¿Cómo sabe que es el momento de invertir en software de gestión de proyectos?
Debe considerar invertir en un software de gestión de proyectos cuando sus procesos de gestión crean más trabajo del que optimizan. Si su trabajo se extiende a demasiadas aplicaciones y pasa demasiado tiempo en reuniones, el software de PM puede ser útil.
Algunas situaciones apuntan a la necesidad de tener mejores herramientas, incluidas las siguientes:
- Sus equipos dedican gran parte de su tiempo a actualizar otros equipos sobre su estado a través de reuniones o correos electrónicos.
- No puede mantener los datos actualizados y accesibles en varias plataformas.
- Su equipo incumple continuamente los plazos y no puede anticipar obstáculos comunes.
- Dedica demasiado tiempo a organizar datos y generar informes de forma manual.
Muchas pequeñas empresas comienzan su enfoque para la gestión organizada de proyectos utilizando herramientas que ya conocen. Las herramientas de hojas de cálculo como Microsoft Excel son excelentes para algunas situaciones, pero a medida que la organización crece, también aumentan los procesos y demandas. Excel no puede proporcionar muchas de las herramientas que necesitan las empresas más grandes, como informes integrados, actualizaciones en tiempo real y adaptabilidad.
Salvador Ordorica, director ejecutivo de The Spanish Group, explica las ventajas de un software de gestión de proyectos dedicado sobre los sistemas estáticos, como Excel: "Considere todos los procesos de Excel para los que existe una solución dedicada. En ellos, todos sus datos están disponibles en un solo lugar, y es muy conveniente tener toda la información de su proyecto en un solo lugar. Todas sus tareas se pueden planificar y marcar como completadas, y los eventos anteriores y próximos del calendario están disponibles para su consulta, como también los datos de sus clientes, los recursos y los gastos del proyecto. Puede enviar facturas de manera automática a los clientes. Puede acceder a sus datos en un instante, y tener todos los datos en un solo lugar significa que puede compartirlos fácilmente con su equipo con solo unos pocos clics. No es necesario cambiar entre archivos de hoja de cálculo para encontrar datos".
El software de gestión de proyectos está diseñado específicamente para estos casos de uso y es mucho más potente cuando se trata de colaborar, informar y dar seguimiento al estado, y escalar pequeñas operaciones en configuraciones más grandes y complejas. Muchas empresas también informan que el software de gestión de proyectos es esencial en la transición al trabajo a distancia y, con él, más comunicación asincrónica.
Qué buscar en un software de gestión de proyectos
Busque un software de gestión de proyectos que solucione las diferencias y aborde los problemas dentro de su enfoque actual. La herramienta adecuada debe integrarse con el software y procesos existentes para facilitar el trabajo y cumplir con su presupuesto.
"Dirijo algunas empresas por mi cuenta, trabajo con clientes como consultor y capacito y oriento a profesionales de PM", afirma Cornelius Fichtner, presidente de OSP International y productor de contenido multimedia de PM. "Esto significa que he tenido la oportunidad de trabajar con un software de gestión de proyectos bastante extenso. Las funciones principales que generalmente veo, en ese orden, son la planificación y programación de proyectos, las funciones de comunicación y la documentación. Si estas funciones no lo hacen bien, la capacidad para organizar proyectos y asignar tareas a los miembros del equipo será muy limitada".
Además, piense en lo siguiente al buscar un software de PM:
- Necesidades de su equipo: entre sus herramientas de software actuales, determine qué funciones su equipo utiliza más. No seleccione un programa solo según las funciones disponibles; elija uno con las funciones que realmente usará.
“Necesitábamos determinar dónde habían perdido el control las herramientas existentes de gestión de proyectos y comenzaron a hacer las cosas más complicadas”, comparte David Reid, director de ventas de VEM Tooling. "Necesitábamos algo para facilitar la gestión, la asignación y la estimación de los recursos para mejorar nuestra eficiencia, por lo que decidimos crear una lista de todas las funciones que el equipo necesitaba".
- Diseño reflexivo: el software de gestión de proyectos moderno tiene una experiencia de usuario bien ponderada y es intuitivo para usar. La mayoría proporciona tutoriales, pero debe ser capaz de acceder a las funciones más básicas de manera fácil al explorar la herramienta.
- Soporte de productos: lea las reseñas y hable con los representantes de ventas sobre qué tipo de soporte ofrece el servicio. Pueden proporcionar más que solo soporte tecnológico, como ayudar a configurar su sistema, incorporar a sus empleados y capacitarlos para usar el producto.
