complejo.

Antecedentes e historia de la automatización del flujo de trabajo

La historia de la automatización del flujo de trabajo se remonta a la década de 1920 y al trabajo pionero de Frederick Taylor y Henry Gantt para ayudar a las empresas y los fabricantes a comprender la eficiencia industrial. Taylor y Gantt (quienes desarrollaron el diagrama de Gantt, el cual se sigue usando en la actualidad) fueron algunos de los primeros consultores de gestión que ayudaron a las organizaciones a entender cómo completar de manera más eficiente los procesos de fabricación y negocios.

En la década de 1980 y 1990, las personas empezaron a usar la tecnología informática para ayudar a las organizaciones a comprender y gestionar mejor el flujo de trabajo. El trabajo que hace la tecnología ahora se considera automatización del flujo de trabajo.

¿Qué es la automatización en los negocios?

Una serie de procesos de negocios pueden realizarse de manera más eficiente si se automatizan (es decir, con una atención mínima de las personas). Los procesos empresariales en los departamentos de recursos humanos, contabilidad y abastecimiento, entre otros, pueden ser más eficientes a través de la automatización.
 

¿Por qué es importante la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo puede ayudar a cualquier organización a realizar tareas habituales (y, a veces, monótonas), que a las personas les lleva más tiempo, de manera más eficiente y eficaz. Dado que el trabajo se realiza de manera más eficiente y, a veces, con mayor precisión, la automatización ahorra dinero a las organizaciones. También libera a los empleados de una organización para abordar trabajos más complejos que requieren un pensamiento más estratégico y que no pueden automatizarse.

Ari Meisel

“If I have a process that can be automated, then a person shouldn’t be doing it,” says Ari Meisel, author of The Art of Less Doing and an efficiency speaker and expert. Meisel says his recommendation is to always seek ways for automation to replace a person — but not to end the person’s job. “It’s not about replacing people,” he says. “It’s about the ability to focus on what you do best.”

Cómo la automatización del flujo de trabajo puede beneficiar a su organización

La automatización del flujo de trabajo puede beneficiar a las organizaciones de varias maneras, incluidas las siguientes:

  • Facilita la supervisión de personas.

  • Optimiza ciertos procesos de negocios.

  • Mejora la gestión de carga de trabajo.

  • Reduce las tareas repetitivas.

  • Ayuda a crear documentos actualizados y coherentes.

  • Crea formularios personalizados para capturar datos importantes y comprender mejor cómo usarlos.

  • Permite a las organizaciones analizar más fácilmente sus procesos y flujos de trabajo para seguir mejorando.

  • Permite ciclos de ventas más cortos.

  • Amplía la capacidad de los empleados para trabajar fuera de las oficinas principales.

  • Aumenta el compromiso de los clientes.

  • Ayuda a aumentar las opciones de autoservicio para los clientes.

  • Aumenta la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.

  • Permite a los empleados enfocarse en tareas más complejas y estratégicas.

  • Minimiza los errores.

  • Aumenta la rendición de cuentas.

  • Reduce los costos.

  • Aumenta la satisfacción laboral de los empleados.

  • Aumenta el respeto a las reglas de cumplimiento.

  • Reduce los ciclos de aprobación.

Datos concretos sobre los beneficios en el mundo real de la automatización del flujo de trabajo

Los estudios han demostrado que la automatización del flujo de trabajo puede ofrecer resultados reales que pueden aumentar la rentabilidad de una empresa. Por ejemplo:

  • Annuitas Group publicó los resultados de una encuesta que reveló que, mediante una combinación de automatización de procesos y de marketing, las empresas encuestadas obtuvieron un incremento del 417 por ciento en los ingresos.

  • Cisco Systems automatizó su proceso de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y eliminó 75 mil llamadas de clientes por mes y ahorró más de 270 millones de dólares anuales en gastos operativos, según el Business Process Management Journal.

Tipos de trabajo en los que la automatización del flujo de trabajo puede ser útil

Faith Kubicki

Workflow automation can be useful in literally thousands of business processes. But it can be especially helpful in a number of processes that most business and organizations undertake. According to Faith Kubicki, Content Marketing Manager at IntelliChief, an enterprise content management company, these common processes include the following:

  • recopilar facturas y enviarlas a los procesadores correspondientes

  • confirmar que cada factura es correcta y programar los pagos de proveedores

  • colaborar en contratos, solicitudes de compras y otros pedidos de trabajo internos

  • recopilar los pedidos de los clientes y enviarlos para que se ejecuten

  • supervisar el estado de pago de cada cuenta

  • crear y mantener los archivos de los empleados en el departamento de recursos humanos de una organización

  • procesar y realizar el seguimiento de las solicitudes especiales del cliente

  • mantener un libro mayor

  • facturar bienes o servicios a los clientes

  • recopilar los contratos y la información transaccional para auditorías financieras

¿Su organización está lista para la automatización del flujo de trabajo?

