¿Qué es el análisis del flujo de trabajo?
El término análisis del flujo de trabajo se refiere a la inspección y optimización de los flujos de trabajo de gestión de proyectos. Las empresas utilizan el análisis del flujo de trabajo para identificar errores en sus estrategias y resaltar procesos desactualizados, ineficientes o excesivos.
“El análisis del flujo de trabajo me ha ayudado a observar y mejorar la eficiencia de todo mi equipo”, afirma Steve Anevski, director ejecutivo y cofundador de Upshift. “Este análisis me ha permitido relacionarme con mis empleados de manera más efectiva y tomar decisiones informadas”.
¿Cuándo es adecuado realizar un análisis del flujo de trabajo?
El análisis del flujo de trabajo toma importancia cada vez que su proyecto se enfrenta a un obstáculo o cuando desperdicia tiempo en tareas redundantes. También puede resultarle útil auditar sus flujos de trabajo con regularidad antes de que ocurran estas ineficiencias.
El análisis del flujo de trabajo puede ayudar a los equipos a identificar la causa de los largos tiempos de espera de las entregas entre departamentos o por qué ciertos equipos dedican tanto tiempo más que otros a las mismas tareas. Si cambió recientemente el uso de un software o actualizó un hardware, es posible que descubra que sus métodos existentes quedaron obsoletos. Si incorpora a un nuevo gerente o crea un nuevo equipo, es posible que quiera examinar los flujos de trabajo existentes y considerar cambios en el personal. Le recomendamos que examine sus flujos de trabajo cada vez que encuentre un error en un proceso empresarial.
“Definitivamente recomiendo analizar los flujos de trabajo con regularidad”, afirma Devon Fata, director ejecutivo de Pixoul. “Pero también es necesario cuando realiza una transición importante, como pasar de un personal presencial a uno remoto, o si observa problemas de eficiencia fuera del análisis regular”.
Elementos del análisis del flujo de trabajo
El análisis del flujo de trabajo requiere algunos elementos clave para tener éxito. En primer lugar, identifique los flujos de trabajo en cuestión y recopile datos sobre ellos. Mantenga la parcialidad. Tome nota del tiempo necesario para completar cada paso, el porcentaje de finalización y el costo de operación de cada paso.
- Asigne los pasos: Haga una lista de cada paso necesario para completar su flujo de trabajo de principio a fin. Considere la posibilidad de crear un árbol de decisiones visual y ramificado para visualizar el proceso con mayor facilidad.
- Calcule el tiempo necesario para completar cada paso: Evalúe cuánto tiempo necesita para completar la tarea y compárelo con el tiempo que tarda realmente cada tarea. Si esta información no está disponible, puede ser una buena idea empezar a registrarla en el futuro.
- Determine el costo de cada paso: Sume el costo de cada paso del proceso, incluidos los materiales y la mano de obra. ¿El costo es anormalmente alto para el valor de la tarea?
- Elimine las redundancias: Elimine cualquier paso del proceso que no lo acerque a su objetivo o que repita los esfuerzos de cualquier otro paso de manera innecesaria.
- Optimice el flujo de trabajo: Si es posible, automatice partes del flujo de trabajo. Para obtener más información sobre la automatización del flujo de trabajo, lea nuestra guía sobre la digitalización del flujo de trabajo.
Pasos del análisis del flujo de trabajo
El análisis de los flujos de trabajo consta de cinco pasos. En primer lugar, identifique los flujos de trabajo en cuestión y recopile datos sobre ellos. A continuación, examine esos datos y realice cambios en las áreas problemáticas. Por último, cree un cronograma para administrar y ajustar estos flujos de trabajo según sea necesario.
1. Identifique los flujos de trabajo que deben analizarse
Cree un cronograma para analizar cada uno de sus flujos de trabajo con regularidad. Si es la primera vez que analiza los flujos de trabajo, sepárelos por equipo o departamento y examínelos de forma metódica.
“Si siente que algunos aspectos de sus flujos de trabajo son ineficientes, probablemente lo sean, y ese es un buen lugar para empezar”, dice Fata. “Especialmente al principio, tiene la oportunidad de identificar las eficiencias más evidentes si sigue su intuición. A medida que realice estos cambios sencillos, también practicará las habilidades que necesitará para identificar eficiencias más difíciles de encontrar”.
