La NOAA ahorra 3 semanas al mes mediante la automatización del seguimiento de adquisiciones, contratos y presupuestos con Smartsheet Gov

La Administración Nacional Oceánica y Atmosférica (NOAA) es una agencia federal científica y reguladora responsable de todo desde la previsión de fuertes tormentas hasta la vigilancia del clima y la gestión de la pesca. Con sede en el Departamento de Comercio de Estados Unidos, la NOAA gestiona seis oficinas: el Servicio Nacional de Información, Datos y Satélites Medioambientales; el Servicio Nacional de Pesca Marina; el Servicio Nacional Oceánico; el Servicio Meteorológico Nacional; la Oficina de Operaciones Marítimas y de Aviación; y la Oficina de Investigación Oceánica y Atmosférica.  

La Oficina del Director Administrativo (OCAO) de la NOAA desempeña un papel fundamental en el apoyo a la agencia y sus oficinas, prestando servicios clave como la adquisición de bienes, la gestión de la propiedad y la previsión presupuestaria. La OCAO depende de Smartsheet Gov para realizar el seguimiento de los proyectos, gestionar las adquisiciones de instalaciones y los contratos comerciales, y habilitar la colaboración entre departamentos.

“Confiamos en los paneles y flujos de trabajo de Smartsheet para optimizar todos nuestros procesos y proyectos y gestionarlos de forma más eficiente”, dice Patrick Holt, responsable del Programa de Datos y Tecnología de la Oficina del Director Administrativo en la NOAA.

Antes, Holt y su equipo utilizaban varias herramientas de software diferentes para gestionar proyectos, presupuestos y contratos. “Utilizábamos calendarios, correos electrónicos, chats y otras herramientas para intentar hacer un seguimiento de todo, y no teníamos mucho éxito”, dice Holt. “Por ejemplo, en el caso de los presupuestos y las adquisiciones, a menudo no sabíamos en qué fase del proceso se encontraban las cosas. También teníamos departamentos aislados, con procesos dispares, así que teníamos problemas para pasar proyectos de un equipo a otro porque no estábamos seguros de quién trabajaba en qué. En general, la gestión de proyectos era muy ineficaz”.

Colaboración con M2 Strategy para gestionar tareas críticas en Smartsheet Gov

Holt descubrió Smartsheet Gov después de hablar con un colega sobre las ventajas del software. “Smartsheet parecía hacer un montón de cosas que no podíamos hacer con nuestras soluciones de gestión de proyectos existentes, y también parecía permitir mucha más colaboración porque está completamente basada en la web”, dice. 

Poco después de adoptar Smartsheet Gov, la OCAO contrató a su socio tecnológico M2 Strategy (M2). M2, una empresa de consultoría tecnológica y de gestión centrada en la modernización para clientes federales, trabajó con el equipo de adquisiciones de la OCAO para utilizar los formularios y paneles de Smartsheet Gov con el fin de optimizar la forma en que la oficina gestiona las adquisiciones y los contratos. La OCAO realiza el seguimiento de todas las adquisiciones y contratos relacionados en Smartsheet Gov, y los equipos presupuestarios proporcionan actualizaciones durante todo el proceso. Todos los proyectos y contratos de adquisición están integrados en el sistema de contratación de la oficina.

La OCAO confía en Smartsheet Control Center para gestionar el proceso de presupuestos desde el inicio hasta la aprobación, y el equipo de cumplimiento de la seguridad y el medio ambiente de la oficina confía en Control Center para gestionar las auditorías de seguridad sobre el terreno de más de 400 sitios. “Realizar auditorías de seguridad es un proceso muy repetitivo y manual”, dice Holt. “Con Smartsheet Gov, podemos hacer varias auditorías una y otra vez con la misma plantilla”.

La OCAO aprovecha la automatización del flujo de trabajo en Smartsheet Gov para las tareas de gestión de flotas, como la gestión de la gran flota de vehículos que utilizan todas las oficinas de la NOAA. Además, la OCAO utiliza Data Shuttle de Smartsheet para cargar datos de adquisiciones y contratos de más de 50 fuentes de datos en Smartsheet Gov cada dos semanas. Con estos datos, M2 ayudó a crear paneles para la elaboración de informes destinados a los gerentes ejecutivos de la OCAO. A través de los paneles, los gerentes pueden ver rápidamente el estado en tiempo real de los proyectos de adquisición, los contratos y los presupuestos.

Una vista en tiempo real del estado de los proyectos, contratos y presupuestos

Con Smartsheet Gov, Holt y su equipo tienen visibilidad en tiempo real del estado de todas las adquisiciones, contratos y presupuestos. “En Smartsheet Gov podemos ver lo que se propone, aprueba o deniega”, dice. “En cuanto a los presupuestos, puedo ver rápidamente dónde se gastó cada dólar en cualquier oficina de la NOAA. Smartsheet Gov nos da el tipo de visibilidad y transparencia que no teníamos antes”.

Del mismo modo, los gerentes ejecutivos pueden ver información actualizada sobre contratos y presupuestos para todos los proyectos de adquisición actuales y futuros.

“Nuestros ejecutivos no siempre tienen tiempo de ponerse en contacto con un gerente de proyectos para obtener una actualización”, dice Holt. “Los paneles de Smartsheet Gov les dan la oportunidad de comprobar rápidamente lo que está pasando con cualquiera de nuestros proyectos”.

Esta visibilidad también ayuda a la OCAO a planificar con más eficacia para el futuro, porque los líderes pueden mirar los contratos importantes y señalar proactivamente los problemas que podrían necesitar abordarse. “En lugar de mirar un montón de formularios de adquisición separados, los ejecutivos pueden ver una vista de alto nivel de los 25 principales contratos para cada categoría”, dice Holt.

Los procesos optimizados ahorran 3 semanas al mes 

Smartsheet Gov ha ayudado a la OCAO a optimizar sus procesos de adquisición, gestión de contratos y gestión de flotas, ya que permite eliminar el tiempo que antes se dedicaba a recopilar y analizar manualmente información de fuentes dispares. “Ya no perdemos el tiempo recopilando datos, porque Smartsheet Gov los presenta todos en un solo lugar para que cualquiera pueda verlos”, dice Holt. Por ejemplo, la OCAO ha optimizado su proceso de seguimiento de las obligaciones pendientes, que muestra el presupuesto restante para determinados proyectos. “Ese proceso solía llevar hasta 12 días, porque el personal a cargo tenía que ponerse en contacto con distintas personas para averiguar dónde se había gastado el dinero. Ahora, estos datos se muestran automáticamente en Smartsheet Gov”, dice Holt. “Esto nos ahorra fácilmente tres semanas de trabajo cada mes”. Además, los equipos de gestión de flotas y auditoría de seguridad sobre el terreno de la oficina pueden ver y analizar los datos de proyectos y contratos en tiempo real, en lugar de pasar semanas recopilando esa información.

Al ahorrar tiempo gracias a la eliminación de los procesos manuales, la OCAO se centra más en el análisis de datos y es más eficiente en general.

“Algunos de nuestros equipos han perdido empleados en los últimos años, pero gracias a Smartsheet Gov no tenemos que sustituir a esos trabajadores”, afirma Holt. “Smartsheet Gov desglosa los silos que solíamos tener y hace que toda nuestra organización sea mucho más eficiente”.