Beneficios de usar un software de gestión de proyectos
El software de gestión de proyectos mejora la planificación, la colaboración, la visibilidad y la productividad, y es un aspecto esencial de la fuerza laboral moderna, que suele estar distribuida en diferentes áreas.
Estos son los cinco principales beneficios del software de PM:
- Mejor planificación: la mayoría de los software de PM le permiten crear cronogramas de proyectos, planificar presupuestos y asignar tareas a los miembros del equipo, y realizar actualizaciones en tiempo real en una plataforma a la que todos puedan acceder a la vez. En contraste con un plan de proyecto estático, que presenta problemas de control de versiones, la planificación de proyectos se vuelve mucho más fácil cuando tiene toda esta información organizada en una única ubicación en tiempo real.
- Mayor visibilidad y responsabilidad: el software de PM proporciona una única fuente de datos respecto del progreso del proyecto, que incluye las responsabilidades de los miembros del equipo y el estado de las tareas individuales. Este nivel de visibilidad hace que los miembros del equipo sean responsables y lleven a cabo el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.
- Mayor productividad: puede usar un software de PM para crear flujos de trabajo que optimicen los procesos y automaticen el trabajo repetitivo. Por ejemplo, puede establecer alertas automáticas para notificar a los miembros del equipo cuando se completan las tareas o cuando necesitan revisión, lo que reduce el tiempo invertido en correos electrónicos y reuniones.
- Mejor colaboración: en la fuerza laboral descentrada de hoy en día, el software de PM desempeña un gran papel porque ayuda a los equipos a colaborar desde cualquier lugar. Proporcione a los miembros del equipo los permisos adecuados para que todos puedan colaborar, ver el estado del proyecto, dejar comentarios sobre los elementos, adjuntar documentación adicional y chatear con los miembros del equipo, en tiempo real.
- Mejora en la toma de decisiones: la mayoría de los softwares de PM incluyen funciones de informes, que presentan datos en tiempo real para mantenerlo informado respecto del progreso, los riesgos o los retrasos del proyecto. Utilice esta información para tomar decisiones empresariales más fundamentadas durante todo ciclo de vida del proyecto.
Utilice un software de gestión de proyectos para ayudar a mejorar cualquiera de los siguientes esfuerzos:
- Planificación del proyecto
- Programación de proyectos
- Asignación de tareas
- Seguimiento del tiempo
- Gestión de presupuestos y costos
- Asignación de recursos
- Gestión de cartera de proyecto
- Informes y diagramas
- Gestión de procesos empresariales (BPM)
- Almacenamiento de documentos
- Gestión del flujo de trabajo
- Gestión de la calidad
Todos pueden beneficiarse con el uso de un software de gestión de proyectos, independientemente de si es un PM formal o simplemente quiere que su equipo sea más organizado y productivo en sus esfuerzos.
Si no está seguro de si este es el momento de invertir en una solución de software de PM, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Usted o su equipo suelen cumplir con los plazos?
- ¿La calidad del proyecto suele sufrir debido a la falta de comunicación?
- ¿Sus procesos formales son ineficientes o los miembros del equipo los evitan porque no son útiles o fiables?
- ¿Su equipo o empresa tiene un período de crecimiento en el que es posible que se requieran herramientas y procesos más sofisticados y escalables?
- ¿Su equipo o empresa permite el trabajo a distancia que requiere comunicación asincrónica y colaboración?
Si respondió que sí a una o más de las preguntas anteriores, es hora de buscar una mejor manera de gestionar sus proyectos.
Diez funciones clave del mejor software de gestión de proyectos
Las soluciones de software de gestión de proyectos líderes están basadas en la nube, son fáciles de usar y ofrecen varias funciones de colaboración, como programación, almacenamiento de archivos, alertas, notificaciones y gestión de recursos. A continuación, le mostremos las diez funciones principales que debe buscar:
- Basado en la nube: las soluciones basadas en la nube son las que mejor asisten a la fuerza de trabajo moderna y distribuida en diferentes áreas, ya que permiten que los equipos accedan a la información y la actualicen en cualquier momento, en cualquier lugar y manteniendo a todos al tanto, en tiempo real.
- Facilidad de uso: la mejor herramienta es la que su equipo realmente utilizará. Haga que su equipo se registre para las pruebas gratuitas para que pueda obtener comentarios y ver si la herramienta es fácil de aprender y usar.
- Funciones de colaboración: su herramienta debe poder compartirse fácilmente con las partes interesadas internas y externas y permitirle a su equipo estar al tanto del progreso y proporcionar comentarios en contexto en relación con el trabajo que se realiza.
