La Universidad Estatal de Albany optimiza la gestión de proyectos de TI con Smartsheet, lo que impulsa la eficiencia operativa y permite una mejor experiencia estudiantil

La Universidad Estatal de Albany , ubicada en Albany, Georgia, es una universidad pública históricamente afroamericana con más de 6500 estudiantes. Fundada en 1903, la universidad ofrece una amplia gama de programas de certificaciones, grados de asociado, licenciaturas y posgrados.

La Oficina de Gestión de Proyectos para Servicios de Tecnología de la Información (TI) de la universidad es responsable de gestionar proyectos tecnológicos clave que respaldan a los estudiantes, docentes y personal administrativo. Su función incluye supervisar las integraciones de software, las actualizaciones de la infraestructura digital y la compra de dispositivos electrónicos (EDP).

Anteriormente, las aprobaciones de EDP, como ser nuevas computadoras portátiles, computadoras y otros dispositivos, dependían de procesos manuales en papel. El seguimiento de estas solicitudes consumía mucho tiempo y requería un esfuerzo administrativo significativo para dar seguimiento a las aprobaciones y supervisar el progreso. "Necesitábamos un enfoque digital estructurado para optimizar el proceso de aprobación y mejorar el seguimiento de proyectos", afirmó Malinda Barron, analista de gestión de proyectos de TI II de la Oficina de Gestión de Proyectos para Servicios de Tecnología de la Información de la Universidad Estatal de Albany.

Además de la EDP, el seguimiento de proyectos de TI estaba fragmentado en diferentes sistemas, lo que limitaba la visibilidad y la coordinación en todo el campus. "Antes de Smartsheet, teníamos que hacer malabares con varias herramientas de gestión de proyectos, lo que dificultaba mantener la coherencia entre los proyectos", sostuvo Barron.

Gestionar proyectos y procesos clave con Smartsheet

La Oficina de Gestión de Proyectos adoptó Smartsheet para consolidar el seguimiento de proyectos de TI después de ver el éxito con la herramienta en otros departamentos universitarios. "Al principio creamos una plantilla de Smartsheet para un plan de proyecto y funcionó muy bien; a partir de ahí no hicimos más que ampliar su uso", explicó Barron. Luego, la oficina amplió su uso de Smartsheet para gestionar el proceso de EDP y hacer un seguimiento de las compras de hardware y software desde la aprobación y la financiación hasta la facturación y la implementación.

Desde la incorporación de Smartsheet en 2018, la Oficina de Gestión de Proyectos de la universidad ha gestionado aproximadamente 138 proyectos, que van desde actualizaciones de infraestructura a gran escala hasta iniciativas de mejora de procesos más pequeñas. Cada año, el equipo supervisa entre 15 y 20 proyectos importantes, incluidas mejoras tecnológicas, actualizaciones de seguridad e implementaciones de software empresarial. 

"Smartsheet nos ayuda a realizar un seguimiento de todos nuestros proyectos y a garantizar que se completen a tiempo y dentro del presupuesto", comentó Barron.

Con Smartsheet, la Oficina de Gestión de Proyectos obtiene visibilidad en tiempo real del estado de todos los proyectos de TI en una plataforma centralizada. "Con los paneles de Smartsheet, podemos ver claramente cada fase de un proyecto, desde la planificación hasta el inicio y la finalización", afirmó Barron. "También tenemos paneles que muestran qué departamentos están más vinculados con nuestra oficina, para que podamos identificar dónde mejorar la comunicación".

Mejorar los procesos en todo el campus

Antes de Smartsheet, el proceso de EDP solía llevar 30 días de principio a fin. Con Smartsheet, el equipo ha reducido los tiempos de aprobación en más de un 60%. 

"En lugar de completar el proceso de EDP en un mes, con Smartsheet podemos hacerlo en 8 a 10 días", precisó Barron. 

Gracias a los flujos de trabajo automatizados, Smartsheet ayuda a reducir el esfuerzo administrativo y garantiza una mayor responsabilidad con las partes interesadas. "Ya no tenemos que preocuparnos por la pérdida de formularios. Smartsheet facilita el seguimiento de dónde se encuentra una compra en el proceso, y los solicitantes pueden seguir el progreso de la aprobación en tiempo real".

Al gestionar su cartera de proyectos de TI en Smartsheet, la Oficina de Gestión de Proyectos ha aumentado significativamente su productividad, lo que se traduce en una mejora de la eficiencia y la colaboración en todo el campus. "Smartsheet transformó nuestros procesos al estandarizar las plantillas para que no tengamos que empezar desde cero con cada nuevo proyecto", explicó Barron. "Ya sea que se trate de paneles de alto nivel o notificaciones automatizadas que mantienen los proyectos encaminados, Smartsheet nos permitió estar más organizados y actualizados en todos nuestros proyectos. Nos ayudó a mejorar los procesos en todo el campus y nos entusiasma ver a dónde nos llevará en el futuro".

Una mejor experiencia para estudiantes y docentes

Dado que Barron y su equipo cuentan con procesos más rápidos y eficientes gracias a Smartsheet, pueden dedicar más tiempo a apoyar a los docentes y estudiantes en la Universidad Estatal de Albany. "Smartsheet acelera nuestros procesos para que podamos centrarnos realmente en lo más importante: los estudiantes", declaró Barron. 

"Una de nuestras misiones es ayudar a brindar a los estudiantes la mejor educación y, para que eso suceda, necesitamos implementar procesos fluidos y sin interrupciones. Smartsheet nos permite trabajar en equipo y dedicar más tiempo a tomar decisiones más estratégicas que afectan a los estudiantes y a los docentes".

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