Diagramas de Gantt y estructuras de desglose del trabajo (EDT)
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es un diagrama que muestra lo que un proyecto logrará o construirá, incluido el alcance del proyecto. Un diagrama de Gantt es un elemento visual que utilice barras para ilustrar el calendario de las actividades del proyecto.
Tanto la estructura de desglose del trabajo como el diagrama de Gantt desempeñan un papel importante en la planificación del proyecto, ya que la finalización satisfactoria del mismo depende de que se hayan definido claramente el objetivo y la fecha de finalización. Tanto el objetivo como el calendario influyen en el costo del proyecto y en las necesidades de mano de obra, entre otras variables, por lo que es crucial acertar con ellos.
En campos como la construcción y el desarrollo de software, la estructura de desglose del trabajo sirve de punto de partida para el diagrama de Gantt. Ambas herramientas ayudan a los gerentes a crear un plan de proyecto.
Para conocer los fundamentos de la estructura de desglose del trabajo y saber cómo crearla, consulte esta guía sobre las estructuras de desglose del trabajo. Encuentre plantillas descargables para el EDT, incluidas plantillas para diferentes tipos de proyectos.
Lea esta guía sobre diagramas de Gantt para entender cómo funcionan y sus ventajas. Lea un artículo en profundidad sobre los mejores usos de los diagramas de Gantt en la gestión de proyectos, con ejemplos de diferentes sectores.
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Los gráficos de Gantt de Smartsheet son una herramienta poderosa para la planificación de proyectos, programación y seguimiento del progreso. Muestra tareas a lo largo del tiempo con barras horizontales, visualiza las dependencias entre tareas con facilidad, resalta hitos importantes e identifica la ruta crítica de un proyecto para priorizar tareas esenciales.
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Diferencia entre la EDT y el diagrama de Gantt
Las estructuras de desglose del trabajo muestran lo que se está haciendo, y los diagramas de Gantt muestran cuándo se está haciendo. La EDT desglosa el trabajo jerárquicamente, de arriba abajo. El diagrama de Gantt es lineal y muestra la progresión del tiempo de izquierda a derecha.
Los planificadores de proyectos suelen describir las estructuras de desglose del trabajo como centradas en el sustantivo, lo que significa que indican hitos y resultados concretos, en lugar de actividades. Por ejemplo, cuando se construye un edificio, la estructura de desglose del trabajo muestra los elementos que componen la estructura, como los cimientos, el sistema eléctrico y el tejado.
En cambio, el diagrama de Gantt se centra en las fechas, muestra el orden de las actividades del proyecto y refleja las dependencias entre las tareas. Las dependencias son relaciones de actividad en las que la capacidad de empezar o terminar una tarea depende del progreso o la finalización de otra. Por ejemplo, para pintar una pared, primero hay que construirla.
Estas relaciones determinan la ruta crítica, que es una herramienta de programación que le ayuda a determinar la duración del proyecto identificando la serie más larga de actividades dependientes y calculando el tiempo que necesita para completarlas.
Para obtener información sobre las dependencias en los diagramas de Gantt, lee nuestro resumen de plantillas de diagramas de Gantt con dependencias y nuestro resumen de plantillas de ruta crítica.
Al comparar un diagrama de Gantt y una estructura de desglose del trabajo, Matthew Ramírez, fundador de Rephrase Media, un desarrollador de aplicaciones de inteligencia artificial distingue entre las dos herramientas señalando que una estructura de desglose del trabajo es para la planificación de proyectos, y un diagrama de Gantt es para el seguimiento de proyectos.
"A diferencia de un diagrama de Gantt, una estructura de desglose del trabajo no especifica cómo o cuándo se harán las tareas", afirma Brad Tousenard, director general de SpinupWP, una empresa que fabrica paneles de control para servidores. "Una EDT no es un calendario ni una lista de todas las actividades y responsabilidades. A veces, los jefes de equipo intentan incluir en la EDT todas las tareas necesarias para un proyecto. Esto suele dar lugar a la omisión de tareas y a retrasos en el proyecto".
