PTC reduce el tiempo de planificación y ejecución de campañas de marketing en un 30 % gracias a la automatización e integración de Smartsheet.

PTC aprovecha las herramientas tecnológicas para optimizar la eficacia de sus campañas de marketing, con el objetivo de mejorar el compromiso y la eficiencia. Además de las herramientas de automatización de marketing como Eloqua y Motiva AI, la caja de herramientas de PTC confía en Smartsheet para mejorar el flujo de trabajo y la ejecución de procesos. Como resultado, el equipo de automatización de marketing ya redujo un 30 % el tiempo de planificación y ejecución de las campañas de marketing.

“Smartsheet ha probado que es una plataforma valiosa y establecida”, afirma Deveney Kowalczyk, especialista sénior en automatización de marketing de PTC. “Hemos diseñado nuestro exitoso proceso de solicitud de pedidos con Smartsheet y ahora podemos basarnos en él al incorporar puntos de datos clave en los paneles ejecutivos que muestran el trabajo. Poder ver todo en un mismo lugar nos ha permitido ahorrar muchísimo tiempo, además de tener la actualización de la información en tiempo real, con una variedad de widgets de informes, métricas y gráficos para contar toda la historia. Por ejemplo, ahora podemos hacer un seguimiento de las tendencias de marketing esenciales, como el aumento de las solicitudes de eventos virtuales generado por la pandemia. Y, gracias a que hace varios años que lo usamos, ahora podemos observar datos valiosos respecto del año anterior, lo cual no podíamos hacer antes”.

Dar sentido a un conjunto de tecnologías de marketing dispares

PTC permite que los fabricantes de todo el mundo logren un impacto de dos dígitos con soluciones de software con las que aceleran la innovación de los productos y servicios, mejoran la eficiencia operativa y aumentan la productividad del personal. Al cumplir la misión de la compañía de usar la tecnología para ayudar a los clientes a obtener más logros, el equipo de marketing se apoya en las soluciones tecnológicas para generar un mayor impacto en sus campañas. Anna Poulakis, directora sénior de automatización de marketing, y Kowalczyk son parte de un grupo más amplio de experiencia digital y compromiso (DXE) de PTC que colabora con los grupos interesados de marketing. Los diversos equipos del grupo ofrecen recursos potentes para la optimización del marketing; sin embargo, en el pasado, el proceso podía ser complejo y confuso.

“Para implementar actividades mediante Eloqua, la persona que trabaja en marketing debe trabajar con distintos equipos dentro del DXE”, comenta Kowalczyk. "Antes de utilizar Smartsheet, esto obligaba al responsable de marketing a trabajar con sistemas dispares, diferentes procesos de equipo y, a menudo, a duplicar la introducción de datos para completar todos los pasos del proceso de ejecución. Era una tarea frustrante y demandante para la parte interesada. Simplemente no había un lugar centralizado para verificar el estado del trabajo, obtener actualizaciones y comprender realmente el proceso completo de iniciar y ejecutar actividades de marketing”.

Poulakis trabajó con el grupo para planear la solicitud de campaña, el proceso de ejecución y control y para diseñar una solución de Smartsheet que optimizara y automatizara la mayor cantidad posible de tareas. Su objetivo fue reducir el tiempo y el esfuerzo, eliminar pasos duplicados, e identificar y eliminar las barreras y las oportunidades de error. El resultado: una solución integral que consolida los antiguos sistemas dispares y transmite las solicitudes con fluidez mediante un flujo de trabajo rediseñado.

“Para poder liderar en un mundo digitalizado, el marketing afronta una mayor presión para ofrecer más y con mayor rapidez. Por ende, la eficiencia operativa digital se ha convertido en una parte muy importante de nuestro éxito”, afirma Mariana Cogan, vicepresidenta sénior de experiencia digital y compromiso (DXE) de PTC. “La agilidad, la velocidad y la eficiencia en las organizaciones globales exigen un proceso muy optimizado sin lugar para los desperdicios. La excelencia operativa que hemos logrado con la ayuda de Smartsheet nos ha permitido ofrecer una experiencia digital valiosa que resulta interesante y se convierte en ingresos”.

Durante el primer año de implementación, el equipo pudo mejorar un complejo proceso de recepción, lo cual generó una ganancia de eficiencia calculada de 40 horas trimestralmente solo en esa parte del sistema. Kowalczyk dirige el desarrollo y la implementación en la plataforma de Smartsheet para elaborar la solución del equipo y resolver problemas nuevos.