2. Recopile y organice datos sobre cada flujo de trabajo
Recopile y organice los datos relativos a sus flujos de trabajo. Utilice informes guardados, registros de software, correos electrónicos y cualquier otro elemento necesite para comprender a fondo el uso histórico de los flujos de trabajo en su empresa. Si no puede encontrar la información que necesita, tome nota para crear registros de esa información en el futuro.
Para cada flujo de trabajo, haga lo siguiente:
- Identifique la tarea que el flujo de trabajo está destinado a realizar y verifique que cumpla con su objetivo.
- Determine el tiempo que debe tomar cada paso para completarlo y use los datos históricos para determinar cuánto tiempo dura realmente cada paso.
- Eche un vistazo a la tasa de finalización de cada tarea y del flujo de trabajo en su conjunto. Tome nota de los pasos que son difíciles o imposibles de completar.
- Describa cada paso del flujo de trabajo de principio a fin.
- Recopile los informes y observe dónde están almacenados. Tenga en cuenta la estructura de nombres de los archivos y las carpetas y la organización de las unidades.
3. Analice los datos
Utilice los datos que ha recopilado para sacar conclusiones sobre el estado actual de cada flujo de trabajo. Identifique lo que funcionan bien y las áreas en las que puede implementar mejoras.
“Cree un informe de flujo de trabajo de su equipo y de los diferentes procesos de forma generalizada. Una vez finalizado el informe, utilice métodos estadísticos para determinar cuáles funcionan en su nivel óptimo. Para los que no tienen un buen rendimiento, averigüe una forma de mejorarlos o eliminarlos”, sugiere Anevski.
Hágase las siguientes preguntas sobre cada uno de sus flujos de trabajo:
- ¿Tiene sentido cada paso? ¿Un empleado nuevo podría completarlos con una capacitación mínima? Observe cada paso como si fuera un extraño que lo ve por primera vez y asegúrese de que ese paso esté escrito de forma clara y sea fácil de seguir.
- ¿Dedica una cantidad razonable de tiempo a cada paso? Tenga en cuenta los pasos que tardan mucho en completarse o que exceden regularmente su plazo. Examine si el problema está en el flujo de trabajo o en el plazo.
- ¿Hay procesos redundantes? Identifique por qué es necesario cada paso. Es posible que encuentre pasos que se puedan reducir o eliminar por completo.
- ¿Necesitamos todos los datos que pedimos que las personas informen? A menudo, las empresas piden informes que proporcionan información que está disponible en otros lugares. Asegúrese de que sus empleados no desperdician tiempo creando informes a los que nadie hace referencia.
- ¿Es fácil encontrar la información? Observe dónde almacena los informes e identifique ineficiencias en los nombres y las ubicaciones de los registros. Tome nota de la información a la que le gustaría acceder para el análisis de su flujo de trabajo y asegúrese de registrarla y almacenarla en un lugar accesible.
- ¿Hay algún error evidente o pasos desactualizados? A medida que cambia de software o mezcla sus equipos, es posible que descubra que a veces los pasos, e incluso los flujos de trabajo completos, se vuelven redundantes. Asegúrese de que sus flujos de trabajo estén actualizados con los procedimientos más recientes del software y de la empresa.
4. Realice los cambios necesarios
Implemente modificaciones a medida que encuentre elementos que deben cambiarse. Consulte con sus equipos sobre los pasos y flujos de trabajo que deben revisarse y pregúnteles cómo hacerlo. Es posible que deba agregar, cambiar o eliminar por completo algunos pasos. A medida que sus flujos de trabajo evolucionan, el proceso de análisis se volverá más sencillo.
“Tenemos una filosofía de Kaizen, que es la de mejora continua”, afirma Steven Bowman, director ejecutivo de A Line at the Door. “Buscamos constantemente comentarios de nuestros equipos y clientes sobre formas de mejorar. Nuestros flujos de trabajo no son diferentes”.
Ampliar los plazos que se suelen incumplir, imprimir o copiar material en tandas más grandes en lugar de hacerlo muchas veces a lo largo de un proyecto, o usar plantillas de correo electrónico o automatizar la redacción de invitaciones a reuniones son ejemplos de formas en que puede mejorar los flujos de trabajo comunes.
Obtenga más información en nuestra guía completa sobre la metodología Kaizen y nuestra guía para implementar la mejora continua.
