Plantilla de estudio del tiempo empresarial
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Excel
| Hojas de cálculo de Google
Utilice esta plantilla de estudio del tiempo para empleados a fin de dar seguimiento al tiempo que se dedica al trabajo de oficina u otros trabajos relevantes a lo largo del día. Si los empleados prefieren documentar su tiempo en papel, pueden imprimir la plantilla como archivo PDF, completar el formulario de estudio del tiempo a mano y, luego, ingresar los valores en la plantilla de hoja de cálculo para Excel u Hojas de cálculo de Google. Encontrará pestañas para cada día de la semana y puede editar las columnas para que reflejen las diferentes áreas de trabajo que necesita registrar. Cambie la hora de inicio para reflejar el comienzo del día laboral, y la plantilla ajustará automáticamente el resto del cronograma en incrementos de quince minutos. Después de realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada área de trabajo entre semana, vea la pestaña Totales para obtener un desglose.
Plantilla de estudio del tiempo personal para Excel
Descargar plantilla de ejemplo de estudio del tiempo personal para Excel
Descargar plantilla en blanco de estudio del tiempo personal para Excel
Esta plantilla de ejemplo de estudio del tiempo incluye actividades de muestra y un diagrama completado con el porcentaje de tiempo dedicado a cada una. Utilice la plantilla tal como está o descargue la versión en blanco e introduzca sus propias categorías. La plantilla está destinada al uso personal: le permite hacer un seguimiento de cómo usa el tiempo a diario y semanalmente. Las actividades pueden incluir trabajo, actividad física, entretenimiento, redes sociales, estudio, tiempo en familia y otras. Cuanto más granulares sean las descripciones de las actividades, más detalladas serán las perspectivas que obtendrá sobre cómo el uso que usted hace del tiempo refleja sus valores, metas, intereses y responsabilidades. Para cada día de la semana, agregue la cantidad de minutos dedicados a cada actividad. La plantilla calcula el total de minutos y horas, y el diagrama proporciona una representación visual de cómo distribuye el tiempo entre todas las categorías.
Plantilla para imprimir de estudio del tiempo de procesamiento
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Microsoft Word
|
Adobe PDF
Realice un estudio del tiempo de procesamiento con este formulario de observación para imprimir. La plantilla enumera los pasos del procesamiento y los elementos de trabajo en sucesión, y proporciona columnas para cronometrar diez ciclos. Este tipo de plantilla es útil para la fabricación Lean o para cualquier trabajo que implique ejecutar una serie de tareas, como en entornos de almacenamiento, envío o producción. La información que proporciona puede ayudar a los gerentes a optimizar los procesos, mejorar la productividad y eliminar el desperdicio de recursos.
¿Qué es una plantilla de estudio del tiempo?
Una plantilla de estudio del tiempo se utiliza para determinar cuánto tiempo lleva completar las actividades de trabajo. Los gerentes miran una hoja de seguimiento o un formulario de observación que muestra el tiempo que los empleados dedican a las tareas y, luego, utilizan estos datos para optimizar el desempeño y la producción.
¿Por qué son importantes las plantillas de estudio del tiempo?
Cuando deba llevar a cabo un estudio del tiempo, tenga en cuenta que las plantillas tienen un diseño que ya viene con formato. Si usa plantillas de estudio del tiempo para recopilar datos sobre cómo y a qué se dedica el tiempo, puede determinar los costos de producción, las estrategias de gestión del tiempo y los tiempos de trabajo estándar.
Las plantillas también son personalizables, lo que le permite crear un estudio del tiempo adaptado a sus necesidades de la empresa específicas. Una vez que haya creado un formulario estandarizado para su entorno de trabajo, agilice la recopilación y el análisis de datos reutilizando la plantilla cada vez que ejecute un estudio del tiempo. Una vez que haya completado un estudio del tiempo, puede usar una plantilla de gestión del tiempo para que los empleados gestionen mejor sus cronogramas.
