¿Qué es Microsoft Project Online?
Lanzado en 2013, Project Online está basado en la nube de Microsoft. Incluye un modelo de plan de tres niveles que proporciona funciones ya disponibles en soluciones locales de Microsoft Project.
Estos planes, Microsoft Professional Online, Microsoft Premium Online y Microsoft Essentials Online, ofrecen una funcionalidad ampliada para la administración central de recursos de PPM. También son mucho más fáciles de actualizar y escalar porque no requieren infraestructura o servidores adicionales en el sitio. Dependiendo de su plan de suscripción, los usuarios pueden acceder a MS Project Online a través de una aplicación web o la versión de cliente para equipos de escritorio.
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Descubra cómo se comparan estas dos herramientas según seis factores clave, como la experiencia de usuario, la capacidad para compartir, la generación de informes, la automatización, las integraciones y el precio.
¿Cuál cuesta Microsoft Project Online?
Project Online está disponible en un modelo basado en suscripciones por niveles a través de una versión profesional o empresarial de Office 365. Los planes basados en la nube ofrecen funcionalidades según sea necesario y actualizaciones continuas. Los precios son por mes, por usuario para Project Online Professional, Project Online Premium y el complemento opcional, Project Online Essentials.
Precios de Microsoft Project Online
Project Online ofrece planes basados en suscripciones por niveles que incluyen la gestión de proyectos, la gestión de carteras y los módulos de gestión de recursos. A continuación, se muestra una comparación de los tres planes.
Licencias de Microsoft Project Online
Microsoft Project Online es una solución basada en suscripciones que permite a los usuarios pagar una tarifa de suscripción mensual o anual. Cada usuario requiere una licencia de suscripción que incluye la instalación en hasta cinco dispositivos compatibles y el acceso en línea. Además, las suscripciones en línea de Microsoft Online requieren una versión de Office 365 y de SharePoint. Los costos de licencias en las instalaciones también pueden incluir una configuración híbrida con Project Server.
Project Online Essentials es una adición opcional a las versiones Online Professional u Online Premium, y no está disponible como producto independiente. Todos los usuarios internos y externos están sujetos a los requisitos de licencia de Project Online.
Si su empresa ya tiene una licencia para Project Server, hay formas de incorporar el modelo de suscripción de Project Online con Project Server como un servicio híbrido. Todos los usuarios, tanto externos como internos, deben tener una licencia de suscripción a Project Online.
¿Debería comprar la versión en línea o en las instalaciones de Microsoft Project?
La decisión de comprar cualquier solución en línea o en las instalaciones se reduce a las preferencias personales y los requisitos empresariales. Muchas organizaciones, por razones de seguridad, limitan el uso de aplicaciones en la nube. Estas organizaciones suelen elegir soluciones en las instalaciones. Project Standard, Project Professional y Project Server son productos de Microsoft para las instalaciones. Sin embargo, hay requisitos de infraestructura para la instalación y, dado que la infraestructura necesita un mantenimiento que algunas organizaciones no pueden gestionar, muchas optan por Project Online, que requiere una suscripción de Office 365 para cada usuario. Para algunas organizaciones, la facilidad de uso, la implementación sencilla, la integración con otros productos de Office y el hecho de no necesitar infraestructura en las instalaciones hacen que Project Online sea una mejor opción.
Muchos socios de Microsoft ofrecen orientación para elegir el modelo y el plan de implementación adecuados, junto con la prestación de servicios que lo ayudarán a empezar con Project Online. Los servicios de implementación, la educación, la capacitación y el soporte técnico son algunas de las ofertas más comunes que ayudan a las organizaciones a optimizar el uso de Project Online.
Funciones de Microsoft Project Online
Según la empresa, las funciones de Microsoft Project Online Professional y Microsoft Online Premium incluyen "acceso prácticamente en cualquier momento y lugar a través de un navegador web". Estas funciones incluyen informes integrados que utilizan diagramas de Gantt y plantillas personalizables. También proporcionan la capacidad de supervisar las finanzas y los gráficos de evolución, así como las actualizaciones. Ambos servicios ofrecen informes y asignación de recursos.