Si bien muchas de estas tareas se pueden encontrar en muchos sectores y empresas, podría haber otros procesos en su negocio que se beneficiarían de la automatización. Con eso en mente, ¿qué procesos podría considerar automatizar primero?

Meisel, autor y experto en eficiencia, sugiere que casi todos los negocios podrían estar listos para una solución de automatización del flujo de trabajo, siempre y cuando la empresa tenga al menos $300 mil dólares en ingresos anuales. Si su negocio es más pequeño, explica: “Debe centrarse en las ventas” antes de considerar soluciones significativas de automatización del flujo de trabajo.

Para cualquier negocio con al menos $300 mil dólares en ingresos, los líderes pueden hacerse algunas preguntas básicas para decidir si es necesario proceder con la automatización del flujo de trabajo, en esencia, cuando el tiempo y los costos aumentarían exponencialmente la eficiencia.

A continuación, le mostramos algunas preguntas básicas:

  • ¿Tiene una serie repetitiva de tareas para implementar?

  • ¿Tiene un proceso, o una serie de procesos, que están estandarizados?

  • ¿Ya tiene formularios en papel para algunos de esos procesos?

  • ¿Es común la falta de comunicación en su organización?

  • ¿La responsabilidad es, a veces, confusa para la efectividad de los procesos?

  • ¿El estado de una tarea es, a veces, confuso o impreciso para los miembros de su organización?

Workflow Automation Checklist

Descargar la lista de verificación de preparación para la automatización del flujo de trabajo

Pasos para lograr la automatización del flujo de trabajo

La automatización del flujo de trabajo no sucede porque sí, ni es algo que simplemente compra e instala para transformar sus procesos empresariales. La organización y los líderes deben hacer un análisis de sus operaciones actuales para comprender dónde y cómo puede beneficiar a su negocio. A continuación, le mostramos algunos pasos principales:

  • Identifique y mapee algunos de los procesos de negocios que están listos para mejorar a través de la automatización del flujo de trabajo, incluidos los procesos repetitivos u otros procesos que necesitan mejorar.

  • Defina las metas generales del negocio y describa cómo al mejorar un proceso específico a través de la automatización del flujo de trabajo puede ayudar a alcanzar esas metas.

  • Defina cómo medirá, de manera objetiva, si la automatización del flujo de trabajo está mejorando el proceso de negocios.

  • Explore los servicios o software de automatización del flujo de trabajo que puedan ayudar con esos procesos.

  • Implemente los servicios o software durante un período de prueba definido.

  • Al final del período de prueba, use las medidas objetivas acordadas para evaluar si la automatización ha mejorado el proceso de la empresa.

“Una iniciativa de automatización del flujo de trabajo puede ser tan grande o tan pequeña como prefiera la empresa”, explica Kubicki de IntelliChief. “Puede automatizar uno o dos de los procesos que demandan más tiempo o una variedad de flujos de trabajo de toda la organización”.

¿Qué es el software de automatización del flujo de trabajo?

El software de automatización del flujo de trabajo ayuda a las organizaciones a evaluar sus procesos, mapearlos y describir formas de llevarlos a cabo de manera más eficaz a través de la automatización.

Cómo usar el software de automatización del flujo de trabajo

El software suele estar disponible a modo de aplicación de software como servicio (SaaS). La mayoría del software almacena datos de manera automática y los integra con otras aplicaciones de software y aplicaciones web que su empresa podría usar.

Aspectos que se deben buscar en el software de automatización del flujo de trabajo y un sistema de automatización del flujo de trabajo

Busque atributos importantes en el software de automatización del flujo de trabajo, o en cualquier sistema de automatización del flujo de trabajo, que le permitan ser eficaz. Entre los atributos importantes se incluyen los siguientes:

  • la capacidad de automatizar varios flujos de trabajo en toda la organización

  • la capacidad de conectarse con otros softwares y otros sistemas

  • el flujo de trabajo representado de formas fáciles de usar, incluso de manera gráfica

  • basado en la nube (o al menos la opción de usarlo como basado en la nube)

  • notificaciones continuas cuando se completan las tareas

  • capacidad de generar informes que muestran el progreso del proceso y las metas más grandes de la empresa

  • capacidad de mostrar flujos de trabajo paralelos

  • controles de acceso basados en el rol de una persona dentro de su organización

  • funcionalidades móviles

  • indicadores de estado de los acuerdos de nivel de servicio que su organización puede tener con terceros

Ejemplos de soluciones de software de flujos de trabajo específicas

Hay cientos de soluciones de software que pueden ayudar con la automatización del flujo de trabajo. Estas son algunas de las soluciones líderes:

  • ProcessMaker

  • Integrify

  • Comindware Tracker

  • Flokzu

  • Zapier

  • Kissflow

  • FastFlow

  • Process Director (BP Logix)

  • TrackVia

  • GravityFlow

¿Cómo sabe qué modelo es adecuado para su empresa? Utilice este diagrama para tener una idea de las funciones básicas que ofrece cada uno, para que pueda reducir las opciones a tres o cuatro productos principales para evaluar.