5. Administre y ajuste según sea necesario
Cree un cronograma para controlar sus flujos de trabajo. Cuando cambian sus necesidades empresariales, los flujos de trabajo pueden ser menos eficientes o volverse desactualizados. Es mejor revisar los flujos de trabajo con regularidad para poder detectar los cambios necesarios antes de que creen problemas.
“Es útil analizar sus flujos de trabajo con regularidad a lo largo del año. A medida que la tecnología de los flujos de trabajo mejora con el tiempo, también pueden hacerlo los procesos. Observe sus flujos de trabajo con un ojo crítico en cada trimestre para tomar decisiones informadas para el futuro”, sugiere Anevski.
¿Cómo ayuda el análisis del flujo de trabajo a su organización?
El análisis regular del flujo de trabajo puede ayudar a su organización a usar su tiempo con mayor prudencia, ahorrar dinero y mejorar la moral de sus empleados. A continuación, se destacan algunos de los principales beneficios:
- Detecte procesos redundantes: El análisis regular del flujo de trabajo puede ayudarlo a identificar y abordar procesos duplicados o desactualizados. La simplificación o eliminación de estos procesos puede tener un gran impacto positivo en sus operaciones diarias.
- Reduzca el tiempo desperdiciado: Tener flujos de trabajo más eficientes significa que el tiempo de sus empleados es más productivo. Esto se traduce en más tiempo dedicado a alcanzar sus objetivos.
- Ahorre dinero: Tener empleados más eficientes implica menos horas de trabajo dedicadas a las mismas tareas. Los flujos de trabajo más eficientes también pueden generar ahorros de dinero en insumos de oficina, como papel y tinta de impresora.
- “Puede descubrir fácilmente las fases que pueden automatizarse o virtualizarse al analizar cada parte de un proceso de trabajo y observar todo de principio a fin. Acabará con más eficiencia y más beneficios después de aplicar las modificaciones que descubrió a través del análisis”, explica Abe Breuer, director ejecutivo de VIP to Go.
- Aumente la moral: Los empleados quieren sentir que su tiempo tiene valor. La moral aumenta cuando las personas pueden ser productivas y tachar las tareas de sus listas. “Los datos que recopilamos del análisis del flujo de trabajo me ayudan a tomar decisiones informadas, lo que conduce a la asignación de tareas más significativas a los empleados. La productividad ayuda a mantener a todos comprometidos, y gracias a eso tienen la capacidad de agregar un valor aún mayor al equipo”, dice Anevski.
- Eficiencia general mejorada: Todos los beneficios anteriores dan como resultado una mayor eficiencia general para sus equipos y su empresa. A medida que establezca prácticas recomendadas para el flujo de trabajo, será aún más fácil analizar y maximizar la eficiencia de su flujo de trabajo en el futuro.
Prácticas recomendadas para el análisis del flujo de trabajo
El análisis del flujo de trabajo es un proceso crítico. A continuación, hemos reunido algunos consejos de expertos para mantener prácticas recomendadas, desde construir sobre sus propias bases hasta mantenerse neutral e involucrar a su equipo.
- Construya sobre lo que ya tiene: La mayoría de las empresas tienen flujos de trabajo implementados, incluso si no los documentan oficialmente. Cuando llegue el momento de analizar y actualizar sus flujos de trabajo, construya sobre los procesos de trabajo que ya tiene.
“El hecho de que haya un problema con un flujo de trabajo, no significa que tenga que empezar desde cero”, explica Bowman. “Divida sus flujos de trabajo en segmentos digeribles y luego analice los segmentos. No tire las frutas frescas con las podridas”. - Manténgase neutral: Implementar cambios puede ser difícil, en especial si estuvo involucrado en la creación de un flujo de trabajo que ya no está tan optimizado como antes.
“Puede ser difícil convencer a las personas para que hagan cosas nuevas, especialmente cuando las obliga a cambiar su comportamiento actual”, señala Breuer Es importante dejar la emoción y los sesgos fuera de la ecuación al analizar sus flujos de trabajo. Si su equipo de análisis tiene problemas para mantenerse neutral, puede valer la pena contratar a un consultor externo para que lo ayude en el proceso. - Utilice soluciones de software: Existen muchas herramientas de software que lo ayudarán con el análisis del flujo de trabajo. Considere el uso de un motor de flujo de trabajo para que todo funcione sin inconvenientes.
