Swinburne Edge transformó sus operaciones con Smartsheet a partir de la optimización de los flujos de trabajo y de las mejoras en la colaboración

Swinburne Edge, que es parte de la Universidad Tecnológica de Swinburne, en Australia, ofrece cursos de desarrollo profesional, capacitación de la fuerza laboral y soluciones de aprendizaje personalizadas para empresas. Anoush Hovivyan, gerenta de Operaciones de Swinburne Edge, está a cargo de la experiencia del cliente. “Nos apasiona el aprendizaje para toda la vida. Queremos que nuestros estudiantes desarrollen continuamente sus habilidades y crezcan en sus roles profesionales”, comparte. Para ello, Swinburne Edge está decidido a mejorar de forma constante sus procesos y a fomentar una cultura de innovación. 

“Mantenernos actualizados con respecto a las últimas tendencias y tecnologías es fundamental, ya que las operaciones afectan directamente tanto a nuestros estudiantes como a nuestros clientes”, dice Hovivyan.

Equipos con potencial de colaboración sin explotar, que aprovechan la automatización para optimizar los procesos manuales

Fiel al espíritu, Swinburne Edge se propuso unir a los equipos aislados. “En 2019, cada gerente de proyectos gestionaba a sus clientes de manera independiente. Si alguien no estaba presente, era difícil que otras personas intervinieran porque cada una usaba un enfoque diferente”, señala Hovivyan. 

El proveedor de educación también necesitaba optimizar los procesos manuales. “Los coordinadores de programas utilizaban hojas de cálculo simples para realizar el seguimiento de las actividades en la oficina”, agrega. A medida que más empleados empezaron a trabajar de forma remota, el hecho de mantener a todos informados por correo electrónico se volvió cada vez más complejo.

Hovivyan ya había utilizado Smartsheet en un puesto anterior, por lo que sugirió introducirlo para automatizar procesos, aportar escalabilidad y mejorar los flujos de trabajo. Además de centrarse en los resultados, busca garantizar la participación de todo el equipo. 

Como líder, Hovivyan entendió la importancia de involucrar a todo el equipo en el proceso de implementación para abordar las inquietudes y motivar la adopción de la solución. Al principio, algunos empleados dudaban a la hora de usar una solución desconocida; por ejemplo, no sabían con seguridad si las notificaciones automáticas se entregarían de manera confiable, lo que dificultaba el hecho de confiar en los procesos que no podían ver.

Ejecución de prueba

Para motivar la incorporación del nuevo sistema por parte del equipo, Swinburne Edge introdujo Smartsheet de forma gradual: comenzó con un proyecto para administrar el calendario anual de la fuerza laboral eventual. Anteriormente, el equipo realizaba el seguimiento del estado de alrededor de 4000 talleres anuales con hojas de cálculo, en las que se abarcaba todo, desde la facturación hasta los cronogramas. La tarea de conciliar los datos a fin de año resultaba un desafío.

Con Smartsheet, Hovivyan automatizó todo el proceso. Después de cuatro meses de trabajo en el proyecto, el equipo vio el valor que aportaban los recordatorios y paneles automáticos. A partir de este cambio, se demostró que podían obtenerse ganancias en cuanto a eficiencia con Smartsheet, el personal de Swinburne Edge comenzó a crear sus propias hojas y a explorar el potencial de la solución. “Los miembros del equipo que al principio dudaban ahora son defensores entusiastas que, con frecuencia, preguntan cómo pueden aprovechar la solución aún más en sus funciones”.

Crear soluciones personalizadas

Después de que la prueba resultara exitosa, Swinburne Edge implementó Smartsheet en todas sus operaciones, lo que permitió automatizar una variedad de procesos. Con el apoyo de su socio, Atturra, el equipo desarrolló paneles en los que los clientes pueden ver el progreso de aprendizaje de sus empleados en tiempo real. Mientras tanto, los estudiantes podían solicitar información a través de los formularios de Smartsheet a fin de recibir respuestas más rápidas.

Smartsheet también permitió que el acceso a la información fuera mayor. “La visibilidad en tiempo real fue el logro más sorprendente”, comparte Hovivyan. “Los paneles e informes nos proporcionaron actualizaciones sobre el estado y las cargas de trabajo del proyecto. Esta transparencia resultó crucial tanto para nuestro equipo como para nuestros clientes, ya que todos asumen más responsabilidad y cuentan con más información”.

