Shoppa’s Material Handling simplifica la administración de proyectos, mejora la colaboración y obtiene visibilidad con Smartsheet para la Administración de proyectos y carteras

Shoppa’s Material Handling, fundado en 1981, es un creciente proveedor de soluciones de gestión de materiales y equipos con nueve sucursales en Texas y Missouri. Shoppa's es un distribuidor autorizado de Toyota Material Handling, la marca de montacargas de mayor venta del mundo. La empresa ofrece una variedad integral de productos, servicios y sistemas integrados diseñada para ayudar a los clientes a simplificar el almacenamiento y traslado de bienes. Las soluciones de Shoppa's incluye todo, desde camiones industriales motorizados hasta sistemas de almacenamiento automatizados.

Shoppa's ofrece cada vez más servicios y soluciones integrales a sus clientes. “Además de los sistemas de gestión de materiales, ahora somos un integrador de sistemas y también brindamos robótica y otras soluciones automatizadas”, cuenta Greg Young, director de ventas de soluciones de almacenamiento y afines de Shoppa’s Material Handling. “Como resultado, es más importante que nunca que las diferentes áreas de nuestra empresa se comuniquen de forma efectiva y mejoremos los procesos continuamente”. Para abordar estos requisitos, Shoppa’s usa la solución Smartsheet para la Administración de proyectos y carteras (PPM) para realizar un seguimiento de los proyectos y administrarlos.

“Smartsheet nos proporciona una forma sencilla de administrar el ciclo de vida completo de un proyecto, desde el clientepotencial y el pedido hasta la instalación y el cierre”, dice Young.

Antes de adoptar Smartsheet, Shoppa's necesitaba crear un sistema unificado y estandarizado para realizar un seguimiento de oportunidades de la etapa de preventa a la ejecución del proyecto. La organización utilizaba correos electrónicos, hojas de cálculo y otras herramientas manuales que limitaban la administración y visibilidad del proyecto para los líderes comerciales. “Usábamos hojas de cálculo estáticas para enviar pedidos a través de un paquete pedidos, y las personas actualizaban los campos de forma manual. Esto dificultaba la visibilidad del proyecto y la comunicación, y generó información imprecisa y la pérdida de datos”, dice Scott Hubbell, gerente superior de proyectos de Shoppa’s Material Handling. “Si alguien necesitaba más información sobre un proyecto, debía llamar a otra persona y obtener esa información de forma verbal o ir físicamente a otra oficina.

Trabajar con Optimum para implementar Smartsheet PPM 

Shoppa's adoptó la solución de PPM de Smartsheet para simplificar el proceso de seguimiento de proyectos en todos los departamentos. “Smartsheet es una solución de software muy poderosa y muy intuitiva”, afirma Hubbell. “Es fácil de usar y no necesitamos escribir códigos complejos para completar nuestras labores”.

Shoppa’s acudió a Optimum, una consultora de software y un socio Platinum de Smartsheet, para obtener ayuda en la implementación de Smartsheet. Optimum lideró una serie de talleres con los accionistas de Shoppa's y luego pasó seis semanas desarrollando la solución de Smartsheet ideal.

“No hubiésemos llegado a donde estamos hoy sin Optimum”, dice Young. “Optimum pasó tiempo con nosotros para comprender bien nuestros procesos y dónde estaban nuestros obstáculos”.

Optimum ayudó a Shoppa’s a adoptar una solución de administración de proyectos basada en Smartsheet Control Center, que les proporciona a los diferentes equipos de Shoppa’s la capacidad de trabajar juntos a través de un sistema centralizado. Los miembros del equipo introducen nuevas solicitudes de proyecto en Smartsheet, y cada proyecto se administra y controla a través de hojas interconectadas. La solución proporciona enlaces rápidos a detalles del proyecto en intervalos específicos, y aparecen indicadores clave de rendimiento (KPI) en varios paneles del proyecto. 

Shoppa’s también usa Smartsheet Dynamic View para facilitar vistas individualizadas para los usuarios cuando actualizan sus proyectos específicos. “Queremos asegurarnos de que se asignen los recursos adecuados a cada proyecto, y Dynamic View nos ayuda a enviar información a las personas adecuadas”, dice Hubbell.

