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Por qué fracasan los proyectos de TI
Los expertos coinciden en que la falta de objetivos claros, un patrocinio débil y los problemas de planificación son las principales razones del fracaso de los proyectos. Prestar atención a las razones por las que los proyectos fracasan es la mejor manera de mejorar y realizar proyectos exitosos en el futuro.
Te Wu, CEO y CPO de PMO Advisory, expone las razones del fracaso de los proyectos de TI. "Aparte de la razón obvia de la mala gestión de proyectos, creo que las principales razones del fracaso de los proyectos de TI son las cuestiones políticas y conflictivas que surgen en los proyectos complejos y que desvían el foco de atención del proyecto, y la disminución del liderazgo con el tiempo: el liderazgo es fuerte al principio, pero con el tiempo, la atención del liderazgo es inconstante y a menudo de corta duración".
A medida que los proyectos tecnológicos se hacen más grandes y complejos, especialmente para los profesionales de la informática, los índices de fracaso también han aumentado. Un estudio de McKinsey-Oxford estima que las iniciativas de TI a gran escala (las que superan los 15 millones de dólares) experimentan sobrecostos en sus presupuestos de hasta un 45 %. Estos proyectos también superan los plazos y aportan hasta un 56 % menos de valor a las partes interesadas. Hay numerosas razones, entre ellas los problemas inesperados inherentes a la invención o el despliegue por primera vez. Sin embargo, cuestiones como la escala y la complejidad, la falta de concentración y la falta de cualificación de los miembros del equipo también contribuyen a los índices de fracaso registrados.
Uno de los elementos más citados de un proyecto fallido se refiere a los equipos de proyecto que se centran demasiado en el proceso y el presupuesto, en lugar de conseguir hitos y avanzar. Los esfuerzos a largo plazo también tienen impedimentos que surgen de los desafíos que suponen los rápidos cambios de hardware y la introducción de nuevas versiones de software durante el plazo del proyecto.
Fracaso del proyecto por falta de patrocinio
Elizabeth Harrin, una experimentada gestora de proyectos y autora de ITPM, comparte un relato detallado de un proyecto de TI que no consiguió ganar tracción debido a la falta de apoyo ejecutivo. "Se trataba de un proyecto centrado en una auditoría de cumplimiento de licencias de software de TI con un gerente de seguridad de TI como principal interesado. Desgraciadamente, ni yo, como gerente del proyecto, ni la parte interesada contábamos con el patrocinio de la dirección porque el proyecto simplemente no les interesaba en ese momento".
Tal y como describe Harrin, sin el patrocinio de un líder senior, los proyectos pueden disiparse rápidamente. Los proyectos y actividades que compiten entre los departamentos de la empresa hacen que la aceptación y el apoyo sean un desafío.
"A menudo hay muchos intereses que compiten entre sí y que impiden el apoyo y el compromiso plenos", afirma Alexis Nicole White, PMP, Scrum master y consultora de entrega de proyectos de North Highland. Los patrocinadores principales no son los únicos miembros del equipo que sufren la incapacidad de concentrarse. Las repercusiones de las múltiples distracciones son evidentes en la gestión de proyectos. Imbarrato ha trabajado en proyectos de TI en los que la asignación de múltiples coordinadores de proyecto que dependen del gerente del proyecto puede haber sido beneficiosa para el éxito del proyecto. "Esto permitiría al gerente de proyectos de TI centrarse en las necesidades estratégicas de la organización en relación con el proyecto, frente al seguimiento de las tareas incompletas o atrasadas".
La comunicación repercute en el éxito del proyecto
Los expertos también coinciden en que la comunicación es un ingrediente esencial para el éxito del proyecto. Sin capacidad de comunicación, es imposible coordinar los resultados del proyecto y entregarlo completo.
Ben Timmerman, Scrum master y director de desarrollo de software en The Brookfield Group, cree que todo proyecto que fracasa carece de una buena comunicación. "En el núcleo de todo proyecto que fracasa existe una falta de comunicación entre los equipos, los proveedores o los clientes. La mayoría de los proyectos tienen una incógnita que acecha a la vuelta de la esquina. Tanto si se trata de la ampliación del alcance, como de problemas presupuestarios o técnicos, la comunicación es la causa principal".
