Gráficos de Gantt y Estructuras de Desglose del Trabajo (WBS)
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es un diagrama que muestra lo que un proyecto logrará o construirá, incluyendo el alcance del proyecto. Un diagrama de Gantt es un visual que utiliza barras para ilustrar la línea de tiempo de las actividades del proyecto.
Resumen General:
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La estructura de desglose del trabajo y el diagrama de Gantt juegan roles importantes en la planificación de proyectos, ya que la finalización exitosa del proyecto depende de tener un objetivo y una fecha de finalización claramente definidos. Tanto tu objetivo como tu cronograma influyen en el costo del proyecto y las necesidades de mano de obra, entre otras variables, por lo que es crucial acertar en ellos.
En campos como la construcción y el desarrollo de software, la estructura de desglose del trabajo actúa como un punto de partida para el gráfico de Gantt. Las dos herramientas ayudan a los gerentes a crear un plan de proyecto.
Para explorar más a fondo estas herramientas y cómo pueden mejorar tu planificación de proyectos, consulta los siguientes recursos:
- Guía para Estructuras de Desglose del Trabajo: Aprende el propósito, la estructura y las mejores prácticas para crear un EDT, y ve cómo puede servir como la base para otras herramientas de planificación de proyectos, incluidos los diagramas de Gantt.
- Plantillas Descargables para EDT: Accede a plantillas de EDT personalizables y gratuitas para diferentes tipos de proyectos. Estas plantillas incluyen opciones para Smartsheet, Excel, Google Sheets y PowerPoint.
- Guía para Diagramas de Gantt: Aprende lo básico sobre diagramas de Gantt, sus componentes clave y cómo usarlos para visualizar líneas de tiempo de proyectos, gestionar dependencias y rastrear el progreso. Esta guía también incluye listas de verificación para crear y aplicar diagramas de Gantt.
- Mejores Usos de los Diagramas de Gantt en la Gestión de Proyectos: Explora los beneficios y limitaciones de los diagramas de Gantt. Ve cómo pueden mejorar la eficiencia, ayudar en la gestión de recursos y proporcionar una visión clara de los cronogramas de proyectos, junto con desafíos potenciales como la complejidad y la escalabilidad.
Diferencia entre WBS y diagrama de Gantt
Las estructuras de desglose del trabajo muestran lo que estás haciendo, y los gráficos de Gantt muestran cuándo lo estás haciendo. El WBS descompone el trabajo jerárquicamente, de arriba hacia abajo. El diagrama de Gantt es lineal y muestra la progresión del tiempo de izquierda a derecha.
Los planificadores de proyectos a menudo describen las estructuras de desglose del trabajo como enfocadas en sustantivos, lo que significa que enumeran hitos y resultados concretos, en lugar de actividades. Por ejemplo, cuando estás construyendo un edificio, la estructura de desglose del trabajo muestra los elementos componentes de la estructura, como la fundación, el sistema eléctrico y el techo.
Por el contrario, el diagrama de Gantt se centra en las fechas, muestra el orden de las actividades del proyecto y refleja cualquier dependencia entre las tareas. Las dependencias son relaciones de actividad en las que la capacidad de comenzar o terminar una tarea depende del progreso o la finalización de otra. Por ejemplo, para pintar una pared, primero debes construirla.
Estas relaciones determinan el camino crítico, que es una herramienta de programación que te ayuda a determinar la duración del proyecto al identificar la serie más larga de actividades dependientes y calcular cuánto tiempo necesitas para completarlas.
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) vs. Diagrama de Gantt
| WBS | diagrama de Gantt | |
|---|---|---|
| Enfoque | Define lo que el proyecto entregará al descomponer el alcance en componentes más pequeños | Define cuándo ocurren las tareas al mapeándolas a lo largo de una línea de tiempo |
| Formato | Jerárquico — un esquema de arriba hacia abajo de entregables, a menudo visualizado como un árbol o una lista anidada | Lineal — un gráfico de barras horizontal que rastrea el tiempo de las tareas desde el inicio hasta el final |
| Contenido | Basado en entregables — se enfoca en sustantivos (por ejemplo, “techo”, “sitio web”) en lugar de acciones | Basado en tareas: se centra en los verbos y procesos (por ejemplo, "instalar", "diseñar") |
| Línea de tiempo | Estático: no incluye fechas ni duraciones de tareas | Dinámico: incluye fechas de inicio y fin, duraciones y tareas superpuestas |
| Dependencias | No representado: el orden de las tareas y las relaciones no se muestran | Claramente representado: muestra las secuencias de tareas y las relaciones de ruta crítica |
| Caso de uso | Mejor para definir el alcance del proyecto e identificar todos los resultados requeridos antes de que comience la programación | Mejor para programar tareas, rastrear el progreso y gestionar dependencias |
Para obtener información sobre las dependencias en los gráficos de Gantt, lea nuestro resumen de plantillas de gráficos de Gantt con dependencias y nuestro resumen de plantillas de ruta crítica.
