¿Qué es la PMO de TI?
Una oficina de gestión de proyectos de tecnologías de la información (PMO) brinda la supervisión de proyectos y reglas de participación para gestionar proyectos relacionados con la tecnología de manera efectiva. La PMO de TI es la encargada de las prácticas recomendadas, procesos, recursos y herramientas relevantes para la gestión de proyectos (PM).
Para muchas organizaciones, las PMO se originan en los departamentos de TI; esto se debe a que una cantidad considerable de proyectos de TI requieren estructura. Por ejemplo, los proyectos que emplean el ciclo de vida del desarrollo de software (SDLC, por sus siglas en inglés), en los que la planificación, la exploración de requisitos, el diseño, el desarrollo, las pruebas, la utilización/la implementación y el cierre del proyecto son elementos integrales, requieren una estructura relacionada con la TI. A menudo supervisada por un director de sistemas de información (CIO), la PMO de TI de hoy en día aplica prácticas modernas de gestión de proyectos y gestión de carteras con un enfoque similar a un láser en el costo del proyecto, el cronograma y la asignación de recursos.
La PMO, que no debe confundirse con la oficina de gestión de productos, también es conocida como la oficina de gestión de programas, el grupo de apoyo a los proyectos, el centro de excelencia de gestión de proyectos (PMCOE), la oficina de proyectos o la oficina de gestión de carteras de proyectos. Además, muchas organizaciones amplían la PMO más allá de la TI en la oficina de gestión de programas empresariales (EPMO) o la oficina de gestión de carteras de proyectos (PPMO).
¿Cuál es la abreviatura de PMO en el sector de TI?
La oficina de gestión de proyectos (PMO) se conoce como la PMO de TI cuando se centra en proyectos relacionados con la tecnología.
¿Cuál es la diferencia entre PMO y PM?
La PMO proporciona supervisión y orientación para los procesos de gestión de proyectos, metodologías de prácticas recomendadas, alcance del proyecto y gestión de riesgos asociada a varios proyectos. Según el Project Management Institute (PMI), "las PMO permiten un cambio estratégico en las organizaciones.”
Por el contrario, PM es un área de experiencia dentro de la PMO que gestiona un proyecto desde la idea hasta la finalización, centrándose en el tiempo y el presupuesto. Una vez que una empresa aprueba y planifica un proyecto, el gestor del proyecto gestiona su entrega.
¿Cuáles son los diferentes tipos de PMO?
Las PMO tienen muchas formas diferentes en función del tamaño de la empresa, las necesidades empresariales y los objetivos estratégicos. Pueden estar orientadas al exterior o al interior para apoyar a distintas partes interesadas o a clientes. Algunas ayudan a estandarizar los procesos y compartir conocimientos y herramientas, mientras que otras asumen la alineación de los proyectos con los objetivos de una organización.
A continuación, le mostramos los métodos que utilizan las empresas para organizar una PMO interna:
- PMO individual: Son compatibles con la planificación, la documentación y la ejecución de proyectos únicos.
- PMO departamental o divisional: Estas integran y coordinan varios proyectos para cumplir con los objetivos de un departamento específico. La PMO de TI es un ejemplo de PMO departamental.
- PMO corporativa: Planificación estratégica de proyectos de alto nivel que alinea las estrategias empresariales y los objetivos organizativos con la asignación de recursos y la gestión de capacidad para la gestión de proyectos en toda la organización.
Según el nivel de control e influencia que su negocio requiere, hay tres tipos de PMO:
- PMO de apoyo: Una PMO de apoyo ofrece el nivel mínimo de control. La PMO de apoyo actúa como repositorio de información para la experiencia en gestión de proyectos, plantillas, herramientas, capacitación y marcos de gestión.
- PMO de control: La PMO de control introduce más requisitos o controles de cumplimiento para los proyectos. Requiere la adopción de herramientas de trabajo, plantillas y requisitos de gestión específicos.
- PMO de dirección: Las PMO de dirección proporcionan a los proyectos directivas de control total, gestión, cumplimiento y gestión.