- Su presupuesto: la mayoría de las herramientas de software de gestión de proyectos ofrecen un modelo de suscripción con un costo mensual por usuario. La mayoría ofrece precios por niveles y pueden ofrecer pruebas gratuitas para niveles específicos superiores o permiten acceso continuo gratuito y básico. Es posible que encuentre que solo necesita hacer una compra única para una solución en las instalaciones que se adapte a su organización.
Considere el costo de la membresía mensual y anual contra el costo del tiempo que sus empleados ahorrarán al usarlo. La mayoría de las suscripciones cuestan menos de $50 por persona por mes, por lo que si cada empleado puede ahorrar uno o dos horas utilizando el producto, puede valer la pena el costo. Por lo general, otras funciones adicionales cuestan más, pero si su empresa no necesita esas funciones, es posible que el gasto adicional no se justifique.
"Compare el costo de cada herramienta", sugiere Sam Cohen, fundador de Gold Tree Consulting. "Mire todas las características que ofrece el software y, luego, su precio. Después de todo, es mejor evitar pagar por funciones que su empresa ni siquiera necesita". - Ahorro de tiempo potencial: la automatización es una de las herramientas más potentes que ofrece el software de gestión de proyectos. Con la automatización, puede hacer que sus flujos de trabajo sean más eficientes, recordar a su equipo los plazos de entrega y reducir el tiempo invertido en tareas repetitivas.
- Colaboración: las buenas herramientas de gestión de proyectos facilitan la colaboración con el acceso a archivos, paneles y calendarios compartidos. Muchos ofrecen acceso por niveles para que los miembros del equipo puedan crear o editar proyectos según sea necesario.
- Opciones de planificación flexibles: cada proyecto es diferente, así que elija una herramienta que lo ayude a crear el mejor plan para su equipo. Muchas soluciones de gestión de proyectos ofrecen hojas de cálculo, diagramas de Gantt y vistas de tarjeta o Kanban para organizar y planificar sus proyectos de manera eficiente.
Cómo elegir un software de gestión de proyectos
El mejor método para elegir un software de gestión de proyectos es explorar todas las opciones. Compare las herramientas y funciones que necesita entre la competencia y utilice pruebas gratuitas. Considere cómo cada programa puede escalar a medida que su empresa crece.
A continuación, le mostramos algunos pasos que puede seguir para identificar el mejor software de PM para su equipo u organización:
- Haga una lista de funciones: examine los programas que utiliza actualmente y enumere las funciones de las que más depende. Consulte con su equipo y determine si hay alguna diferencia importante en las ofertas de sus herramientas actuales y busque herramientas que cubran estas diferencias. Considere que puede integrar o reemplazar estas herramientas con su nuevo software de gestión de proyectos.
- Investigación: investigue sus opciones y examine las funciones similares. Utilice un gráfico de comparación para anotar los productos que ofrecen las funciones que desea. Hable con compañeros que utilizan diferentes herramientas y lea reseñas positivas y negativas de los usuarios. Muchas empresas también ofrecen comparaciones directas de sus productos con respecto a sus competidores.
"Buscamos consejos de otros gerentes de proyectos, junto con el uso de motores de búsqueda, revistas comerciales y reseñas de especialidades", señala Reid. "Después de eso, acotamos nuestra lista a aproximadamente cinco proveedores para hacer pruebas y elegir. Examinamos la tecnología y los gastos de cambiar a cada opción. Luego, iniciamos una prueba con todos los proveedores de software seleccionados para ver cómo funcionan". - Utilice pruebas disponibles: utilice pruebas gratuitas o menos costosas para ver si los productos son adecuados para su equipo. Muchos productos se ven muy bien de apariencia, pero pueden ser difíciles de usar o carecer de la funcionalidad que requiere su organización. "Las pruebas gratuitas le permiten probar cada herramienta y ver lo bien que funciona según el flujo de trabajo de su empresa", aconseja Cohen.
- Hable con los representantes de ventas: descubra cómo interactúa la empresa con los clientes y brinda soporte. Elija una empresa con personal informado que proporcione asistencia continua a través de todas las fases de implementación y capacitación, y soporte tecnológico a través de la vida del producto.
- Verificar los protocolos de seguridad: asegúrese de que cualquier producto que elija cumpla con estrictas pautas de seguridad para proteger sus datos y clientes.
- Empiece su búsqueda con anticipación: si es posible, empiece a investigar un software de gestión de proyectos antes de tener una necesidad inmediata y crítica para que no se apresure a tomar una decisión. Algunos productos pueden implementarse fácilmente en un día o dos, mientras que algunas soluciones más potentes pueden llevar semanas en implementarse y personalizarse completamente.