Microsoft Online Premium también incluye informes de rendimiento de carteras, análisis avanzados para alinearse con los objetivos y las estrategias generales, y la capacidad de optimizar los recursos en varios proyectos. Consulte el diagrama de Microsoft Project Online que se encuentra anteriormente para obtener información general sobre las diferentes funciones compatibles con el plan. También puede agregar funciones de Project Online Essentials para permitir que los equipos compartan comunicaciones, actualicen el estado de las tareas y envíen planillas de horas trabajadas.
¿Quiénes usan Microsoft Project Online?
Project Online es una herramienta útil para la administración, los gerentes de carteras, los responsables de la toma de decisiones, los líderes de proyectos y los gerentes de recursos. Un administrador puede configurar acceso específico de funciones para los líderes de equipo u otros miembros clave de un proyecto. Las funciones se basan en las opciones de servicio de suscripción y pueden activarse o desactivarse. Una función puede ser sencilla (como permitir que un ejecutivo vea el progreso del proyecto con Microsoft Project Viewer) o de alto nivel (como proporcionar a un gerente de proyectos una funcionalidad completa para ejecutar la gestión de carteras de proyectos Agile).
Los gerentes de proyectos y programas utilizan Project Online para la gestión de tareas, la asignación de recursos y la generación de informes al ejecutar la estrategia y la gestión del desarrollo de un producto nuevo. Los miembros del equipo del proyecto utilizan el producto para el seguimiento del tiempo y las funciones de comunicación del proyecto.
Según el plan de suscripción, puede acceder a MS Project Online a través de una aplicación web en su cuenta de Office 365 o a través de una versión de cliente para equipos de escritorio. Una vez que inicia sesión en Office 365, Project aparece en su lista de aplicaciones de Microsoft. El enlace lo lleva a una página de inicio de Project predeterminada en la que encontrará proyectos existentes y podrá crear nuevos.
Cómo compartir Microsoft Project Online
Compartir proyectos de MS con otras personas de su equipo de proyecto en SharePoint es sencillo. Un miembro del equipo puede ser visitante (ver el proyecto), miembro (agregar, eliminar y hacer ediciones generales del proyecto) o propietario (tener control total sobre el proyecto). Si la persona no tiene una licencia asignada para MS Project Online, puede exportar datos de su proyecto a Excel o utilizar un MS Project Viewer de terceros en línea.
Para obtener más información sobre los visores, consulte "Qué necesita en un Microsoft Project Viewer".
¿Cómo se adapta Microsoft Project Online a la familia de Microsoft?
Microsoft Project Online es un producto de servicio basado en la nube que forma parte de la familia de productos de Microsoft Office, ofrecido a través de Office 365. La herramienta se integra con MS SharePoint para compartir archivos, con Outlook para enviar asignaciones de tareas y con MS Planner para optimizar el trabajo entre los equipos.
Beneficios de usar Microsoft Project Online
La gestión de proyectos es esencial para planificar, priorizar, gestionar y ejecutar carteras de proyectos. Uno de los principales beneficios de usar una solución de gestión de proyectos en línea es el mantenimiento mínimo de hardware. Project Online no requiere infraestructura de servidor; es accesible desde el navegador del usuario. El único requisito es tener un dispositivo compatible y una conexión a Internet. Los usuarios también disfrutan del acceso a la versión más reciente del producto (la opción de licencia de PPM en las instalaciones no proporciona acceso instantáneo a la versión más reciente y, como resultado, muchos usuarios se frustran debido a las versiones incompatibles). Project Online es un servicio activo que actualiza regularmente las funcionalidades. Entre los beneficios adicionales, se incluyen los siguientes:
- Alinear y reforzar la cartera de proyectos.
- Mejorar la previsión.
- Aumentar el control sobre los recursos e identificar los obstáculos.
- Obtener visibilidad de todo el trabajo del proyecto.