Pasos para llevar a cabo un análisis de estudio del tiempo
Los pasos de un estudio del tiempo varían, según cuál sea el tipo de trabajo. El proceso comienza con elegir el objetivo y el plazo del estudio. A continuación, informe a los participantes y observe su desempeño. Una vez finalizado el proceso, puede analizar los datos.
Los estudios del tiempo a menudo se utilizan para medir tareas repetitivas, como en una línea de montaje en el sector de la fabricación. Ese tipo de estudio del tiempo apunta a eliminar las ineficiencias y puede proporcionar incentivos salariales, pues permite determinar los tiempos objetivo que los empleados pueden usar como metas.
En un estudio del tiempo de una línea de montaje, un observador supervisa un grupo de control de empleados (elegidos porque representan el promedio, no los de mejor o peor desempeño) y registra el tiempo que tardan en completar ciertas tareas. Para lograr una mayor precisión, el observador registra varios ciclos para cada tarea y cada empleado. Utiliza esos datos a fin de calcular el tiempo estándar para esas tareas. El tiempo estándar se refiere al tiempo que tarda un empleado típico en completar las tareas en condiciones normales.
Ya sea que esté midiendo el proceso de producción o realizando un estudio del tiempo empresarial de los trabajadores de oficina, tenga en cuenta estos pasos:
- Determine los objetivos
¿Qué problema intenta resolver? Comprenda qué le gustaría medir y cuáles son sus metas antes de comenzar un estudio del tiempo. - Defina las tareas o áreas de trabajo
Divida los procesos en partes más pequeñas para tener claro qué elementos de un flujo de trabajo estudiar. Analice esas tareas para determinar si ya existen estándares de referencia que pueda usar para las mediciones. - Programe el momento del estudio
Elija cuándo llevar a cabo el estudio del tiempo en función de factores como los plazos de producción y el flujo de trabajo general. Si desea obtener mediciones que representen el flujo de trabajo típico, no elija un momento en el que sepa que habrá una actividad mayor que la habitual en una planta de producción. En un entorno de oficina, comenzar un estudio del tiempo cuando es probable que muchos empleados estén de vacaciones, por ejemplo, puede no ser lo ideal. - Informe a los participantes
Una vez que haya elegido una cantidad adecuada de empleados calificados para la observación (ni los niveles más altos ni los más bajos, sino una mezcla de niveles promedio de desempeño), explique las razones del estudio del tiempo y lo que se hará. Asegúrese de abordar cualquier inquietud que puedan tener sobre el estudio. - Observe y registre el desempeño de los empleados
Los estudios del tiempo de producción generalmente requieren una persona capacitada o experimentada que observe a los trabajadores y registre los tiempos de las tareas. Tenga en cuenta que cuando los empleados saben que se los está observando, puede generarse el efecto Hawthorne. Este efecto consiste en el fenómeno por el que las personas cambian su comportamiento al saber que se las está observando. Los trabajadores pueden realizar los trabajos con más eficiencia simplemente porque saben que se está midiendo su desempeño. En parte por esta razón, algunas empresas utilizan equipos de video y software para llevar a cabo estudios del tiempo. En un estudio del tiempo de oficina, en lugar de usar un observador externo, los empleados realizan un seguimiento del tiempo que dedican a varios elementos de trabajo cada día durante un período determinado, como dos semanas. - Analice los datos
Una vez que haya ingresado los datos en la plantilla elegida, analícela para determinar pasos prácticos en función de las metas que estableció inicialmente para el estudio del tiempo. El análisis adicional dependerá de las metas del estudio, que pueden incluir la mejora del entorno de trabajo, la identificación de las necesidades de capacitación y la estimación de la producción.
Las organizaciones tienen muchas razones para realizar estudios del tiempo que sirvan tanto a los empleadores como a los empleados, entre ellas, reducir las pérdidas de tiempo, identificar las áreas de mejora y crear espacios de trabajo más seguros. Realice estudios del tiempo con el fin de recopilar datos concretos y prácticos para su empresa.
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