- Planificación y programación: busque un software que le permita programar tareas, asignarlas a los miembros del equipo y ajustar los cronogramas según sea necesario. Las mejores opciones también ofrecen formas de ver el cronograma, de una manera que se adapte mejor al estilo de trabajo de su equipo.
- Almacenamiento de archivos: debe poder cargar toda la documentación del proyecto en su herramienta, para ver los detalles en el contexto de los planes del proyecto y asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan acceso a la información correcta.
- Visualizaciones integradas: ya sea que quiera usar diagramas de Gantt, tableros Kanban u otros gráficos para mostrar el progreso del proyecto, busque una herramienta que tenga funciones de visualización integradas. Además, las soluciones de primer nivel proporcionarán gráficos y cuadros para las métricas clave de rendimiento.
- Elaboración de informes y paneles: El software más avanzado incluye funciones de elaboración de informes que le permiten visualizar el estado y el rendimiento de alto nivel en tiempo real, y les permite a las partes interesadas profundizar en más detalles.
- Automatización: encuentre una herramienta que le permita automatizar las tareas repetitivas, como las solicitudes de actualización, los recordatorios y las aprobaciones, sin necesidad de codificar fórmulas o reclutar al equipo de IT.
- Móvil: su herramienta debe ser fácil de usar en dispositivos móviles, para que los miembros del equipo puedan acceder a su trabajo desde cualquier lugar.
- Gestión de recursos: la gestión atenta de sus recursos es fundamental para el éxito de su proyecto. Asegúrese de que su solución de gestión de proyectos le permita especificar las funciones del proyecto, asignar permisos de nivel de función y ajustar la capacidad de recursos en tiempo real.
Cómo elegir el software de gestión de proyectos más adecuado para usted
El mejor software de gestión de proyectos es aquel que su equipo realmente va a utilizar. Para iniciar el proceso de selección, tómese el tiempo necesario para considerar las necesidades y la complejidad del proyecto, el presupuesto, los requisitos de seguridad, las herramientas actuales y el tamaño de su equipo u organización.
Además, debe identificar qué quiere lograr con una solución de software. Entre los resultados deseados, está la capacidad de:
- Organizar y asignar tareas del proyecto, crear cronogramas del proyecto y establecer alertas y recordatorios automáticos de forma simple.
- Crear paneles e informes con los datos existentes.
- Crear procesos y flujos de trabajo personalizados. (Puede obtener más información sobre las funciones clave del software de gestión de proyectos a continuación).
O, quizá sea una mezcla de los tres resultados. De cualquier manera, tenga en claro los problemas que desea resolver, ya que esta información lo ayudará a impulsar la búsqueda.
Una vez que conozca sus necesidades y los resultados deseados, tenga en cuenta los siguientes factores:
- Tipo de proyectos que gestiona: algunas herramientas están diseñadas para ciertos departamentos o sectores, como creativos o de IT.
- La metodología de PM actual: si ya seleccionó una metodología de gestión de proyectos, necesitará un sistema que se adapte a ese marco. Además, algunas soluciones cuentan con herramientas integradas, como diagramas de Gantt o tableros Kanban, que pueden respaldar su metodología.
- Número de personas que necesitan acceso: determine cuántas personas necesitarán acceso al programa y el nivel de permisos que necesitan (es decir, los miembros del equipo tendrán que editar los datos, mientras que los participantes externos solo necesitarán verlos).
- Documentación: identifique si necesitará almacenar documentación en esta herramienta, cómo y qué tipos de archivo necesita almacenar.
- Presupuesto: diseñe un presupuesto financiero y de tiempos en relación con un nuevo software de PM que sea posible para su empresa.
- Resistencia a las nuevas tecnologías: considere cualquier resistencia que su equipo pueda tener al aprender y usar un nuevo programa. Busque una solución que sea fácil de empezar a implementar para avanzar sin obstáculos.
Ahora que sabe sus restricciones básicas, es hora de empezar a comprar. Piense en las siguientes preguntas en relación con cualquier solución que esté considerando:
- ¿Qué tan fácil e intuitiva es la herramienta?
- ¿Cuántas licencias admite la herramienta o el plan?
- ¿Se podrá ver o actualizar la información almacenada en la herramienta?
- ¿Qué tan flexible es la herramienta? ¿El usuario final podrá crear procesos personalizados de ser necesario? ¿O es necesaria la ayuda de IT?
- ¿La herramienta puede generar informes o paneles compartidos?