- Involucre a su equipo: tenga en cuenta las opiniones de su equipo. Es posible que hayan trabajado con varios productos en el pasado o deseen ciertas características para sus funciones. Es probable que su equipo tenga ideas sobre las herramientas para que los ayude en su trabajo diario.
Preguntas que debe hacerse al elegir un software de gestión de proyectos
Es natural tener muchas preguntas al elegir un software de gestión de proyectos. Desde los costos hasta las funciones, hemos hecho una lista de algunas de las mejores preguntas para hacerse al considerar el cambio.
Al investigar el software de gestión de proyectos, hágase las siguientes preguntas:
- ¿Qué funciones serían útiles para mi equipo? Trabaje con su equipo para determinar una lista de funciones que necesitan y quieren tener. Es posible que hayan trabajado con productos en el pasado que serían adecuados para su equipo ahora.
"Una de las armas secretas que tengo para evaluar diferentes plataformas de software es la experiencia de mis trabajadores independientes. Comencé como independiente y me dio la oportunidad de aprender mucho sobre varias plataformas de software y prácticas de gestión diferentes en el sector. Como director ejecutivo, me falta ese punto de vista, pero es una de las cosas que siempre pregunto al incorporar o gestionar la salida de trabajadores independientes para mantenerme informado", sugiere Devon Fata, el fundador y director ejecutivo de Pixoul. - ¿Qué procesos deseamos mejorar? Consulte con su equipo y haga una lista de los procesos que están limitados por su software actual. "El principal desafío al que se enfrentó mi equipo era la programación y la gestión del tiempo", afirma Cohen. "Al utilizar herramientas de gestión de proyectos, hemos podido superar este problema. Podemos programar tareas para todos y evitar cuellos de botella que podrían haber producido problemas mayores".
- ¿Qué podemos pagar? Determine un presupuesto para el software de gestión de proyectos. Considere los costos laborales de sus procesos actuales y compárelos con el ahorro de tiempo que traerá el software de gestión de proyectos. Muchos productos ofrecen productos gratuitos o de bajo costo o acceso a usuarios sin licencia. Es posible que solo los gerentes de proyectos y los empleados administrativos requieran una licencia paga para usar su software.
"Especialmente en la gestión de una fuerza de trabajo a distancia, menos licencias en las que preocuparse era más beneficio para nosotros", comparte Cohen. - ¿Desde cuándo existe esta empresa? Haga algunas investigaciones sobre las empresas cuyos productos está considerando. Una empresa que está hace un tiempo ha tenido mucho tiempo para perfeccionar sus ofertas y apoyo, y puede suponer menos riesgo de convertirse en obsoleta.
- ¿Hay muchas actualizaciones de productos y cómo nos afectarán? Las actualizaciones de productos son excelentes y suelen corregir errores y agregar funcionalidad. Muchas empresas publican las próximas actualizaciones de productos en su sitio web y se comprometen a hacer que las actualizaciones sean lo más fluidas posible para los usuarios.
- ¿Hay testimonio de empresas similares a las nuestras sobre este producto? Una de las mejores formas de ver si una solución de gestión de proyectos funcionará para su organización es encontrar testimonios. Busque reseñas positivas y negativas de empresas de un tamaño similar en su sector para conocer sus experiencias.
- ¿La empresa ofrece soporte a lo largo de la vida del producto? El soporte continuo es fundamental si planea usar un producto durante muchos años. Asegúrese de que sus principales candidatos tengan un historial de soporte al producto a través de las actualizaciones a lo largo del tiempo.
- ¿La empresa ofrece soporte para capacitación e incorporación al principio y para nuevos productos y funciones? La mayoría de las empresas lo capacitarán en su software y sus principales actualizaciones, pero vale la pena verificar que este es el caso.
- ¿Las funciones de este producto se alinean con mis procesos o necesito actualizar mis procesos de manera drástica? Elija un software que se adecue a sus procesos actuales. Dicho esto, también puede encontrar que adoptar un nuevo software puede abrir nuevos canales de procesos beneficiosos.
“La comunicación ha sido nuestro mayor desafío a medida que hemos cambiado a un modelo de negocio a distancia. Permitimos una mayor flexibilidad, lo que significó que los empleados tuvieran diferentes horarios de trabajo. Con la ayuda del software de gestión de proyectos, podemos comunicar las tareas asignadas a cada miembro del equipo de manera asincrónica. [Project management software] nos permite optimizar la comunicación y ayudar a la colaboración entre departamentos", explica Steve Anevski, director ejecutivo de UpShift Work.
