Republic Elite utiliza Smartsheet para respaldar el crecimiento estratégico y automatizar la gestión de proyectos de diseño y fabricación de gabinetes

Republic Elite Multifamily Interiors diseña, fabrica e instala gabinetes y encimeras para viviendas multifamiliares desde 1975. La empresa ofrece gabinetes, encimeras, armarios y paredes para bañera totalmente instalados, entregados como soluciones listas para usar a clientes de todos los Estados Unidos. 

Republic Elite utiliza Smartsheet para optimizar y automatizar sus procesos administrativos en tiempo real, lo que brinda a las partes interesadas clave visibilidad sobre el estado de los proyectos de fabricación e instalación.

“Smartsheet proporciona más visibilidad, más transparencia y una mejor colaboración para ayudarnos a tomar decisiones empresariales basadas en análisis universalmente aceptados”, afirma Sani Venkatesan, administradora de sistemas y gerente de proyectos de Smartsheet para Republic Elite.

En el pasado, los directivos ejecutivos de la organización y otros equipos internos necesitaban una mayor transparencia en cuanto a los proyectos de los clientes que abarcaban varias divisiones. Para organizar y administrar esta información, el personal de Republic Elite utilizaba en gran medida correos electrónicos, hojas de cálculo y otros canales de comunicación inconexos y aislados, lo cual generaba datos inexactos, mala comunicación interna, duplicación de esfuerzos y procesos incoherentes. “Teníamos procesos que exigían mucho trabajo manual y causaban una desconexión entre nuestros equipos, inclusive los de ventas y fabricación”, dice Venkatesan.
 
Superar este desafío era fundamental porque la empresa necesitaba respaldar mejor sus planes estratégicos de crecimiento. Actualmente opera en 24 estados, y uno de sus objetivos más grandes es ser una empresa a nivel nacional, a la vez que siguen evolucionando e innovando. 

Seguimiento de todos los proyectos de producción, fabricación e instalación en Smartsheet 

En 2016, se encargó a la directora de informática, Lupe Lucio, que encontrara una solución a este problema. Varios empleados internos habían descubierto Smartsheet y lo utilizaban para tareas básicas. Después de investigar la herramienta, Republic Elite se dio cuenta de que tenía muchas más funcionalidades y podía proporcionar la visibilidad, flexibilidad y los procesos optimizados que la empresa necesitaba.  Smartsheet fue eficaz para centralizar la ubicación de los datos y procesar las transacciones comerciales estándar y obtener una vista en tiempo real del estado y los problemas del proyecto.

Republic Elite adoptó Smartsheet en tres fases, con la orientación de Smartsheet. En la primera fase, los empleados de Republic Elite desarrollaron rápidamente las habilidades para crear paneles, hojas interconectadas y flujos de trabajo automatizados. Después de esta fase, Venkatesan comenzó a gestionar las consultas diarias de TI, las solicitudes de mejoras del sistema y las mejoras basadas en las iniciativas de crecimiento de la empresa. En la segunda fase de la adopción de Smartsheet, Republic Elite obtuvo la capacidad de agregar nuevas líneas de productos independientemente de otras líneas de productos. Se incorporaron planes de acción de Smartsheet Control Center para todas las colecciones de productos, lo que permitió la gestión de la demanda y el rendimiento de productos multinivel. En la fase tres, la empresa aprovechó las plantillas de Smartsheet establecidas para optimizar los indicadores de calidad y control. La empresa también creó paneles sólidos e informativos en todos los departamentos para respaldar una mejor toma de decisiones. “El flujo interno de información se ha optimizado en todos los departamentos y finalmente está disponible una vista integral del proyecto”, explica la gerente de coordinación de proyectos, Ashley Lillevik. 

Actualmente, Republic Elite gestiona todos los proyectos relacionados con la producción, fabricación e instalación de gabinetes y encimeras. La empresa también utiliza Smartsheet para gestionar las licitaciones, las cotizaciones y las estimaciones, así como el desarrollo de nuevos productos. Dynamic View de Smartsheet ayuda a los empleados a administrar las fechas y los hitos clave al proporcionar una lista completa de asignaciones de tareas individuales, actualizaciones de tareas y estado de finalización. TI admite los cambios y las actualizaciones en las plantillas básicas según sea necesario.