- ¿La herramienta se integra con los sistemas empresariales existentes?
- ¿La solución ofrece capacitación o apoyo? ¿Cuánto tiempo está disponible este soporte y qué costos adicionales hay?
Además, considere la estrategia a largo plazo detrás de su compra. Pasará un tiempo hasta que las personas se sientan cómodas utilizando una herramienta nueva, así que piense más allá de su necesidad inmediata y determine cómo se integrará la herramienta en sus procesos e iniciativas más generales.
Visite nuestra guía detallada sobre cómo elegir el software de PM más adecuado para obtener más información.
Herramientas generales de gestión de proyectos
Algunas de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas son los gráficos de Gantt, las estructuras de desglose del trabajo (WBS) y los gráficos de flujo de trabajo. Muchos softwares de PM incluyen estas funciones, pero, primero, analizaremos los conceptos básicos.
Diagramas de Gantt
Un gráfico de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos utilizada para la planificación y programación de proyectos. En pocas palabras, es un gráfico de barras de línea de tiempo que muestra las fechas de inicio y finalización de cada tarea.
Los gráficos de Gantt representan visualmente la fecha de inicio, la fecha de finalización y la duración de cada tarea de un proyecto, para mostrar la duración estimada del proyecto en su conjunto. También suelen mostrar dependencias entre las tareas, lo que proporciona a los miembros del equipo una comprensión visual de cómo se interrelacionan los diferentes trabajos en el cronograma del proyecto.
Si bien puede usar un gráfico de Gantt estático y ajustar las fechas manualmente, hay muchas soluciones de software de PM que ofrecen una función o vista del gráfico de Gantt. Esta opción facilita el cambio de fechas y duración de las tareas según sea necesario y el mantenimiento de una sola versión del cronograma del proyecto para que todos estén en sintonía.
Consulte nuestra guía completa de gráficos de Gantt para obtener más información y conocer las ventajas y limitaciones de usar un gráfico de Gantt.
Recursos adicionales
Tableros Kanban
Un tablero Kanban es un tablero visual que muestra el estado de la tarea en columnas marcadas como para hacer, en curso y hecho. Los tableros Kanban se utilizan principalmente en la metodología Kanban, pero cualquier equipo del proyecto puede usarlos.
Originalmente, los tableros Kanban eran tarjetas físicas que se colocaban en columnas hechas a mano. Los miembros del equipo escribirían cada tarea en una nota adhesiva y la movían físicamente por las columnas de estado a medida que avanza el trabajo. Algunos equipos aún siguen utilizando tableros físicos para supervisar el estado de la tarea.
Los tableros Kanban en línea tienen la misma funcionalidad básica, pero son más livianos, permiten un acceso en tiempo real y pueden actualizarse y compartirse fácilmente con los miembros del equipo.
Además de mostrar el estado de las tareas, los tableros Kanban pueden ayudarlo con lo siguiente:
- Limitar el trabajo en curso (WIP): ejecutar muchas tareas al mismo tiempo reduce la productividad y crea retrasos. Al mostrar claramente la cantidad de tareas en curso, los tableros Kanban lo ayudan a limitar el WIP.
- Maximizar la eficiencia: con la metodología Kanban, a la eficiencia se la llama flujo. Los tableros Kanban lo ayudan a identificar los cuellos de botella para poder abordarlos y avanzar con el trabajo sin problemas y de manera eficiente.
Sepa todo lo que necesita saber sobre las tarjetas Kanban en nuestra guía.
Recursos adicionales
Gráficos de PERT
Un gráfico de técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) es una herramienta visual que sirve para planear todas las tareas del proyecto. Utilice un gráfico de PERT para dividir un proyecto en tareas más pequeñas, identificar las dependencias de las tareas y estimar la duración del proyecto.
Un gráfico de PERT tiene funciones similares a las de un diagrama de Gantt, pero su disposición es diferente. En lugar de un cronograma lineal que muestra las tareas en un eje horizontal de izquierda a derecha, un gráfico de PERT representa tareas o hitos más grandes como nodos (normalmente cuadros o círculos), conectados por flechas que muestran las dependencias.
Los gráficos de PERT se suelen utilizar más en proyectos en los que el recurso limitante es el tiempo, y no el costo. Puede usar un gráfico de PERT para estimar cuánto tiempo llevará un proyecto, encontrar las áreas de mayor flexibilidad y prever dónde pueden ocurrir retrasos.
Obtenga más información sobre la diferencia entre los gráficos de Gantt y de PERT y cómo crear su propio gráfico de PERT.
