Infosys utiliza Smartsheet para impulsar la eficiencia y acelerar las tasas de éxito en proyectos globales de consultoría e implementación

Infosys, líder mundial en servicios y consultoría de tecnología de la información, construyó su reputación a partir de la oferta de programas de transformación complejos a gran escala para clientes de múltiples sectores. La empresa cuenta con una fuerza laboral de más de 350 000 empleados en más de 60 países, que trabajan en proyectos que van desde USD 500 000 hasta más de USD 1000 millones en cuanto al alcance.

Entre las ofertas de la empresa, se incluye la transformación digital, las implementaciones de ERP, la migración a la nube y los servicios gestionados, que a menudo involucran cientos de recursos en múltiples ámbitos geográficos. El hecho de ofrecer estos programas de manera coherente y eficiente es naturalmente un desafío, dada la complejidad y la variedad de arquitecturas de herramientas que empleaban los diferentes clientes. La falta de coherencia e integración a menudo creaba silos e ineficiencias. Jeff Keller, líder global del Centro de Excelencia de Gestión de Programas de Infosys, afirma: “Vimos que se utilizaban una gran cantidad de herramientas, pero no contábamos con una vista única y coherente de los proyectos en todas esas herramientas. Había partes del programa en varias herramientas y tratábamos constantemente de unirlas”.

Este entorno fragmentado condujo a metodologías inconsistentes, dado que los consultores aportaban enfoques propios que habían adquirido de sus propias experiencias, y demoraba la aceleración de proyectos, ya que los gerentes de proyectos a menudo debían esforzarse por configurar los procesos mientras los proyectos ya estaban en curso. Además, los gerentes de proyectos tenían una visibilidad limitada del proyecto, y los clientes no contaban con una única fuente de información sobre el estado, los riesgos y las entregas del programa.

Para brindar un mejor servicio a sus clientes, Infosys reconoció la necesidad de contar con una plataforma de gestión del trabajo inteligente, unificada y escalable de nivel empresarial que proporcionara coherencia, seguridad y visibilidad.

Trabajar con Prodactive para crear una solución de gestión de programas basada en Smartsheet 

Con el objetivo de impulsar el desarrollo de la solución, Infosys contrató a Prodactive, un socio de Smartsheet, para diseñar e implementar un Centro de control de gestión de programas (PMCC) basado en Smartsheet. Smartsheet es la plataforma de gestión inteligente del trabajo que une a las personas, los datos y la IA para acelerar la ejecución empresarial a escala de Fortune 500.

La solución se diseñó para estandarizar los procesos de gestión de programas de toda la fuerza laboral global de Infosys, integrar los datos de varias herramientas en una sola plataforma, permitir la implementación rápida de espacios de trabajo de proyectos y proporcionar paneles y herramientas de gobernanza. Prodactive se convirtió en un socio importante en el recorrido de Smartsheet que llevó adelante Infosys, ya que proporcionó experiencia, plantillas y soporte continuo.

Infosys utiliza su solución de PMCC para la gestión de carteras, ya que implementa el enfoque de plantilla para realizar el seguimiento de los proyectos activos y gestionar los procesos en Smartsheet. Infosys aprovechó la plantilla de PPM de Prodactive para lograr una visibilidad a nivel de la cartera. Entre los proyectos que se gestionan en la solución, se incluyen implementaciones de ERP a gran escala que involucran a cientos de recursos en ubicaciones remotas y locales, además de clientes y otros socios de implementación externos. 

“Con Smartsheet, accedemos a una plataforma general que nos permite implementar todas nuestras capacidades de gestión de proyectos y respaldar a nuestros profesionales”, afirma Keller. “Exigimos el uso de la solución como parte de nuestro proceso de revisión de acuerdos y mantenemos una vista general de la cartera de PPM de cada proyecto en un espacio de trabajo separado”.

La empresa depende de los flujos de trabajo automatizados de Smartsheet para optimizar las aprobaciones y notificaciones de proyectos. “Desarrollamos un seguimiento de aprobación de entregas. Cuando se completa una entrega, se copia en otra hoja en la que puede haber varios niveles de aprobación. Cada paso de aprobación se envía por correo electrónico al responsable real de la aprobación, que puede aceptar el paso o rechazarlo, agregarle comentarios y, luego, enviarlo. A los clientes les encanta esta función”, afirma Charles Prudente, líder global de PMCC, Centro de excelencia de gestión de proyectos de Infosys. “Esto demuestra el poder de las automatizaciones y los flujos de trabajo de Smartsheet”.

Además, Infosys utiliza los paneles de Smartsheet para consolidar hitos, entregas y riesgos en una sola vista a nivel interno y para los clientes. 

“Los paneles realmente impresionan a los clientes. En 10 minutos, podemos mostrarles cómo se puede acceder a todo en tiempo real. Refuerzan e infunden confianza en nuestro modelo de entrega de programas y en nuestras herramientas”, dice Prudente. 

