La ciudad de Mineápolis acelera la accesibilidad digital y reduce a la mitad el tiempo administrativo con Smartsheet para procesar permisos para eventos

Mineápolis es una ciudad en desarrollo ubicada en Minesota, a lo largo del río Misisipi, con más de 425 mil residentes. La ciudad es parte de las Ciudades Gemelas, un área metropolitana en expansión donde habitan 3,69 millones de personas.

Cada año, Mineápolis organiza miles de conciertos, fiestas, servicios religiosos, manifestaciones y otros eventos al aire libre. Cada evento requiere un permiso de sonido amplificado al aire libre, para cumplir con la ley estatal que limita el ruido entre las 7 a.m. y las 10 p.m. Durante muchos años, la ciudad utilizó un método manual y detallado para procesar cada formulario. Los empleados de la ciudad recibían de los clientes formularios de permisos en formato PDF o documentos impresos que luego tenían que ingresar manualmente en el Sistema de Administración de Tierras Empresariales (ELMS) de la ciudad. Luego, los empleados debían llamar a cada cliente para obtener la información de pago con tarjeta de crédito o detalles faltantes y, con frecuencia, pasaban mucho tiempo conversando hasta que obtenían toda la información necesaria. “Todo este proceso era ineficiente”, explica Scott Gehrig, analista de procesos comerciales y de datos de la ciudad de Mineápolis. “Muchas veces, los clientes no respondían, por lo que perdíamos tiempo volviendo a llamar. Además, muchas de las solicitudes no eran claras. En la descripción del evento, básicamente solo se indicaba la hora en que se producía el sonido amplificado, pero no se detallaba el equipo utilizado”.

La ciudad también enfrentó desafíos en torno a los permisos de patrocinio gastronómico de eventos, que se requieren para cada evento en el que sirven alimentos. “Utilizábamos un proceso manual similar para recibir permisos e ingresar la información en otra solicitud, y luego enviarla por correo electrónico a los inspectores de salud antes del evento”, detalla Gehrig. “Procesábamos solicitudes de permisos gastronómicos que se amontonaban en pilas altas cada seis meses. Era claro que necesitábamos una forma más automatizada de administrar los permisos”.

Uso de Smartsheet para simplificar los procesos de permisos

Gehrig descubrió Smartsheet cuando trabajó en un departamento de otra ciudad y decidió usar la herramienta para administrar los procesos de permisos de sonido amplificado al aire libre y de patrocinio gastronómico de eventos de la ciudad. “Smartsheet es excelente para centralizar y agilizar los proyectos y procesos, por lo que sabía que era la solución correcta”, afirma.

La ciudad ahora utiliza Smartsheet para hacer un seguimiento de todas las solicitudes de permisos de sonido amplificado al aire libre y de patrocinio gastronómico de eventos. 

“Colocamos los formularios (de Smartsheet) de solicitud de permiso en nuestro sitio web, donde los clientes pueden completar los detalles. Los datos llegan automáticamente a Smartsheet”, dice Gehrig. “Esto elimina la necesidad de enviar y recibir correos electrónicos y solicitudes de forma manual”. 

La ciudad utiliza el Generador de documentos de Smartsheet para crear automáticamente documentos de permisos utilizando datos de archivos PDF, Smartsheet y DocuSign, que contienen información de tarjetas de crédito y firmas digitales de los clientes. El Generador de documentos crea un documento cada vez que un cliente envía una solicitud de permiso a través del sitio web. 

“El Generador de documentos de Smartsheet es totalmente revolucionario para nosotros, ya que automatiza todo el proceso, y no necesitamos rastrear a las personas para procesar los pagos con tarjeta de crédito por los honorarios de los permisos”, explica Gehrig.

Los flujos de trabajo automatizados en Smartsheet avisan a los empleados de la ciudad cuando se presentó una nueva solicitud. Además, envían notificaciones a los recintos policiales una semana antes de un evento al aire libre. De este modo, los empleados de la ciudad no tienen que invertir tiempo enviando correos electrónicos con detalles del evento. La ciudad utiliza la aplicación Calendar de Smartsheet para visualizar fácilmente todos los eventos gastronómicos y eventos de sonido amplificado al aire libre que los inspectores del departamento de salud deben controlar. Los inspectores pueden firmar digitalmente los formularios de inspección y las autorizaciones, y los datos se introducen automáticamente en Smartsheet.