Estructura de desglose del trabajo
Una estructura de desglose del trabajo (WBS) es una herramienta visual que divide un proyecto en tareas más pequeñas y manejables y las muestra en términos de jerarquía. En la gestión de proyectos, la WBS ayuda a definir y dar seguimiento a las tareas individuales del proyecto.
Para crear una WBS, comience con la entrega o el objetivo final del proyecto, y luego la divídalo sucesivamente en partes más pequeñas. Continúe dividiendo cada fragmento de trabajo en piezas de trabajo más manejables, hasta obtener tareas individuales, que luego puede asignar a los miembros del equipo.
El principal beneficio de una WBS es que hace que un proyecto se sienta más manejable. Además, puede usar una estructura de desglose del trabajo para estimar costos y cronogramas, y definir procesos repetibles para futuros proyectos.
Obtenga más información sobre la WBS en nuestra guía y encuentre plantillas gratuitas de WBS para empezar.
Visualizaciones
En la gestión de proyectos, una visualización es cualquier herramienta que muestre la información del proyecto, incluidos los cronogramas, las funciones y las responsabilidades, el presupuesto y el progreso, en un formato visual. Por ejemplo, los gráficos de Gantt y de PERT, las infografías y los paneles son visualizaciones de PM.
Representar los datos y la información del proyecto de una manera visual puede optimizar la comunicación con los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto. Además, las visualizaciones pueden ayudarlo a identificar errores, cuellos de botella o brechas en el plan de su proyecto. Las visualizaciones sólidas y efectivas muestran los datos más importantes, tienen un propósito claro y cubren tanto el panorama general como la información más detallada.
Muchas soluciones de software de PM pueden crear visualizaciones directamente a partir de sus datos. Esto ahorra tiempo y garantiza que sus visualizaciones estén actualizadas. Obtenga más información sobre el diseño de un panel de datos en nuestra guía.
Herramientas de productividad personal
Una herramienta de productividad personal hace referencia a cualquier herramienta que usted utilice para aumentar su propia productividad. Puede ser una simple lista en línea de tareas pendientes o un software de gestión de tareas más sofisticado.
Software simple de PM
El software simple de gestión de proyectos está destinado a ayudarlo a gestionar cualquier tipo de proyecto y debe ser lo suficientemente intuitivo como para no requerir capacitación para empezar.
Un software de gestión de proyectos simple le permitirá ejecutar las funciones más básicas, incluidas las siguientes:
- Compartir y colaborar con los miembros del equipo y las partes interesadas externas
- Realizar un seguimiento de los cambios en tiempo real para eliminar los problemas de control de versiones
- Almacenar la documentación del proyecto para crear una fuente precisa
- Crear planes detallados del proyecto y programar y asignar las tareas del proyecto
- Automatizar las tareas para reducir el trabajo manual y repetitivo
- Implementar los datos del proyecto en informes y paneles simples y compartibles
- Administrar los recursos para asegurarse de que cuenta con las personas adecuadas para realizar el trabajo
Obtenga más información al respecto y comience a usar un software simple de gestión de proyecto.
Software de programación de proyectos
El software de programación de proyectos le permite crear un cronograma detallado de su proyecto de principio a fin, asignar la titularidad y gestionar los plazos.
Además de las capacidades básicas de software de PM, busque las siguientes funciones en el software de programación de proyectos:
- Gráficos de Gantt que le permiten identificar fácilmente la ruta crítica
- Notificaciones para los próximos plazos, cambios en el cronograma o actualizaciones de estado
- Funciones de elaboración de informes y paneles para ver el progreso del proyecto
- Flexibilidad para ajustar el cronograma según sea necesario
- Una opción de vista de calendario, que es una forma tradicional de ver proyectos a largo plazo
- Integraciones con otras herramientas de calendario, como Google Calendar, para ver las fechas límite y la disponibilidad de los miembros del equipo en distintas aplicaciones
Obtenga más información sobre las funciones que debe buscar en el software de programación de proyectos.
Software de gestión de cartera de proyecto
El propósito del software de gestión de carteras de proyectos (PPM) es aumentar la productividad mediante una única ubicación para gestionar todos los aspectos de su cartera de proyectos, incluido la admisión y la priorización del proyecto, la gestión de los recursos, la ejecución y la elaboración de informes.