Krista Kaszycki, directora de operaciones de AlphaRidge, comparte una opinión similar sobre el fracaso de los proyectos. "Normalmente, los proyectos de TI fracasan debido a la falta de comunicación o a que no se establecen expectativas y dependencias realistas al inicio del proyecto".
Cómo evitar el fracaso de los proyectos de TI
Todos los proyectos conllevan riesgos. Los gerentes de proyectos de TI pretenden entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, pero el fracaso no está descartado. Para evitar el fracaso, los gerentes de proyectos deben garantizar el apoyo continuo de los altos cargos y una excelente comunicación.
"Asegúrese de que todas las partes interesadas clave y los miembros del equipo del proyecto se comprometen y apoyan desde el inicio de la carta del proyecto", sugiere White. Esto ayuda a evitar que los intereses contrapuestos dominen los recursos. "Asegúrese de haber desarrollado un plan de escalada para resolver los problemas rápidamente y cree una responsabilidad por el incumplimiento de las fechas objetivo". Más allá de conseguir la aceptación de las partes interesadas, Kaszycki anima a los equipos a "tomarse el tiempo necesario para comprender los objetivos de cada parte interesada desde el principio del proyecto y proporcionar actualizaciones constantes le ahorrará muchos dolores de cabeza".
Timmerman hace eco de la necesidad de comunicación. "El exceso de comunicación no es necesariamente malo. Puede volverse repetitivo, pero asegurarse de que usted y el equipo del proyecto están en el mismo camino para lograr los objetivos es un requisito para el éxito del proyecto".
Mejores prácticas y principios para los profesionales de la gestión de proyectos de TI
A veces, incluso el proyecto más perfectamente orquestado se sale del camino. Aunque la finalización de los proyectos sea un desafío, los equipos de proyecto siempre pueden ser mejores, más rápidos y más eficientes.
Sin embargo, no todo sobre los proyectos tiene un aspecto tan sombrío. Los gerentes de proyectos pueden aprender de otros expertos para gestionar mejor los futuros proyectos de gestión de la información. Imbarrato comparte un caso real en el que solo el equipo de TI utilizaba una metodología de gestión de proyectos Agile y el resto de la organización no, lo que creaba confusión entre el equipo del proyecto.
El conocimiento y la comunicación son las claves del éxito del proyecto
Las pruebas de todos los expertos en gestión de proyectos respaldan los beneficios de una comunicación eficaz. Wu cree que el conocimiento es poder: "Tómese el tiempo necesario para comprender el por qué (alineación estratégica), el quién (partes interesadas, especialmente los clientes), el qué (alcance), el cuándo (calendario), el dónde (si la ubicación geográfica es importante) y el cuánto". Al comprender estas preguntas, los directores de proyecto pueden determinar mejor el cómo".
White hace eco de la opinión de Wu cuando se trata de prepararse con conocimientos. "Como gerente de proyecto, hay que hacer muchas preguntas, aunque parezcan tontas. A menudo, esas preguntas "tontas" se omiten cuando podrían evitar el desastre".
Los gerentes de proyectos confían en una comunicación clara entre los miembros del equipo y los clientes. Timmerman insta a los directores de proyecto a centrarse en la colaboración entre todas las partes interesadas. "A fin de cuentas, un gerente de proyectos de TI está en el negocio de las personas. Tanto si está implementando un cambio para un cliente como si está construyendo un producto mínimo viable, está tratando constantemente con personas. Entender las capacidades técnicas y cómo se comunican los miembros del equipo a lo largo de un proyecto permite al gerente de proyectos mitigar los problemas antes de que surjan. La capacidad de identificar cuándo el riesgo se está convirtiendo en una realidad suele separar un buen proyecto de uno malo".