Durante la ejecución del proyecto, los participantes en el mismo utilizan los dos recursos de forma diferente. La estructura de desglose del trabajo no suele variar significativamente a lo largo de un proyecto, mientras que el diagrama de Gantt se actualiza con frecuencia en función del progreso. Esto tiene sentido si se tiene en cuenta que los equipos rara vez deciden cambiar lo que están construyendo a mitad de camino.
Dicho esto, es muy común que circunstancias inesperadas, como trabajos descubiertos, escasez de materiales o clima inesperado, ralenticen o aceleren un proyecto. Estos cambios suelen provocar modificaciones diarias o semanales en el diagrama de Gantt.
Cómo convertir una EDT en un diagrama de Gantt
Las estructuras de desglose del trabajo son uno de los primeros recursos que los planificadores crean durante un proyecto. Para crear un diagrama de Gantt utilizando esta y otra información del proyecto, puede utilizar un software de planificación de proyectos o seguir las instrucciones paso a paso que se indican a continuación.
Paso 1: Empiece con su estructura de desglose del trabajo
Su estructura de desglose del trabajo muestra el resultado final del proyecto desglosado en sus componentes. Recuerde que estos deben ser productos concretos, no actividades.
Como ejemplo, tomemos la construcción de una casa. Indique el producto final (la casa) en la parte superior del diagrama.
Debajo de él, desglose el trabajo en los distintos sistemas y componentes del edificio, como los cimientos, la estructura, el tejado, la electricidad, la calefacción y la refrigeración, el agua y el alcantarillado, y los acabados. A continuación, desglose cada uno de los componentes (por ejemplo en el apartado de "acabados", indique la pintura, el suelo y los accesorios).
Dependiendo de la complejidad del proyecto, puede seguir descomponiendo cada componente varias veces más, indicando hitos más pequeños en cada nivel. Al final, tendrá un diagrama de Gantt que incluye los hitos. El elemento más pequeño de la EDT se denomina paquete de trabajo. Por ejemplo, en una jerarquía EDT para suelos, el suelo de la cocina podría ser un paquete de trabajo.
Paso 2: Identificar las actividades de cada paquete de trabajo
Para cada paquete de trabajo, determine las actividades o tareas que deben realizarse para lograr el resultado deseado. Mientras que la estructura de desglose del trabajo se centra en el sustantivo, estas actividades están orientadas al proceso o al verbo.
En este ejemplo, el paquete de trabajo de los suelos se dividiría en las distintas habitaciones y su tipo de suelo. A partir de ahí, se determinan las actividades necesarias para completar el trabajo de pavimentación. En el caso del salón, esto incluye la colocación del subsuelo, la instalación del suelo de madera dura, el lijado de la madera dura, el sellado de la madera dura, el secado, la aplicación de una capa de acabado y el secado de la capa de acabado.
Como explica Scott Hirsch, director de tecnología de la plataforma de selección de personal en línea TalentMarketplace, "la estructura de desglose del trabajo puede utilizarse para desglosar todo en tareas de gran tamaño que luego se colocan en el diagrama de Gantt para trabajar en sprints", o ciclos de trabajo cronometrados, utilizados a menudo en el desarrollo de software. Afirma que un error común es no desglosar las tareas antes de crear el diagrama de Gantt.
En este ejemplo, indique las actividades de los componentes del suelo del salón en las filas de la hoja de Gantt.
Paso 3: Establecer el orden de las tareas
Las actividades de su proyecto deben producirse en la secuencia correcta: son tareas dependientes. Aunque el orden de colocación del subsuelo antes del suelo es obvio, el panorama se complica cuando se agregue la dependencia de que los pintores no puedan entrar en el salón mientras el suelo se esté secando. Así, la pintura depende del acabado del suelo del salón. El programador tiene que prever dos días entre la instalación del suelo del salón y la pintura para que se seque el acabado de la madera.
Tousenard afirma: "Es importante revisar las dependencias de las tareas antes de crear un diagrama de Gantt a partir de la estructura de desglose del trabajo. Esto significa determinar qué tareas dependen de que se completen otras. Hay cuatro tipos de relaciones de dependencia entre una tarea predecesora y una sucesora".
