La Facultad de Enfermería de la Universidad George Washington utiliza Smartsheet para optimizar el desarrollo de cursos

La Facultad de Enfermería de la Universidad George Washington, ubicada en Ashburn, Virginia, es una de las facultades de enfermería mejor clasificadas del país, que ofrece programas educativos innovadores, los cuales están dirigidos por docentes de primer nivel, con el apoyo de lo último en tecnología de atención médica.  Fundada en 2010, la Facultad de Enfermería ofrece programas de licenciatura, maestría, doctorado y certificación, y ayuda a los estudiantes de enfermería a tener éxito en la prestación de atención médica de alta calidad y compasiva. La facultad tiene más de 60 docentes y alrededor de 800 estudiantes.

Entre bastidores, un equipo de gerentes de proyectos del departamento de tecnología instruccional y aprendizaje en línea está ocupado administrando proyectos en toda la facultad, incluida la planificación estratégica del desarrollo de cursos y proporcionando recursos para apoyar a los docentes, al personal y a los estudiantes. Smartsheet está en el centro de todo. 

“Smartsheet básicamente administra nuestra facultad”, explica Miro Liwosz, vicedecano de Aprendizaje en Línea y Tecnología Instruccional de la Facultad de Enfermería de la Universidad George Washington. “Nos proporciona un marco sólido que permite a nuestra oficina de diseño instruccional gestionar proyectos y ayudar a nuestro personal y docentes a garantizar la preparación del curso”.

Hace varios años, Liwosz y su equipo utilizaban diferentes programas de hojas de cálculo y herramientas de gestión de proyectos digitales, ninguno de las cuales se ajustaba a las crecientes necesidades del departamento. “La gestión de proyectos no estaba centralizada ni coordinada, y todo era un poco caótico. Se enviaban muchos correos electrónicos para intentar obtener información actualizada”, dice Liwosz. Por ejemplo, la programación de cursos, la incorporación de nuevos docentes y personal y la revisión del plan de estudios eran procesos separados, y actualizarlos y realizar un seguimiento de ellos requería un esfuerzo manual significativo. El departamento de aprendizaje en línea y tecnología instruccional tampoco tenía un método confiable de elaboración de informes sobre métricas de preparación para el curso para las partes interesadas.

Encontrar mejores herramientas se volvió especialmente importante a medida que la facultad desarrollaba un nuevo plan estratégico. “Necesitábamos una mejor manera de asignar nuestro trabajo a las próximas prioridades estratégicas de la facultad”, explica Liwosz.

Administración centralizada del desarrollo de cursos, los cronogramas y las medidas de evaluación en Smartsheet 

Después de considerar varios sistemas de gestión de proyectos, Liwosz seleccionó Smartsheet. “Pude configurar una prueba gratuita y me conecté con la herramienta de inmediato”, afirma. “Me permitió crear fácilmente información histórica para cada proyecto y luego hacer un seguimiento de principio a fin. También nos brindó capacidades de colaboración que nunca antes habíamos tenido para conectar toda la facultad en un solo espacio”.

La Facultad de Enfermería utiliza Smartsheet para administrar centralmente más de 160 cursos cada año. Cada curso se presenta en una vista de gestión de proyectos general y en una vista detallada en Smartsheet, con información en tiempo real, como cronogramas de cursos, instructores, listas de verificación y pedidos de libros de texto accesibles para el personal interno y los docentes. A cada curso también se le asigna un diseñador instruccional interno para ayudar a desarrollar cada curso y dar seguimiento a los hitos y comentarios del curso.

La facultad utiliza la automatización del flujo de trabajo en Smartsheet para asociarse con el personal y los docentes enviando automáticamente notificaciones de los hitos y fechas límite del curso al personal y a los docentes, y para automatizar el proceso de revisión del plan de estudios de la facultad, que incluye un sistema de aprobación de cursos para educadores y decanos del programa. Además, la facultad utiliza Smartsheet para gestionar las medidas clave de evaluación al final de un curso. Cada docente presenta una evaluación del curso en Smartsheet y la información se envía automáticamente a los decanos del programa y se mide en función de los resultados del programa de la facultad. Además, Smartsheet ayuda a la facultad a agilizar las revisiones del plan de estudios, identificar libros de texto y conectarse con la librería para pedir libros.

La facultad utiliza Data Shuttle para cargar automáticamente datos de coordinación de cursos del sistema interno de planificación de recursos empresariales (ERP) Banner a Smartsheet. Al conectar Banner con Smartsheet, la facultad puede asignar cursos y créditos, ver las métricas actuales de inscripción y crear cronogramas de cursos en tiempo real con datos en tiempo real que llegan de Banner todos los días.  