Al comparar un gráfico de Gantt y una estructura de desglose del trabajo, Matthew Ramirez, fundador de Rephrase Media, un desarrollador de aplicaciones de inteligencia artificial, distingue entre las dos herramientas al señalar que una estructura de desglose del trabajo es para la planificación del proyecto, y un gráfico de Gantt es para el seguimiento del proyecto.
"A diferencia de un gráfico de Gantt, una estructura de desglose del trabajo no especifica cómo o cuándo se realizarán las tareas." Una EDA no es un cronograma ni una lista de todas las actividades y responsabilidades. Los líderes de equipo a veces intentan incluir todas las tareas necesarias para un proyecto dentro del WBS. Esto a menudo lleva a tareas perdidas y retrasos en el proyecto.”
— Brad Tousenard, CEO de SpinupWP, una empresa que fabrica paneles de control de servidores
Durante la ejecución del proyecto, los participantes del proyecto utilizan los dos recursos de diferentes maneras. La estructura de desglose del trabajo tiende a no variar significativamente a lo largo de un proyecto, mientras que el diagrama de Gantt se actualizará con frecuencia según el progreso. Esto tiene sentido cuando consideras que los equipos rara vez deciden cambiar lo que están construyendo a mitad de camino.
Dicho esto, es muy común que circunstancias inesperadas —como trabajo descubierto, escasez de materiales o clima inesperado— ralenticen o aceleren un proyecto. Estos cambios generalmente resultarán en modificaciones diarias o semanales al diagrama de Gantt.
Cómo convertir un WBS en un diagrama de Gantt
Las estructuras de desglose del trabajo son uno de los primeros recursos que los planificadores crean durante un proyecto. Para crear un diagrama de Gantt utilizando esta y otra información del proyecto, puedes usar software de planificación de proyectos o seguir las instrucciones paso a paso a continuación.
Paso 1: Comienza con tu estructura de desglose del trabajo
Tu estructura de desglose del trabajo muestra el resultado final del proyecto desglosado en sus componentes. Recuerda que estos deben ser productos concretos, no actividades.
Como ejemplo, toma la construcción de una casa. Enumera el producto final — la casa — en la parte superior del diagrama.
Debajo de eso, desglosa el trabajo en los diversos sistemas y componentes de construcción, incluyendo cimientos, estructura, techo, eléctrico, calefacción y refrigeración, agua y alcantarillado, y acabados. Luego desglosa cada componente más (por ejemplo, debajo de "acabados", enumera pintura, pisos y accesorios).
Dependiendo de la complejidad del proyecto, podrías continuar descomponiendo cada componente varias veces más, enumerando hitos más pequeños en cada nivel. Al final, tendrás un diagrama de Gantt que incluye hitos. El elemento más pequeño en la EDA se llama paquete de trabajo. Por ejemplo, en una jerarquía de EDA para pisos, "suelo de cocina" podría ser un paquete de trabajo.
Paso 2: Identificar actividades para cada paquete de trabajo
Para cada paquete de trabajo, determina las actividades o tareas que deben suceder para lograr el resultado deseado. Mientras que la estructura de desglose del trabajo se centra en sustantivos, estas actividades son orientadas a procesos o verbos.
En este ejemplo, el paquete de trabajo de pisos se desglosaría en las diversas habitaciones y su tipo de piso. A partir de eso, determina las actividades requeridas para completar el trabajo de pisos. Para la sala de estar, esto incluye colocar el subsuelo, instalar el piso de madera, lijar la madera, sellar la madera, secar, aplicar una capa superior y secar la capa superior.