Estas relaciones de dependencia son las siguientes:
- El predecesor debe terminar antes de que el sucesor pueda empezar.
- El predecesor debe empezar antes de que el sucesor pueda empezar.
- El predecesor debe terminar antes de que el sucesor pueda terminar.
- El predecesor debe comenzar antes de que el sucesor pueda terminar.
Estas dependencias se representarán en el diagrama de Gantt, y en breve explicaremos cómo hacerlo.
Paso 4: Estimar la duración de cada tarea
En otra parte del proceso de planificación del proyecto, identificará todos los recursos que necesita para completar el trabajo, incluidos el personal, los materiales y el equipo. Esto también puede influir en las dependencias, como cuando la persona que coloca el suelo en el salón también está instalando el suelo en la cocina. Eso significa que esas dos tareas no pueden llevarse a cabo simultáneamente a menos que se agregue otro trabajador.
Otra posibilidad es acelerar el proyecto con una segunda excavadora cuando se esté preparando la obra. Estas consideraciones y decisiones forman parte del proceso de traducción de la estructura de desglose del trabajo en un diagrama de Gantt.
Después de hacer estos planes de recursos, calcule el tiempo que durará cada actividad. El tiempo que transcurre entre el inicio y el final se denomina duración. Se pueden utilizar varias técnicas de estimación; una de ellas es la técnica de evaluación y revisión de programas (PERT). En el ejemplo del suelo del salón, el gerente del proyecto calcula que la instalación durará nueve días laborables, incluido el tiempo de actividad y el tiempo de secado.
Paso 5: Elaborar el diagrama de Gantt
Ahora puede pasar a construir el diagrama de Gantt. Puede utilizar un programa informático para simplificar este proceso, pero una hoja de cálculo también sirve. También puede aprender a crear un diagrama de Gantt en Microsoft Word, o encontrar plantillas gratuitas de diagramas de Gantt prediseñadas en Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.
Ingrese cada tarea en su propia fila. Asigne una columna a cada día de la vida del proyecto. (En el caso de los proyectos a largo plazo, puede decidir utilizar semanas o meses). Empezando por la primera tarea, sombrea las celdas de la fila para cada día que esperes que tenga lugar esa actividad.
Si redacta el diagrama de Gantt manualmente, refleje la jerarquía de la EDT en la disposición de las filas para facilitar la visualización del resumen del proyecto. Para ello, etiquete una fila de cabecera con el nombre del paquete de trabajo. (En el ejemplo de la casa, una fila de cabecera se llamaría acabados). Debajo de eso, inserte y aplique sangría en las filas secundarias para el siguiente nivel de desglose: pintura, suelos y accesorios.
Aplique sangría o codifique por colores las filas debajo de cada fila secundaria para las actividades de los componentes, como la colocación del suelo de la sala de estar. Puede seguir agregando y aplicando sangría en las filas para desglosar más las tareas, pero el exceso de detalles hace que el gráfico sea difícil de entender.
Una de las ventajas del software de planificación de proyectos es la posibilidad de desglosar las jerarquías y ver la información de diferentes maneras. Por ejemplo, se pueden ver vistas resumidas de las actividades de acabado o de pavimentación. El sombreado de las columnas, que muestra la duración, recoge las duraciones de las tareas secundarias y refleja el inicio y el final de todas las tareas resumidas.
A medida que se diseña el diagrama de Gantt, las áreas de sombreado se desplazan hacia la derecha. Este cambio ilustra que cuando se termina una tarea, el proyecto avanza a la siguiente actividad y el tiempo transcurre. El sombreado se retoma en otra fila en las columnas de las fechas de la tarea siguiente. Todas las tareas que ocurran simultáneamente se mostrarán como celdas sombreadas paralelas en el gráfico.
