Salt Lake City utiliza Smartsheet para mejorar la participación comunitaria y el apoyo a las personas sin hogar

Al igual que muchas ciudades de Estados Unidos, Salt Lake City, Utah se esfuerza por brindar apoyo a la creciente población sin hogar. El equipo de Participación y Respuesta para Personas sin Hogar de la ciudad trabaja para ofrecer refugio, educación y otros recursos a las personas en situación de calle de la ciudad. “Nuestro equipo intenta mitigar las preocupaciones de la población con y sin hogar. Para eso, organiza ferias de recursos, apoya a una comunidad de microalbergues y colabora con proveedores de servicios para personas sin hogar en toda la ciudad”, dice Stephen Fanale, coordinador de Participación Comunitaria de Salt Lake City.

Cuando llegan informes de miembros de la comunidad sobre campamentos u otros problemas con la población sin hogar de la ciudad, Fanale y su equipo son responsables de dar seguimiento a la cuestión y asociarse con otros departamentos y organizaciones de la ciudad para resolver esos problemas. 

“Recibimos alrededor de 7000 informes el año pasado, y Smartsheet nos ayudó a registrarlos y procesarlos fácilmente para que pudiéramos abordar cada problema”, afirma Fanale.

Antes de adoptar Smartsheet, Salt Lake City tenía dificultades para gestionar los problemas informados y comunicarse de manera efectiva con la comunidad, así como con los socios internos y externos. “Utilizábamos hojas de cálculo, correos electrónicos y software de asignación, pero nuestros procesos no estaban centralizados y la elaboración de informes consumía mucho tiempo”, dice Fanale. La falta de datos en tiempo real también era un problema. “Teníamos que recurrir a nuestro software de asignación y seleccionar ciertas ubicaciones en las que se habían informado problemas, y para cuando lográbamos crear nuestros propios informes, la información ya estaba desactualizada”, dice Fanale.

Seguimiento de campamentos de personas sin hogar, limpieza de residuos y referencias a refugios en Smartsheet 

Después de que el Departamento de TI de la ciudad le mostró a Fanale cómo Smartsheet podía ayudar y trabajó con él y su equipo para comprender los conceptos básicos de la herramienta, Fanale se mostró entusiasmado por aprender más. “Rápidamente nos dimos cuenta de cómo se podrían automatizar y estandarizar nuestros procesos”, afirma.

Después de adoptar Smartsheet, el equipo de Participación y Respuesta para Personas sin Hogar comenzó a usarlo para realizar el seguimiento de los informes de los problemas de campamentos de personas sin hogar y gestionar el proceso de limpieza de desechos en Salt Lake City. Se recopilan datos de los informes de la comunidad, que se envían a través de una aplicación para dispositivos móviles, se lleva a cabo la coordinación con las organizaciones y se realiza el seguimiento del tiempo para resolver todo en Smartsheet. El equipo utiliza flujos de trabajo automatizados para enviar notificaciones automáticas a la organización adecuada. “Contratamos a organizaciones para que limpien los biorresiduos, y se utiliza Smartsheet para ingresar el lugar y el momento en el que se lleva a cabo la limpieza”, dice Fanale. “Utilizamos Smartsheet para realizar el seguimiento de quién está asignado a una tarea de limpieza y cuánto tiempo lleva”.

El equipo de Participación y Respuesta para Personas sin Hogar también depende de Smartsheet para gestionar las derivaciones a la comunidad de microalbergues y los casos activos. Cuando una llamada llega a la oficina del alcalde o al Departamento de Parques, esa información se introduce en Smartsheet y se envía una notificación automatizada por correo electrónico al equipo de respuesta asignado. “Por ejemplo, si un miembro de la comunidad utiliza la aplicación para dispositivos móviles para informar un problema cerca de una escuela, se notifica automáticamente a un enlace comunitario o a un oficial de policía de ese distrito. Del mismo modo, si alguien informa sobre residuos biológicos, la organización responsable de la limpieza recibe la notificación”, afirma Fanale.

Mejor visibilidad de los datos en tiempo real  

Con Smartsheet, el equipo de Participación y Respuesta para Personas sin Hogar de Salt Lake City accede con rapidez y facilidad a datos actualizados sobre todo, desde referencias de microrefugios hasta el progreso de la recolección de basura y biorresiduos. “Ahora podemos tomar mejores decisiones y más rápidas con solo hacer clic en un botón gracias a los formularios, informes y paneles de Smartsheet. De esa forma, ayudamos a las personas que lo necesitan a partir del envío de equipos de extensión para personas sin hogar al lugar adecuado en el momento correcto”, dice Fanale.

Con Smartsheet, Fanale y su equipo también pueden ver los datos del mapa y determinar rápidamente a dónde enviar a las personas para que ayuden a limpiar las áreas en función de los informes. “Definitivamente es más fácil para nosotros visualizar los distritos de toda la comunidad y avanzar con una limpieza más efectiva”, dice Fanale.

Con los paneles de Smartsheet, pueden proporcionar fácilmente actualizaciones de estado en tiempo real sobre la actividad de la comunidad a los miembros del ayuntamiento, los centros de recursos locales para personas sin hogar y otros socios. “En nuestro panel principal, se muestra cuántos campamentos activos de personas sin hogar tenemos por distrito, así como el tiempo promedio que lleva limpiar la basura”, dice Fanale.

Tiempos de respuesta más rápidos 

Gracias a que se mejoró el acceso a información precisa con Smartsheet, el equipo de Participación y Respuesta para Personas sin Hogar puede responder más rápido a las necesidades de la comunidad. 

“Nos lleva la mitad del tiempo responder a los informes que nos llegan de la comunidad”, dice Fanale. “Estamos ahorrando 450 horas al año en ese proceso”. 

Gracias a la solución de Smartsheet, los socios locales también pueden limpiar los distritos más rápido porque reciben notificaciones automatizadas de inmediato cuando se envían los informes. “Las organizaciones relacionadas con la recolección de basura y biorresiduos con las que trabajamos pueden limpiar un área dentro de los dos días posteriores al ingreso del informe”, dice Fanale. “Eso solía llevar una semana completa”.

Gracias al ahorro de tiempo que logran con Smartsheet, Fanale y su equipo pueden centrarse más en nuevos proyectos e iniciativas. 

"Una de mis compañeras de trabajo está desarrollando un nuevo programa educativo, y tiene mucho más tiempo para trabajar en eso gracias a Smartsheet", afirma. “También estamos trabajando con el condado para desarrollar un grupo de trabajo que aborde la situación de las personas sin refugio, y pudimos desempeñar un papel mucho más importante en cuanto a la redacción del plan debido al tiempo adicional que tenemos”.

Servir a la comunidad de manera más efectiva

Smartsheet brinda al equipo de Participación y Respuesta para Personas sin Hogar una imagen más clara de lo que está sucediendo en toda la ciudad a través de paneles e informes. “Recibimos financiación de los impuestos, por lo que los ciudadanos quieren ver en qué se usa su dinero”, alega Fanale. “Con Smartsheet, podemos mostrarles datos, lo que es útil para las personas que tienen preguntas o inquietudes”.

Fanale comenta que su equipo puede comunicarse de manera más cercana con la comunidad de Salt Lake City, lo que permite mejorar significativamente el alcance. "Smartsheet ha hecho que sea mucho más fácil para nosotros comunicarnos con nuestros socios locales y miembros de la comunidad", dice. "Cuando las personas se ponen en contacto con nosotros, podemos responder más rápido y darles mejor información. Smartsheet nos ayuda a hacer nuestro trabajo de manera más efectiva”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.