Cómo crear un diagrama de Gantt en Excel a partir de una plantilla

Colaborador de Smartsheet Diana Ramos on Feb 25, 2019

 

En este artículo, se le proporciona la mejor plantilla de diagrama de Gantt para usar en sus proyectos y satisfacer sus necesidades. Aprenda a usar una plantilla de diagrama de Gantt en la versión 2000 de Excel y posteriores, y cómo personalizar la plantilla en función de su proyecto.

¿Cómo le gustaría crear su diagrama de Gantt?

 
 
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Cómo crear un diagrama de Gantt en Excel a partir de una plantilla

FL Gantt Chart Excel Spanish

Descargar la plantilla del diagrama de Gantt en Excel

Esta plantilla del diagrama de Gantt con formato previamente asignado en Excel ofrece una forma simple y directa de agregar la información, las fechas y las notas de su proyecto a la tabla. Todo esto luego aparece en forma automática en el diagrama de Gantt.

Para usar la plantilla del diagrama de Gantt en Excel, haga clic en el botón de descarga que se incluye abajo, o bien, mire el tutorial en video o siga los pasos indicados para crear un diagrama de Gantt específico para su proyecto.

Enumere las tareas en su plantilla en Excel del diagrama de Gantt

Las tareas representan la base del diagrama de Gantt. Desglose el proyecto en pequeños fragmentos o etapas, que serán las tareas del proyecto. Luego, priorice las tareas en el orden en que deben completarse.

  1. Descargue y abra la plantilla en Excel del diagrama de Gantt para las versiones 2007, 2010 o 2013 de Excel.
  2. Agregue la lista de tareas a la tabla, en la columna Nombre de la tarea.
  3. Si necesita eliminar una fila, haga clic con el botón derecho del mouse en la celda de la fila que quiere eliminar. Haga clic en Eliminar y, luego, seleccione Toda la fila.

 

Add Project Tasks

 

Agregue fechas de inicio y finalización a la línea de tiempo del proyecto

  1. Introduzca la fecha en valores numéricos correspondientes al día y al mes de cada una de las tareas del proyecto (por ejemplo, 16 de enero debería ingresarse como 16/1).

  2. Para cambiar el formato de la fecha, haga clic con el botón derecho del mouse en la celda que contiene la fecha y seleccione Formato de celdas. En la ventana emergente, seleccione Fecha y elija el tipo de fecha que se adapte a sus necesidades.

  3. En la columna Inicio de la tabla, introduzca la fecha en que comenzará la tarea.

  4. En la columna Finalización de la tabla, introduzca la fecha en que completará la tarea.

  5. Continúe mencionando todas las fechas de inicio y finalización de cada una de las tareas del proyecto.

Con este paso, puede visualizar la duración de cada una de las tareas, cómo se superponen las tareas y cuando se estima que se completará el proyecto.

 

Add Start and End Dates

 

Nota: A medida que agrega fechas a esta tabla, el diagrama de Gantt incorporará un espacio en blanco al comienzo del diagrama, para mostrar fechas anteriores a las indicadas en la tabla. Puede solucionar este inconveniente en el paso 5 "Personalice la plantilla en Excel del diagrama de Gantt".

Calcule la duración de cada tarea

En función de las fechas de inicio y finalización, Excel calculará de manera automática la duración de las tareas a partir de una fórmula.

 

Calculate Task Duration

Personalizar la plantilla del diagrama de Gantt en Excel

 

Luego de seguir los pasos mencionados, el diagrama de Gantt ahora debería reflejar la información que se agregó al proyecto. Ahora, puede personalizar el diagrama de Gantt para que se ajuste a las necesidades del proyecto y lograr que la línea de tiempo luzca exactamente como tenía pensado. A continuación, se mencionan algunas opciones de personalización:

Agregar un título al diagrama de Gantt

  1. Haga clic en el título actual "Plantilla del diagrama de Gantt para Excel". Debería aparecer un recuadro debajo del texto.
  2. Haga clic nuevamente dentro del cuadro y aparecerá el cursor.
  3. Para eliminar el título actual, resalte el texto y presione Eliminar en su teclado.
  4. Introduzca el nuevo título para el diagrama de Gantt.

 

Add Project Title

 

Cambiar el texto y el color del título

  1. Haga clic en el título. Debería aparecer un recuadro debajo del texto.
  2. Haga clic con el botón derecho del mouse y seleccione Fuente.
  3. En la ventana emergente, tiene la opción de cambiar la fuente y el estilo, tamaño y color de fuente.
  4. Tras haber implementado todos los cambios necesarios al título, seleccione Aceptar y se incorporarán los cambios al título.

 

Change Title Font and Color

 

Cambiar los colores de las barras de tareas del diagrama de Gantt.

  1. Haga doble clic en la barra de tareas cuyo color desea cambiar. Asegúrese de seleccionar únicamente la barra de tareas individual y no todas las barras de tareas.

