Definición de utilización de recursos
La utilización se define como la cantidad de tiempo disponible de un empleado que se utiliza para el trabajo productivo y facturable, expresado como porcentaje.
La tasa de utilización de un empleado es una métrica crítica que las organizaciones deben registrar. Mide la eficiencia de la facturación y le permite a la empresa entender si está facturando lo suficientemente como para cubrir los costos más los gastos generales.
Cuando se trata de la gestión de recursos, las tasas de utilización facilitan la previsión, la optimización de recursos y muchas otras funciones comerciales esenciales. Es una medición simple que tiene efectos importantes en la forma en que se opera su negocio.
Fórmula de la tasa de utilización
A continuación, le mostramos la fórmula para calcular la utilización:
Total de horas facturables / Total de horas disponibles
Digamos que queremos calcular la tasa de utilización de Leslie, una desarrolladora de front-end en una empresa de diseño web. En una semana determinada, tiene 40 horas disponibles. Eso suma 2080 horas al año. Suponiendo que se toma dos semanas de vacaciones, su total de horas disponibles del año es de 2000.
Ahora digamos que factura 1500 horas a varios proyectos de clientes a lo largo del año. Con esta relación de utilización, podemos calcular su tasa de utilización de la siguiente manera:
1500 / 2000 = 0,75
Su tasa de utilización fue del 75%. Esto significa que el año pasado las horas de Leslie fueron 75% facturables. Después de facturar sus 2000 horas disponibles como trabajo del cliente facturado, su tasa de utilización sería de 100%, pero esto casi nunca sucede y no es deseable.
¿Por qué no? Debido a que, de manera realista, los empleados tienen otras responsabilidades laborales que no son facturables a los clientes y las tasas óptimas de utilización deben tener en cuenta el tiempo no facturable.
Leslie es directora de su departamento, por lo que tiene la tarea de capacitar a los miembros júnior del departamento. Es responsable de ayudar con las estimaciones de proyectos. Y tiene recesos para almorzar y descansos de café (muy necesarios). Ninguna de estas funciones son facturables, por lo que la tasa de utilización óptima de Leslie debe tener en cuenta el tiempo que dedica a estas actividades.
Por este motivo, la mayoría de las organizaciones establecen tasas de utilización objetivo para sus empleados que tienen en cuenta cuántas de sus horas disponibles necesitan dedicar a realizar trabajos no facturables y cuántas horas necesitan facturar para que la empresa mantenga la rentabilidad.
Las tasas de utilización objetivo varían de persona a persona y entre puestos. Los gerentes generalmente tienen tasas de utilización objetivo más bajas, mientras que el personal de primera línea tiene tasas más altas.
En el caso de Leslie, su tasa de utilización objetivo es del 75%. Esto significa que al menos el 75% de su tiempo disponible debe dedicarse al trabajo facturable, mientras que no más del 25% debe consistir en trabajo administrativo y revisiones no facturables, o trabajo voluntario. Siempre que se mantenga dentro de estos porcentajes, se considera que su utilización es eficiente.
¿Qué puede aprender de las tasas de utilización?
Puede obtener mucha información valiosa al cuantificar las tasas de utilización.
Al analizar las tasas de utilización de los empleados por departamento o por función laboral, puede ver dónde la demanda es más alta (tienen las tasas de utilización más altas). Esto ayuda a identificar oportunidades para promover el crecimiento de la empresa e identificar áreas en las que podría incorporar personal.
Si vincula las tasas de utilización con las ganancias, obtiene información sobre los servicios que son más rentables.
Ambas perspectivas ayudan a los vendedores. Al saber qué tipos de proyectos son más rentables y cuáles contribuyen a las fortalezas únicas de la empresa, no es necesario perder tiempo valioso en clientes potenciales que no se alinean con la estrategia empresarial de la organización.
Una tasa de utilización que constantemente se acerca al 100% indica que está sobrecargando de trabajo a su personal y que puede ser momento de ampliar el negocio.
Una tasa de utilización constantemente baja indica que no hay suficiente trabajo en el proceso, que demasiadas horas se desperdician en funciones administrativas no facturables o que su empresa tiene muchos trabajadores independientes en proyectos.
Las tasas de utilización que constantemente son demasiado altas o demasiado bajas no son buenas para su organización y suelen indicar riesgos futuros.
