Rehlko ofrece mayor transparencia a los clientes gracias a las perspectivas de proyectos en tiempo real que logra con Smartsheet

Rehlko es líder mundial en resiliencia energética y ofrece soluciones innovadoras en lo que se refiere a generación y almacenamiento de energía, así como a tecnologías renovables. Anteriormente conocida como Kohler Energy, Rehlko se lanzó en 2024 como una empresa independiente comprometida con impulsar el progreso y garantizar energía confiable para aplicaciones críticas en todo el mundo.

La división Sistemas de energía de la empresa, que vende generadores de respaldo y los instala en centros de datos de todo el mundo, utiliza Smartsheet para gestionar estos proyectos. “Procesamos los pedidos, enviamos los productos a tiempo y, luego, ayudamos a instalar y poner en marcha los generadores lo más rápido posible”, dice Garrett Miller, gerente sénior de Cuentas de Rehlko. “Se trata de proyectos grandes, con plazos de espera de hasta un año o más, y, con Smartsheet, garantizamos que nuestros procesos sean fluidos y eficientes”.

Cuando se le pidió a Miller que gestionara proyectos de clientes de centros de datos grandes, pronto se dio cuenta de que no había una plataforma de gestión de proyectos disponible. “Todos nuestros vendedores tenían su propia estructura de carpetas y utilizaban diferentes herramientas de hoja de cálculo y correo electrónico para documentar los hitos del proyecto”, afirma. “Era difícil comunicarse con el equipo directivo sobre el estado de los proyectos. Participaba de reuniones regulares con 15 grupos internos y era un desafío recopilar y presentar datos actualizados de una manera que tuviera sentido para cada grupo específico. Sabía que necesitábamos encontrar una forma más efectiva de dar seguimiento a los proyectos y presentar los datos a las partes interesadas internas y a los clientes”.

Usar Smartsheet para gestionar procesos y mostrar datos actualizados del proyecto

Miller encontró lo que buscaba después de reunirse con el equipo de Desarrollo de nuevos productos de Rehlko, que utilizaba Smartsheet para gestionar proyectos internos. “Recibimos una gran cantidad de datos todos los días, y Smartsheet parecía una forma simple y efectiva de recopilar y presentar esos datos”, dice Miller.

Miller y su equipo adoptaron rápidamente Smartsheet y comenzaron a usarla para gestionar grandes proyectos de centros de datos, desde el pedido inicial hasta la instalación final. Cuando llega un nuevo pedido, el personal de Ventas de Rehlko completa una hoja de datos comerciales, un formulario de Smartsheet en el que se incluyen detalles generales del proyecto, incluidos los productos específicos, el monto total del pedido, la información de contacto del cliente y los detalles del envío. Una vez que se crea la hoja de datos comerciales, se agrega un número de ID al proyecto y se genera una nueva carpeta de proyecto. En la carpeta, se incluyen hojas para cronogramas, registros de seguimiento, fletes, detalles de envío, pedidos de cambio, libros mayores y el progreso de los pagos. En las hojas dentro de cada carpeta de proyecto, se incluyen tareas asociadas con ocho compuertas o fases diferentes. “Realizamos reuniones semanales con cada compuerta y usamos los informes de Smartsheet para mostrar cada línea asociada a una compuerta”, dice Miller. “También tenemos filtros en Smartsheet, con los que se muestran hitos, fechas de entrega clave y proyectos en riesgo”. Los flujos de trabajo automatizados en Smartsheet notifican a los gerentes de proyectos y a otras partes interesadas internas sobre las fechas de entrega y las tareas.

Los equipos de Rehlko también utilizan mucho los paneles de Smartsheet, lo que permite que tanto los equipos internos como los clientes accedan a paneles específicos del proyecto. 

“Todos nuestros clientes tienen enlaces a paneles de Smartsheet para que puedan ver los cronogramas del proyecto, las cuestiones financieras o la información de envío en tiempo real”, dice Miller.

Una herramienta fácil de usar que centraliza los datos del proyecto

La adopción de Smartsheet fue sencilla gracias a la plataforma de desarrollo de código bajo o sin código de la solución. 

“El cambio puede ser difícil, pero Smartsheet es increíblemente fácil de usar. Es sencilla y accesible, lo que facilita el hecho de que las personas se sumen a ella”, afirma Miller. “Una vez que las personas comienzan a usarla, detectan lo fácil que es mostrar la información de los clientes y usar filtros e informes para encontrar los datos que necesitan”. 

Con Smartsheet, los gerentes de proyectos de Rehlko pueden realizar de forma más eficiente el seguimiento de las ventas de generadores de centros de datos y de la información del proyecto de principio a fin. “Con Smartsheet, accedo a dos grandes beneficios como gerente de proyectos: un lugar en el cual almacenar de manera centralizada todos los datos del proyecto y una forma de mostrar esos datos de manera visual que les resulta clara a los clientes y a las partes interesadas”, dice Miller. “Facilitó mucho mi trabajo”.

Aumento de la confianza del cliente a través de una mejor visibilidad 

Los miembros del equipo de Rehlko acceden a una mejor visibilidad con Smartsheet, lo que les da a los clientes más confianza en cuanto a que los proyectos se completan correctamente y a tiempo. “Los paneles de Smartsheet son la herramienta más efectiva que tenemos porque les permiten a las partes interesadas internas visualizar aquello en lo que necesitan trabajar para el equipo del centro de datos, al tiempo que permiten que nuestros clientes observen en qué situación están los proyectos en un momento dado”, dice Miller. Lo mejor que podemos hacer por nuestros clientes es convertirnos en socios de ellos en estos proyectos, y la mejor manera de desarrollar una asociación es a través de la confianza. Los paneles de Smartsheet se convirtieron en una de las principales formas en la que generamos confianza a través de la transparencia con cada uno de nuestros clientes de centros de datos.

Gracias a que la visibilidad es mejor, los clientes de Rehlko ahora pueden ver cuándo se entregarán los productos y cuándo vencen los pagos. “En el pasado, algunos clientes no recibían información actualizada sobre las fechas de entrega, por ejemplo”, dice Miller. “Ahora, esos datos siempre están disponibles para ellos en Smartsheet, ya no hay sorpresas en lo que respecta a las fechas de envío del producto o la información de pago”.

Ahorro de 1200 horas al año en actualizaciones de proyectos

Con Smartsheet, los gerentes de proyectos de Rehlko pudieron escalar fácilmente para abordar el gran aumento de la carga de trabajo. 

“Ahorro 25 horas a la semana en tareas de actualización de proyectos gracias a Smartsheet porque ya no tengo que actualizar de forma manual cada hoja de cálculo separada de diferentes proyectos”, dice Miller.

Rehlko continúa explorando otras funciones adicionales de Smartsheet, como la inteligencia artificial (IA) para generar fórmulas automáticamente. “Buscamos aumentar la eficiencia incorporando aún más automatización a nuestros procesos con Smartsheet”, afirma Miller. “Además, otros departamentos me siguen preguntando cómo usar Smartsheet en sus áreas de negocios específicas. Cuando alguien acude a mí con un problema de proceso, le digo que Smartsheet siempre encontrará la manera de resolverlo”.

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