Cinco fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos
El ciclo de vida de la gestión de proyectos es un proceso de cinco fases que describe las etapas generales de cualquier proyecto, independientemente del sector, el tamaño de la empresa o las entregas propuestas. Estas fases son las siguientes:
- Inicio
- Planificación
- Ejecución
- Supervisión y control
- Cierre del proyecto
Al proporcionar un conjunto estándar de pasos a seguir y dividir la carga de trabajo en tareas más pequeñas y manejables, el ciclo de vida de la gestión de proyectos mejora los índices de éxito del proyecto. Seguir estas fases también lo ayudará a crear procesos repetibles y escalables que puede usar en todas las iniciativas.
A continuación, verá en detalle cada una de las cinco fases.
1. Inicio del proyecto
El inicio es la primera etapa del ciclo de vida del proyecto. El objetivo del inicio del proyecto es definir el proyecto, fundamentarlo desde el punto de vista empresarial y obtener la aprobación de las partes interesadas clave.
Para esto, primero debe desarrollar una comprensión clara del valor empresarial esperado de su proyecto y cómo se alinea con otros objetivos más generales de la organización. Luego, debe articular los objetivos principales del proyecto, identificar a las partes interesadas clave y establecer expectativas básicas.
Para formalizar el trabajo como parte del inicio del proyecto, haga lo siguiente:
- Elabore un informe de viabilidad: en un informe de viabilidad, usted identifica todos los recursos que necesitará para el proyecto (incluidos el tiempo, el dinero y el personal). Utilice este documento para determinar la viabilidad del proyecto y decidir si debe avanzar o no con él.
- Cree una plantilla de proyecto: una plantilla de proyecto, también llamada documento de inicio del proyecto (PID), es un documento corto y formal en el que se describe el proyecto y se incluyen una justificación de alto nivel, los objetivos, las partes interesadas, los riesgos y los beneficios. Lea nuestro artículo para obtener más información y descargar plantillas de proyecto gratuitas.
Una vez que obtenga la aprobación de las partes interesadas, es hora de profundizar en los detalles de su proyecto mediante la creación de un plan de proyecto.
2. Planificación del proyecto
En la fase de planificación del proyecto, cree un esquema en el que se detalla cómo avanza su proyecto. Comprenda en profundidad cuáles son las necesidades y las entregas del proyecto, y documente formalmente esta información en su plan de proyecto.
En general, un plan de proyecto debe incluir los siguientes componentes:
- Alcance: detalle qué pretende lograr a lo largo de su proyecto, incluidos los objetivos estratégicos y las entregas. Asegúrese de definir lo que se considera dentro y fuera del alcance del proyecto para evitar la corrupción del alcance, de la que hablaremos a continuación.
- Riesgo: Realice una evaluación de riesgos para identificar los riesgos potenciales del proyecto y desarrollar un plan de mitigación.
- Recursos: identifique los recursos necesarios para ejecutar con éxito el proyecto. Cree un presupuesto detallado, un plan para la asignación de recursos y una lista de los proveedores con los que trabajará, si corresponde.
- Métricas para el éxito: defina cómo medirá el éxito de su proyecto. Identifique los indicadores clave de rendimiento (KPI) concretos que utilizará para evaluar su trabajo.
- Cronograma: cree un cronograma en el que se define cuándo el equipo finalizará cada tarea y se asignen responsables para cada entrega. Divida el cronograma en fases más pequeñas, para que el proyecto sea más manejable, e identifique los hitos fundamentales.
- Comunicación: defina los métodos, la cadencia y las herramientas que utilizará para comunicarse a lo largo del proyecto. Configure un portal de proyecto para albergar toda la documentación y asegúrese de que todas las partes interesadas tengan acceso a las herramientas y a los documentos relevantes.
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3. Ejecución del proyecto
Durante la ejecución del proyecto, el equipo del proyecto lleva a cabo las tareas descritas en el plan del proyecto. Por lo general, esta es la fase más intensa en relación con los tiempos y los recursos, y es lo que la mayoría de las personas consideran el “hueso” del proyecto.
La ejecución del proyecto suele comenzar con una reunión de lanzamiento, en la que se analizan las funciones, las responsabilidades y las expectativas. En este momento, debe revisar el plan del proyecto y crear una lista de los próximos pasos para que todos estén sincronizados.
Consulte con frecuencia con los miembros del equipo a lo largo de la fase de ejecución para analizar el progreso y cualquier problema que surja. El cambio es inevitable, pero es importante comunicarse oportuna y frecuentemente para identificar soluciones y actualizar los planes según sea necesario.
Planifique reunirse con regularidad con los participantes del proyecto para transmitir el progreso del proyecto y comentar cómo está superando las dificultades. De este modo, generará confianza en el equipo.
Puede obtener más información sobre cómo equilibrar las expectativas del equipo y de las partes interesadas en el capítulo 6.