- ¿Este producto se integra con las aplicaciones que actualmente utilizo? Es más fácil conseguir la aceptación de su equipo si puede seguir utilizando algunas de sus herramientas actuales junto con la nueva. Muchas soluciones de software de gestión de proyectos integran aplicaciones comunes como Slack, Google Workspace, Microsoft OneDrive y más.
- ¿Cuánto tiempo llevará implementar este software por completo? Dependiendo de la complejidad, el software puede llevar de unos días a algunas semanas implementarlo de manera completa. Planifique el tiempo que necesitará para incorporar a su equipo y migrar por encima de sus proyectos.
- ¿La interfaz de usuario es intuitiva para los miembros del equipo menos expertos en tecnología? El software bien diseñado es intuitivo para el usuario promedio. El software de gestión de proyectos moderno está diseñado pensando en la experiencia del usuario.
Requisitos para el software de gestión de proyectos
Un software de gestión de proyectos debe satisfacer la mayoría de las necesidades. Determine las herramientas y funciones que necesita al identificar los puntos débiles en sus procesos actuales. Elija un producto con funciones que puedan ayudar a aliviar esos problemas.
Anevski describe su método para elegir una solución de gestión de proyectos para su negocio: "Las herramientas de gestión de proyectos han sido un aspecto esencial de nuestro negocio ya que permiten una mayor colaboración entre departamentos. Al buscar la herramienta ideal, evalué nuestras necesidades comerciales para ayudar a determinar qué plataforma se adapta mejor a ellas. Identifiqué e hice una lista de problemas a los que se enfrentan mi empleados al gestionar proyectos. Luego, analicé cómo se resolverían estos problemas a través del software. Me aseguré de investigar diferentes herramientas y priorizarlas por sus funciones".
Todas las organizaciones tienen diferentes necesidades en función del tamaño, el sector y la naturaleza de su negocio. Sin embargo, hay algunas características del software de gestión de proyectos que la mayoría de las empresas necesitan:
- Herramientas de colaboración: estas herramientas incluyen herramientas de comunicación asincrónica y de chat, actualizaciones en tiempo real, uso compartido de archivos y acceso a la cuenta por niveles. Las herramientas de colaboración facilitan la visibilidad y la comunicación entre los miembros del equipo, los clientes y otras partes interesadas.
- Herramientas de planificación: estas herramientas incluyen gráficos, hojas de cálculo, tableros de control y calendarios, y se utilizan para programar tareas, hacer seguimientos del estado y crear informes.
- Herramientas de gestión de recursos: esta categoría incluye la gestión de tareas, la automatización, los recordatorios y las notificaciones. La gestión de recursos permite a su equipo dividir su trabajo de manera inteligente y abordar los proyectos de manera eficiente.
- Herramientas de seguimiento del tiempo: incluyen planillas de horarios para empleados, seguimiento de tiempo para tareas individuales y la capacidad de establecer plazos. El seguimiento del tiempo tiene en cuenta las horas laborales y se asegura de que no se incumplan los plazos.
Requisitos del equipo de trabajo
Los equipos, como las empresas, tienen diferentes necesidades. Elija una herramienta que refleje las necesidades de su equipo, incluidos los procesos y la metodología que tiende a aplicar a sus proyectos (por ejemplo, desarrollo en cascada, desarrollo ágil).
Los equipos que utilizan metodologías proactivas de gestión de proyectos, como el método de cascada o Kanban, necesitan una herramienta para definir funciones estrictas, establecer plazos fácilmente y automatizar recordatorios para mover un proyecto a través de pasos bien definidos. Estos equipos también pueden beneficiarse de herramientas automatizadas y regulares de informes. Los equipos que utilizan metodologías más flexibles, como ágil o Scrum, pueden preferir una herramienta que pueda ayudar a dividir grandes proyectos en tareas más pequeñas que el equipo puede asignar a las personas. Estos equipos Agile también se benefician en gran medida de las herramientas de comunicación integradas y las actualizaciones en tiempo real a los paneles de control de compañeros de trabajo.
Consiga que sus equipos trabajen juntos desde el principio para garantizar la adopción rápida y completa del nuevo software. Busque comentarios de los empleados sobre qué software elegir y qué funciones son las más críticas. Su equipo estará trabajando con él todos los días y tendrá información única sobre cómo utilizar las distintas herramientas.
Del mismo modo, si intenta vender a sus superiores los beneficios del software de gestión de proyectos, comience esa conversación con anticipación. Es más probable que acepten si puede presentarles la idea y mostrar resultados preliminares utilizando pruebas gratuitas.
Requisitos funcionales
Además de los requisitos de los equipos individuales, el software de gestión de proyectos debe ser relativamente fácil de aprender, escalar bien con la empresa a medida que crece, permitir el acceso basado en la función del usuario y proporcionar actualizaciones en tiempo real.
