Zalaris mejora la eficiencia, la visibilidad y la cohesión de los servicios de nómina

Zalaris, con sede en Noruega, ofrece servicios de RR. HH. y nómina a empresas de 34 países. “Abarcamos los principales servicios de RR. HH. y nómina, el reclutamiento, la incorporación, el establecimiento de metas, la compensación y todo el ciclo de vida de los empleados, desde la contratación hasta la jubilación”, comenta Mike Ellis, director global de Zalaris Consulting en Zalaris.

Operaciones aisladas

En el pasado, Zalaris operaba a través de siete unidades de negocios distintas. Cada región utilizaba un software diferente, lo que dificultaba la consolidación de la información entre regiones y la obtención de actualizaciones oportunas y precisas para el procesamiento de las nóminas.

A Ellis, se le asignó la tarea de reunir estas unidades en un solo lugar y unificar las operaciones de toda la organización. “A medida que asumimos proyectos globales, nuestros clientes necesitan una experiencia coherente”, señala Ellis. “Con más cohesión, también apuntamos a lograr economías de escala, aumentar el valor de los accionistas y mejorar la rentabilidad”.

Ellis ya había utilizado Smartsheet en su cargo anterior. Por lo tanto, la eligió como una plataforma unificada para optimizar los flujos de trabajo, estandarizar los procesos y mejorar la colaboración a nivel mundial. “Sabíamos por experiencia que Smartsheet impulsaría la eficiencia y mejoraría el control de los proyectos. Por lo tanto, comenzamos a usarla de manera local en la región Asia-Pacífico (APAC)”, agrega. Con la ayuda del socio Platinum de Smartsheet, InfoSpark, Zalaris comenzó su recorrido en la plataforma con una solución simple: una herramienta de estimación de precios. “La herramienta se convirtió rápidamente en un componente crítico y, a partir de ahí, los equipos de gestión y entrega de proyectos empezaron a explorar qué más tenía Smartsheet para ofrecer”, recuerda Ellis.

Conectar el talento con la demanda

Poco después, el equipo de APAC comenzó a usar Smartsheet para dar seguimiento a la capacidad del equipo. “Resource Management es una solución valiosísima en muchos sentidos”, indica Ellis. “Por ejemplo, cuando reasignamos tareas, automáticamente recomienda a personas con un conjunto de habilidades similares. También identifica a individuos con una sobreasignación de tareas y a otros con tiempo disponible, lo que nos permite equilibrar las cargas de trabajo y evitar el agotamiento”. Esta funcionalidad es esencial para una empresa de consultoría en la que los empleados representan el mayor gasto y el uso ineficiente de los recursos puede afectar significativamente los resultados.

“Dado lo difícil que es encontrar personas con las habilidades necesarias, la planificación es esencial. Reclutar contratistas con poca antelación es costoso”, dice Ellis. 

“Smartsheet nos permite estimar las necesidades de contratación para los próximos 90 días, con detalle semanal, según la función, la ubicación y las habilidades”. 

Zalaris puede ingresar los requisitos de contratación en la herramienta de administración de recursos en tiempo real. De esta forma, los reclutadores tienen tiempo suficiente para encontrar el talento adecuado y garantizar que un proyecto comience y termine a tiempo.

Optimizar las operaciones y la elaboración de informes

Gracias a su experiencia, InfoSpark pudo comprender rápidamente las necesidades de Zalaris y traducirlas en la implementación eficaz de Smartsheet y Smartsheet Control Center como parte de una solución integral para optimizar las operaciones, mejorar la gobernanza y garantizar la coherencia entre las regiones. Por ejemplo, la herramienta hace un seguimiento del estado de todas las entregas y los datos (como las fechas límite, los porcentajes de finalización y los retrasos), y los resume automáticamente en un panel del proyecto en tiempo real, lo que permite al equipo mantenerse encaminado. SCC también ayudó a automatizar la elaboración de informes sobre métricas clave, como el tiempo que los equipos dedican a brindar soporte, y a garantizar que Zalaris cumpla con los compromisos con los clientes.

“Smartsheet es esencial para la gobernanza de los proyectos, ya que nos ofrece visibilidad integral y nos ayuda a evaluar los riesgos y el estado financiero general de la empresa. Los paneles proporcionan una instantánea clara e imparcial sin complejidad ni interpretación subjetiva innecesarias”, explica Ellis. 

“Con Smartsheet Control Center, en lugar de observar solo las ganancias y pérdidas, podemos supervisar si estamos cumpliendo lo que prometimos en las estimaciones de ventas, con un enfoque sólido en la eficiencia con la que utilizamos los recursos”.