- Grafíquelo:
Los flujos de trabajo complejos pueden ser mucho más fáciles de conceptualizar cuando se grafican. Chelsea Cohen, cofundadora de SoStocked, explica cómo su organización utiliza estrategias de flujo de trabajo graficadas: “Comenzamos con un sistema Kanban. Kanban es uno de los métodos más sencillos para el análisis del flujo de trabajo porque simplifica todo el proyecto en un tablero visual. Puede clasificar las tareas principales en columnas separadas y hacer que los miembros del equipo se retiren en tiempo real cuando cumplan con las responsabilidades. Esto facilita la identificación de los puntos en los que el flujo de trabajo comienza a atrasarse, para que pueda abordarlos con mayor rapidez”.
Obtenga más información sobre cómo configurar un tablero Kanban. - Realice un seguimiento del tiempo y el costo: El objetivo final del análisis del flujo de trabajo es ahorrar tiempo y dinero a la empresa, así que asegúrese de realizar un seguimiento del costo laboral y el tiempo promedio necesario para completar sus flujos de trabajo. Con estos datos, puede realizar un seguimiento de las mejoras, identificar las ralentizaciones y abordarlas antes de que se conviertan en problemas.
- Use un cronograma para el análisis: Reserve tiempo para revisar sus flujos de trabajo. Descubrirá que dedicar unas horas al mes para realizar análisis básicos puede permitirle ahorrar muchas más horas en el futuro. “No hay un momento perfecto para realizar el análisis del flujo de trabajo. A quien madruga, Dios lo ayuda. Y las revisiones regulares de los procesos ayudan a identificar los problemas antes de que le cuesten tiempo y dinero”, afirma Cohen.
- Consulte con el equipo: Obtenga la opinión de las personas que utilizan sus flujos de trabajo. “Si realmente quiere averiguar qué está mal en su flujo de trabajo, obtenga comentarios de usuarios reales”, sugiere Breuer. Los usuarios cotidianos sabrán mejor que nadie si sus segmentos están desactualizados o son ineficientes.
- Realice cambios: No solo recopile los datos, corrija los errores. Una vez que haya identificado ineficiencias, realice los cambios necesarios para minimizarlas o eliminarlas. El objetivo del análisis de flujo de trabajo es algo más que la recopilación de datos: se trata de usar esos datos para impulsar un cambio significativo.
Ejemplos de análisis y corrección del flujo de trabajo
¿Se pregunta cómo es el análisis del flujo de trabajo correctivo en el mundo real? A continuación, hemos recopilado algunos ejemplos de problemas comunes con el flujo de trabajo y cómo corregirlos con un análisis oportuno:
- Ineficiencias relativas a la asignación de trabajos: Muchas empresas son pequeñas al principio y se expanden rápidamente, lo que puede generar problemas que se magnifican exponencialmente a medida que la empresa crece. Considere una pequeña empresa que comenzó con seis empleados, los cuales registran su horario en una tarjeta de asistencia impresa. Un gerente recopila las tarjetas e introduce los registros impresos en una hoja de cálculo. El gerente envía la hoja de cálculo a un contador, que determina los impuestos y los cheques de pago de todos los empleados y, luego, genera y distribuye cheques de papel.
Cinco años más tarde, esta misma empresa emplea a 35 personas, pero sigue utilizando flujos de trabajo manuales de seguimiento del tiempo y contabilidad. Cada uno de los empleados dedica la misma cantidad de tiempo al registro de sus horas trabajadas, pero el contador y gerente mejor pagos ahora dedican una parte considerable de su día a completar tareas que podrían automatizarse fácilmente mediante software.
Solución: Cuando una empresa es pequeña, los costos de un software que permite ahorrar tiempo pueden parecer prohibitivos. Al implementar relojes de registro de tiempo y software de nómina para mejorar estos flujos de trabajo, esta empresa ahorraría miles de horas laborales y dólares que normalmente se gastan en procesar las nóminas. - Diseño de la oficina: Incluso el diseño y el equipo de su oficina pueden generar el desperdicio de tiempo y dinero. Piense en una oficina para docenas de empleados con acceso a una sola estación de impresión. Lo empleados que están sentados en salas o pisos más alejados de las impresoras tardarán más tiempo en completar los flujos de trabajo que incluyen la impresión de documentos. Si la cantidad de empleados que usan cada impresora es mayor, se pueden generar copias de seguridad en tiempos de espera y costos más altos en mantenimiento de la impresora. Del mismo modo, una impresora de inyección de tinta económica que se compró cuando la empresa era nueva no puede funcionar con la misma eficiencia que un modelo láser comprado con un mayor uso en mente.