Pero, ¿qué es demasiado alto? ¿Y qué es demasiado bajo? Para saberlo, primero debe conocer la tasa de utilización ideal para su situación específica.
¿Cuál es una tasa de utilización ideal?
La tasa de utilización ideal para su organización equilibra la tasa de facturación específica con todos los gastos de personal de la empresa, además del margen de beneficio y los gastos generales. Pero nos estamos adelantando un poco.
Primero, tenemos que hablar de las tasas de utilización organizacional o de las tasas de utilización de la capacidad.
Tasa de utilización de la capacidad
La tasa de utilización de la capacidad es la tasa de utilización promedio de cada empleado de la organización, que se puede calcular con la siguiente fórmula:
Total de todas las tasas de utilización de los empleados / Cantidad total de empleados
Entonces si imaginamos que Leslie trabaja para una empresa muy pequeña con cinco empleados facturables, podemos calcular la tasa de utilización de la capacidad de la siguiente manera:
(75% + 80% + 60% +85% + 70%) / 5 =
370% / 5 = 74%
(Los primeros cinco porcentajes de esta fórmula representan las cinco tasas de utilización de los cinco empleados)
Esto significa que la tasa media de utilización de la empresa de Leslie es del 74%.
La tasa de utilización de la capacidad es una cifra importante porque ilustra en qué medida la empresa utiliza las horas disponibles de manera eficiente.
Una empresa con una tasa de utilización de la capacidad baja está perdiendo el valor facturable de todas esas horas, lo que implica una pérdida de dinero.
Cómo usar la tasa de utilización de la capacidad para calcular una tasa de facturación óptima
Por lo general, cuando una empresa quiere averiguar lo que debe cobrar por hora para todos sus recursos de trabajo, utiliza esta fórmula:
(Costos de recursos + gastos generales + margen de beneficio) / Promedio del total de horas de trabajo
Supongamos que el costo de trabajo promedio de la empresa de Leslie es de USD 100 000, los gastos generales por empleado son de USD 20 000 y su objetivo es un margen de beneficio del 20% (USD 120 000 x 0,20 = USD 24 000). Suponiendo que todos tienen 2000 horas disponibles, puede calcular sus tasas de facturación de esta forma:
(100 000 + 20 000 + 24 000) / 2000 =
144 000 / 2000 = 72
La empresa de Leslie tendría que cobrar USD 72 por hora para cubrir sus gastos y obtener un beneficio del 20%.
Sin embargo, con esta fórmula se asume que cada empleado tiene una tasa de utilización del 100%, y ya hemos hablado de que esto es poco realista y no deseado.
Incluir la tasa de utilización de la capacidad en esta ecuación da una cifra mucho más realista:
(144 000 / 2000) / Tasa de utilización de la capacidad (que fue del 74% para la empresa de Leslie, o 0,74)
(144 000 / 2000) / 0,74 =
72 / 0,74 = 97,29
Redondeando hacia abajo, la tasa de facturación óptima para obtener el margen de beneficio del 20% es USD 97 por hora. Esta tasa es más alta porque tiene en cuenta el otro 26% de las horas disponibles de la empresa que no son facturables, por lo tanto, no generan ingresos.
Cómo calcular la tasa de utilización ideal
Ahora estamos listos para entender la tasa de utilización ideal. Si bien está bien usar la tasa de utilización de la capacidad de una organización para calcular el costo de trabajo óptimo por hora, se asume que la tasa de utilización de la capacidad es razonable.
¿Y si la tasa de utilización de la capacidad de la empresa de Leslie era del 50% en lugar del 74%? Eso daría una tasa de facturación óptima por hora de USD 144 en lugar de USD 97, y ese monto podría ser mayor al que los clientes están dispuestos a pagar. Sería castigar a sus clientes por su falta de horas facturables.
Es mejor empezar con una tasa objetivo de facturación por hora, luego volver a trabajar en una tasa de utilización ideal que permita que la tasa de facturación objetivo dé como resultado el margen de beneficio deseado del 20%.