PMO de TI en comparación con PMO de la empresa
Muchas corporaciones tienen dos estructuras de PMO separadas. Una PMO de TI es una entidad de TI para gestionar todos los proyectos relacionados con TI. En cambio, una PMO empresarial o PMO de empresa (EPMO) ofrece gestión de proyectos multifuncional para varias funciones del departamento, como contabilidad, recursos humanos, fabricación, marketing y logística.
¿Por qué es importante la PMO de TI?
A medida que las empresas se esfuerzan por mantener el ritmo del crecimiento rápido y los cambios tecnológicos en todos los aspectos del negocio, la PMO de TI brinda apoyo relevante, disponible y probado. Una iniciativa de la PMO de TI suele convertirse en una prioridad para la empresa cuando se materializa cualquiera de las siguientes condiciones:
- No se cumplen los objetivos y las metas.
- Se producen eventos comerciales importantes, como fusiones o adquisiciones.
- Se producen hitos importantes, como Y2K (año 2000).
- La gestión desea un mayor control y visibilidad.
- Los proyectos fallan continuamente.
- Los costos se vuelven inmanejables e impactan en los ingresos.
- Faltan las prácticas recomendadas y marcos de decisiones estandarizados de PM.
- Surgen problemas de asignación de recursos.
- Es necesario equilibrar la gestión con las demandas de entrega de los proyectos.
Una PMO de TI es la estructura organizativa que desarrolla la estrategia de PM e implementa todos los aspectos de la gestión de proyectos de TI. Los procesos de la PMO garantizan lo siguiente:
- Las personas y las actividades se alinean con los objetivos.
- Los proyectos cumplen con el objetivo, el tiempo y el presupuesto.
- La empresa se centra en los proyectos adecuados.
- La empresa mitiga el riesgo.
- El impacto de los clientes y las partes interesadas es claro.
- La empresa asigna los recursos correctamente.
- Las dependencias del proyecto son claras.
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La estructura de una PMO de TI
La estructuración de una PMO de TI eficaz requiere un proceso flexible, organizado y alineado estratégicamente. También depende de la contratación, la capacitación, la tutoría y la comunicación con las personas adecuadas.
Las PMO de TI suelen requerir el apoyo del departamento de TI, el director o gerente de PMO, los gestores de proyectos de TI, los ingenieros de software, los analistas de datos, los gerentes de cambios, el personal de capacitación y el personal de apoyo. El alcance de un proyecto determina qué habilidades y miembros del equipo son los más adecuados.
Roles de la PMO de TI
Dirigido por un director o gerente de PMO, el personal debe complementar los objetivos estratégicos. En general, los candidatos deben pensar estratégicamente, tener conocimientos financieros, ser organizados, flexibles y estar orientados a los procesos. Además, los miembros deben estar calificados tanto para el trabajo en equipo como para la comunicación.
¿Cuál es el rol de una PMO en el sector de TI?
Una PMO de TI está estructurada para proporcionar orientación, cronogramas, recursos y herramientas a fin de llevar los proyectos hacia el éxito. La oficina suele gestionar varios proyectos a nivel estratégico.
Las PMO más maduras ofrecen lo siguiente:
- Apoyo: Una PMO hace que los equipos tengan éxito reduciendo la burocracia y manejando las expectativas. También ofrece capacitación, preparación y mentoría.
- Conocimiento; La eficiencia proviene de compartir el conocimiento sobre lo que ha funcionado y lo que no. La PMO centraliza el conocimiento para la repetibilidad.
- Historia y trazabilidad: Una PMO gestiona los registros históricos y la documentación en curso en un formato transparente y accesible para respaldar futuras decisiones.
- Gestión: Una PMO mantiene la responsabilidad de la rendición de cuentas en todos los niveles mediante la dotación de personal, la estructuración de programas y la auditoría adecuados.
Para obtener más información sobre las funciones básicas de una PMO, lea la "Guía de soluciones de las funciones principales de una PMO.”
