La universidad Albany State University utiliza Smartsheet para que los estudiantes logren alcanzar el éxito y para que los docentes tengan más tiempo para enseñar

La universidad Albany State University, ubicada en Albany, Georgia, tiene una rica y diversa historia. La institución, que se fundó en 1903 como el Albany Bible and Manual Training Institute, se convirtió en parte del sistema universitario de Georgia en 1932 y pasó a llamarse Albany State College en 1943. En 1996, la institución se convirtió en la Albany State University, la universidad para personas negras más grande de la historia de Georgia y una de las 15 universidades de este tipo más grandes de los Estados Unidos. Más de 6000 estudiantes asisten actualmente a la institución, que ofrece una amplia gama de programas de posgrado, licenciatura, profesorado y certificación.

Albany State se compromete a ayudar a sus estudiantes y profesores a alcanzar la excelencia a través de cuatro metas y objetivos estratégicos: acceso y éxito de los estudiantes; sostenibilidad institucional del estado y administración responsable; asociación y competitividad económica; y desarrollo del equipo directivo y participación de los empleados. En los últimos años, la universidad utilizó Smartsheet para respaldar estos objetivos. “Smartsheet nos ayuda a cumplir al menos las dos primeras metas estratégicas de nuestra universidad”, afirma Dorea Hardy (Dr.), diseñadora instruccional sénior de la universidad Albany State University.

“Estamos logrando el primer objetivo, que los estudiantes puedan tener acceso y alcanzar el éxito, mediante el uso de Smartsheet para gestionar la verificación de asistencia de nuestros profesores, identificar cuándo los estudiantes están en riesgo de no aprobar y ayudar a los docentes a mejorar la calidad de sus cursos. También respaldamos nuestro objetivo de administración mediante el uso de Smartsheet para ser más eficientes y responsables con las herramientas y los recursos que ya tenemos”.

Antes de Smartsheet, la Directora anterior utilizaba hojas de cálculo para extraer los datos del sistema de información de los estudiantes de la escuela y del sistema de gestión del aprendizaje. “Intentó fusionar manualmente los datos de los dos sistemas y le costó crear informes rápidamente”, dice Hardy. “Nuestros decanos y miembros de la cátedra del departamento no tienen tiempo para elaborar informes basados en los datos, necesitan centrarse en la educación”. 

Los decanos y miembros de la cátedra de la universidad le pedían cada vez más a Hardy y a su equipo de aprendizaje a distancia la elaboración de más informes que mostraran datos de estudiantes y profesores. “Nos pedían más informes, lo cual era un desafío porque ya había asumido tareas adicionales como Directora interina, por lo que no disponía de tanto tiempo”, dice Hardy. “Necesitábamos algo que simplificara la creación de informes”.

Usar Smartsheet para identificar a los estudiantes en riesgo, gestionar el desarrollo de cursos y automatizar las verificaciones de los libros de calificaciones

Cuando el Director de Información anterior de la universidad comenzó a usar Smartsheet para gestionar proyectos, sugirió que Hardy lo probara. “En lugar de codificar formularios personalizados, Smartsheet simplificó todo”, afirma. Hardy descubrió dos características: Data Shuttle, que permite a los usuarios cargar datos de bases de datos hacia y desde Smartsheet; y Dynamic View, que permite a los usuarios compartir datos con determinadas personas para visualizarlos y editarlos. “Cuando vi lo que podían hacer esas funciones, me enamoré de Smartsheet”, dice Hardy.

Hardy y su departamento utilizan las funciones Data Shuttle y Dynamic View para recopilar automáticamente datos de los sistemas de gestión de la información y el aprendizaje de los estudiantes a fin de mostrar datos actualizados sobre la asistencia y las calificaciones en un panel para profesores y miembros de la cátedra. Los profesores y el personal de varias universidades y el Departamento de Asuntos Académicos de la universidad utilizan los datos para verificar rápidamente si un estudiante está en riesgo de no aprobar. 

Albany State confía en Smartsheet para gestionar el desarrollo y la revisión de los cursos, lo que ofrece a los profesores una forma de enviar automáticamente el contenido de los cursos a solicitud del equipo de Hardy. Los profesores, decanos, miembros de la cátedra de los departamentos y asesores de aprendizaje a distancia pueden revisar los cursos en los formularios de Smartsheet. Los asesores de aprendizaje a distancia utilizan Smartsheet para acceder a un informe mensual a fin de ver estadísticas y tendencias relacionadas con cursos específicos.