Así que la fórmula para una tasa de utilización ideal es la siguiente:
(Costos de recursos + gastos generales + margen de beneficio) / Total de horas disponibles x Tasa de facturación objetivo
Digamos que queremos obtener una tarifa de USD 80 por hora facturable. Utilizando los costos totales anteriores, obtenemos lo siguiente:
144 000 / 2000 x 80 =
144 000 / 180 000 = 0,80
Esto demuestra que, para que la empresa de Leslie pueda cubrir todos sus gastos, y obtener un 20% de ganancias, necesitaría una tasa de utilización de la capacidad del 80% si quiere cobrar a sus clientes USD 80 por hora.
Ahora, es posible que se pregunte ¿cómo van a aumentar sus tasas de utilización?
Cómo aumentar las tasas de utilización
Para aumentar la tasa de utilización de la capacidad de una organización, debe aumentar todas las tasas de utilización de los empleados, ya que la capacidad es una media de las personas.
Un buen primer paso es establecer puntos de referencia para cada empleado, como hemos comentado anteriormente. Si recuerda, la utilización de Leslie es del 75%, lo que deja tiempo para el trabajo administrativo no facturable.
Es fundamental que comparta estas tasas de utilización objetivo con cada empleado y sus gerentes. Es imposible alcanzar un objetivo si no sabe a lo que aspira. Permita que los empleados asuman la responsabilidad de su tasa de utilización y no sancione a los empleados que no alcancen su tasa objetivo (a menos que sea debido a una negligencia). Es probable que no sea su culpa si no hay suficiente trabajo facturable para cobrar.
En cambio, recompense a los empleados que logran alcanzar o superar sus objetivos de utilización. Los empleados que están motivados positivamente para alcanzar sus objetivos asumirán una función más activa en la empresa. Incluso pueden intentar generar más negocios para aumentar las horas facturables. Lo ideal es que sus empleados vean las tasas de utilización objetivo como un desafío emocionante, no un peso en sus hombros.
Utilice software de seguimiento del tiempo
Hay muchos beneficios de usar un software de seguimiento del tiempo para registrar las horas facturables, siempre y cuando la herramienta sea fácil de usar. Es posible que sus empleados ya estén facturando a tasas más altas, pero debido a que el seguimiento del tiempo es una complicación, no facturan todas sus horas de forma precisa y adecuada. O quizás, algunas de sus horas están categorizadas incorrectamente debido a una implementación o un diseño de software deficiente.
El software de seguimiento del tiempo idealmente hace que el proceso sea lo más fácil y preciso posible. Una vez que sus empleados empiecen a registrar con precisión sus horas de manera oportuna, se dará cuenta de que su organización está funcionando mejor de lo que pensó.
Minimice el tiempo no facturable
Este es un aspecto importante. Como hemos dicho, cada empresa necesita un tiempo no facturable integrado en su cronograma, pero demasiado tiempo no facturable es una indicación de desperdicio. Esto puede indicar lo siguiente:
- No tiene suficiente trabajo facturable para completar su proceso, y los empleados están de brazos cruzados.
- Hay ineficiencias en los procesos internos que causan un exceso de tiempo administrativo.
- Los gerentes deben volver a la práctica y asumir más trabajo facturable.
- El tiempo de capacitación disponible no permite la preparación adecuada de los miembros júnior del equipo para gestionar la carga de trabajo disponible.
Ya sabemos que el tiempo disponible es un recurso finito. Si se destina demasiado tiempo al trabajo administrativo no facturable, se entorpece la disponibilidad de su equipo y se distorsiona la percepción de la cantidad de horas que podrían invertirse en trabajo pago.
Esto puede acarrear consecuencias desastrosas, como ser rechazado por una supuesta falta de capacidad para realizar el trabajo, y degradar aún más la acumulación de trabajo facturable que podría elevar sus tasas de utilización.
Desde ese punto de vista, reducir las horas no facturables desperdiciadas puede crear un bucle de retroalimentación positivo que aumente las tasas de utilización.
Existe una mejor manera
La mejor manera de optimizar sus tasas de utilización es recopilar información buena y precisa. Obtener una comprensión firme de sus datos históricos de utilización lo ayudará a comprender las tendencias anteriores. Estas ideas se pueden usar para estimar la utilización con mayor precisión, a fin de planificar con anticipación y tomar decisiones más rápidas sobre su cartera de negocios.
10,000ft de Smartsheet ofrece herramientas de informes eficaces para facilitar la comprensión de la tasa de utilización de los recursos de su organización y obtener un control firme de los pasos procesables que puede seguir para aumentar (o disminuir) las tasas de utilización.
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