Mantenga todo en una ubicación centralizada
Mantenga toda la información, los documentos, las tareas y los informes de progreso del proyecto en un lugar centralizado para limitar la confusión. Como señala Black, "la tecnología es su amiga. El uso de la automatización y la tecnología para garantizar que el proyecto se entregue de manera eficiente es un cambio de juego. No tenga miedo de probar algo nuevo o diferente para obtener resultados distintos".
Kaszycki hace eco de este sentimiento y sugiere que los equipos de proyecto "encuentren una herramienta de colaboración que sea lo suficientemente flexible para sus necesidades únicas y que pueda facilitar las transacciones de datos más importantes. Por ejemplo, ¿necesitan poder automatizar ciertas notificaciones o recopilar hojas de datos de gran tamaño?".
Mejores prácticas para una buena gobernanza de la gestión de proyectos de TI
La gobernanza del proyecto se refiere a los elementos que contribuyen al éxito del proyecto. Los tres pilares clave son la estructura, las personas y la información, pero los componentes adicionales varían de una organización a otra.
Wu cree que la gobernanza de los proyectos es un tema esencial pero incomprendido. Ofrece tres buenas prácticas para la gobernanza de la gestión de la cartera de proyectos de TI:
- Establecer procesos de gobernanza desde el principio: Incluso si la gobernanza del proyecto se adopta a partir de la gobernanza de la organización, la mayoría de los equipos de proyecto se beneficiarán de la comprensión del marco de gobernanza del proyecto en las primeras etapas del mismo.
- Alinear la gobernanza con el impacto empresarial: Adapte la gobernanza del proyecto a su mercado, su negocio y las herramientas tecnológicas que utilice. No existe un modelo único para la gobernanza de proyectos. Asegúrese de que el marco de gobernanza es representativo del impacto previsto del proyecto.
- Capacitar a los miembros del equipo: Imparta capacitación sobre los procesos clave de gobernanza (por ejemplo, cómo resolver los riesgos crecientes) y los parámetros (p. ej., límites presupuestarios), así como las funciones y responsabilidades.
Mejores prácticas para los proyectos de soporte de TI
La gestión de proyectos de soporte de TI es el proceso de planificación, organización y ejecución de iniciativas de TI. Los expertos en proyectos atribuyen el éxito a la comprensión del papel de soporte de TI. Fomentan la conversación abierta y la retroalimentación.
Anteriormente, Wu fue director global de servicios de proyectos en una gran empresa de auditoría, impuestos y asesoramiento. Comenta: "mi homologo, el director global de soporte de TI, y yo siempre conversábamos sobre los resultados y la calidad de los sistemas antes de la finalización del proyecto. Durante un extenso proyecto, el director de tecnología de la organización se cansó de nuestros desacuerdos y me pidió que dirigiera tanto el proyecto como el apoyo al mismo. Gracias a este papel directo en el soporte de TI, mi visión del departamento cambió. Mi consejo para los gerentes de proyectos de soporte de TI: Pónganse en el lugar del director de soporte y verán su mundo de forma muy diferente".
White recuerda a los directores de proyectos de soporte de TI que deben "involucrar a los equipos de soporte a menudo y con frecuencia durante el proyecto".
Este enfoque también coincide con Kaszycki, que afirma que "un buen equipo técnico vale su peso en oro". Hay que valorar claramente la retroalimentación proactiva de cada miembro del equipo".
Mejores prácticas de planificación de proyectos de TI
Durante la fase de planificación del proyecto, los equipos establecen la dirección del proyecto para alcanzar el objetivo final. Durante la fase de planificación del proyecto de TI, las responsabilidades incluyen definir las tareas, los plazos y los recursos disponibles; estimar los costos; y evaluar los riesgos potenciales.
Amy Black, CISSP, PMP y Directora de Seguridad, Privacidad y Riesgos de RSM US LLP, coincide en que las exigencias de tiempo y presupuesto de un proyecto requieren una estrecha vigilancia para responder proactivamente a los cambios: "Los proyectos de TI suelen fracasar por falta de flexibilidad y por no haber incorporado topes al plan del proyecto. Los baches son inevitables en un proyecto, y el gerente del proyecto debe planificar de forma proactiva y adecuada los desajustes del presupuesto y el calendario".