Solución: Una forma de maximizar la eficiencia de sus flujos de trabajo es mejorar la eficiencia del movimiento físico de sus empleados por la oficina. Asegúrese de que los materiales de oficina y las estaciones de impresión estén ubicados lo más centralmente posible o reparta varias estaciones y provisiones por toda la oficina, que es lo ideal. Asegúrese de que el equipo esté bien mantenido y actualizado; gastar dinero en mantenimiento y actualizaciones le permitirá ahorrar costos en reparaciones de emergencia a largo plazo. También puede descubrir que eliminar la necesidad de imprimir muchos tipos de documentos y, en cambio, mostrar informes en un panel o almacenarlos en una unidad de acceso virtual, optimiza los flujos de trabajo de manera exponencial. - Informes no esenciales: Al introducir nuevos procesos de flujo de trabajo, muchas empresas también tienden a crear nuevos métodos de informes. Imagine una empresa minorista que abre un segundo local. Dado que los gerentes no pueden estar en dos lugares a la vez, implementan un flujo de trabajo de informe de estado diario para que los empleados se mantengan al tanto de los acontecimientos esenciales de la tienda.
A medida que pasa el tiempo y la empresa abre más locales, los gerentes descubren que la mayoría de los días son rutinarios y se desarrollan sin incidentes. Los gerentes dejan de leer los informes a diario porque dedican ese tiempo a repasar e incluir poca información útil. A medida que abren más tiendas, más empleados dedican más tiempo a redactar informes diarios que rara vez se leen. Cuando se produce un incidente, es posible que los gerentes incluso necesiten dedicar tiempo a revisar carpetas de informes para saber exactamente qué sucedió.
Solución: Para mejorar estos flujos de trabajo, contrólelos a medida que la empresa crece. Con cada tienda nueva, la empresa debe analizar qué tipo de datos es realmente útil recopilar. Puede reducir el alcance o la frecuencia de los informes, o reestructurarlos para excluir secciones irrelevantes. También puede considerar establecer un sistema de informes solo de valores atípicos para que sea más fácil identificar y tenga un mayor impacto.
Cómo usar el análisis del flujo de trabajo para mejorar su eficiencia
El análisis del flujo de trabajo proporciona información sobre las operaciones de su empresa que puede ayudarlo a ahorrar dinero, mejorar la moral de los empleados y trabajar de manera más eficiente. Analizar sus flujos de trabajo con regularidad es la mejor manera de informar sobre los cambios en los procesos diarios y asegurarse de que se ejecuten sin problemas.
Bowman explica cómo la implementación del análisis del flujo de trabajo ayudó a que su empresa ahorrara tiempo: “El análisis del flujo de trabajo fue fundamental para ayudarnos a trabajar de manera más eficiente porque nos mostró dónde existían los obstáculos y precisamente cuán atrasado estaba nuestro flujo de trabajo. Desarrollamos nuestros flujos de trabajo para detectar excepciones. Cada paso era esencialmente un descalificador que detectaba cuando las cosas no eran perfectas. Solo el ocho por ciento de nuestros intentos generaron un problema, pero los enviamos a través de nuestro flujo de trabajo de resolución de problemas cada vez que sucedió. Al analizar nuestro flujo de trabajo, nos dimos cuenta de que este método estaba desperdiciando muchos recursos. Luego creamos un flujo de trabajo en el que las instancias se consideraban exitosas hasta que se topaban con un tripwire, y las tratamos en consecuencia. Se necesitaban muchos menos ojos para muchas menos instancias, lo que mejoró en gran medida nuestra eficiencia”.
El análisis regular del flujo de trabajo es fundamental para detectar pequeñas ineficiencias antes de que se vuelvan más grandes y complicadas. Los problemas de flujo de trabajo pueden acumularse con el tiempo y alcanzarlo antes de darse cuenta si no se toma el tiempo necesario para ser proactivo. La mejor defensa es una buena ofensa: identifique y aborde los problemas de flujo de trabajo lo antes posible.