4. Seguimiento y control del proyecto
La fase de seguimiento y control del proyecto se da a lo largo de la ejecución del proyecto, pero se considera una fase en sí misma, con actividades específicas. Estas fases incluyen lo siguiente:
- Gestionar los recursos y el riesgo
- Supervisar el desempeño
- Modificar el plan del proyecto según sea necesario
Para dar seguimiento a todos los detalles de su proyecto, necesitará visibilidad en tiempo real del estado de las tareas. Esto le permitirá elaborar informes precisos del progreso del proyecto, gestionar el cronograma y el presupuesto y realizar los ajustes necesarios a lo largo del camino.
En general, debe supervisar los siguientes factores:
- Riesgos: ningún proyecto está exento de riesgos, pero supervisar los riesgos, ya sea en relación con el presupuesto, el cronograma, los incidentes u otra cosa, ayuda a garantizar que el proyecto sea exitoso. Haga hincapié en la transparencia y el cumplimiento dentro de su equipo, para poder responder con rapidez cuando, inevitablemente, surjan problemas.
- Indicadores clave de rendimiento (KPI): evalúe continuamente su proyecto en relación con las métricas de rendimiento identificadas durante la fase de planificación del proyecto. Esto le ayudará a medir el éxito de su proyecto durante todo el ciclo de vida.
- Estado de las tareas y del proyecto: asegúrese de que los miembros del equipo documenten su progreso y cualquier problema que surja en una ubicación central a la que todos puedan acceder. Esto servirá como registro oficial del proyecto.
- Alcance: supervise el alcance del proyecto para evitar la corrupción del alcance, que es el cambio o la expansión no controlada de las prioridades del proyecto, más allá del plan inicial. Deje en claro a las partes interesadas cuáles son las expectativas en relación con solicitar cambios en los objetivos y el cronograma del proyecto, ya que las demandas nuevas pueden generar riesgos y retrasos no previstos, así como sobrecargas en el presupuesto.
La fase de monitoreo y control termina cuando se completa el proyecto y está listo para entregar los resultados.
5. Cierre del proyecto
El cierre del proyecto, también llamado conclusión del proyecto, representa el final del proyecto. Durante esta etapa, el equipo hace las entregas finales a las partes interesadas del negocio y realiza un análisis retrospectivo.
Por lo general, el equipo participará en una reunión de análisis post mortem para debatir lo que salió bien e identificar el margen de mejora.
Durante el cierre del proyecto, hable con las partes interesadas sobre las entregas incompletas y trace un plan para resolverlas. Además, cree un informe de presupuesto del proyecto en el que se describa el gasto real y guarde toda la documentación del proyecto en un solo lugar para consultas posteriores.
El cierre es una parte fundamental del proyecto, ya que le permite identificar las lecciones aprendidas y resaltar las ideas clave para aplicarlas a futuro.
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Una Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, del PMI
En 1996, el Project Management Institute (PMI) creó la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK®), que describe las directrices y terminología estándar para la gestión de proyectos. Esta se considera la primera documentación formal de la gestión moderna de proyectos, y se sigue utilizando hoy en día.
La Guía PMBOK®, ahora en su séptima edición, es la guía formal más completa para la gestión de proyectos e incluye información sobre metodologías, recursos, programación y estándares, así como consejos y prácticas recomendadas para entregar proyectos a tiempo y dentro de su presupuesto.
La Guía PMBOK® es particularmente reconocida porque en ella se definen 10 áreas de conocimiento críticas, que componen los ámbitos clave del examen de certificación Profesional de Gestión de Proyectos (PMP®), que patrocina el PMI.
Según el PMI, las 10 áreas de conocimiento de la gestión de proyectos son las siguientes:
- Gestión de la integración de proyectos: Las actividades para identificar y unir los distintos procesos, tareas y actividades necesarios para ejecutar un proyecto.
- Gestión del alcance del proyecto: Las actividades que realiza el gerente del proyecto para lograr todo lo que esté dentro del alcance del proyecto y evitar la corrupción del alcance.
- Gestión del tiempo del proyecto: Las actividades que se realizan para asegurar que el proyecto se lleve a cabo de acuerdo con el cronograma.
- Gestión de costos del proyecto: las actividades para garantizar que el proyecto se lleve a cabo dentro del presupuesto, y gestionar cualquier cambio en el presupuesto.
- Gestión de la calidad de los proyectos: El gerente del proyecto debe entender cómo garantizar que el proyecto cumpla con los estándares de calidad, incluso luego de haber hecho todas las entregas.
- Gestión de recursos humanos de proyectos: Esta categoría incluye todo lo que el gerente de proyectos hace para unir, organizar, gestionar y apoyar al equipo del proyecto.
- Gestión de comunicaciones de proyectos: El gerente del proyecto debe determinar cómo comunicarse mejor con el equipo del proyecto y las partes interesadas, y cómo transmitir esas expectativas.
- Gestión de riesgos de proyectos: las actividades que realiza el gerente del proyecto para identificar y mitigar los riesgos en pos del éxito del proyecto.
- Gestión de adquisiciones para proyectos: la comprensión de cómo reclutar, asociarse o adquirir los servicios o productos necesarios para llevar a cabo el proyecto, más allá del equipo inmediato.
- Gestión de grupos de interés del proyecto: las actividades necesarias para gestionar las expectativas de los grupos de interés y servir de enlace entre las partes interesadas y los miembros del equipo.