Tenga en cuenta los siguientes requisitos funcionales al investigar el software de PM:
- Capacidad de compartir externamente: una herramienta de gestión de proyectos debe permitirle compartir informes y tableros de control con las partes interesadas y los clientes que no están en su empresa o no tienen una cuenta para usar la plataforma.
- Acceso basado en las funciones del usuario: el software de gestión de proyectos debe permitir varios niveles de acceso en la función del rol del usuario. No todos necesitan acceso a la información confidencial del cliente o la capacidad de editar cada celda en una hoja.
- Facilidad de adopción: asegúrese de que su herramienta elegida sea fácil de aprender y la empresa ofrezca apoyo para capacitar a su equipo. Adoptar una nueva herramienta debe facilitar el trabajo de todos, no complicarlo.
- Comunicación sencilla: una herramienta de gestión de proyectos debe permitir una comunicación sencilla dentro del software para mantener conversaciones contextuales y en un solo lugar.
“Internamente, priorizamos las funciones de comunicaciones para nuestro software de gestión de proyectos”, afirma Fichtner. "El campo de juego es bastante nivelado para muchas otras funciones, pero la calidad de la herramienta de comunicación varía mucho. Ahora coordinamos nuestras actividades y nos comunicamos entre sí en un solo lugar. Poder hablar y gestionar nuestros proyectos en un solo lugar ha sido una gran bendición". - Actualizaciones en tiempo real: la herramienta debe actualizarse para todos los usuarios en tiempo real cuando cualquier persona realiza cambios en un documento.
- Escalabilidad: la herramienta de gestión de proyectos debe poder escalar a medida que sus proyectos y la empresa crecen. Elija una herramienta que le permita agregar nuevos usuarios y más almacenamiento en la nube cuando necesite.
Requisitos técnicos
El software de gestión de proyectos debe proporcionar una experiencia técnica eficiente. Debe integrarse bien con aplicaciones comunes, ejecutarse bien en todos los sistemas operativos principales, ser compatible con varios tipos de archivos y tener soporte disponible a lo largo de la vida del producto.
Tenga en cuenta las siguientes capacidades técnicas al elegir una herramienta de gestión de proyectos:
- Automatización y notificaciones: su herramienta debe permitirle automatizar los flujos de trabajo comunes y establecer notificaciones y recordatorios automáticos.
"Los correos electrónicos son una parte esencial de la comunicación en el lugar de trabajo, pero el software de gestión de proyectos le permite reducir el desorden en las bandejas de entrada. No tiene que enviar correos electrónicos de seguimiento o de recordatorio porque usted y su equipo pueden comunicarse y ver el progreso de cada uno, y enviar notificaciones de forma automática", explica Ordorica. - Navegador, sistema operativo y compatibilidad móvil: una buena herramienta de gestión de proyectos es compatible con todos los navegadores web comunes, sistemas operativos y plataformas móviles. Muchas de ellas tienen sus propias aplicaciones móviles para facilitar el acceso desde cualquier parte del mundo.
- Almacenamiento basado en la nube: el software de gestión de proyectos debe ofrecer almacenamiento en la nube para sus usuarios para garantizar que los datos sean accesibles a cualquier persona, en cualquier lugar, en todo momento.
- Integración existente de software: muchos sistemas de gestión de proyectos se integran con otras aplicaciones comúnmente utilizadas, como Evernote, Google Docs, Microsoft Office, Microsoft OneDrive, Slack y muchas más. Considere encontrar una solución que minimice los cambios que necesita realizar en las otras aplicaciones que utilice.
- Compatibilidad con archivos: elija una herramienta compatible con los archivos que ya utilice. El software de gestión de proyectos debe permitirle trabajar de la manera que usted desee.
- Soporte continuo: el soporte continuo y la asistencia con las nuevas versiones es un requisito terminante. Si planea usar un producto a largo plazo, elija uno con una historia probada de capacitación y soporte para sus nuevas versiones.
Cuadro de comparación de software de gestión de proyectos
Descargue el Cuadro comparativo de software de gestión de proyectos de
Microsoft Excel
Con la ayuda de Sam Sweeney, el fundador de Trivvy, hemos creado este cuadro comparativo de software de gestión de proyectos para hacer notas y comparar de manera sencilla las ofertas de diversas soluciones de software de gestión de proyectos. Compare las opciones de software de gestión de proyectos al responder las preguntas que plantea el cuadro durante su investigación. Use estas comparaciones para elegir el software de gestión de proyectos más adecuado para su equipo de trabajo.
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