Boomi aumenta la productividad un 70 % y escala su crecimiento con Smartsheet

Durante 20 años, Boomi, un negocio de Dell Technologies, ha ayudado a las compañías a integrar sus sistemas y procesos. A medida que Boomi crecía de unos pocos cientos a más de 13 000 clientes, la dirección de la empresa se dio cuenta de que sus herramientas y métodos para gestionar los procesos y el trabajo debían poder escalar al mismo ritmo. Smartsheet ha ayudado a Boomi a automatizar procesos, a mejorar la eficiencia y la transparencia y a habilitar la visualización de datos, al tiempo que todo era fácil de aprender y accesible desde cualquier lugar a través de la nube.

“Smartsheet nos ha permido impulsar nuestra cultura básica de innovación y emprendedurismo”, afirma Chris Port, director ejecutivo de Boomi. “Siempre nos hacemos estas preguntas: ¿cómo podemos impulsar la innovación en las organizaciones de nuestros más de 13 000 clientes? ¿Cómo impulsamos más innovación en nuestro producto y mantenemos el liderazgo? Smartsheet ha sido un facilitador para que las personas pudieran innovar de verdad, seguir siendo emprendedores en Boomi y crear soluciones, aplicaciones, paneles y proyectos exclusivos”.

Uno de los mayores desafíos para la mayoría de los negocios de estos tiempos es la fragmentación de los sistemas de negocios, ya sea que se trate de datos en silos, varias plataformas para una única función como finanzas o logística, o canales de comunicación diversos. Boomi ofrece una variedad de plataformas de integración como soluciones de servicios (iPaaS) que conectan todo en el ecosistema digital de un negocio.

La compañía ha experimentado un enorme crecimiento durante los últimos años, lo cual ha llevado al límite sus sistemas de gestión de proyectos, procesos comerciales y comunicación. Boomi comenzó a buscar una plataforma que pudiera escalar a la nube fácilmente, que proporcionara información en tiempo real, que permitiera la visualización de los datos y el acceso desde cualquier lugar a través de la nube. Smartsheet está a la altura de las circunstancias.

La automatización mejora la eficiencia y la visibilidad

En la actualidad, Boomi usa Smartsheet para captar y obtener visibilidad de datos en tiempo real a partir de una variedad de funciones en todo el negocio, incluidas la atención al cliente, las compras, la planificación estratégica, etc. La compañía usa paneles para ver las prioridades diarias, hacer un seguimiento de las operaciones financieras y de los gastos y supervisar el estado de los sitios que se establecen en todo el mundo. Un panel específico para la pandemia de COVID-19 hace un seguimiento no solo de la salud y el bienestar de los empleados, sino también de las necesidades de los clientes y las previsiones y adaptaciones del negocio a medida que evoluciona la crisis sanitaria imprevisible.

Los puntos de venta principales de Smartsheet fueron su facilidad de adopción, su funcionalidad dinámica y la automatización y los flujos de trabajo que aumentan la eficiencia en la organización.

“Recuerdo claramente cuando buscaba funciones y funcionalidades específicas", comenta DJ Krebsbach, director de personal del CEO de Dell Boomi, Chris McNabb. “Flujo de trabajo interdisciplinario; la capacidad de tener datos en tiempo real al instante y disponer de diferentes vistas. Un CEO no necesita ver las mismas cosas que un CFO ni que alguien del equipo de ingeniería, pero todos necesitan ver la misma producción del proyecto. La capacidad de flujos de trabajo interdisciplinarios fue lo que yo buscaba en un producto y lo demás vino solo”.

La automatización es otra función importante que ha permitido que Boomi ahorre tiempo para una amplia variedad de procesos. Krebsbach hace referencia al conjunto de recordatorios automatizados con el término “Nag-Bot 2000” porque le permiten generar responsabilidad en los proyectos que dirige sin la necesidad de tener que hacer un seguimiento manual de todas las personas que intervienen. Cada parte del proyecto puede incidir en el resultado empresarial; la automatización permite garantizar que esas partes estén en su lugar sin necesidad de que el propietario del proyecto deba dedicar tiempo y esfuerzo excesivos. Y cualquier persona puede implementar la automatización en sus propias soluciones.

“Una función potente de Smartsheet es la capacidad de que los usuarios individuales o, incluso, un equipo automaticen determinadas funciones ellos mismos”, comenta Port. “Todos en Boomi aprovechamos eso. La función de adquisición es un excelente ejemplo. En la pandemia, disminuimos el umbral de lo que pueden gastar los directores sin una aprobación. Si se supera ese límite, recibo un flujo de trabajo automatizado. Puedo hacer consultas a personas específicas antes de otorgar la aprobación o la denegación, pero también puedo aprobar el pedido directamente en la herramienta. Es otro nivel de rigor que hemos podido implementar para ser cuidadosos con el dinero que gastamos, todo completamente automatizado”.