Consideraciones especiales para aplicar flujos de trabajo a entornos de trabajo remoto
El análisis del flujo de trabajo es fundamental para todas las empresas, pero hay consideraciones especiales para la transición al trabajo remoto. Hemos descrito algunos de los mejores consejos de expertos, desde la adaptación de nuevos estilos de comunicación hasta el cambio de su enfoque para crear flujos de trabajo.
- Cambie su mentalidad: El análisis del flujo de trabajo para un entorno remoto no debe ser una medida provisional para el regreso a la oficina. Empiece a pensar en la eficiencia en general e incorpore flujos de trabajo que tengan sentido para ambos entornos.
“El análisis del flujo de trabajo ha sido esencial en nuestra transición al trabajo remoto”, afirma Fata. “Muchos de nuestros procesos fueron trasplantados de un entorno en la oficina sin pensar realmente en ellos. El análisis del flujo de trabajo nos ayudó a transformarnos de una empresa que hace trabajo remoto a una empresa orientada al trabajo remoto”. - Adopte la comunicación asincrónica: El trabajo remoto ofrece flexibilidad en la comunicación, en especial cuando se colabora con personas de diferentes zonas horarias. Adopte el uso de la comunicación asincrónica y considere establecer plazos y recordatorios basados en fechas en lugar de la hora del día.
“La comunicación se simplificó mucho cuando cambiamos al trabajo remoto. Hicimos la transición a la comunicación asincrónica, lo que ayudó a liberar más tiempo en nuestra jornada laboral. Los empleados no tienen que esperar a que sus gerentes terminen una reunión y pueden dejarle una nota en la que se detalle cualquier mensaje importante”, explica Christiaan Huynen, fundadora de DesignBro. - Aplique procesos a grupos más grandes: El proceso de incorporación se simplificó mucho más en un entorno remoto para muchas empresas. Los grupos de incorporación pueden ser mucho más grandes e interdepartamentales. Un solo empleado de RR. HH. puede dirigir una videoconferencia grupal de decenas de empleados nuevos. Los nuevos empleados pueden completar capacitaciones y formularios necesarios a su propio ritmo, y estos documentos se pueden enviar y aprobar fácilmente, lo que permite que los nuevos empleados y RR. HH ahorren tiempo.
“El proceso de incorporación y capacitación de nuevos empleados se simplificó mucho más a través de un modelo de trabajo remoto. El proceso se ha automatizado, lo que permite a los profesionales de RR. HH. centrarse más en las asignaciones estratégicas. El proceso convencional sufrió un gran cambio a través del uso de diferentes herramientas de incorporación”, afirma Anevski. “No estoy seguro si alguna vez volveremos a esos procesos”. - Considere la responsabilidad: Algunas cuestiones se vuelven más difíciles en un entorno remoto, como asegurarse de que los empleados estén cumpliendo las horas. Es posible que deba crear nuevos procesos para mantener la responsabilidad en el seguimiento del tiempo. “Las horas de trabajo de los empleados fueron un problema fue difícil de abordar para nuestra organización”, comparte Anevski. “A menudo, notábamos que en teoría los empleados habían trabajado horas extra, pero en la práctica no avanzaban en el proyecto respectivo. Fingían trabajar hasta tarde en proyectos para dormir unas horas adicionales por la mañana”.
- Utilice software: Muchas tareas que solían ser controles verbales rápidos se pueden convertir en controles rápidos con botones de radio. Paul Sherman, director de marketing de Olive, explica cómo hicieron una transición fácil. “Solíamos confirmar las asignaciones y los proyectos verbalmente cuando estábamos en la oficina; una llamada telefónica rápida a un colega o simplemente caminar hasta su oficina para obtener el visto bueno verbal. Ya no hacemos eso. Cuando alcanzamos un hito en un proyecto, simplemente lo marcamos en nuestro software de gestión de proyectos y las partes relevantes reciben una notificación al respecto. Es un cambio sutil, pero útil”.
- Tenga en cuenta la aptitud técnica: Al crear nuevos flujos de trabajo en un entorno remoto, es especialmente importante tener en cuenta la aptitud técnica de su personal. Dedique tiempo a capacitarlos en el software que utiliza y recuerde que los empleados que menos conocen de la tecnología pueden necesitar un poco más de tiempo para entender las lecciones.