Como explica Scott Hirsch, director de tecnología de la plataforma de reclutamiento en línea TalentMarketplace:
"La estructura de desglose del trabajo se puede utilizar para descomponer todo en tareas manejables que luego colocas en el gráfico de Gantt para trabajar en sprints," o ciclos de trabajo temporizados, a menudo utilizados en el desarrollo de software. Él dice que un error común es no desglosar las tareas antes de crear el diagrama de Gantt.
En este ejemplo, enumera las actividades del componente para el piso de la sala de estar en las filas de la hoja de Gantt.
Paso 3: Establecer el orden de las tareas
Las actividades en tu proyecto deben ocurrir en la secuencia correcta — estas son tareas dependientes. Si bien el orden de colocar el subsuelo antes del piso es obvio, la situación se vuelve más compleja cuando agregas la dependencia de que los pintores no pueden entrar a la sala de estar mientras el piso se está secando. Por lo tanto, pintar depende de la finalización del piso de la sala de estar. El programador necesita incluir dos días entre la instalación del piso de la sala de estar y la pintura para que el acabado de madera se seque.
Tousenard dice: “Es importante revisar tus dependencias de tareas antes de crear un diagrama de Gantt a partir de tu estructura de desglose del trabajo. Esto significa determinar qué tareas dependen de que otra se complete. Hay cuatro tipos de relaciones de dependencia entre una tarea predecesora y una tarea sucesora.”
Estas relaciones de dependencia son las siguientes:
- La tarea predecesora debe terminar antes de que la sucesora pueda comenzar.
- La tarea predecesora debe comenzar antes de que la sucesora pueda comenzar.
- La tarea predecesora debe terminar antes de que la sucesora pueda terminar.
- El predecesor debe comenzar antes de que el sucesor pueda terminar.
Representarás estas dependencias en el gráfico de Gantt.
Paso 4: Estima la duración de cada tarea
En otra parte del proceso de planificación del proyecto, identificarás todos los recursos que necesitas para completar el trabajo, incluyendo personal, materiales y equipo. Estos también pueden influir en las dependencias, como cuando la persona que coloca el piso en la sala de estar también está instalando el piso en la cocina. Eso significa que esas dos tareas no pueden proceder simultáneamente a menos que agregues otro trabajador.
Alternativamente, podrías acelerar el proyecto trayendo un segundo excavador cuando estés haciendo la preparación del sitio. Estas consideraciones y decisiones son parte del proceso de traducir tu estructura de desglose del trabajo en un diagrama de Gantt.
Después de hacer estos planes de recursos, estima cuánto tiempo tomará cada actividad. El tiempo entre el inicio y el final se llama duración. Puedes utilizar varias técnicas de estimación, como la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT). Por ejemplo, un gerente de proyecto podría estimar nueve días laborables para instalar el piso de la sala, incluyendo tanto el trabajo activo como el tiempo de secado.
Paso 5: Construir el Diagrama de Gantt
Ahora, puedes pasar a construir el diagrama de Gantt. Puedes usar software para simplificar este proceso, pero una hoja de cálculo también funcionará. Alternativamente, puedes aprender cómo construir un diagrama de Gantt en Microsoft Word, o encontrar plantillas de diagrama de Gantt preconstruidas y gratuitas en Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.
Ingresa cada tarea en su propia fila. Asigna una columna para cada día en la duración del proyecto. (Para proyectos a largo plazo, puedes decidir usar semanas o meses.) Comenzando con la primera tarea, sombrea las celdas a lo largo de la fila por cada día que esperas que esa actividad tenga lugar.
Si elaboras el diagrama de Gantt manualmente, refleja la jerarquía del WBS en la disposición de tus filas para facilitar la visualización del resumen del proyecto. Para hacer esto, etiqueta una fila de encabezado con el nombre del paquete de trabajo. (En el ejemplo de la casa, una fila de encabezado se llamaría acabados.) Debajo de eso, inserta e indenta filas secundarias para el siguiente nivel de desglose: pintura, pisos y accesorios.
Indenta o codifica por colores las filas debajo de cada fila secundaria para actividades de componentes, como colocar el piso de la sala de estar. Puedes seguir agregando e indentando filas para desglosar más las tareas, pero demasiados detalles hacen que el gráfico sea difícil de entender.
Una ventaja del software de planificación de proyectos es la capacidad de consolidar las jerarquías y ver la información de diferentes maneras. Por ejemplo, podrías ver vistas resumidas de las actividades de finalización o de las actividades de piso. El sombreado de la columna, que muestra la duración, incluye las duraciones de las tareas secundarias y refleja el inicio y el final de todas las tareas resumidas.
