Importancia de identificar la ruta crítica en la gestión de proyectos
Para los gerentes de proyectos, la ruta crítica es la secuencia más larga de tareas dependientes de un proyecto. Al identificar la ruta crítica, los gerentes de proyectos pueden priorizar más fácilmente las tareas, crear cronogramas realistas, mantener los proyectos dentro del presupuesto y reducir o compensar las demoras.
Los gerentes de proyectos pueden determinar la duración total del proyecto calculando el tiempo entre el inicio de la primera tarea y el final del último punto en la ruta crítica. Las tareas que sean independientes o pertenezcan a una cadena más corta de tareas dependientes no se suman a la duración total del proyecto y, por lo tanto, no están en la ruta crítica. La ruta crítica es el concepto central del método de ruta crítica (CPM), una técnica de programación y gestión de proyectos que se desarrolló por primera vez en la década de 1950. Si bien el método de ruta crítica todavía se utiliza con mayor frecuencia para gestionar proyectos de sistemas de construcción, aeroespacial y de defensa, sus principios básicos son aplicables a cualquier sector.
Cuando los gerentes de proyectos anticipan demoras en el uso de la ruta crítica, es más probable que mantengan los proyectos dentro del presupuesto. Ya sea que incurra en sanciones por demora en la entrega, necesite acelerar el envío o de repente requiera personal adicional, las demoras inesperadas casi siempre son costosas. Al revisar la ruta crítica, los gerentes de proyectos pueden encontrar formas de compensar las demoras y anticipar necesidades adicionales de recursos que deben tenerse en cuenta en el presupuesto.
Las tareas de la ruta crítica siguen cuatro tipos de dependencias: de fin a inicio, de fin a fin, de inicio a inicio y de inicio a fin. En el caso de fin a inicio, un equipo no puede comenzar a trabajar en una tarea hasta que se finalice la tarea anterior. Por ejemplo, al construir un edificio, los trabajadores deben verter los cimientos antes de poder comenzar a enmarcar, por lo que el vertido de cimientos y el enmarcado son dos tareas dependientes de la ruta crítica. En conjunto, estas tareas crean una cadena de actividades interdependientes que deben ocurrir en cierto orden para alcanzar el objetivo del proyecto.
Los gerentes de proyectos consultan y actualizan el cronograma de ruta crítica con frecuencia cuando un proyecto está en marcha. Los diagramas de red de ruta crítica y las plantillas de ruta crítica ayudan a los gerentes de proyectos a crear representaciones visuales claras de los cronogramas de los proyectos, de modo que los equipos puedan acceder y comprender rápidamente la información importante. Los cronogramas de ruta crítica a menudo aparecen como diagramas de Gantt, que son herramientas visuales útiles para comunicar dependencias, trabajo simultáneo, progreso e hitos. Para obtener más información sobre cómo funcionan juntos los diagramas de Gantt y CPM, consulte esta guía exhaustiva.
Por último, identificar su ruta crítica es importante si surgen disputas legales. Cuando los contratistas y propietarios no se ponen de acuerdo sobre quién es el responsable de las demoras, o si una demora o exceso de costos activa cláusulas de sanción del contrato, la documentación clara de la ruta crítica puede servir como prueba importante y protegerlos a usted y a su empresa de la responsabilidad.
Ventajas del método de ruta crítica
El método de ruta crítica es una forma confiable para que los gerentes de proyectos presupuesten el tiempo y asignen recursos. Las ventajas de CPM incluyen una mayor precisión y flexibilidad en la programación, una comunicación más clara entre los gerentes de proyectos y las partes interesadas, una priorización de tareas más sencilla y mucho más.
Bill Pepoon, socio gerente y fundador de Construction Science, señala que en un proyecto de construcción comercial típico, solo alrededor del 20% de las actividades se encuentran en la ruta crítica. Es posible que la cuadrilla esté realizando gran parte del 80% restante, pero a menos que realice el trabajo crítico, se está quedando rezagada.