- Reunir información para una mejor toma de decisiones.
- Aumentar la productividad.
- Estandarizar y simplificar la gestión de proyectos.
Limitaciones de Microsoft Project Online
Las soluciones de Microsoft PPM existen desde hace décadas, e incluso con nuevas versiones e integraciones, las quejas se centran en las complejidades de las funciones, los altos costos, la pronunciada curva de aprendizaje y las dificultades para compartir archivos. Algunos afirman que varios planes y precios junto con los requisitos de SharePoint y Office 365 son confusos. Además, Project Online no admite el uso de una Mac lo que resulta problemático para muchos usuarios.
Requisitos del sistema de Microsoft Project Online
Como se mencionó anteriormente, Project Online no requiere ningún hardware o infraestructura adicional para usar la solución. En la suscripción, se incluyen el mantenimiento y las copias de seguridad. Sin embargo, los dispositivos deben tener funciones mínimas para los navegadores, memoria adecuada y espacio en disco duro, así como capacidades de gráficos. Vea el diagrama de Microsoft Project Online que se encuentra anteriormente para obtener información sobre los requisitos del sistema de cada plan. Los requisitos adicionales incluyen una cuenta calificada de Office 365 y SharePoint.
El futuro de Microsoft Project Online
En septiembre de 2018, Microsoft anunció mejoras para la próxima generación de Project Online, llamándolo simplemente “Project”. Esta reinvención de Project Online se centrará en la adición de proyectos creados en conjunto, un mejor seguimiento de proyectos multifuncionales a gran escala y una mejora de las características de programación a través de Dynamic 365. El aspecto visual de Project, que muchos usuarios consideran insuficiente, se centrará en funciones más intuitivas que abarcan la empresa. El nuevo Project mejorará la facilidad de uso e integrará otras herramientas y sistemas en la familia de Microsoft, y se convertirá en la solución principal de gestión de proyectos de Microsoft.
Alternativas a Microsoft Project Online
Las soluciones de Microsoft PPM son predominantes, pero debido a las limitaciones y la demanda de gestión de proyectos flexible y rentable, las alternativas que ofrecen mayor facilidad de uso a la gestión de proyectos pueden ser una mejor opción para algunas empresas. Muchos productos basados en la nube incorporan paneles, impresionantes imágenes, portales de comunicación fluidos, fácil importación de documentos y funciones y vistas de varios proyectos. Estos productos fáciles de usar con funciones innovadoras hacen que muchos de los gerentes de proyectos elijan opciones diferentes a Project Online. Las alternativas incluyen Smartsheet, Asana, TeamGantt, Trello, Wrike, Projectmanager.com y más. A continuación, encontrará una comparación de softwares de gestión de proyectos.
Todas las herramientas alternativas han abordado los defectos, las dificultades y las limitaciones que los usuarios experimentan al gestionar proyectos complejos. Muchos proveedores se centran en simplificar las interfaces, incorporar plantillas básicas (como hojas de cálculo) y agregar imágenes fáciles de interpretar para respaldar una amplia gama de opciones de gestión de proyectos. La mayoría de los productos incluso son compatibles con equipos Mac, algo que Microsoft aún no ha hecho. Al igual que Microsoft Project Online, estas soluciones ofrecen períodos de prueba gratuitos que duran hasta 30 días.
Microsoft ha progresado mucho para mejorar sus herramientas exitosas de PPM en las instalaciones al transferir el enfoque a la nube. Microsoft, al igual que cualquier proveedor de servicios en la nube, puede ofrecer actualización y control de versiones más fáciles. Microsoft Project Online tampoco admite equipos Mac, lo que limita su viabilidad para algunas empresas. La nube también permite reducir los costos de la infraestructura y acceder a proyectos y carteras en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Una cosa es segura: la demanda de servicios de gestión de proyectos Agile, accesible y fácil de usar está creciendo rápidamente, y Microsoft Project Online tiene una competencia rígida de muchos proveedores más nuevos y rápidos.
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