Además, Mineápolis emplea los paneles de Smartsheet para obtener vistas rápidas del estado de las solicitudes y los permisos de sonido amplificado y por temporada. La ciudad también utiliza paneles para ver información actualizada sobre contratos, de manera que los líderes de la ciudad puedan seguir de cerca los presupuestos de la ciudad para eventos.

Procesamiento automatizado de entre 400 y 500 permisos por año

Con Smartsheet, la ciudad de Mineápolis automatizó por completo los métodos para recibir y aprobar permisos. Como resultado, un equipo de cuatro personas puede procesar fácilmente entre 400 y 500 permisos de sonido amplificado y 400 permisos de eventos gastronómicos al año. “Para los permisos de patrocinio gastronómico de eventos, hay dos solicitudes: una solicitud de evento, de 12 páginas, y una solicitud a corto plazo, de 11 páginas. Para un evento gastronómico al aire libre, se pueden recibir más de 50 solicitudes a corto plazo para diferentes vendedores de alimentos, por lo que tendríamos que procesar cientos de páginas. Ahora, todo eso se hace de forma electrónica en Smartsheet”.

Gehrig y su equipo también procesan contratos de eventos automáticamente en Smartsheet, lo que elimina el trabajo manual previo de actualizar contratos en diferentes hojas de cálculo. “Gestionamos más de USD 150 millones en contratos activos en Smartsheet”, cuenta Gehrig. “Ahora es mucho más fácil hacer un seguimiento de cada contrato”.

50% menos de tiempo dedicado a la gestión de solicitudes

Gracias a la automatización en Smartsheet, la ciudad de Mineápolis no pierde ni un minuto recopilando e ingresando datos manualmente en el sistema ELMS desde un archivo PDF o correo electrónico. “Al utilizar Smartsheet, ahorramos al menos el 50% de nuestro tiempo para procesar completamente una solicitud”, manifiesta Gehrig. La automatización simplificó la revisión de permisos, por lo que todos los permisos de eventos de sonido amplificado al aire libre se aprueban antes de las fechas del evento. “Ya no tenemos solicitudes que no se entregan como permisos, porque podemos procesar todo a tiempo”, afirma Gehrig. La ciudad también utiliza las Solicitudes de actualización de Smartsheet para solicitar actualizaciones automáticamente cuando un empleado asigna una tarea. “Anteriormente, teníamos que enviar un correo electrónico para solicitar la actualización de una entrada. Las Solicitudes de actualización de Smartsheet nos permitieron automatizar ese proceso, lo que nos ahorra tiempo”.

La ciudad ahorrará tiempo adicional gracias al uso de las herramientas de inteligencia artificial (IA) de Smartsheet, que Gehrig utiliza para elaborar fórmulas y textos. 

“Con las herramientas de IA de Smartsheet, era fácil crear fórmulas en hojas para marcar las fechas de vencimiento de un proyecto en mi lista de proyectos”, explica Gehrig. “Con la función de texto, puedo decir rápidamente lo que necesito y dejar que la herramienta genere texto por sí misma. Definitivamente, ahorra tiempo”.

Cumplimiento más fácil de la legislación sobre accesibilidad

Al usar Smartsheet para administrar el proceso de permisos, la ciudad de Mineápolis puede cumplir más fácilmente la reciente aprobación de la legislación federal de accesibilidad digital, que exige que los gobiernos estatales y locales hagan que los sitios web y las aplicaciones móviles sean accesibles para las personas con discapacidades. “Estaremos listos para cumplir con esta legislación cuando se convierta en ley porque Smartsheet hace que sea mucho más fácil para cualquier persona ingresar los detalles del evento en nuestra página web. El formulario está integrado directamente en la página”.

En un futuro cercano, la ciudad espera que los departamentos adicionales usen Smartsheet para automatizar los procesos de permisos manuales. “Smartsheet realmente ha transformado la forma en que hacemos las cosas”, comenta Gehrig. “Estamos ansiosos por ver cómo se puede utilizar para aumentar la eficiencia en otras áreas”.

Para obtener más información sobre este caso, consulte nuestro estudio de caso.