Características de una gran PMO de TI
Si bien la complejidad de una PMO de TI difiere de un negocio a otro, los elementos para el éxito siguen siendo constantes. Las PMO de TI disfrutan del éxito cuando se unen una estructura eficiente y un liderazgo de alta calidad. A continuación, le mostramos algunas de las características de una gran PMO de TI:
- Se alinea con las estrategias empresariales y se centra en la mejora de los procesos
- Responde al cambio y a las modificaciones en la estrategia
- Comparte información y prácticas recomendadas, y controla los procesos
- Proporciona plantillas, herramientas y recursos
- Fomenta la capacitación, la tutoría y la preparación para un desempeño de alto nivel
- Posee perspicacia técnica
- Cuenta con personal certificado por el PMI
Por último, una excelente PMO de TI obtiene apoyo de toda la empresa al establecer transparencia en las actividades del proyecto, los resultados y la mejora continua.
Procesos y estrategias de una PMO de TI
Las PMO de TI cuentan con personas con talento que se benefician de un proceso probado y una estrategia alineada con el negocio. Las PMO de TI ofrecen logros, procesos definidos, herramientas y comunicaciones que fomentan la cooperación, la visión compartida y el éxito. También identifican y responden a las dificultades mediante la resolución de problemas y el cambio de rumbo cuando sea necesario.
Como parte de un objetivo general de ahorro de costos y eficiencia, una PMO de TI es un catalizador para el uso eficiente de los recursos, una comunicación óptima y una reducción significativa de errores. A través de procesos repetibles e información compartida, una PMO de TI mejora los proyectos, de modo que una empresa pueda lograr entregas oportunas y bien presupuestadas.
Hay muchas metodologías y marcos que una PMO de TI puede adoptar y evangelizar, incluidas las siguientes:
- CobiT
- ITIL
- Six Sigma
- PRINCE2
- PMI PMBOK®
- Integración del modelo de madurez de las capacidades (CMMI)®
Para obtener una guía completa sobre las metodologías de gestión de proyectos, lea "Cómo elegir la metodología correcta de gestión de proyectos.”
Métricas de la PMO de TI
Los grandes PMO miden los resultados y mejoran continuamente, esto es importante para demostrar el valor del departamento y evitar el estigma del centro de costos. Dado que la mejora es un factor continuo en la estrategia de una PMO, es fundamental elegir las métricas adecuadas para medir.
Las mediciones proporcionan una prueba de que las cosas funcionan como deberían, pero también destacan las oportunidades de mejora. Los KPI, junto con las medidas que evalúan el impacto en las personas y la cultura, son esenciales. A continuación, le mostramos algunas mediciones necesarias de la PMO de TI:
- Análisis estadístico: Esto muestra cómo los procesos de PMO mejoran los resultados, los cronogramas y las entregas. A continuación, le mostramos algunos ejemplos de las estadísticas que una PMO de TI necesita medir:
- Cantidad de proyectos gestionados por PMO en comparación con proyectos no gestionados por PMO finalizados en un año
- Costo estimado y asignación de recursos en comparación con el costo real de entrega
- Hito/impacto en el cronograma
- Retorno sobre la inversión (ROI)
- Encuestas de miembros del equipo: Considere a las partes interesadas encuestando a los miembros del personal sobre el impacto de la PMO en su trabajo. A continuación, le mostramos algunos ejemplos de preguntas que puede hacer a su personal:
- ¿De qué maneras la empresa puede mejorar la comunicación o los procesos?
- ¿Cómo afecta la PMO la satisfacción laboral?
- ¿Cuál es el valor de la preparación y la mentoría?
Beneficios de una PMO de TI
Las PMO proporcionan la estructura para mantener a todos informados sobre los riesgos, las decisiones, los cambios, los conflictos y los cronogramas. Los proyectos de TI de hoy en día están aumentando tanto en número como en complejidad, y las partes interesadas (desde los directivos de alto nivel hasta el personal de apoyo) tienen diferentes niveles de participación e interés. Según el Project Management Institute, el 80 % de los líderes (es decir, empresas de alto rendimiento) tienen una PMO. A continuación, le mostramos algunos de los beneficios de una PMO de TI:
- Disminución de los costos generales del proyecto
- Trabajo centralizado y consistente, en lugar de silos más costosos
- Mayor alineación de las carteras de proyectos con los objetivos corporativos
- Recursos compartidos para evitar esfuerzos duplicados
- Aumento de la productividad.