“Es necesario tener en cuenta lo instruido que es su personal en la tecnología a la hora de cambiar los flujos de trabajo para el trabajo remoto. Naturalmente, los flujos de trabajo del trabajo remoto contienen muchos más programas de software que los del trabajo en la oficina, lo que significa que todos deben estar en sintonía sobre cómo usarlos. Programe medio día, o incluso un día entero, para capacitar a su equipo en el uso de estas herramientas”, recomienda Sherman. “Créame, de esta manera ahorrará mucho tiempo y energía en el futuro”. - Mantenga la flexibilidad: Deje que sus empleados opinen sobre sus flujos de trabajo individuales y confíe en ellos para elaborar un cronograma que funcione tanto para ellos como para la empresa.
Teresha Aird, cofundadora de Offices.net, describe cómo su empresa y sus empleados abordaron una transición remota: “Desde el principio era evidente que proporcionar la opción del trabajo remoto ocasionaría que algunos empleados inicialmente tuvieran dificultades para equilibrar los compromisos laborales con las distracciones familiares o domésticas. Sin embargo, creíamos que estas primeras dificultades se resolverían rápidamente a medida que los empleados y los equipos descubriesen sus flujos de trabajo remoto ideales y adoptasen nuevos hábitos para mantener la productividad Esto resultó ser cierto, ya que muchos empleados afirmaron que tuvieron que experimentar con sus flujos de trabajo para determinar el mejor orden para completar sus tareas en un entorno remoto. Muchos empleados también cambiaron ligeramente sus horarios cuando pasaron al trabajo remoto: toman un descanso antes o más tarde para el almuerzo y empiezan un poco más temprano porque no necesitan trasladarse al trabajo”.
Beneficios del análisis del flujo de trabajo
Los beneficios del análisis de flujo de trabajo surgen tanto a corto como a largo plazo. Desde aumentar la productividad hasta ahorrar dinero y retener empleados, hemos descrito las principales ventajas a continuación:
- Mantener un lugar de trabajo más eficiente: El análisis regular del flujo de trabajo puede ayudar a establecer una cultura de eficiencia. Al revisar regularmente los flujos de trabajo cuando es necesario, el personal se acostumbra a adoptar nuevas prácticas que benefician a la organización.
- Optimizar los flujos de trabajo a medida que los procesos evolucionan: A medida que una empresa crece, también deben hacerlo sus procesos. No es necesario desglosar los flujos de trabajo para mejorarlos; muchas veces los pequeños cambios en la tecnología o el personal también requieren ajustes en los flujos de trabajo.
- Productividad mejorada: La simplificación de los flujos de trabajo conduce a menos tiempo perdido. Cuanto más eficientes sean sus flujos de trabajo, más tiempo tendrá su personal para ser productivo.
- Ahorrar dinero: Cuanto menos tiempo dedique a pagarle al personal para completar flujos de trabajo redundantes o ineficientes, más dinero ahorrará. Puede ahorrar dinero a largo plazo al actualizar el software y el equipo utilizados en los flujos de trabajo diarios.
- Aumento de la retención de empleados: Los empleados que sienten que sus aportes son importantes están más contentos y son más propensos a creer que la empresa valora su tiempo. Los empleados tienden a permanecer más tiempo en una empresa que los hace felices que en una empresa en la que la moral está baja.
Análisis del flujo de trabajo vs. Gestión de proyectos
La gestión de proyectos se ocupa de seguir un proyecto hasta que se complete con éxito. El análisis del flujo de trabajo ayuda en este proceso al garantizar que el equipo tome la ruta más eficiente en cada paso hasta la finalización del proyecto.
Un gerente de proyectos exitoso puede ayudar a identificar flujos de trabajo ineficientes e implementar sugerencias y cambios cuando sea posible. Los flujos de trabajo ineficientes pueden ser difíciles de identificar para las personas que no trabajan con ellos todos los días, por lo que los gerentes de proyectos deben estar atentos a los procesos que se puedan mejorar. Este enfoque activo del análisis del flujo de trabajo puede ayudar a toda la organización con un cambio positivo gradual.
Cómo elegir la herramienta de análisis del flujo de trabajo adecuada para su organización
Elegir la herramienta de software adecuada para su empresa es un ejercicio para ponderar sus necesidades con respecto a las ofertas disponibles. Pedimos la opinión de los expertos sobre algunas consideraciones importantes, desde la integración con los sistemas existentes hasta la automatización de las tareas comunes.