Un equipo más colaborativo y con mayor capacidad de respuesta

A partir del hecho de que todo está centralizado, Swinburne Edge logró su meta inicial: mejorar la colaboración entre los miembros del equipo del proyecto. “Mejoramos la colaboración con Smartsheet. Todos comparten los recursos y trabajan como una unidad. A partir de que todo es más transparente, Smartsheet logró unificar al equipo”, agrega Hovivyan.

Esta visibilidad también mejoró la comunicación, no solo dentro del equipo, sino también con los clientes y los estudiantes. “Cuando los estudiantes solicitan extensiones de asignación, gracias a la automatización de Smartsheet, podemos responder en 24 horas, lo que reduce su estrés y alivia las presiones de las fechas límite”, explica Hovivyan.

Ahorrar tiempo a partir de la innovación

Dado que cuentan con más transparencia, el personal y los clientes de Swinburne Edge también ahorran tiempo valioso. 

“Gracias a los paneles en tiempo real, los clientes acceden a información actualizada de forma independiente, lo que reduce la necesidad de llevar adelante reuniones frecuentes. Además, gracias a los correos electrónicos automatizados, se reemplaza la comunicación manual, a partir de lo cual se optimiza nuestro flujo de trabajo. Con la automatización, se eliminan numerosas tareas manuales, lo que nos permite ahorrar aproximadamente el 40% de nuestro tiempo en una sola área. Las tareas que antes requerían dos coordinadores ahora requieren solo 1,2, lo que permite que el personal se centre en el desarrollo de iniciativas estratégicas y en su crecimiento profesional”, comparte Hovivyan.

Para Hovivyan, el recorrido de adopción de Smartsheet resultó ser el ejemplo perfecto del compromiso de Swinburne Edge con la innovación. “Smartsheet resultó ser una solución transformadora. Adoptar la última tecnología nos permitió ofrecer beneficios significativos tanto a nuestros estudiantes como a la organización”, señala. “Fue un privilegio presenciar cuánto logramos a partir del uso de Smartsheet”.

Mejora continua

A partir del repaso de lo sucedido, Hovivyan cree que tanto Smartsheet como Atturra desempeñaron roles fundamentales para que la transición fuera un éxito. “Ambos proporcionaron un soporte excepcional, lo que nos ayudó a implementar Smartsheet en mayor profundidad en Swinburne Edge. Nos respondieron, estuvieron disponibles y nos brindaron capacitación personalizada a la medida de nuestras necesidades”, señala Hovivyan.

Con la ayuda de sus socios, Swinburne Edge está llevando a Smartsheet al siguiente nivel. El proveedor de educación recientemente comenzó a usar Dynamic View y Data Shuttle para proporcionar información oportuna y contextual, lo que permite que el personal docente y no docente puedan ver los datos que les resultan relevantes. “Dynamic View tiene el potencial de mejorar significativamente la transparencia y la organización, lo que permite que nuestra fuerza laboral eventual realice el seguimiento de las asignaciones en tiempo real”, comparte Hovivyan. “Edge también está explorando el uso de WorkApps y de herramientas de inteligencia artificial (IA). A partir de nuestro trabajo con Swinburne, es posible demostrar aún más el valor que aporta Smartsheet a toda la organización. Atturra y Smartsheet capacitaron a Anoush y a su equipo para que pudieran ofrecer un trabajo de alto valor, a toda velocidad.

Crecimiento constante

Dado que Swinburne Edge sigue creciendo, depende de la flexibilidad y escalabilidad que proporciona Smartsheet. “A medida que nos expandimos, necesitamos un sistema que escale con nosotros. Con la capacidad de adaptación de Smartsheet, se simplifica la incorporación y se garantiza que la gestión de proyectos se realice sin inconvenientes”, agrega Hovivyan.

Dado que es una líder a quien le gusta predicar con el ejemplo, Hovivyan se complace en ver que Smartsheet gana terreno en toda la universidad. 

“Demostramos los beneficios de Smartsheet a otros equipos a fin de impulsarlos para que desarrollen sus propias soluciones. A medida que aumente la adopción, creo que mejorará la colaboración entre departamentos, lo que permitirá establecer la alineación con la visión de Swinburne de lograr un enfoque más unificado”.