- Mejora de la visibilidad del proyecto
- Entrega acelerada de proyectos
- Procesos y metodologías unificados
- Reducción del riesgo, error, abandono y fracaso del proyecto
- Mejor conexión con los clientes y mayor satisfacción del cliente
Los desafíos de una PMO de TI
Según una investigación de PM Solutions, la gerencia de una empresa generalmente cuestiona el valor de su PMO de TI, la segunda más cuestionada entre todos sus departamentos. La investigación también halló lo siguiente:
- La gerencia considera que el 50 % de los procesos de PMO son gastos de estructura.
- El 42 % de las PMO experimentan resistencia organizativa al cambio.
- El 35 % de los gestores de proyectos tienen habilidades insuficientes para una PMO.
Una de las razones de estos desafíos de la PMO es que muchas organizaciones implementan una PMO sin realizar una evaluación de las necesidades empresariales o sin una preparación y asignación de recursos adecuada. Antes de lanzar una PMO, debe echar una mirada informada sobre los riesgos y los beneficios, y asignar la capacitación, las herramientas y el personal adecuados. Por ejemplo, los marcos de los PM tienen su propio vocabulario. Para tener éxito, los miembros del personal deben asistir a la capacitación sobre el marco o metodología estandarizados pertinentes.
Las PMO también experimentan problemas porque inicialmente pueden promover triunfos y éxitos rápidos, pero estas conquistas pueden ser insostenibles, especialmente si los PM vuelven a sus trabajos diarios una vez que finaliza el proyecto inicial. Esta falta de enfoque conduce a la disminución de la emoción y la participación iniciales de las partes interesadas.
La capacidad de recoger los frutos del valor general de una PMO de TI requiere tiempo, flexibilidad, priorización y concentración. También requiere la introducción de procesos adecuados que maduran y evolucionan, aportando valor a largo plazo al negocio.
¿Cómo determinar si se necesita una PMO de TI?
Para determinar si una PMO de TI es adecuada para su organización, eche un vistazo a su estructura operativa. Alan Zucker, director fundador de Project Management Essentials, sugiere lo siguiente:
“Pregúntese a usted mismo y al equipo de conducción si necesita una PMO. También pregúntese qué función quiere que desempeñe. Hay tres funciones principales de una PMO, que pueden superponerse: PMO de apoyo, control y dirección. Con demasiada frecuencia, las PMO se forman sin previsión. A continuación, le presentamos algunas preguntas que pueden ayudar a enmarcar esta discusión:
- ¿Qué problemas tiene nuestra organización en cuanto a la ejecución de proyectos?
- ¿Seleccionamos los proyectos adecuados?
- ¿Los equipos de proyectos tienen éxito en su ejecución?
- ¿Qué información útil para la toma de decisiones no tenemos actualmente que una PMO pueda proporcionar?
- ¿Qué decisiones nos gustaría tomar que una PMO permitiría?
- ¿En qué sería diferente la empresa si hubiera una PMO?”
¿Cómo se organiza una PMO?
Para poner en marcha su PMO de TI, Zucker recomienda involucrarse con un facilitador calificado: “Un experto del sector guiará a las partes interesadas por el proceso de identificación de sus puntos débiles y el estado deseado de 'ser' de la organización. Este proceso ayudará a definir el tipo de PMO que necesita la organización.”
Lista de verificación de los primeros pasos de una PMO de TI
Si tiene dificultades para que su PMO de TI comience a funcionar, esta lista de verificación gratuita de PMO de TI lo ayudará. La lista de verificación lo introduce en una serie de preguntas y acciones pendientes que lo guiarán desde el análisis de su estado actual hasta la medición del éxito.
Descargue la lista de verificación de los primeros pasos de una PMO de TI
Plantilla del enunciado de la misión y la visión de una PMO de TI
Un enunciado de la visión y la misión ayudará a la PMO de TI a comunicar su propósito, funciones y objetivos únicos al personal, las partes interesadas y otros miembros de la empresa. Utilice esta plantilla para declarar su visión y misión.