“Al utilizar Smartsheet, pudimos consolidar los distintos pasos del sistema en un solo proceso de solicitud coherente”, afirma Kowalczyk. “Creamos formularios de solicitud donde captar la información crítica que necesitaban todos los equipos de DXE. Estos formularios proporcionan información al seguimiento de actividades maestro que sirve como un sistema de registro de todas las actividades y proporciona detalles de los proyectos y actualizaciones de estado en un mismo lugar. Usamos notificaciones y flujos de trabajo automatizados para que las solicitudes sigan el proceso sin contratiempos y para enviar actualizaciones con puntos de control esenciales a todos los grupos interesados”.

Las aplicaciones e integraciones prémium apoyan otras necesidades

La solución del grupo DXE incluye un conjunto de paneles adaptados a varios públicos que respaldan los informes de actividades regionales y específicas de cada equipo, paneles ejecutivos y descripciones generales de la tecnología, tales como los informes de Moriva AI. Ya que todos los datos se extraen en tiempo real de una misma fuente actualizada, la toma de decisiones es más precisa y la planificación empresarial es mejor.

“El año pasado, le asigné a Deveney la tarea de crear una vista ejecutiva, sencilla y en tiempo real de todas las actividades en las que el equipo está trabajando”, comenta Poulakis. “Antes, si teníamos que argumentar una solicitud de presupuesto, le pedía al equipo que hiciera algunos números: observar el volumen de actividad que hicimos el año pasado, desglosarlo según estos criterios. Siempre era como un proyecto de ciencias de extracciones manuales de datos y verificación si es que estos no eran correctos. Demoraba muchísimo tiempo y no era eficiente. Ahora tenemos este panel que me muestra todo en tiempo real y lo lleva al siguiente nivel al mostrar visualmente las tendencias”.

Poulakis y su equipo también aprovechan las aplicaciones e integraciones prémium de Smartsheet con otras plataformas tecnológicas. Las aplicaciones premium como DataMesh, Dynamic View y Pivor App facilitan la extracción de información de una hoja y su transmisión a otra para satisfacer las necesidades de las partes interesadas particulares. La integración con Slack y Microsoft Teams permite que el equipo de automatización de marketing ofrezca a los distintos grupos la información que necesitan en el canal que más conveniente les resulta.

“Tenemos un equipo recién conformado que usa la aplicación Calendar en lugar de Google Calendar”, manifiesta Kowalczyk. “Vieron que era una interfaz más sencilla para hacer cambios y, ya que toda esta información ahora está en Smartsheet, pudieron usar la integración de Slack para proporcionar información clave de manera regular al equipo de ventas para lograr una mejor implementación. Ha sido muy útil pasar al siguiente nivel en el uso de Smartsheet con estas excelentes aplicaciones premium como DataMesh, Pivot App y Dynamic View. Eliminan las conjeturas al usar las fórmulas correctas ya que las aplicaciones hacen mucho del trabajo por nosotros. Es un paso más para mantener nuestro trabajo más automatizado y ahorrarnos tiempo en general".

Un uso reciente de Dynamic View fue impulsado por la cambiante mezcla de actividades de campaña debido a los reajustes de planes que provocó la pandemia de la COVID-19. Un gerente de marketing del equipo quería asegurarse de que la carga de trabajo de su equipo se distribuyera de manera equitativa, incluso cuando cambió el equilibrio de las actividades de campaña solicitadas para incluir más seminarios web y menos eventos presenciales. Kowalczyk trabajó con él para crear un panel que usa Dynamic View para mostrar las solicitudes nuevas. De este modo, él podía asignar desde el panel según la carga de trabajo actual del equipo, lo cual facilita la corrección de desequilibrios antes de que los miembros del equipo estén sobrecargados.

Crear un impacto más allá del equipo de marketing

Smartsheet tiene un impacto en PTC que va más allá del grupo DXE. Poulakis se enorgullece de que la implementación de Smartsheet en su equipo haya sido reconocida dos veces en las mejores publicaciones del sector y en un podcast, y que se haya presentando como una historia innovadora en una reunión corporativa general (una de las varias historias que honran a los equipos que lograron un impacto considerable en la organización). Ella cree que cualquier compañía que observe una necesidad de integrar herramientas tecnológicas o de optimizar procesos puede lograr buenos resultados si implementa Smartsheet como base de sus iniciativas.

“Si usted ejecuta campañas y tiene grandes volúmenes que gestionar y muchas partes interesadas, le recomendaría Smartsheet como la herramienta para gestionar todo eso y crear automatización”, afirma Poulakis. “Nuestros procesos son grandes y, sin Smartsheet, lo que hacemos no sería posible de la forma en que lo hacemos. Poder brindar servicios a las partes interesadas de manera oportuna, poder ejecutar las cosas con eficiencia... allí puede colapsar todo. Desde una perspectiva de estrategia y ejecución, ha sido una herramienta fantástica para nosotros”.

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