Si tiene tareas que tienen pocas o ninguna dependencia, como la construcción de una valla, puede programarlas cuando tenga sentido. En el caso de la valla, sería después de la preparación del terreno, cuando el suelo se haya nivelado y la maquinaria de gran tamaño ya no tenga que entrar y salir de la propiedad. Las tareas sin dependencias no se agreguen a la ruta crítica.
Paso 6: Agregar dependencias
Represente las dependencias con flechas entre las filas de las tareas. Al hacerlo, se garantiza que las posibles complicaciones del cronograma queden claras.
Como afirma Gregory Yong, jefe de UX de Convincely software, "practique la implementación de un modelo Gantt y una estructura de desglose del trabajo que visualice claramente lo que se llama conexión de tareas, que suele ser donde se estancan estas dependencias. Si no lo hace, estos problemas persisten, pero nadie los aborda porque no se visualizan ni se comunican en el diagrama guía del proyecto".
He aquí las cuatro relaciones de dependencia entre tareas en los diagramas de Gantt.
- Cuando las tareas predecesoras deben terminar antes de que la sucesora pueda empezar, dibuje una flecha desde el final de la barra predecesora hasta el inicio de la barra sucesora.
- Cuando una tarea predecesora debe comenzar antes de que la sucesora pueda empezar, dibuje una flecha entre los inicios de ambas barras de tareas.
- Cuando las tareas del predecesor deben terminar antes de que las del sucesor puedan terminar, dibuje una flecha desde el final de la barra del predecesor hasta el final de la barra del sucesor.
- Cuando el predecesor debe comenzar antes de que el sucesor pueda terminar, dibuje una flecha entre el inicio de la barra del predecesor y el final de la barra del sucesor.
Una vez que haya ingresado todas las tareas, verá la ruta crítica y la duración del proyecto. Esta es la cantidad de tiempo entre el inicio de la primera tarea y la finalización de la última.
Paso 7: Considerar los colchones para las actividades
Los planificadores experimentados saben que deben esperar lo inesperado. Las sorpresas pueden incluir la enfermedad de personal clave o el retraso en los suministros. Estos incidentes aumentan la probabilidad de retrasos en el proyecto.
Los planificadores pueden incorporar colchones para tener en cuenta estos acontecimientos imprevisibles. Se puede agregar este tiempo extra a las actividades existentes o incluir marcadores de posición para tener en cuenta el tiempo pero que no representen el trabajo real. Puede codificar por colores estos colchones para hacerlos visibles.
En general, el cliente querrá que el proyecto se complete lo antes posible, ya que las duraciones más largas aumentan el costo y retrasan la recompensa. Esto agrega presión para minimizar los colchones; El tamaño correcto de los colchones requiere un equilibrio entre el pragmatismo y la eficiencia.
Plantilla de ejemplo de estructura de desglose del trabajo convertida en diagrama de Gantt
Descargar la plantilla de ejemplo de la EDT a diagrama de Gantt: Microsoft Excel
Esta plantilla incluye una jerarquía de la estructura de desglose del trabajo, notas sobre las actividades necesarias para lograr los paquetes de trabajo, estimaciones de duración y otros detalles. La plantilla de ejemplo de diagrama de Gantt muestra cómo esta información se une para crear un calendario del proyecto, incluidas las dependencias.
Plantilla de EDT a diagrama de Gantt
Descargar la plantilla de EDT a diagrama de Gantt: Microsoft Excel
Descargue una versión en blanco de la plantilla de estructura de desglose del trabajo a diagrama de Gantt anterior. Esta plantilla le ofrece espacio para mostrar la jerarquía de la estructura de desglose del trabajo e incluye filas para las actividades y columnas para la duración, de modo que pueda empezar con su propio proyecto desde cero.
Cómo convertir un diagrama de Gantt en una estructura de desglose del trabajo
Algunas aplicaciones de software de planificación de proyectos convierten los diagramas de Gantt en estructuras de desglose del trabajo, pero el gráfico resultante no suele seguir las mejores prácticas. En general, no se debe hacer ingeniería inversa de una estructura de desglose del trabajo a partir de un diagrama de Gantt.