Descargue la plantilla del enunciado de la misión y la visión de una PMO de TI
Prácticas recomendadas de una PMO de TI
Una PMO de TI gestiona distintos proyectos, grandes y pequeños. La capacidad de optimizar las operaciones de una PMO, ganar credibilidad y gestionar proyectos sin fricciones, retrasos, sobrecargas de costos o desafíos requiere prácticas recomendadas estándar pero con un impacto.
- Comunicación centralizada: La comunicación centralizada minimiza los problemas a través de una colaboración transparente y un intercambio de información que benefician a los equipos y a la alta gerencia.
- Capacitación, preparación y mentoría: Estas actividades aumentan el valor del equipo y la efectividad de los procesos de la PMO.
- Plantillas y herramientas de la PMO: Las plantillas predefinidas y las herramientas de gestión de proyectos adecuadas simplifican la comunicación, la asignación de recursos y la capacitación.
- Administración de recursos colaborativos: Reduzca el desperdicio y los errores con un proceso estándar de administración de recursos y transparencia de la información.
- Metodología o marco estandarizados: Cuando todos adhieren a un marco acordado de prácticas recomendadas, se está garantizando que la gestión de proyectos sea coherente y que todos hablen el mismo idioma.
- Roles y responsabilidades definidos: Definir y comunicar claramente los roles le permite asignar responsabilidades y rendición de cuentas de manera sencilla.
Herramientas de la PMO de TI
Una de las estrategias más efectivas para la adopción y el éxito de una PMO de TI es elegir e implementar los marcos, las personas, los procesos y las herramientas adecuados. Una herramienta debe facilitar la capacidad de realizar un seguimiento, informar, administrar los cambios y seguir un proyecto de TI a lo largo de su ciclo de vida.
La implementación exitosa y los altos niveles de adopción por parte de los usuarios aportan coherencia y pueden acelerar la entrega del proyecto apoyando y aplicando los procesos estandarizados de la PMO. Las herramientas aumentan la productividad y mejoran la visibilidad del proyecto para el equipo y los directivos de alto nivel, lo que permite una mejor toma de decisiones. Considere las siguientes características de las herramientas de una PMO:
- Facilidad de implementación y uso
- Cronogramas y seguimiento del progreso
- Capacidades de colaboración
- Visibilidad a través de diagramas de Gantt, tarjetas Kanban y otras formas de visualización
- Almacenamiento de archivos
- Automatización y gestión de cambios
- Archivado de proyectos
- Informes y paneles
- Acceso móvil
- Gestión de recursos y capacidades
El futuro de una PMO de TI
La transformación digital está impulsando la necesidad de que las empresas avancen con mayor rapidez y, al mismo tiempo, mantengan la calidad. Esto significa que todos los equipos deben optimizar los procesos y las herramientas para hacer más y más rápido.
Independientemente de que su organización implemente una aplicación móvil, IA para atención al cliente o un nuevo sistema de contabilidad, gran parte del trabajo recae en la TI, ya que la tecnología está en el núcleo de la eficiencia departamental.
La expectativa es que la PMO se transforme en un modelo integrado que funcione en todas las unidades de negocios. Gartner estima que para 2030, el 80 % de la disciplina de gestión de proyectos (PM) de hoy en día se eliminará a medida que la inteligencia artificial (IA) asuma las funciones tradicionales del PM, como la recopilación de datos, el seguimiento y la generación de informes, según Gartner, Inc[1]. Creemos que un movimiento para aplicar la IA significa que las PMO confiarán en la tecnología avanzada para gestionar algunas de las actividades tradicionales esenciales del PM y que los gestores de proyectos pueden mover su enfoque a iniciativas más estratégicas.
Zucker predice que "a medida que cada vez más organizaciones adopten prácticas ágiles, las PMO tradicionales que históricamente se centran en la gestión y el control se verán obligadas a adaptarse y cambiar. Las PMO tienen una función en las grandes empresas ágiles, pero tendrán que adoptar un enfoque colaborativo que se centre en la entrega continua de valor.”
[1] Comunicado de prensa de Gartner: "Gartner dice que el 80 % de las tareas de gestión de proyectos de hoy en día se eliminarán a medida que la inteligencia artificial se haga cargo", 20 de marzo de 2019. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2019-03-20-gartner-says-80-percent-of-today-s-project-management
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