“La ruta crítica lo mantiene centrado en el objetivo y deja en claro lo que debe hacer para cumplir con el cronograma”, explica Pepoon. Sin identificar y priorizar esas actividades, los gerentes de construcción pueden tener una falsa sensación de progreso.
“Cuando les pregunto si han trabajado lo suficiente para cumplir con el cronograma”, señala, “a menudo se sorprenden. Si no pueden demostrar que han avanzado en ese 20% del trabajo, han perdido tiempo”.
A continuación, le mostramos los beneficios clave que los gerentes de proyectos pueden esperar al adoptar el método de ruta crítica:
- Comunicación más sólida: Los cronogramas de los métodos de ruta crítica requieren la opinión de los actores clave en todas las etapas del ciclo de vida de un proyecto. Reunir la experiencia de distintos miembros del equipo y subcontratistas, desde arquitectos hasta electricistas y gerentes de construcción, hace que el cronograma sea más realista y sólido desde el principio.
- Priorización más fácil: Identificar la ruta crítica ayuda a los gerentes de proyectos a aclarar las prioridades y determinar la flotación de cada tarea. La flotación, También conocida como holgura, mide cuánto tiempo puede demorarse una tarea antes de que afecte la fecha de finalización. Las tareas de ruta crítica tienen flotación cero, mientras que las actividades no críticas tienen flotación positiva. Determinar la flotación de cada tarea ayuda a los equipos a evaluar las prioridades. Cuanto menor sea la flotación, mayor será la prioridad.
- Precisión mejorada en la programación: El método de ruta crítica es una herramienta popular y confiable para mejorar la precisión de los cronogramas del proyecto. Muchos gerentes de proyectos utilizan CPM en conjunto con la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT), otra herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a calcular la duración total del proyecto. Si bien CPM se centra en actividades predecibles, PERT incluye los eventos imprevisibles, con lo cual se crean tres posibles cronogramas: más optimistas, más pesimistas y más realistas. Al usar PERT y CPM, los gerentes de proyectos pueden crear las previsiones más precisas posibles.
- Mejor detección de riesgos: Los cronogramas de ruta crítica dejan en claro las relaciones entre las tareas dependientes, para que los gerentes de proyectos puedan predecir mejor los efectos de una demora. CPM evita más sorpresas y ofrece oportunidades con mayor anterioridad para hacer correcciones que otros métodos que no realizan un seguimiento de las dependencias.
- Mayor adaptabilidad: Cuando el trabajo no se desarrolla según el plan, los diagramas de red de CPM ofrecen a los gerentes de proyectos las herramientas para reformular rápidamente el cronograma. Ciertos programas de software pueden incluso modelar los efectos de diferentes ajustes, para que los gerentes de proyectos puedan comparar los resultados y seleccionar la opción más beneficiosa. Al usar software, dice Pepoon, “se puede recalcular el cronograma en una fracción de un segundo”.
- Más impacto visual: Los diagramas de red de CPM y las representaciones de diagramas de Gantt de los cronogramas de ruta crítica ofrecen a los gerentes de proyectos una comprensión rápida del cronograma y el progreso de un proyecto. Al consultar estas herramientas visuales, los gerentes de proyectos y los miembros del equipo pueden desarrollar una comprensión más intuitiva de la trayectoria de un proyecto de lo que podrían con una opción menos dinámica de manera visual.
Desventajas del método de ruta crítica
A pesar de estas ventajas, el método de ruta crítica tiene inconvenientes, como su incapacidad para captar restricciones de recursos. Si bien el software de CPM puede reducir el trabajo manual, también requiere investigaciones complejas y puede no ser adecuado para todos los tipos de proyectos.