Solución flexible, adopción generalizada

Para facilitar la adopción en todas sus oficinas globales, Zalaris decidió adaptar Smartsheet a diferentes situaciones. “Por ejemplo, Smartsheet Control Center permite a los gerentes de proyectos crear planes e informes de proyectos en el idioma local e implementarlos en una cartera global administrada en inglés”, comparte Ellis. Smartsheet también incorpora diferentes metodologías de gestión de proyectos. “Si bien algunos módulos siguen un enfoque en cascada, otros son más ágiles”, agrega Ellis. “Smartsheet Control Center nos permite configurar proyectos de simplicidad variable según las necesidades y, al mismo tiempo, mantener la estandarización en todos los ámbitos. Es muy eficaz”.

Gracias a esta iniciativa, los equipos de Zalaris de todo el mundo adoptaron soluciones de Smartsheet. “La mayor parte de la empresa notó los beneficios que logramos y siguió el ejemplo”, alega Ellis. “El aumento de la cantidad de licencias en los últimos 12 meses es un buen indicador. También se puede ver en la satisfacción de las personas”. Según Ellis, InfoSpark fue fundamental para ayudar a la empresa a adoptar Smartsheet a nivel mundial. “InfoSpark entendió rápidamente lo que intentábamos lograr y convirtió esa visión en realidad”, agrega Ellis.

Migración fluida del centro de datos para cumplimiento y escalabilidad

A medida que Zalaris implementó Smartsheet en otras regiones, además de APAC, la empresa precisó garantizar el cumplimiento de las estrictas regulaciones de datos de Europa. Para cumplir con los requisitos del RGPD y fortalecer la soberanía de los datos, Zalaris migró la información del centro de datos de EE. UU. al centro de datos de la UE de Smartsheet, una medida esencial para adaptarse a los estándares del sector y mantener un control total sobre el acceso a los datos.

Los expertos en Smartsheet de Zalaris e InfoSpark trabajaron en estrecha colaboración para formular un plan que permitiera modernizar las soluciones Smartsheet y, al mismo tiempo, garantizar la migración fluida a Europa. La ejecución incluyó el uso exhaustivo de herramientas automatizadas, flexibilidad de planificación y procesos diligentes de garantía de calidad, lo que permitió a Zalaris mantener la continuidad del negocio y adquirir nuevas capacidades. La transición también le permitió a la empresa activar Smartsheet Control Center, lo que estandarizó aún más la gestión de proyectos y los procesos de elaboración de informes en todas sus operaciones globales. Mediante este cambio estratégico, Zalaris se aseguró de poder aprovechar completamente las capacidades de Smartsheet y, al mismo tiempo, cumplir con los requisitos normativos.

Visibilidad del panorama completo en tiempo real

Hoy en día, Smartsheet ofrece a todas las oficinas regionales de Zalaris una solución unificada, que brinda visibilidad en tiempo real y permite a los equipos tomar decisiones empresariales fundamentadas y precisas. “Anteriormente, los informes se elaboraban, en su mayoría, de forma manual. Gestionar los recursos de manera efectiva, estimar la capacidad de los empleados o generar procesos significativos eran todos puntos débiles”, detalla Ellis. 

“En la actualidad, realizamos revisiones regionales, globales y de proyectos todas las semanas con paneles en vivo. Puedo profundizar en cualquier proyecto y evaluar los riesgos y problemas. Los equipos regionales tienen paneles integrados en sus grupos de Microsoft Teams, lo que les permite ver en qué trabajarán durante los próximos 90 días. Es un cambio radical”.

“Fuimos testigos de una mejora en la colaboración de los equipos”, afirma Ellis. Los procesos estandarizados, las plantillas prediseñadas y la solidez de los informes también aportan más cohesión e, incluso, facilitan la incorporación de nuevos miembros del equipo. “El sistema guía a los empleados a través de los pasos específicos necesarios para gestionar uno de nuestros proyectos”, cuenta Ellis.

Una mejora del 99 % en el tiempo de preparación de un proyecto

Sin embargo, el beneficio más importante es la mejora de la eficiencia y el ahorro de tiempo en la gestión de proyectos. “Antes, podía llevar de una a dos semanas preparar completamente un proyecto y entregarlo al cliente. Con Smartsheet Control Center, podemos hacerlo en menos de 30 minutos o un 99% más rápido. Solo tenemos que actualizar el logotipo, definir la fecha de inicio, modificar el plan del proyecto y el espacio de trabajo está listo para funcionar”, manifiesta Ellis.

Zalaris tiene grandes planes para el futuro. “Queremos integrar la solución Resource Management en los sistemas de RR. HH. y control de horas. Esto nos dará una visibilidad completa de la fuerza laboral”, comparte Ellis. Está entusiasmado con las futuras funciones de Smartsheet. “Espero con ansias el uso de la IA para el desarrollo de fórmulas. Resource Management también tiene mucho potencial”, concluye Ellis. 

“Soy un gran defensor de Smartsheet. Es una gran solución y se la recomendaría a cualquiera. Es mi herramienta preferida”.