Worfklow software matrix

Cómo puede ayudar a su negocio la automatización de captura de documentos

Un tipo de automatización del flujo de trabajo llamado automatización de captura de documentos es cada vez más importante para la mayoría de las empresas. El proceso, que forma parte de muchos sistemas de automatización del flujo de trabajo, ayuda a la empresa a capturar y almacenar cualquier documento, en papel, PDF, correo electrónico u otros documentos, como un archivo digital similar.

El proceso le permite ordenar el documento con mayor facilidad por tipo de documento, extraer información de él y enviarlo al departamento correspondiente en la empresa. La automatización de captura de documentos puede aumentar significativamente la eficiencia y reducir los errores.

¿Cómo lograr la automatización del flujo de trabajo en un entorno de negocio electrónico?

La automatización del flujo de trabajo puede ser excepcionalmente útil e importante en el comercio electrónico. Puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los clientes, lidiar con las inquietudes de los clientes y ejecutar procesos de manera más eficiente que puedan ayudar a su empresa de comercio electrónico a superar a la competencia. A continuación, le mostraremos varios procesos de comercio electrónico que pueden mejorarse con la automatización del flujo de trabajo:

  • Abandono del carrito: Algunos estudios han demostrado que la mayoría de los “carritos de compras” del comercio electrónico se abandonan antes de realizar una compra. Un estudio de eMarketer indicó que el valor de todos esos carritos abandonados fue de casi 5 billones de dólares en 2015. Si se contacta a esos clientes poco después de que abandonan los carritos, es más probable que completen un pedido. El software de automatización del flujo de trabajo puede enviar correos electrónicos de forma automática a los clientes potenciales en las horas o días posteriores a que hayan abandonado el carrito.

  • Atención al cliente: Si bien los empleados realizan directamente la mayor parte de la atención al cliente, existen oportunidades para que la automatización del flujo de trabajo complemente sus esfuerzos. Algunos programas informáticos permiten que los clientes envíen solicitudes de servicio con suficiente detalle para que el software pueda priorizar y asignar las solicitudes a ciertos equipos de atención al cliente de manera automática. El sistema permite una mejor gestión de las solicitudes en función de la urgencia y el área temática.

  • Gestión automatizada de inventarios: La automatización del flujo de trabajo puede ayudar a realizar un seguimiento del inventario en tiempo real en las tiendas en línea, para garantizar que se informe a los clientes de inmediato cuando un artículo esté agotado y la entrega se retrasará.

  • Ayuda con las facturas: Utilice la automatización del flujo de trabajo para realizar un seguimiento de los recibos y las facturas pagadas y no pagadas. El software puede sincronizar esa información con otra información financiera, incluidos los datos fiscales.

  • Ayuda con el marketing: El marketing en línea y en las redes sociales es esencial para las empresas de comercio electrónico. Una serie de servicios pueden ayudar a programar publicaciones en redes sociales y otros contenidos en línea para su negocio electrónico.

  • Impulse y supervise las reseñas en línea de su producto o servicio: Nielsen descubrió que las reseñas en línea obtuvieron un 70% de aprobación de los clientes, una cifra mucho más alta que la mayoría de las formas de publicidad. Y, según un estudio realizado por Dimensional Research, más del 90% de los clientes indica que las reseñas en línea influyen en sus decisiones de compra.

    El software de flujo de trabajo puede generar correos electrónicos automáticos poco después de la compra de un consumidor, que lo anime a enviar reseñas en línea del producto. El correo electrónico también puede realizar un seguimiento del cliente para asegurarse de que esté satisfecho con la compra y el proceso de compra.

  • Ayuda con el análisis: Es fundamental comprender los datos sobre el tráfico en línea de un negocio electrónico y el comportamiento de sus clientes. El software de automatización del flujo de trabajo puede generar automáticamente informes programados que proporcionen una amplia gama de esos datos.