A continuación, le mostramos algunas de las desventajas más frecuentes del uso del método de ruta crítica:
- Aumento de la complejidad: El método de ruta crítica implica cálculos complejos con muchas partes dinámicas. Si bien el software puede automatizar los cálculos, ingresar información precisa requiere una investigación detallada y no elimina el riesgo de error humano. “No se puede confiar demasiado. Hay que verificar de forma independiente el cronograma de los resultados”, señala Pepoon. “Cada día encuentro conflictos y anomalías”.
- Aplicabilidad disminuida: No todos los tipos de proyectos se prestan al método de ruta crítica. Por ejemplo, el CPM requiere que los cronogramas sean predecibles y repetibles. El CPM no es adecuado para proyectos creativos, como el diseño de productos o las tareas de investigación, que a menudo se combinan de maneras imprevisibles. En el otro extremo del espectro, las actividades repetitivas o independientes no son adecuadas para el CPM. Por ejemplo, un programa de mantenimiento semanal puede implicar la limpieza de decenas de máquinas, pero el orden en que las máquinas son atendidas no importa. En esta situación, el CPM no agrega valor porque no hay dependencias de tareas, por lo que no hay una ruta crítica.
- Atención reducida a las tareas de gran flotación: Al usar el método de ruta crítica, los gerentes de proyectos se centran en las tareas de ruta crítica. Si bien la ruta crítica determina la duración total del proyecto, el uso de este método puede facilitar la omisión de las tareas no críticas o de gran flotación, lo que genera demoras. Por ejemplo, instalar el sistema eléctrico en un edificio nuevo no está en la ruta crítica porque esto puede ocurrir durante un gran período de tiempo. Sin embargo, si los gerentes de proyectos se olvidan del trabajo de cableado o lo demoran demasiado, seguirá afectando la fecha de finalización.
- Menos información sobre las restricciones de recursos: Otra desventaja del método de ruta crítica es que no brinda una buena visión de cómo las restricciones de recursos afectan la programación de proyectos. El diagrama de red y el cronograma de CPM no tienen en cuenta la disponibilidad de equipos o recursos de mano de obra. Al mismo tiempo, el CPM no destaca la superposición del uso de recursos, lo que puede generar congestión. Por ejemplo, las superposiciones en el cronograma pueden significar demasiados trabajadores en un centro de servidores o demasiada maquinaria pesada en una obra de construcción. Las superposiciones desapercibidas también pueden causar el apilamiento de oficios, que se produce cuando trabajadores de distintos oficios, como electricistas y plomeros, intentan trabajar en el mismo lugar en simultáneo, lo que puede causar demoras, riesgos de seguridad y costos imprevistos. Estos problemas se agravan cuando una empresa tiene varios proyectos en marcha y debe coordinar los recursos entre ellos. El CPM por sí solo no es útil para detectar estos problemas. Los gerentes de proyectos tendrán que buscar la experiencia de otros profesionales y las técnicas de programación basadas en recursos para obtener la información necesaria sobre la administración de recursos.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Incorpora el conocimiento de todas las partes interesadas | Complejo |
| Mejor priorización del trabajo | Uso intensivo de recursos |
| Mayor precisión | Solo útil para determinados tipos de proyectos |
| Ayuda a detectar los problemas con anticipación | Hace que sea más difícil ver problemas con las tareas no críticas |
| Facilita la adaptación del cronograma | No tiene en cuenta las restricciones de recursos |
| Visual | Curva de aprendizaje pronunciada |
Cómo decidir si la programación de la ruta crítica es adecuada para su proyecto
Si bien el método de ruta crítica puede ayudar a los gerentes de proyectos a priorizar las tareas de muchos proyectos, no siempre es la solución adecuada. Es importante evaluar su proyecto con anticipación y determinar si el CPM agregará valor a este.
Las siguientes son algunas consideraciones clave a la hora de decidir si el método de ruta crítica es el adecuado para su proyecto:
- Requisitos del cliente: ¿Exige su cliente un cronograma de CPM? Con ciertos clientes, como grandes agencias gubernamentales y entidades públicas, producir un cronograma de ruta crítica es obligatorio. Estos proyectos a menudo implican grandes inversiones y requieren controles del proyecto, como CPM, que brindan al cliente que encarga el servicio la supervisión del progreso. Si el cliente exige el CPM, no tiene más remedio que usarlo.