Black también ofrece varios consejos para la planificación de proyectos de TI. "Siempre hay que planificar un tiempo de amortiguación y los recursos para garantizar la entrega a tiempo, ser realista en cuanto a las estimaciones de tiempo y costos, minimizar la expansión del alcance centrándose solo en el trabajo necesario para cumplir el objetivo final, sobrecomunicarse con el equipo y las partes interesadas, examinar las preocupaciones sobre el calendario por adelantado y proporcionar actualizaciones de estado semanales para garantizar la visibilidad y la responsabilidad", indica.
Mejores prácticas para la estimación de proyectos de TI
Para que los proyectos de TI tengan éxito es necesario hacer una estimación precisa de los costos, incluidos los recursos y otros gastos que contribuyen a la finalización del proyecto a tiempo. La estimación de costos también es útil a la hora de obtener la aprobación del presupuesto.
"La estimación de costos no debe ser una experiencia aterradora", afirma Kaszycki. "Utilice sus proyectos anteriores como guía, y asegúrese de que tiene protecciones contractuales y una conversación de colaboración con el liderazgo técnico y operativo para obtener las ideas más precisas para informar su estimación".
Black sugiere que se agregue un tiempo de amortiguación, incluso si se confía en la estimación, basándose en proyectos anteriores: "Con demasiada frecuencia, la gente trabaja con expertos en la materia para estimar los hitos y los resultados clave y pasa por alto el tiempo necesario para gestionar adecuadamente los proyectos y dejar un margen de tiempo adecuado. Asegúrese de sobreestimar las horas y el presupuesto para permitir desviaciones en el calendario, y no se cargue el tiempo y el esfuerzo que le llevará como gerente de proyectos supervisar el compromiso".
Wu hace eco de la idea de que hay que utilizar los precedentes históricos para elaborar las estimaciones de los proyectos de TI. Sugiere que los equipos de proyectos de TI "determinen el trabajo total necesario para el éxito del proyecto antes de profundizar en la estimación". Demasiados proyectos de TI subestiman, y a veces olvidan, el cambio organizacional. Entonces, el presupuesto resultante es erróneo desde el principio. Es mejor determinar el "trabajo total del proyecto" y luego sumergirse en la estimación".
Mejores prácticas para documentar proyectos de TI
La documentación de proyectos de TI es un registro de actividades. Los gerentes de proyectos de TI deben crear documentación a lo largo de todo el proyecto. Los registros incluyen la actividad, la fecha de finalización y los miembros del equipo. Por ejemplo, la carta del proyecto, el plan del proyecto y las notas de las reuniones son documentos esenciales.
Las mejores prácticas para la documentación de proyectos de TI incluyen lo siguiente:
- Documentar en cada hito: "Exigimos que se documente cada hito. Esto no solo permite una evaluación comparativa más precisa, sino que también garantiza que no se confía en la memoria y obliga a cumplir los procesos, para cosas como informar a un cliente de los cambios, actualizar una herramienta de gestión de proyectos, informar al equipo técnico de la encuesta de impacto, etc.", afirma Kaszycki.
- Documentar para garantizar el éxito de la transferencia del proyecto: Timmerman entiende que la documentación es complicada. "Todo el mundo la quiere, pero nadie quiere hacerla. La idea nunca es documentar todo. Piense en documentar las cosas que ayudan a una transferencia exitosa del proyecto en caso de que otra persona se haga cargo a mitad de camino".
- Establecer objetivos de documentación: "Establezca la expectativa con el equipo para entender los objetivos de documentación antes del inicio del proyecto con el fin de determinar el nivel más bajo de documentación requerido para un proyecto", indica Timmerman. "Siempre se puede agregar documentación, pero definir claramente los requisitos mínimos es un buen punto de partida".
Para conocer las plantillas de documentación de proyectos, lea este resumen de plantillas de documentación de proyectos.
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