Albany State también utiliza Smartsheet para ayudar a los decanos universitarios y a los miembros de la cátedra de los departamentos a realizar un seguimiento del proceso de calificación de los cursos de la facultad. Por ejemplo, utilizan informes personalizados de Smartsheet para verificar si los instructores en línea ya iniciaron sesión en los cursos y calificaron el trabajo de clase de los estudiantes de manera oportuna. Además, el equipo de Hardy colabora con el centro de pruebas de la universidad para gestionar el procesamiento de pruebas a través de Smartsheet. Los estudiantes se registran para obtener ubicaciones de supervisores en línea, y los datos fluyen automáticamente a Smartsheet. Esto activa un flujo de trabajo en Smartsheet que envía correos electrónicos con información de la ubicación y la hora de la prueba a los supervisores e instructores. “A nuestro personal solía llevarle al menos 30 minutos registrar y verificar las ubicaciones y los supervisores de las pruebas individuales”, dice Hardy. “Con Smartsheet, solo demoramos unos minutos en verificar esa información rápidamente”.

Centrarse en la enseñanza en lugar de en las tareas administrativas

Con Smartsheet, los educadores de Albany State pueden centrarse más en la enseñanza porque dedican menos tiempo a buscar datos y elaborar informes. “Los decanos, los miembros de la cátedra y los instructores ahora pueden ver cualquier curso de un vistazo”, dice Hardy. “En cuanto al desarrollo y la revisión de los cursos, podemos descargar las tareas a través de Smartsheet para facilitar las cosas. Los instructores solo necesitan enviarnos su contenido, y Smartsheet se encarga del resto”. Los profesores también tienen acceso a datos actualizados, que proporcionan las estadísticas más recientes sobre el número de instructores que inician sesión en cursos y califican el trabajo en clase a tiempo. “Ahora, los decanos y miembros de la cátedra cuentan con estos datos cada vez que los necesitan. Además, se trata de información nueva en lugar de que tenga una semana de antigüedad”, dice Hardy.

Hardy y su equipo también pueden crear los informes para los decanos y los miembros de la cátedra más rápido que antes.

“Antes de Smartsheet, nuestra Directora solo podía crear un informe una vez a la semana porque tenía que extraer datos de nuestros sistemas de gestión de la información y el aprendizaje de los estudiantes, combinarlos y, luego, filtrarlos”, afirma Hardy.

“Con Smartsheet, puedo ejecutar estos informes a diario porque todo está automatizado y básicamente es solo una tarea de arrastrar y soltar. Algo que antes tardaba cuatro horas todos los días ahora solo toma 30 minutos”. Como resultado, Hardy puede dedicar más tiempo al desarrollo de cursos y al diseño instruccional.

Ofrecer apoyo a los alumnos

Los profesores de Albany State pueden usar Smartsheet para supervisar a los estudiantes en riesgo y ayudarlos proactivamente a retomar el rumbo a fin de evitar que reprueben sus cursos. “Gracias a los paneles de Smartsheet, los profesores pueden ver fácilmente qué estudiantes están en riesgo y, luego, ofrecerles el apoyo tutorial necesario”.  

“Los estudiantes deben poder ver sus calificaciones durante todo el semestre a fin de obtener un reflejo preciso de cómo les va en realidad”, dice Hardy. “Podemos proporcionar informes con los datos de Smartsheet para que los decanos y los miembros de las cátedras confirmen que los profesores mantienen los libros de calificaciones actualizados, a fin de que los estudiantes sepan cómo están en un momento dado, lo que los ayuda a detectar si necesitan un tutor”.

Al aprovechar los flujos de trabajo automatizados en Smartsheet, los estudiantes de Albany State pueden arrastrar y soltar documentos y enviarlos al centro de redacción en línea de la universidad para su revisión. “Esto ayuda a los estudiantes a obtener comentarios rápidos antes de enviar documentos para su calificación”, dice Hardy. 

Smartsheet también ayuda a la universidad a mantener la integridad académica a medida que avanza cada vez más hacia un modelo de aprendizaje híbrido. “Nuestro objetivo es contar con un repositorio de cursos de alta calidad aprobados para dictar en línea”, afirma Hardy. “No solo queremos decirles a los profesores que enseñen en línea, sino que buscamos ayudarlos a ofrecer la mejor experiencia educativa a los estudiantes. Smartsheet nos ayudará a alcanzar ese objetivo”.
 

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