En el Departamento de Servicios Humanos de Oregón, se usa Smartsheet para administrar programas críticos a partir del seguimiento centralizado y de la elaboración de informes precisos

El Departamento de Servicios Humanos de Oregón (ODHS) es la agencia principal de Oregón para ayudar a los habitantes a alcanzar el bienestar y la independencia. Dado que se trata de la agencia más grande del estado, el ODHS determina la elegibilidad de las personas que solicitan y reciben ayuda. El ODHS extiende sus servicios a más de un millón de personas a través de programas como adultos mayores y personas con discapacidades, bienestar infantil, servicios para personas con discapacidades del desarrollo, programas de autosuficiencia, rehabilitación vocacional y la Asociación de elegibilidad de Oregón.

La tecnología es clave para el trabajo diario de la agencia, y el ODHS quería encontrar una solución rentable y segura para gestionar sus programas y simplificar la elaboración de informes. “El costo es importante en cualquier agencia gubernamental, ya que los flujos de financiación pueden ser limitados y no siempre existe la seguridad de que se contará con el dinero necesario”, dice Joey Razzano, administradora del sistema de desempeño del ODHS. “Además, tenemos que proteger la información personal identificable, que es información confidencial y sensible sobre las personas”.

Razzano había utilizado Smartsheet en su puesto anterior en la Autoridad Sanitaria de Oregón y ayudó a adoptar la plataforma en el ODHS. “Sabía que Smartsheet no solo era fácil de usar, sino que también era escalable y flexible”, afirma. Razzano se convirtió rápidamente en la experta en Smartsheet dentro de la agencia, y diferentes equipos del ODHS se acercaron a ella en busca de ayuda para crear soluciones de Smartsheet. Uno de esos equipos era el de Rehabilitación vocacional, un programa que cuenta con financiación del Gobierno federal y a partir del que se brindan servicios a personas con discapacidades para ayudarlas a encontrar trabajo. El equipo necesitaba contar con una solución que les permitiera realizar el seguimiento de los servicios y poder coordinarlos mejor con todos los distritos escolares y contratistas a fin de poder informar con precisión al Gobierno federal.  “El programa corría el riesgo de perder fondos federales porque no podíamos ofrecer informes de forma correcta”, dice Razzano.

Gestión de procesos de rehabilitación vocacional en Smartsheet

En el equipo de Rehabilitación Vocacional, no existían capacidades centralizadas en relación con la elaboración de informes y se buscaba aumentar la colaboración de los empleados. “Tenemos la obligación de brindar informes a los organismos gubernamentales estatales y federales en relación con nuestras entidades de gestión de casos, pero eso representaba un desafío porque no podíamos lograr que los diferentes sistemas se comunicaran”, dice Razzano. La organización también necesitaba optimizar la gestión de proyectos. “Las personas utilizan diferentes herramientas de software y seguimiento, por lo que no podían colaborar de manera efectiva, dado que trabajaban en silos”, dice Razzano.

Después de que un contratista no cumplió con la entrega, Razzano pudo ayudar al equipo a crear rápidamente una solución para gestionar mejor el programa de Rehabilitación Vocacional en Smartsheet. “Cuando el gerente describió la funcionalidad que necesitaban, supe que con Smartsheet podía lograrse”, afirma. Con Smartsheet, el equipo puede realizar con mayor facilidad el seguimiento de los pasos de aprobación en decenas de distritos escolares en todo el estado, proporcionar informes de facturación en tiempo real cada mes y entregar informes precisos a las agencias federales de forma trimestral. “Realizamos un seguimiento de cada paso y mostramos claramente quién necesita servicios, su información y si cumple con los requisitos”, dice Razzano. Smartsheet exporta diariamente datos, incluidos los números de identificación principales, desde otro sistema para garantizar un seguimiento coherente de las referencias y eliminar la entrada manual de datos. Para proporcionar visibilidad a los coordinadores regionales y a los distritos escolares, el ODHS también creó varios paneles con vistas de alto nivel en relación con las escuelas, los contratistas y las estadísticas resumidas de cada caso gracias a Dynamic View a fin de mostrar solo la información de facturación relevante.

Una solución intuitiva y fácil de usar para la gestión de casos 

El ODHS creó rápidamente un sistema integral de seguimiento y elaboración de informes en relación con el programa de Rehabilitación vocacional. “Creé la solución de seguimiento de la aprobación del programa de Rehabilitación Vocacional en dos semanas gracias a la intuitividad y facilidad de uso que ofrece Smartsheet”. Una vez que la solución de seguimiento y elaboración de informes se puso en marcha, Razzano detectó que cumplía con los requisitos federales de generación de informes, lo que garantizaba que el programa seguiría recibiendo los fondos necesarios. “De hecho, una agencia federal mencionó que sugirieron que otro estado analizara nuestra solución debido a lo bien que funciona”, dice Razzano.

La ODHS también se benefició de la flexibilidad de Smartsheet. “Los requisitos cambiaban constantemente a medida que creábamos la solución, y pudimos hacer ajustes a medida que avanzábamos porque Smartsheet es muy flexible y escalable”, dice Razzano. Además, con los paneles de Smartsheet, el ODHS centraliza los procesos de gestión de casos correspondientes a cada distrito por separado. 

“Creamos una ventanilla única para cada distrito, por lo que ahora hay un lugar al que pueden acudir los coordinadores para ver las referencias, los reembolsos y otros formularios”, dice Razzano. “Muchas veces, hay varios lugares a los que debe ir para encontrar formularios gubernamentales y otra información. Con Smartsheet, pudimos insertar todos los formularios directamente en el panel, lo que facilita la búsqueda y hace que todo sea más eficiente para los distritos".

Capacitar a los empleados para que sean más eficientes

Otros miembros del personal del ODHS tienen la autonomía para crear sus propias soluciones en Smartsheet, en lugar de depender del Departamento de Servicios de información de la agencia. “Antes, teníamos que esperar meses o incluso más tiempo para que los servicios de información crearan algo para nosotros”, dice Razzano. “Es fácil crear algo que funcione en Smartsheet, y también es sencillo para nuestros equipos aprender a usarlo. En lugar de usar cuatro o cinco programas diferentes para hacer algo, podemos hacer todo lo que necesitamos en un solo lugar en Smartsheet".

Además, Smartsheet proporciona una plataforma segura para ayudar a ODHS a proteger mejor la información personal identificable de las personas que se benefician de cada uno de sus programas. “No puedo enfatizar lo importante que es la seguridad para nosotros como agencia del gobierno estatal”, dice Razzano. 

“Nos preocupa mucho el acceso a los registros públicos, y el Departamento de Justicia debe aprobar cualquier servicio en la nube que tenga un acuerdo de usuario con aceptación mediante clic Sabemos que podemos cumplir estos requisitos con Smartsheet. Con Smartsheet, garantizamos constantemente la seguridad de la plataforma de manera de poder gestionar mejor el riesgo. Eso nos da confianza a medida que seguimos expandiendo esta tecnología aquí en ODHS”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.