Welocalize centraliza y organiza los datos, y esto agiliza enormemente la colaboración asincrónica

Hoy más que nunca, se espera que las empresas comprendan los matices culturales, lingüísticos y contextuales de un público objetivo, y se aseguren de que su contenido resuene con las costumbres y expectativas locales. Aquí es donde entran en acción la localización y su representante por excelencia, Welocalize. Welocalize aprovecha tecnologías de IA de vanguardia, como motores de traducción automática, grandes modelos de lenguaje y procesamiento natural del lenguaje a fin de automatizar las traducciones para sus clientes globales a escala. Esta tecnología, combinada con flujos de trabajo configurables y una extensa red de más de 250 000 expertos lingüísticos en más de 250 idiomas, permite que Welocalize transforme el contenido global de sus clientes para que fortalezcan la interacción con su público. “Mediante la localización eficiente y rápida del contenido global de nuestros clientes en el idioma que deseen, los ayudamos a aumentar la interacción con su público, y esto, en última instancia, genera resultados empresariales más sólidos”, afirma Laura Speltz, directora de Servicios al Cliente de Welocalize.

Una compleja red de equipos y proyectos globales

Con un equipo distribuido en todas las zonas horarias, Welocalize requiere soluciones integrales para la colaboración y la gestión de proyectos. “Necesitamos gestionar un gran volumen de actividades, líneas de tiempo y proyectos todos los días”, explica Speltz. “Siempre estamos buscando formas de automatizar las tareas para poder dar a nuestros equipos la capacidad de trabajar más rápido y de manera más eficiente, además de eliminar el error humano. Esto nos permite escalar más rápido”.

En 2022, Welocalize se convirtió en el proveedor líder de servicios lingüísticos y de localización (LSP) para Smartsheet. 

“Nuestros gerentes de proyectos quieren comprender en profundidad a los clientes con los que trabajamos, incluidos sus productos y servicios. Como parte de esa filosofía empresarial, decidimos probar el producto nosotros mismos”, comparte Speltz.

Centralizar, automatizar y organizar la información

Los gerentes de proyectos de la empresa empezaron a usar Smartsheet para hacer un seguimiento de toda la actividad, desde los cronogramas de proyectos hasta la interacción con el cliente. En una WorkApp compartida, se reúnen hojas, informes, tareas asignadas, datos financieros y métricas de rendimiento de una cuenta específica. Mediante Dynamic View, widgets y paneles personalizados, organizamos la información clave. “En lugar de las idas y vueltas por correo electrónico, los miembros de nuestro equipo cuentan con una vista previa de las actualizaciones en tiempo real de cada proyecto”, explica Alejandro De Luca, gerente sénior de proyectos de Welocalize.

Welocalize automatiza la mayor cantidad de pasos posible con el fin de ahorrar tiempo. En lugar de configurar los proyectos manualmente, Welocalize elabora automáticamente en Smartsheet un proyecto que pueden ver todas las personas. Si cualquiera de las partes tiene una pregunta, utilizan el panel Conversaciones de Smartsheet para el seguimiento. “Configurar un proyecto es una de las tareas que más tiempo requieren. Por lo tanto, automatizar este proceso nos libera para que podamos dedicarnos al trabajo más importante”, explica Amanda Rivera, gerenta sénior de proyectos de Welocalize. “Antes, teníamos que preparar los archivos y enviarlos por correo electrónico, de ida y de vuelta. Nos llevaba alrededor de un día iniciar un proyecto. Ahora, podemos hacerlo en un par de horas. Quitamos de la ecuación gran parte del volumen de correo electrónico gracias a Smartsheet”.

Aumentar la visibilidad, simplificar la colaboración

Ahora que la información está centralizada y bien organizada, los gerentes de proyectos de Welocalize tienen una mejor visibilidad de todas las fases de un proyecto. 

“Suele ser difícil visualizar las líneas de tiempo de los proyectos complejos. Smartsheet proporciona excelentes elementos visuales que nos ayudan a observar las dependencias y los hitos”, comenta Speltz. “Podemos supervisar más fácilmente todos los pasos y a las partes responsables. Así, cada gerente de proyectos se ahorra una hora de trabajo todos los días”.

Esta visibilidad agregada también facilita la colaboración. Como equipo global, los empleados de Welocalize suelen trabajar de forma asincrónica. 

“Cuando termino mi día, alguien en una zona horaria diferente puede retomar lo que dejé”, explica Rivera. “No hace falta rastrear la información ni tener que andar preguntando; todo queda registrado en un solo lugar”. 

Los miembros del equipo suelen consultar el historial de versiones para ponerse al día. Cada tarea tiene un propietario asignado, un nivel de urgencia, el estado de progreso y la fecha de creación, lo que facilita determinar su prioridad. “A diferencia de una hoja de cálculo normal con una vista clásica, en Smartsheet podemos hacer mucho más: conversar, organizar y actualizar tareas, y obtener claridad”, agrega Rivera.

Encontrar nuevas formas de facilitar la vida

Actualmente, Welocalize está explorando nuevos flujos de trabajo que pueden migrarse a Smartsheet. “Podríamos incrementar la eficiencia y la visibilidad de nuestro trabajo si trasladáramos todas estas pequeñas hojas a un registro de seguimiento maestro con diferentes vistas, líneas de tiempo y proyectos”, afirma De Luca.

Speltz tiene la expectativa de que más empleados de Welocalize adopten Smartsheet. “Suelo recibir solicitudes de licencias de miembros del equipo”, comenta. “Estoy segura de que creceremos no solo en la cantidad de usuarios, sino también en la cantidad de funciones que aprovechamos. Siempre nos haremos la misma pregunta: ¿de qué otra manera puedo hacer la vida más fácil para mí misma y para el resto de mi equipo?”