A medida que construyes el diagrama de Gantt, las áreas de sombreado se mueven hacia la derecha. Este cambio ilustra que cuando terminas una tarea, el proyecto avanza a la siguiente actividad y el tiempo transcurre. El sombreado se recoge en otra fila en las columnas para las fechas de la tarea subsiguiente. Cualquier tarea que ocurra simultáneamente se mostrará como celdas sombreadas en paralelo en el gráfico.
Si tienes tareas que tienen pocas o ninguna dependencia, como construir una cerca, puedes programarlas cuando tenga sentido. Para la cerca, esto sería después de la preparación del sitio, cuando el terreno ha sido nivelado y la maquinaria de gran tamaño ya no necesita entrar y salir de la propiedad. Las tareas sin dependencias no se suman al camino crítico.
Paso 6: Agregar Dependencias
Representa las dependencias con flechas entre las filas de tareas. Hacer esto asegura que esas posibles complicaciones en el cronograma sean claras.
Como dice Gregory Yong, Jefe de UX para el software Convincely, “Practica desplegando un modelo de Gantt y una estructura de desglose del trabajo que visualice claramente lo que se llama tareas conectadas, que es donde estas dependencias suelen estancarse." Si no lo haces, estos problemas persisten, pero nadie los aborda porque no están visualizados o comunicados en el gráfico guía del proyecto.”
Aquí están las cuatro relaciones de dependencia entre tareas en los diagramas de Gantt:
- Finalizar a Comenzar: Cuando las tareas predecesoras deben finalizar antes de que el sucesor pueda comenzar, dibuja una flecha desde el final de la barra del predecesor hasta el inicio de la barra del sucesor.
- Comenzar a Comenzar: Cuando un predecesor debe comenzar antes de que el sucesor pueda comenzar, dibuja una flecha entre los inicios de ambas barras de tareas.
- Finalizar a Finalizar: Cuando las tareas predecesoras deben completarse antes de que las tareas sucesoras puedan finalizar, dibuja una flecha desde el final de la barra del predecesor hasta el final de la barra del sucesor.
- Comenzar a Finalizar: Cuando el predecesor debe comenzar antes de que el sucesor pueda finalizar, dibuja una flecha entre el inicio de la barra del predecesor y el final de la barra del sucesor.
Una vez que haya ingresado todas las tareas, verá el camino crítico y la duración del proyecto. Esta es la cantidad de tiempo entre el inicio de la primera tarea y la finalización de la última tarea.
Paso 7: Considerar Márgenes para Actividades
Los planificadores experimentados saben que deben esperar lo inesperado. Las sorpresas pueden incluir enfermedades de personal clave o suministros retrasados. Estos incidentes aumentan la probabilidad de retrasos en el proyecto.
Los planificadores pueden incluir márgenes para permitir estos eventos impredecibles. Puede agregar este tiempo extra a las actividades existentes o incluir marcadores de posición para contabilizar el tiempo, pero no representan trabajo real. Puede codificar por colores estos márgenes para hacerlos visibles.
En general, el cliente querrá que el proyecto se complete lo antes posible, ya que las duraciones más largas aumentan el costo y retrasan el retorno de la inversión. Esto añade presión para minimizar los márgenes; dimensionar correctamente los márgenes requiere equilibrar el pragmatismo y la eficiencia.
Plantilla de ejemplo de estructura de desglose del trabajo convertida a un diagrama de Gantt
Descargar versiones en blanco y de muestra de la plantilla de WBS a diagrama de Gantt para Excel
Cuándo usar esta plantilla: Usa esta plantilla cuando necesites convertir un WBS en una línea de tiempo estilo Gantt. Es especialmente útil para organizar actividades, estimar duraciones y mapear dependencias para que puedas ver cómo encajan las tareas.
Características notables de la plantilla: Esta plantilla incluye una jerarquía de WBS, filas para actividades y columnas para duración. También proporciona espacio para notas sobre las tareas dentro de cada paquete de trabajo. Para ver cómo la información se conecta para formar una línea de tiempo, navega a la pestaña de ejemplo.
Consulta estos gráficos de gestión de proyectos para obtener más documentos e información útiles.