Consejos de expertos para considerar e implementar la automatización del flujo de trabajo

Intentar implementar la automatización del flujo de trabajo en su negocio sin pensar de manera estratégica probablemente lo lleve al fracaso. Ese fracaso le costará tiempo y dinero a la organización, y creará una resistencia organizativa para volver a intentarlo. Por lo tanto, es importante pensar y planificar qué proceso de negocios debe abordar primero y cómo implementar la automatización del flujo de trabajo en el proceso. A continuación, le mostramos algunas recomendaciones de expertos sobre cómo abordar estratégicamente su primer proyecto de automatización del flujo de trabajo:

Eoin Hinchy

Choose transformational projects to kick off your automation. Automate small tasks for a large impact. “As with any disruptive technology, it’s important to start small and demonstrate value early,” says Eoin Hinchy, the founder of an enterprise automation platform called Tines. “Choose one or two use cases which are repetitive and prone to human error. Use these to prove the efficiency and accuracy improvements that workflow automation tools can provide.”

  • Implemente la automatización solo en áreas en las que haya una necesidad obvia y tenga sentido.

  • Concéntrese primero en gestionar las tareas más repetitivas.

  • Tome los procesos manuales existentes e introduzca de manera gradual herramientas de automatización para mejorarlos. Pida a los empleados que entienden el trabajo diario y los problemas que armen un mapa detallado de cada proceso de principio a fin. “Muchas organizaciones tienen problemas con el conocimiento tribal; es decir, con los detalles importantes que las personas que realizan determinadas tareas conocen como resultado de la experiencia, pero que no están documentados en las políticas oficiales de una empresa”, explica Kubicki. “Esto puede llevar a que ciertos pasos queden excluidos de un flujo de trabajo recién automatizado. Las empresas deben tomarse el tiempo necesario para entender a los empleados que están en las trincheras, no solo a los directores tecnológicos, los directores financieros, los directores de informática u otros ejecutivos encargados de tomar decisiones”.

  • Automatice tanto la participación interna como la externa.

  • Cree (o asegúrese de que la automatización del flujo de trabajo cree intrínsecamente) conexiones automatizadas entre varios softwares que la empresa utiliza.

  • Audite los procesos de negocios para conseguir una optimización potencial.

  • Asegúrese de que la automatización del flujo de trabajo de su empresa no requiera profundos conocimientos técnicos para funcionar.

  • Asegúrese de que sus empleados estén disponibles para centrarse en su misión central y considere la automatización eventual para todo lo demás. Manténgase flexible. “Los flujos de trabajo evolucionan a medida que las empresas crecen”, afirma Kubicki. “Las empresas deben evaluar sus procesos de manera continua y actualizar su enfoque de automatización en consecuencia”.

Cómo puede ayudar la automatización del flujo de trabajo en sectores específicos

La automatización del flujo de trabajo puede ser útil para procesos de negocios específicos en sectores específicos. También puede ayudar con los procesos dentro de departamentos específicos en la mayoría de las empresas e industrias.

Industrias

Atención médica:

  • La transferencia de información en los registros de salud electrónicos del paciente que se realiza de forma digital, pero que, si la realiza el personal, será propensa a errores.

  • El ingreso y el alta del paciente, con médicos que gestionan algunas altas con una aplicación móvil.

  • Cronogramas de trabajo del personal y rotaciones de guardias.

Legal:

  • Automatice la facturación a través de software de seguimiento de tiempo vinculado al software de facturación.

  • Gestione los plazos de los casos legales.

  • Utilice plantillas para unir partes de documentos legales.

  • Envíe las solicitudes de revisiones y aprobaciones de contratos y realice un seguimiento al respecto.

  • Ingrese la información del cliente nuevo.

Impresión:

  • Asegúrese de que los trabajos entrantes estén asignados a la tecnología adecuada del negocio.

  • Mida el desempeño de los operadores en equipos específicos para garantizar que los mejores operadores se asignen al equipo adecuado.

  • Supervise las operaciones y determine en qué tipo de trabajo se invierte más tiempo.

Departamentos específicos:

Desarrollo/Operaciones:

  • desarrollo y prueba código de software

  • implementación del código

  • recopilación de métricas de la producción

  • organización de la cartera de desarrollo de operaciones

Tecnología de la Información:

  • solicitudes de servicio

  • configuración de cuentas nuevas

  • solicitudes de cambio

  • solicitudes relacionadas con nuevos proyectos

  • lidiar con incidentes de seguridad

Finanzas:

  • solicitudes de gastos de capital

  • aprobaciones de gastos

  • cambios en los salarios

  • automatización de cuentas por pagar

Marketing:

  • aprobaciones para campañas

  • gestión de cuestiones de marca corporativa

Instalaciones:

  • traslado de oficinas

  • programación de recursos

  • supervisión del acceso a las instalaciones

  • solicitudes de traslado de empleados

Ventas:

  • aprobaciones de descuentos en precios

  • aprobaciones de propuestas

  • aprobaciones de presupuestos

Recursos Humanos:

Compras:

  • adquisiciones generales

  • aprobaciones de gastos de capital

  • gestión de proveedores

  • aprobaciones para facturas

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