Llevar la integración de tecnología a otro nivel

Smartsheet permite que Boomi integre datos fácilmente desde tecnologías diversas hacia soluciones que crean una vista única del negocio, no muy diferente del modo en que Boomi integra la tecnología de sus propios clientes en la capa de middleware para impulsar las eficiencias comerciales.  

“Con Smartsheet, puedes tenerlo todo”, afirma Krebsbach. “Puedes extraer cosas de Power BI o de Google Sheets y conectarlas con JIRA y todas estas aplicaciones y sistemas. Es como el pegamento para lo que necesitas hacer. Pero podemos ir un paso más allá y usar Smartsheet con nuestra propia tecnología y lograr que sea más eficaz para nuestros usuarios. Es la plataforma exclusiva para colaboración, resultados e, incluso, flujos de trabajo”.

La asesora de compras Christine Lindgren ahorra tiempo para sí misma y para sus colegas mediante Smartsheet Data Shuttle y Conector de Salesforce para Smartsheet para transmitir información a Smartsheet sin tener que reingresar los datos manualmente. Puede actualizar rápidamente los registros de clientes y ventas para obtener una vista del negocio en tiempo real.

Digitalizar el proceso de compra transforma el trabajo del equipo

Lindgren usó Smartsheet para digitalizar los procesos de compra de Boomi que se hacían en papel. Comenzó con un formulario sencillo para cobrar y reenviar las aprobaciones de créditos; ahora tiene un sistema automatizado que capta la información de compras y créditos en un mismo lugar y alerta a las partes interesadas para que proporcionen su información y vean qué deben hacer. 

“Smartsheet ofrece al negocio mucha más visibilidad de todas las solicitudes y cada parte interesada puede ver las propias”, afirma Lidngren. “Nos ahorra muchísimo tiempo. En lugar de pagarle a alguien para que haga estas tareas, Smartsheet las hace por nosotros. Permite al equipo hacer cosas menos tediosas para que podamos concentrarnos en el trabajo de más nivel que resulta más interesante que ingresar datos”.

Lindgren afirma que es fácil resolver problemas con Smartsheet. Por ejemplo, cuando uno de los procesos de la compañía avanzaba demasiado lento, implementó una solución con alertas y un panorama diario que permitió al equipo priorizar las áreas problemáticas. Y cuando la pandemia de COVID-19 obligó a los equipos a trabajar de manera remota, haber adquirido el sistema al que ya se podía acceder mediante la nube permitió que todos siguieran trabajando sin interrupciones.

De un usuario nuevo a un ganador en unos años

Uno de los motivos más importantes por los que Boomi ha podido lograr tanto con Smartsheet es que es fácil enseñar a usar la plataforma. Port dice que, aunque hay muchos usuarios avanzados en la compañía, cualquiera puede empezar de inmediato con una simple invitación a una hoja. Lindgren agrega que es sencillo aprender más con la documentación en línea y los tutoriales de Smartsheet disponibles en la ayuda y en el Centro de aprendizaje, la comunidad de Smartsheet y la conferencia para clientes ENGAGE de Smartsheet que se lleva a cabo todos los años. Lindgren ha obtenido la certificación de Smartsheet y hace poco ganó el premio CFO de Dell por la compra de soluciones que ella desarrolló, lo cual es un gran reconocimiento de la diferencia que ha marcado para Boomi.

“Smartsheet ha hecho mi vida mucho más fácil y eficiente”, afirma Lindgren. “La cantidad de trabajo que he podido completar gracias a esas automatizaciones es asombrosa. Ha sido muy positivo para mi carrera profesional poder tener un gran desempeño. Puedo hacer muchas cosas porque cuento con el respaldo de Smartsheet”.

Krebsbach reconoce que Smartsheet le permite lograr más cosas. Se autoproclama como alguien que necesita anotar todo y ha podido reemplazar sus marcadores y notas autoadhesivas con una solución colaborativa accesible para todos. Sus colegas han visto lo eficiente que ha logrado ser y quieren seguir su ejemplo.

“De verdad disfruto cuando asisto a una reunión y el ejecutivo pregunta dónde está el enlace de Smartsheet para eso”, comenta Krebsbach. “Es un momento de orgullo porque saben dónde y qué buscar, en vez de preguntar si va todo bien. Es fabuloso que todo vaya bien, pero ¿quién se hace cargo? ¿Cuáles son los próximos pasos? ¿Cómo creamos el producto final tal como el equipo ejecutivo desea? Realmente me siento satisfecha cuando dicen: 'Gracias por la actualización, pero no quiero un PowerPoint; ¿dónde está el enlace de Smartsheet?'”.

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