Uso de Bridge para la gestión de soluciones y escalabilidad

A medida que el uso de Smartsheet siguió creciendo con más de 44 mil configuraciones de encimeras, Republic Elite incorporó nuevas herramientas para ayudar en la escalabilidad y el control de su solución de Smartsheet. Para gestionar mejor la gran cantidad de datos, Republic Elite desarrolló una solución personalizada para limpiar datos del backend que impulsan los flujos de trabajo de DataMesh con Bridge de Smartsheet, desarrollado con la ayuda de su administrador técnico de cuentas de Smartsheet. Al impulsar la colaboración y optimizar los flujos de trabajo, Republic Elite continúa reduciendo el tiempo necesario para completar una tarea o acción y aumentar el retorno de la inversión (ROI).

“Seguir construyendo sobre la base de la relación entre Republic Elite y Smartsheet es clave para nuestro éxito”, menciona Venkatesan.

“Hoy en día, el 75% del desarrollo se produce internamente en Republic Elite para las necesidades de la empresa y la aplicación Smartsheet. Con soluciones más complejas, trabajamos con un TAM (administrador técnico de cuentas) de Smartsheet, quien brinda orientación sobre las prácticas recomendadas para todas las herramientas y funcionalidades de Smartsheet”.

Bridge también admite el aprovisionamiento y la gestión automáticos de proyectos con Smartsheet Control Center para mover automáticamente los nuevos proyectos a espacios de trabajo relacionados con un simple clic en una casilla de verificación, lo que permite ahorrar tiempo al no tener que mover los datos de manera manual de 20 proyectos a unos 15 o 20 espacios de trabajo de proyectos semanalmente. 

Además, Bridge ayuda a Republic Elite con la escalabilidad para admitir volúmenes de datos empresariales de rápido crecimiento. “Con Bridge, podemos rastrear fácilmente el material de 44 mil configuraciones diferentes para las encimeras de piedra. Smartsheet nos ayuda a ingresar y realizar un seguimiento de todos estos datos, lo que respalda nuestro crecimiento a escala”, afirma Venkatesan. “Queríamos resolver el problema de la escalabilidad, y Smartsheet lo hace mientras nos ayuda a continuar con nuestra trayectoria de crecimiento”.

Visión integral de los proyectos de instalación

Smartsheet optimizó el flujo de datos de proyectos entre departamentos, lo que brindó a Republic Elite una visibilidad completa del estado de todos los proyectos de instalación desde el inicio hasta la finalización. “Nuestros equipos de ventas también pueden ver las oportunidades y ofertas que existen para que puedan hacer un seguimiento rápido con los clientes”. Adam Sumrow, director de negocios de Republic Elite, agrega:

“La visibilidad mejorada y el análisis en tiempo real que obtuvimos gracias a los paneles de Smartsheet le permitieron a Republic Elite acelerar el crecimiento de nuestras ventas y mejorar la experiencia del cliente”. 

Más colaboración y mayor eficiencia 

Los empleados de Republic Elite en diferentes equipos colaboran de manera más eficaz con Smartsheet. Los empleados de los departamentos de ventas, instalación y contratos ahora comparten datos uniformes y actualizados del proyecto. “Como gerente de contratos, el departamento es similar a un centro. Con Smartsheet, la información fluye sin problemas en toda la organización al proporcionar desencadenadores y tareas en el flujo de trabajo que mejoraron la eficiencia general desde el inicio hasta la finalización del proyecto”, afirma Chalandra Harris, gerente de facturación y contratos de Republic Elite.

Republic Elite sigue aprovechando las nuevas funciones de Smartsheet para abordar las oportunidades comerciales. Hace poco la empresa comenzó a usar DataTable de Smartsheet en conjunto con Dynamic View para tomar datos globales de productos en almacenes de terceros y conectarlos a hojas para el equipo de facturación de la empresa. Siguen encontrando formas de desafiar los límites y encontrar soluciones a los problemas.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.