- Obligaciones contractuales: ¿Su contrato incluye cláusulas de sanción que requieren documentación de CPM? Los contratos para proyectos costosos y urgentes a menudo contienen cláusulas que imponen sanciones a los contratistas por demoras, a menos que el contratista pueda demostrar que las demoras fueron causadas por factores incontrolables o que el cliente es el culpable. Si un contrato especifica que un cronograma de CPM es la base para fundamentar reclamos y contrademandas, los gerentes de proyectos tendrán que implementar el CPM. Incluso cuando los contratos no lo especifican, los tribunales suelen reconocer al CPM como legítimo, por lo que es una buena idea usar la programación del CPM cuando las demoras puedan tener repercusiones financieras o legales.
- Previsibilidad del trabajo: ¿El trabajo es novedoso o indefinido? El método de ruta crítica se basa en previsiones precisas de la duración de la tarea. Un proyecto que es novedoso, o involucra tareas que nunca se han hecho antes, y proyectos con tasas de producción inciertas, como proyectos creativos, no son una buena combinación para el CPM. Del mismo modo, los proyectos que requieren que los gerentes definan el trabajo a medida que avanzan, como los proyectos de descubrimiento o investigación, no son adecuados para la programación del CPM.
- Plazos: ¿El proyecto tiene una fecha crítica de finalización? Los mayores puntos fuertes de la programación del CPM son su precisión y su potencial para permitir a los planificadores de proyectos adaptarse a los cambios sin afectar las fechas de finalización. Si la fecha de finalización es flexible, los gerentes de proyectos deben evitar el proceso complejo y lento de usar el CPM.
- Dependencias de tareas: ¿Las tareas deben completarse en un orden específico? Para que los gerentes de proyectos creen una ruta crítica, los proyectos deben tener dependencias de tareas. Si el proyecto no tiene un orden crítico de actividades, entonces el CPM no agregará valor al proyecto.
- Valor y duración del proyecto: ¿El proyecto tiene un alto valor? ¿La duración del proyecto superará las seis semanas? Producir y gestionar un cronograma de ruta crítica requiere muchos recursos, por lo que los gerentes de proyectos solo deben aplicar el CPM a proyectos que tengan un alcance, una duración y un valor significativos. Si bien hay excepciones, un buen candidato para el CPM suele ser un proyecto que es complejo y dura al menos unos meses. Estos proyectos generalmente involucran varios flujos de trabajo y mano de obra especializada o subcontratistas. En términos de costo, según profesionales como Bill Pepoon y las pautas de compra o los requisitos de contratación para las agencias gubernamentales, los presupuestos de más de USD 750.000 o USD 1 millón suelen justificar el CPM. Algunas agencias públicas establecen un umbral mínimo del contrato, a menudo de USD 1 millón, que requiere un cronograma de CPM. El número adecuado es relativo al tamaño, la financiación y los riesgos financieros de un proyecto. Por ejemplo, una empresa emergente o una pequeña empresa que corre el riesgo de cerrar si se enfrenta a consecuencias legales o financieras por demoras puede optar por el CPM incluso si el presupuesto está por debajo de USD 1 millón.
Para obtener ayuda adicional para decidir si el método de ruta crítica es el adecuado para su proyecto, puede recorrer el siguiente árbol de decisiones. Si bien puede haber otras razones para usar el CPM, como su aplicación a proyectos simples como experiencia de aprendizaje, este árbol de decisiones será una guía útil en la mayoría de los casos.
Aproveche al máximo el CPM para sus proyectos con Smartsheet
De la administración básica de tareas y de proyectos hasta la administración compleja de recursos y portafolios, Smartsheet lo ayuda a mejorar la colaboración y acelerar el trabajo. Esto lo empodera para lograr más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.