Asignación de cursos a objetivos y resultados 

Con Smartsheet, la Facultad de Enfermería optimiza la coordinación de cursos y la gestión de proyectos, a la vez que asigna cada proyecto a los objetivos e iniciativas de la facultad. Específicamente, el departamento de aprendizaje en línea y tecnología instruccional utiliza hojas e informes para identificar qué cursos cumplen con los objetivos de aprendizaje y qué cursos se apartan de esos objetivos. 

“Con nuestro sistema de 'asignar y resolver' para dar seguimiento a la acreditación en Smartsheet, podemos ver fácilmente si un curso no está alineado estrechamente con un objetivo, para que podamos determinar si necesitamos rediseñar el plan de estudios”, afirma Liwosz.

La facultad también ha comenzado a usar Smartsheet junto con inteligencia artificial (IA) en partes del proceso de planificación estratégica. En una reciente reunión de planificación de estrategias del personal y los docentes, la facultad creó preguntas para alcanzar metas específicas, registró las respuestas a las preguntas en Smartsheet y luego utilizó OpenAI para generar posibles estrategias. “Al final de la reunión, teníamos una lista de estrategias potenciales en Smartsheet y las utilizamos para comenzar a desarrollar un plan estratégico con cuatro metas principales”, dice Liwosz. El equipo hace un seguimiento del progreso hacia los objetivos en un solo panel de planificación estratégica de Smartsheet, lo que ayuda a ser más proactivo en el apoyo a las iniciativas en curso.

Mejor visibilidad con paneles para estudiantes, docentes y personal

La Facultad de Enfermería utiliza paneles en Smartsheet para brindar a los estudiantes, los docentes y el personal un fácil acceso a recursos, proyectos y cursos importantes. Por ejemplo, un panel del centro de recursos de Smartsheet ofrece a los estudiantes un espacio para ver eventos, información del curso y recursos tecnológicos. “El centro de recursos y el panel son importantes para ayudar a nuestros estudiantes a transitar el día y la experiencia académica en general”, explica Liwosz. “Los sitios web son más estáticos, por lo que los paneles son una forma mucho más dinámica de brindar los recursos que los estudiantes necesitan”. Un panel similar para los docentes proporciona recursos instruccionales, como la evaluación de cursos para permitir una enseñanza más eficaz. La automatización del flujo de trabajo también ayuda a la facultad a realizar un seguimiento de las solicitudes de licencias remuneradas (PTO) de los docentes. Una vez que un docente ingresa una solicitud en Smartsheet, se envía automáticamente a un supervisor y se aprueba o rechaza. Liwosz también utiliza Smartsheet para gestionar fácilmente los contratos sobre propiedad intelectual de desarrollo de cursos con proveedores.

La facultad también depende de Smartsheet para administrar la incorporación de docentes y personal, con un panel que muestra una lista de requisitos, como computadoras, recursos educativos y oficinas para cada empleado nuevo.

Ahorro de tiempo mediante la digitalización y automatización de procesos clave

La Facultad de Enfermería eliminó el trabajo manual para los procesos empresariales clave. “Redujimos mucho el esfuerzo manual de los procesos de revisión del plan de estudios, asignación de acreditaciones y gestión de contratos mediante el uso de Smartsheet, y eso nos ahorra mucho tiempo a nivel administrativo”, dice Liwosz. “Smartsheet automatiza la revisión y aprobación del plan de estudios para que ya no tenga que enviar correos electrónicos a las personas ni recopilar firmas para la aprobación de varios departamentos. Smartsheet me ahorra varias horas por semana al optimizar ese proceso”.

Smartsheet brinda a la facultad la infraestructura que necesita para tener éxito organizando la gestión de proyectos y garantizando que la facultad pueda aumentar la escala y seguir mejorando los flujos de trabajo y procesos clave. Smartsheet también le brinda a la facultad un mejor control con gobernanza para gestionar la privacidad y la seguridad, y garantizar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos. Como resultado, la Facultad de Enfermería puede centrarse mejor en su misión de capacitar al personal de enfermería para proporcionar una atención médica de alta calidad y compasiva. 

“Smartsheet me ayudó a mejorar mis habilidades y mi capacidad para comprender cómo las personas aprenden, organizan y trabajan”, explica Liwosz. “También se convirtió en una herramienta fundamental para ayudar a los docentes a centrarse en ofrecer la mejor educación posible a nuestros estudiantes”.
 

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