  2. Haga clic con el botón derecho del mouse en la barra de tareas y seleccione Formato del punto de datos.

  3. En la ventana emergente, seleccione Relleno.

  4. En el menú desplegable, elija el nuevo color de la barra de tareas y ajuste la transparencia de la barra en caso de ser necesario.

  5. Repita estos pasos para las otras barras de tareas que desea modificar.

Al cambiar los colores de las barras de tareas del diagrama de Gantt, puede organizar las tareas a nivel visual y lograr una mejor vista del proyecto y las tareas de los componentes. Así mismo, puede dividir las tareas de manera sencilla por recurso, persona asignada, equipo involucrado, etc.

Ampliar las barras de tareas

  1. Haga clic en la primera barra de tareas y seleccione Formato del punto de datos.

  2. En la ventana emergente, elija Opciones.

  3. Ajuste el porcentaje en el recuadro llamado Ancho de la distancia. Cuanto menor sea el porcentaje, más anchas serán las barras de tareas.

  4. Repita estos pasos para las otras barras de tareas que desea modificar.

 

Change Task Bar Width

 

Ajustar las fechas mostradas

  1. Haga clic en una fecha en la parte superior del diagrama de Gantt. Debería aparecer un recuadro debajo de todas las fechas.

  2. Clic con el botón derecho en el recuadro y seleccione Formato del eje.

  3. En la ventana emergente, seleccione Escala.

  4. Ajuste el número en el recuadro llamado Mínimo. Deberá ingresar los números en forma creciente para ajustar el espaciado de las barras y lograr que el diagrama tenga el aspecto deseado.

 

Format Axis

 

Smartsheet

Desafíos relacionados con la creación de un diagrama de Gantt en Excel

El hecho de crear un diagrama de Gantt con Excel puede contribuir a la planificación del proyecto. Sin embargo, deberá enfrentarse a ciertos desafíos mientras trabaja para desarrollar una representación visual de su proyecto. Entre los desafíos, pueden mencionarse:

  • Requiere de ajustes manuales:El diagrama no se redimensiona en forma automática, con lo cual, debe destinarse más tiempo al ajuste manual de las configuraciones de cada uno de los proyectos.

  • No es posible etiquetar los días individuales:Esto puede dificultar la lectura del diagrama, ya que, en el diagrama, se incluyen fechas y períodos de tiempo más extensos.

  • Sin actualizaciones automatizadas para los valores del diagrama:Los valores no se ajustan en forma automática cuando se los modifica o actualiza.

  • Falta de control sobre la versión:Resulta difícil determinar si está trabajando con la versión más actualizada del diagrama, ya que el documento es estático y no se reflejan los cambios en tiempo real.

  • Imposibilidad de colaborar en tiempo real:No existe una manera sencilla de colaborar y compartir el diagrama de Gantt entre los miembros del equipo y las partes interesadas, lo que complica disponer de visibilidad en tiempo real y, también, la toma de decisiones.

Para obtener una perspectiva detallada sobre lo que debe tenerse en cuenta al elegir un software de diagrama de Gantt, visite Software, herramientas y aplicaciones rápidas y sencillas para diagramas de Gantt.Así mismo, si quiere obtener plantillas adicionales del diagrama de Gantt en Excel para distintos casos de uso, visite Plantillas del diagrama de Gantt en Excel.


Cómo crear un diagrama de Gantt en minutos a partir de una plantilla en Smartsheet

Smartsheet ofrece una plantilla de diagrama de Gantt con formato previamente asignado, lo que simplifica la visualización del proyecto y la definición de prioridades para sus tareas. Calcule la duración en forma automática, ajuste las fechas de las tareas con las barras de tareas de arrastrar y soltar, y actualice la información y compártala con las principales partes interesadas a fin de incrementar el nivel de visibilidad y mejorar la eficiencia del proyecto. Siga los pasos que se mencionan abajo para crear el diagrama de Gantt más efectivo para su proyecto.

 

Project Plan with Gantt

Cómo usar las plantillas del diagrama de Gantt en Smartsheet

​​

Mencione la información de sus tareas  

  1. Agregue tareas en la columna Nombre de la tarea.

  2. Defina jerarquías entre las tareas para mostrar de qué manera las sub-tareas del proyecto pasan a formar parte de las tareas del proyecto más amplio al aplicar sangría a las filas. (Para obtener más información sobre las jerarquías, haga clic aquí).

  3. Para eliminar una fila, haga clic con el botón derecho del mouse en la celda de la fila que quiere eliminar y seleccione Eliminar fila.

  4. A la izquierda de cada una de las filas, encontrará la opción para agregar más contexto a su proyecto al adjuntar filas o dejar comentarios directamente en la fila.

 

 

List Task Info

 

Indicar fechas de inicio y de finalización

  1. Seleccione una celda en la columna Fecha de inicio o Fecha de finalización.

  2. Haga clic en el ícono del calendario y seleccione una fecha. También puede agregar una fecha manualmente en la celda.

 

Add Start and End Dates

 

Agregar información sobre % de compleción y Asignado a

  1. En la columna % de compleción, introduzca el porcentaje de compleción del trabajo correspondiente a dicha tarea. Introduzca un número entero y Smartsheet aplicará el autorelleno con el signo de porcentaje.