Cómo convertir un gráfico de Gantt en una estructura de desglose del trabajo
Aunque algunos software de planificación de proyectos podrían convertir un diagrama de Gantt a un WBS, esto no se recomienda típicamente. Un WBS adecuado debería centrarse en los entregables, no en las tareas. Por ejemplo, enumere los resultados del proyecto, como los borradores finales en la EDT, y deje actividades como la redacción en el gráfico de Gantt.
Las aplicaciones que buscan realizar esta función no enumeran resultados concretos, y en su lugar enumeran actividades en la estructura de desglose del trabajo. Recuerda, cada nivel de la estructura de desglose del trabajo debe mostrar lo que se está construyendo o logrando, no la actividad.
Así, una estructura de desglose del trabajo para una campaña de marketing de contenido debería listar el contenido del blog en la parte superior de la jerarquía como el resultado del proyecto previsto. Luego, categoriza los entregables en calendario de contenido, primeros borradores, borradores editados, imágenes y contenido publicado. El gráfico de Gantt relacionado asignaría filas para actividades: lluvia de ideas, programación, escritura, edición, diseño gráfico y carga. Si bien el resultado y el proceso están relacionados, no son lo mismo.
Si bien podrías crear un gráfico de Gantt que muestre la estructura de desglose del trabajo en una pestaña diferente (como en el ejemplo anterior), los profesionales dicen que es difícil imaginar una circunstancia en la que quieras convertir un gráfico de Gantt en una estructura de desglose del trabajo. Esto solo tendría valor si no conocieras los resultados finales o componentes. Pero esto es poco probable porque los equipos generalmente no emprenden proyectos sin objetivos.
Puede encontrar plantillas para rastrear múltiples proyectos con gráficos de Gantt, incluidos presupuesto y dependencias, en nuestro resumen de plantillas para gráficos de Gantt para múltiples proyectos.
Cómo Asegurarte de que Tu Estructura de Desglose del Trabajo y Diagrama de Gantt sean Precisos
Tus WBS y gráficos de Gantt son útiles solo cuando son precisos. La precisión es difícil de lograr al principio, cuando tienes menos información. Para maximizar la precisión, agrega continuamente nueva información a tus planes a medida que avanza el proyecto.
Los expertos aconsejan que la comunicación abierta, la flexibilidad y las revisiones frecuentes ayudan a la precisión. Aquí hay algunos consejos:
- Comunica: Hirsch de TalentMarketplace dice que mantenerse en contacto con otros interesados del proyecto y recopilar su opinión es vital. “La comunicación con los expertos del proyecto es clave. Como gerente de proyectos, entiendes cada componente del proyecto, pero puede que no entiendas los detalles de cada componente. Hablar con tus empleados y proporcionarles los recursos que necesitan para registrar sus tareas es esencial,” dice él.
- Manténgase flexible: Albert Ho es el fundador de Healthcare Heroes y un gerente de proyectos en el Sistema de Salud William Osler en Brampton, Ontario. Él señala: “Un gerente de proyectos nunca tendrá toda la información necesaria para entender las dependencias y determinar las duraciones al comienzo de un proyecto. A medida que se revela nueva información, el gerente de proyectos debe apoyar al equipo del proyecto.” Cita un ejemplo de necesitar inesperadamente incorporar citas de telemedicina en un proyecto: “Esta fue una solicitud completamente nueva que requirió ocho semanas para obtener un presupuesto, diseñar una solución, implementar, probar, capacitar y desplegar.” Los interesados tuvieron que ser flexibles para adaptar el proyecto al alcance cambiado.
- Revise su trabajo a menudo: Yong alienta reuniones semanales del equipo del proyecto para que los participantes revisen la EDT y el gráfico de Gantt. “Es la forma más clara y rápida de repasar el progreso del equipo, aclarar cualquier dependencia que esté estancada y agregar nuevas microtareas,” señala. Ramirez de Rephrase dice que el gerente de proyectos debe revisar la estructura de desglose del trabajo y el gráfico de Gantt al final de cada día para asegurarse de que ha asignado las tareas correctamente. Además, el gerente de proyectos debe mirar la línea de tiempo y el gráfico de Gantt al comienzo de cada semana para asegurarse de que las tareas se estén completando a tiempo. “De lo contrario, el gerente de proyectos necesitará actualizar las líneas de tiempo si el trabajo simplemente se retrasa. Si el trabajo no se definió bien, entonces la estructura de desglose del trabajo puede necesitar cambiar para reflejar con precisión el nuevo alcance del proyecto,” agrega él.
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