"Nuestra filosofía empresarial son las personas, los procesos y la tecnología, en ese orden”, explica Bowman. “Los flujos de trabajo, que son esencialmente sus procesos, son componentes críticos. Pero incluso si tiene las mejores personas y la tecnología más actualizada, su empresa aún puede fracasar debido a un proceso o flujo de trabajo defectuoso. Con las personas adecuadas y los flujos de trabajo fluidos adecuados, la aplicación de la tecnología adecuada puede simplificar en gran medida su día laboral. Con las personas y los flujos de trabajo adecuados, la tecnología puede permitir que su empresa crezca”.
- Facilidad de uso: Elija una herramienta de análisis del flujo de trabajo que sea fácil de aprender. Asegúrese de que la herramienta que elija también ofrezca un buen acceso a soporte técnico.
“Como los flujos de trabajo son una parte fundamental de sus procesos empresariales, el software que los gestiona debe ser fácil de usar. Esto incluye la interfaz de usuario (UI/UX), compatibilidad con múltiples plataformas (Windows/Mac) y dispositivos (escritorio vs. móvil), y no olvide el fácil acceso a soporte, ya que todos necesitamos soporte de software de vez en cuando”, sugiere Bowman. - Poca codificación vs. Sin codificación: Tenga en cuenta la aptitud del equipo y su capacidad para codificar sus propios flujos de trabajo. Muchas soluciones modernas incluyen tecnología sin codificación que crea flujos de trabajo utilizando plantillas integradas que son mucho más accesibles para el usuario promedio.
“No todos los miembros del equipo tienen la experiencia técnica para gestionar un flujo de trabajo complejo”, afirma Anevski. “Las herramientas de análisis deben ser fáciles de usar para que todos los miembros de su equipo puedan formar parte del proceso. Debería ser tan sencillo como el A-B-C”. - Cambios históricos: Considere un producto que ayude a guardar y realizar un seguimiento de sus datos de uso históricos. Compare sus flujos de trabajo actuales y anteriores para ver qué tan lejos ha llegado.
“La función que utilizo siempre es el seguimiento del rendimiento histórico, en especial si puede desglosarlo mes a mes, por día de la semana o por hora del día. Esto puede ayudarlo a medir su mejora con respecto a su rendimiento anterior, así como a identificar los ciclos de eficiencia; formas en que su flujo de trabajo cambia a lo largo del año o en el transcurso de una semana”, sugiere Fata. - Costo: Elija el mejor sistema de análisis del flujo de trabajo que pueda pagar. No olvide de examinar las oportunidades de ahorro de costos que puede presentar el aumento de la eficiencia.
- Extensibilidad: Elija un sistema que pueda crecer y cambiar junto con su empresa. También debe ser dinámico y personalizable para que pueda asegurarse de usarlo en muchos tipos de situaciones.
“El factor de extensibilidad le permitirá adaptarse, cambiar y crecer sin la necesidad de cambiar paquetes de software o plataformas”, explica Bowman. - Automatización: Automatizar sus flujos de trabajo le permite ahorrar tiempo y dinero a largo plazo, así que considere una plataforma que los respalde. “La automatización del flujo de trabajo puede ayudarlo a alcanzar el pico de productividad. Su sistema de informes debería permitirle gestionar todos los pasos implicados hasta la finalización del proceso”, afirma Anevski.
- Integración de aplicaciones: Su herramienta de análisis del flujo de trabajo debe integrarse bien con los programas que ya utiliza. Muchos motores del flujo de trabajo son compatibles con programas populares de chat grupal y almacenamiento en la nube. Breuer explica que, si bien la integración solía ser una función “con la que es bueno contar”, la mayoría de las organizaciones ahora la consideran un requisito. Los flujos de trabajo no funcionan independientemente el uno del otro, por lo que es importante que todo fluya sin problemas.
- Acceso basado en roles: Muchas herramientas de flujo de trabajo permiten el acceso para ver o editar flujos de trabajo en función del rol de un usuario. Considere la posibilidad de usar estos sistemas para que sus gerentes puedan crear y gestionar sus propios flujos de trabajo para sus equipos, y designar quién puede verlos y cambiarlos. Breuer sugiere que los equipos utilicen el acceso por niveles con su sistema de gestión de flujos de trabajo para controlar lo que cada usuario ve a fin de preservar la seguridad de la información confidencial.
Cómo ayuda Smartsheet a analizar el trabajo y mejorar los flujos de trabajo
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