Además, la empresa usa los flujos de trabajo automatizados de Smartsheet para notificar a los empleados cuando tienen una responsabilidad en un proyecto específico. “Antes, debíamos comunicarnos proactivamente con alguien o descargar algunos informes para que un proyecto avanzara, pero ahora tenemos puntos desencadenantes en cada etapa para notificar a alguien cuando se completó una tarea”, afirma Hubbell. 

Seguimiento y administración integrales de proyectos

Con Smartsheet PPM, Shoppa's ha simplificado el proceso de envío de pedidos y registro de proyectos activos para obtener un seguimiento integral del ciclo de vida del proyecto. Los empleados de los diferentes departamentos, incluidos ventas, marketing y administración de proyectos, usan Smartsheet para realizar un seguimiento y administrar proyectos que van desde el pedido hasta la ejecución.

“No bien alguien pulsa el botón de envío en un nuevo proyecto, todos los datos se envían automáticamente a nuestro registro de proyectos activos, que es la base de datos maestra de todos los proyectos”, cuenta Hubbell. “Con Smartsheet, podemos obtener materiales con mayor facilidad e instalar el equipo que los clientes necesitan, a tiempo”.

Debido a que el ciclo de vida de la administración de proyectos se automatiza en Smartsheet PPM, los empleados de Shoppa's ahorran tiempo que antes dedicaban a enviar correos electrónicos y llamar a otros miembros del equipo para obtener información actualizada sobre el estado de un proyecto.

“El ahorro de tiempo es considerable con Smartsheet”, afirma Hubbell. “Por ejemplo, nuestro equipo de venta ha personalizado y filtrado vistas para no tener que revisar toda la información en una hoja de cálculo que puede o no ser precisa, o para encontrar a la persona adecuada con la información adecuada”.

Colaboración sencilla entre equipos

Con Smartsheet Dynamic View, Shoppa's ayuda a diferentes equipos a comunicarse y trabajar juntos con más fluidez que nunca. Ahora, los empleados trabajan juntos en un sistema de administración de proyectos centralizado que proporciona hojas interconectadas que contienen el estado más reciente del proyecto, incluidos los plazos clave y las fechas de entrega.

“La colaboración es mejor con Smartsheet”, dice Young. “Si tenemos un pedido especial, como un sistema de robótica o un transbordador que requiere un conjunto de habilidades particulares, nuestros asesores de venta y vendedores de equipos pueden trabajar juntos para crear una propuesta y un pedido con los mejores recursos para el proyecto. Dynamic View muestra rápidamente la información relevante para cada proyecto”.

Visibilidad detallada de cada etapa de un proyecto

Debido a que Smartsheet PPM integra datos de cada fase del proyecto, los empleados de Shoppa's obtienen mayor visibilidad de los plazos actualizados del proyecto. Por ejemplo, cuando se introducen nuestras solicitudes de proyecto a Smartsheet, Control Center crea automáticamente un hipervínculo a un panel para ese proyecto. “Los paneles de Smartsheet brindan un buen resumen de un proyecto, con información como el equipo del proyecto, el cliente, el alcance del proyecto y los aspectos financieros”, cuenta Hubbell. “Con esta información a su alcance, cualquier puede ver la etapa de un proyecto y descubrir de inmediato si todavía estamos esperando materiales o si ya se pidieron esos materiales, por ejemplo. Todos estos datos se incorporan a las fechas proyectadas de entrega e instalación. A fin de cuentas, Control Center y los paneles nos brindan mayor visibilidad. Nuestro equipo ejecutivo también puede usar los paneles para revisar rápidamente las métricas de rendimiento para todo el proyecto o cartera”.

Shoppa's tiene pensado acompañar su crecimiento con Smartsheet para la mejora continua de sus procesos. “Nuestro objetivo es duplicar los ingresos para 2025”, cuenta Young. “Smartsheet es la herramienta adecuada para ayudar a nuestra empresa a respaldar ese crecimiento mediante la optimización de nuestros procesos”.

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