  2. En la columna Asignado a, elija un nombre del menú desplegable o introduzca manualmente un nuevo nombre en la celda.

Las columnas % de compleción y Asignado a aportan más contexto a sus tareas, además de las fechas de inicio y finalización de cada una de ellas. Las barras delgadas de color gris ubicadas dentro de las barras de tareas del diagrama de Gantt representan el porcentaje de la compleción del trabajo para dicha tarea. Esto puede ayudarlo a determinar si el proyecto está bien encaminado. Así mismo, puede asignar tareas específicas a un miembro del equipo o parte interesada con el objetivo de incrementar la responsabilidad general y asegurarse de que todos estén familiarizados sobre sus responsabilidades a lo largo del proyecto.


Personalizar la plantilla del diagrama de Gantt en Smartsheet

No solo resulta sencillo crear diagramas de Gantt en Smartsheet, sino que son muy fáciles de personalizar para satisfacer las necesidades particulares de su proyecto. Con tan solo un par de clics, puede personalizar el aspecto de la línea de tiempo de su proyecto.


Cambiar los colores de las barras de tareas

  1. Haga clic con el botón derecho del mouse en la barra de tareas y seleccione Configuración del color.

  2. Aparecerá una paleta de colores. Haga clic en el color que desea.

  3. Para aplicar el mismo color a varias barras de tareas, seleccione las barras de tareas, para lo cual deberá mantener presionado el botón Shift en su teclado. Luego, suelte el botón Shift, haga clic con el botón derecho del mouse en cualquiera de las barras seleccionadas y haga clic en Configuración del color.

  4. Cambie el color.

 

Change Color Settings

 

Cómo importar un archivo de Excel directamente en Smartsheet

Smartsheet integra de manera sencilla los datos directamente en una plantilla. De esta manera, es muy simple importar información del proyecto almacenada en Excel directamente en Smartsheet.

  1. En el extremo superior izquierdo de la interfaz de Smartsheet, seleccione el ícono de tres líneas para abrir la Navegación del panel izquierdo.

  2. Haga clic en el ícono + y seleccione Importar.

  3. En la ventana ubicada a la derecha de la página, seleccione Microsoft Excel.

 

Import Excel Data
  1. En la ventana emergente, seleccione el archivo Excel que desea importar desde su equipo y haga clic en Continuar.

  2. Aparecerá el formulario Importar configuración. Aquí, seleccione la fila del formulario que contenga los encabezados de la columna (por lo general, la primera fila de la hoja) y haga clic en Importar.

  3. El archivo importado aparecerá como una nueva hoja en Smartsheet.

  4. Haga clic en el nombre de la hoja para abrirla y comenzar a editar.

 

Convierta sus datos importados de Excel en un diagrama de Gantt

  1. En la barra de herramientas superior, haga clic en la marca de inserción desplegable Vista de cuadrícula y seleccione Diagrama de Gantt en el menú desplegable.

  2. Se creará un diagrama de Gantt en forma automática a la derecha de la hoja.

  3. Edite el diagrama de Gantt como crea conveniente para su proyecto.


Metodologías relacionadas para la administración de proyectos

Además de los diagramas de Gantt, hay muchas otras formas de administrar y llevar un registro del proyecto de manera efectiva para asegurarse de que se implemente en tiempo y forma, conforme a presupuesto y dentro del alcance establecido para el proyecto. Visite nuestras páginas Metodología ágil, Metodología Scrum y Metodología Kanban para obtener más información sobre cómo administrar su proyecto teniendo en cuenta estas metodologías relacionadas.

Si precisa obtener más información sobre los diagramas de Gantt, quiénes los utilizan, las funciones clave y los beneficios de utilizar uno de estos diagramas para su proyecto, lea el artículo Guía para los diagramas de Gantt.


Mejorar la visibilidad del proyecto con los diagramas de Gantt en tiempo real en Smartsheet

De la administración básica de tareas y de proyectos hasta la administración compleja de recursos y portafolios, Smartsheet lo ayuda a mejorar la colaboración y acelerar el trabajo. Esto lo empodera para lograr más. La plataforma Smartsheet facilita la planificación, la captura, la gestión y la creación de informes sobre el trabajo, desde cualquier lugar, lo que ayuda a su equipo a ser más eficiente y lograr más. Cree informes sobre las métricas clave y obtenga visibilidad en tiempo real acerca de trabajo gracias a informes, paneles y flujos de trabajo automatizados diseñados para ayudar a su equipo a mantenerse conectado e informado. Cuando los equipos tienen claridad sobre el trabajo en curso, pueden lograr mucho más en menos tiempo. Pruebe Smartsheet gratis hoy mismo.

 

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