Busque software PPM con las siguientes capacidades básicas:
- Admisión y priorización de proyectos: ya sea a través de un formulario u otro mecanismo, su solución de PPM debe permitirle el ingreso constante de proyectos nuevos a su cola. Luego, debe alertarle a medida que ingresan las nuevas solicitudes, para poder clasificarlas y priorizarlas, de forma que se respalden los objetivos estratégicos y asegurándose de realizar el trabajo más importante primero.
- Gestión de recursos: visibilice la capacidad de los miembros del equipo, para poder asignar los recursos de manera adecuada, incluida la planificación de la capacidad para futuras necesidades del proyecto. Asegúrese de que su solución PPM le permita realizar un seguimiento y administrar los recursos directamente en el contexto de los planes del proyecto.
- Ejecución del proyecto: al igual que con el software general de PM, la solución de PPM debe permitirle planificar, dar seguimiento y gestionar todos los aspectos del cronograma y el presupuesto de su proyecto en tiempo real, para anticipar cambios y evitar sobrecargas de costos.
- Informes: las soluciones específicas de PPM necesitan proporcionar visibilidad de varios proyectos a la vez. Implemente datos individuales del proyecto en informes y paneles sofisticados que le brinden información sobre la cartera en su conjunto. También debe poder compartir estos informes con los ejecutivos y las partes interesadas clave.
Consulte nuestra guía completa para obtener más información sobre PPM y cómo elegir el software más adecuado para usted.
Software de gestión de proyectos
El software de gestión de recursos lo ayuda a gestionar y programar los recursos humanos dentro de su organización. El software de gestión de recursos mejora la productividad garantizando que no se asignen ni más ni menos recursos que los necesarios.
Estas son algunas de las principales funciones para el software de gestión de recursos:
- Capacidad para adaptarse a diferentes tipos de equipos, cronogramas y proyectos
- Paneles para conocer la disponibilidad de recursos de alto nivel en contexto con las necesidades del proyecto
- Varios niveles de permisos para que los miembros del equipo solo tengan acceso a la información que necesitan
- Seguimiento sencillo del tiempo de trabajo, para que los miembros del equipo registren sus horas trabajadas
- Planificación de las capacidades para asignar recursos durante la ejecución del proyecto
- Elaboración de informes para presentar datos relevantes, detectar tendencias y prever necesidades de contratación
Obtenga más información sobre la gestión de recursos y encuentre plantillas gratuitas en nuestra guía para principiantes.
Software de gestión de tareas
El software de gestión de tareas es una versión simplificada del software de gestión de proyectos que le permite hacer un seguimiento de las tareas individuales para aumentar la productividad personal, del equipo y de la organización.
Busque las siguientes funciones en el software de gestión de tareas:
- Asignación de tareas y listas de tareas individualizadas para mantener el trabajo organizado
- Varias opciones de visualización, para que los miembros del equipo puedan ver sus listas de tareas de la manera que mejor funcione para ellos
- Funciones de automatización, para realizar un seguimiento sencillo del estado de las tareas, como notificaciones y codificación en colores
- Integraciones con las herramientas que ya utiliza, para que pueda importar sus tareas y mantenerse al día en todas las plataformas
Visite nuestra página general para obtener más información sobre el software de gestión de tareas.
Software de automatización de flujo de trabajo
El software de automatización del flujo de trabajo se refiere a herramientas que automatizan los procesos de negocios con el objetivo de agilizar los procesos, eliminar los cuellos de botella y las brechas de procesos, y mejorar la eficiencia dentro de un equipo u organización.
Estas son algunas de las funciones más importantes del software de automatización del flujo de trabajo:
- Funciones de "si/entonces", para que pueda establecer una lógica básica e impulsar las acciones de los próximos pasos dentro de su flujo de trabajo (por ejemplo, si una casilla está marcada como completa, entonces un miembro del equipo recibirá una notificación para pasar al siguiente paso)
- Flexibilidad para poder crear procesos únicos que respalden la forma en que trabaja su equipo u organización
- Funcionalidad baja o sin código para que los equipos puedan implementar la solución sin necesitar la ayuda de IT
- Notificaciones automáticas, recordatorios y actualizaciones de estado para mantener los procesos en marcha
- Registros de auditoría para que pueda investigar fácilmente los retrasos, las brechas o los cuellos de botella
- Integraciones con herramientas existentes, para que pueda extraer datos, información de contacto y mucho más en una solución de flujo de trabajo óptima, sin necesidad de hacerlo manualmente.
Informes sobre las funciones para evaluar tanto el progreso del proyecto como los flujos de trabajo en sí mismos.
Obtenga más información sobre los beneficios de la automatización del flujo de trabajo y qué buscar en una solución de software.