Las aplicaciones que pretenden realizar esta función no indican resultados concretos, y en su lugar indican actividades en la estructura de desglose del trabajo. Recuerde que cada nivel de la estructura de desglose del trabajo debe mostrar lo que se está elaborando o realizando, no la actividad.
Así, una estructura de desglose del trabajo para una campaña de marketing de contenidos debería indicar el contenido del blog en la parte superior de la jerarquía como el resultado previsto del proyecto. A continuación, clasifique los entregables en calendario de contenidos, primeros borradores, borradores editados, imágenes y contenidos publicados. El diagrama de Gantt correspondiente asignaría filas para las actividades lluvia de ideas, programación, redacción, edición, diseño gráfico y carga. Aunque el resultado y el proceso están relacionados, no son lo mismo.
Aunque se puede crear un diagrama de Gantt que muestre la estructura de desglose del trabajo en una pestaña diferente (como en el ejemplo anterior), los profesionales afirman que es difícil imaginar una circunstancia en la que se quiera convertir un diagrama de Gantt en una estructura de desglose del trabajo. Esto solo tendría valor si no se conocieran los resultados finales o de los componentes. Pero esto es poco probable porque los equipos no suelen embarcarse en proyectos sin objetivos.
Puede encontrar plantillas para el seguimiento de múltiples proyectos con diagramas de Gantt, incluido el presupuesto y las dependencias, en nuestro resumen de plantillas para diagramas de Gantt para múltiples proyectos.
Cómo asegurarse de que la estructura de desglose del trabajo y el diagrama de Gantt son precisos
La EDT y los diagramas de Gantt solo son útiles cuando son precisos. La precisión es difícil de conseguir al principio, cuando se tiene menos información. Para maximizar la precisión, agregue continuamente nueva información a sus planes a medida que el proyecto avanza.
Los expertos aconsejan que la comunicación abierta, la flexibilidad y las revisiones frecuentes contribuyen a la precisión. He aquí algunos consejos:
- Comuníquese: Hirsch, de TalentMarketplace, afirma que es vital mantenerse en contacto con otras partes interesadas en el proyecto y recabar su opinión. "La comunicación con los expertos del proyecto es fundamental. Como gerente de proyectos, entiendes todos los componentes del proyecto, pero puede que no entiendas los detalles de cada uno de ellos. Hablar con sus empleados y proporcionarles los recursos que necesitan para registrar sus tareas es esencial", afirma.
- Manténgase flexible:
Albert Ho es el fundador de Healthcare Heroes y gerente de proyectos en el William Osler Health System de Brampton, Ontario. Señala: "un gerente del proyecto nunca tendrá toda la información necesaria para comprender las dependencias y determinar las duraciones al principio de un proyecto. A medida que se revela nueva información, el gerente del proyecto debe apoyar al equipo del proyecto". Cita un ejemplo de necesidad inesperada de incorporar citas de telesalud a un proyecto: "Se trataba de una petición netamente nueva que requería ocho semanas para obtener un presupuesto, diseñar una solución, implementarla, probarla, formarla y desplegarla". Las partes interesadas tuvieron que ser flexibles para adaptar el proyecto al cambio de alcance. - Revise su trabajo a menudo: Yong anima a celebrar reuniones semanales del equipo del proyecto para que los participantes revisen la EDT y el diagrama de Gantt. "Es la forma más clara y rápida de repasar el progreso del equipo, aclarar cualquier dependencia que se haya estancado y agregar nuevas microtareas", señala Ramírez, de Rephrase, afirma que el gerente del proyecto debe revisar la estructura de desglose del trabajo y el diagrama de Gantt al final de cada día para asegurarse de que ha asignado las tareas correctamente. Además, el gerente del proyecto debe revisar el calendario y el diagrama de Gantt al principio de cada semana, para asegurarse de que las tareas se están completando a tiempo. "De lo contrario, el gerente del proyecto tendrá que actualizar los plazos si el trabajo simplemente se retrasa. Si el trabajo no estaba bien delimitado, puede ser necesario cambiar el desglose del trabajo para reflejar con exactitud el nuevo alcance del proyecto", agregue.
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