En el PMCC de Infosys, también se aprovechan las capacidades premium de Smartsheet, como Data Shuttle, Bridge, Dynamic View y Calendar para ofrecer un ecosistema integral de gestión de programas.

Proyectos listos para comenzar desde el primer día

Con el enfoque previamente configurado habilitado por su solución de PMCC, Infosys puede respaldar la velocidad del trabajo, dado que los proyectos importantes se inician más rápido, los retrasos se reducen y la confianza del cliente mejora. “El enfoque que adoptamos con esta herramienta es que, si lo hacemos bien, lo implementamos para que esté listo para funcionar desde el primer día del proyecto. Los consultores cuentan con registros RAID, un plan de proyecto de alto nivel, el seguimiento de las solicitudes de cambio, todo listo para usar”, dice Prudente. “Si suponemos que el cliente no tiene muchos requisitos propios y está dispuesto a aceptar procesos definidos, nos ponemos en marcha muy rápido. El proyecto se ejecuta desde el primer día de manera mucho más eficiente que si tuviéramos que poner las cosas en orden y decidir qué herramienta usar”.

Impulsar la coherencia entre los programas y aumentar las tasas de éxito

Con el PMCC, Infosys accede a una solución de plataforma única, unificada y estandarizada que ofrece a los empleados más coherencia entre los diferentes programas para que puedan centrarse en gestionar el trabajo y entregar proyectos, en lugar de tener que encontrar los datos que necesitan en varias herramientas. Con esta única fuente de información para los proyectos, los consultores de Infosys son más productivos y eficientes. “Cuando me uní a Infosys, había menos estandarización. Era cuestión de entrar en mi disco duro, encontrar una o dos opciones, hablar con un colega y resolver todo al comienzo del proyecto”, dice Prudente. 

“Con este enfoque en Smartsheet, estamos estandarizando el proceso. Nuestros equipos tienen acceso al portal del Centro de excelencia de gestión de proyectos, en el que hay una ventanilla única para todos los métodos en relación con la gestión de programas. Si trabajaron con nuestra herramienta en un proyecto anterior, sabrán cómo usarla en el próximo proyecto. Realmente está impulsando la eficiencia en la forma en que trabajan nuestros equipos”.

Al integrar sus herramientas de gestión de proyectos en una única solución, la empresa también ha aumentado la visibilidad. “El PMCC nos brinda un ecosistema de gestión de programas y, además, una vista del ciclo de vida de desarrollo de nuestros sistemas en la que podemos visualizar las pruebas y el desarrollo, la gestión de calidad, la gestión de requisitos y la trazabilidad”, afirma Keller. “Con Smartsheet, tenemos más visibilidad y podemos compartir lo que sucede 'en tiempo real' con las partes interesadas sénior de nuestros clientes, incluidas las del 'nivel ejecutivo', en un formato fácil de entender”.

Como resultado, Infosys está obteniendo una ventaja competitiva. “Observamos mejores tasas de éxito y de ejecución de programas en los proyectos gracias a la solución de Smartsheet. Los clientes eligen nuestra herramienta en lugar de aquella de la competencia, y podemos generar impulso y credibilidad en el mercado”, afirma Andrew Brader, socio gerente y líder de Excelencia de entrega global para la práctica de plataformas digitales en Infosys Consulting. Además, la flexibilidad de Smartsheet ayuda a Infosys a responder mejor a las necesidades de sus clientes. 

“Smartsheet es muy flexible y fácil de personalizar y actualizar. Nuestros clientes y equipos se benefician con esta flexibilidad, ya que se puede hacer prácticamente todo lo que se necesita”, dice Prudente. “Eso significa que nuestros equipos son muy receptivos a los requisitos de los clientes y podemos satisfacer sus necesidades rápidamente”.

Innovar con IA 

A medida que continúa su recorrido con Smartsheet, Infosys experimenta con la IA para crear funciones nuevas e innovadoras. Prudente explica que “Creamos un grupo de enfoque para explorar la IA. Fue increíble lo que hizo ese grupo: desarrolló widgets y avisos basados en IA que amplían las capacidades de Smartsheet”, dice Prudente. “Aprovechamos ese trabajo para llevar estas capacidades a nuestros proyectos”.

Infosys planea continuar su estrecha relación con Prodactive a medida que avanza hacia el futuro. “Lo que es fantástico con el equipo de Infosys es el nivel de innovación. Realmente le sacan partido a la herramienta, ya que se preguntan de forma constante cómo pueden mejorar y expanden las posibilidades”, afirma Rich Coles, director general y fundador de Prodactive. Brader agrega que “Smartsheet es una plataforma líder del sector que brinda la capacidad de aprovechar lo que hay en lugar de crear desde cero. Si bien nos dedicamos al negocio del software, no estamos en el sector del negocio del software de la plataforma de gestión del lugar de trabajo, sino en el de ofrecer valor a nuestros clientes. Smartsheet nos permite hacerlo a escala”.

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