Knight Frank India consolida proyectos en Smartsheet y obtiene una única fuente de información con la ayuda de Agilifly

Knight Frank, que se estableció en Londres hace más de 128 años, se convirtió en una de las principales consultoras inmobiliarias independientes del mundo, con más de 27 000 empleados en 50 países. Knight Frank ayuda a todos, desde compradores de viviendas individuales hasta grandes desarrolladores, a tomar decisiones inmobiliarias. En India, la empresa opera desde 1995 y ahora cuenta con más de 1900 especialistas en Bombay, Delhi: NCR, Bangalore, Hyderabad, Chennai, Pune, Ahmedabad y Calcuta que prestan servicios en más de 50 ubicaciones en todo el país. Sus servicios abarcan desde asesoramiento, valoración y transacciones hasta la gestión de instalaciones y proyectos, todo respaldado por un sólida investigación de mercado.

A medida que aumentaba el impulso de crecimiento de la empresa, fue necesario adoptar un enfoque basado en sistemas. “En ese momento, elaborábamos informes basados en procesos existentes, en su mayoría de forma manual, y compartíamos las perspectivas con los clientes. Pronto nos dimos cuenta de que no estábamos utilizando completamente nuestros datos para comprender nuestro propio negocio”, afirma Prashant Sharma, director asociado de Servicios de Gestión de Proyectos, Estrategia e Iniciativas.

El equipo también quería brindar a los clientes visibilidad en tiempo real y bajo demanda de sus proyectos; para ello, era necesario contar con un sistema de informes más eficiente y uniforme que permitiera reemplazar el proceso manual existente. 

“Teníamos que obtener una ventaja competitiva a través de un mejor servicio al cliente, operaciones más eficientes y una mejor capacitación, por lo que comenzamos a explorar las herramientas disponibles para poder lograrlo”, agrega Deben Moza, director ejecutivo sénior y jefe de Servicios de Gestión de Proyectos en Knight Frank India.

Encontrar una plataforma ágil y escalable

El equipo necesitaba una plataforma que fuera simple de usar y lo suficientemente flexible como para respaldar su amplia gama de proyectos. También querían contar con algo que con el tiempo pudiera escalar entre regiones y brindar a los clientes una experiencia uniforme en todo el mundo. Los socios de la empresa recomendaron Smartsheet. 

“Nos sorprendió saber que una solución era lo suficientemente ágil como para ocuparse de todos nuestros requisitos”, dice Moza.

Para garantizar que Smartsheet se alineara con los flujos de trabajo existentes de Knight Frank India y ayudar al equipo a aprovechar al máximo la plataforma, Smartsheet les presentó a Agilifly Digital Transformations, un socio Platinum. “El cliente quería avanzar rápido e incorporar tantos procesos como fuera posible a Smartsheet. Por lo tanto, adoptamos un enfoque más ágil. Comenzamos con un piloto que nos permitió ver cómo sería la solución y la desarrollamos de forma incremental en sprints semanales. Mantuvimos conversaciones abiertas y constructivas en todo momento, lo que generó un fuerte sentido de confianza”, explica Isheeta Bali, directora ejecutiva de Agilifly.

Una adopción exitosa

Con alrededor de 900 personas en el equipo, la adopción fue otro desafío. Knight Frank India y Agilifly desarrollaron conjuntamente un plan de gestión de cambios con múltiples enfoques. Comenzaron por generar entusiasmo con una campaña de correo electrónico que duró cuatro meses en la que se anunciaba que Smartsheet estaba por llegar, comunicados en toda la empresa y actualizaciones del equipo directivo en todas las oficinas globales. Agilifly hizo lo suyo con videos, seminarios web y capacitaciones personalizadas de Loom: sesiones cortas y sencillas para usuarios habituales; con la incorporación minuciosa de gerentes de proyectos y controladores de procesos; y a través de una capacitación técnica detallada para los administradores.

Knight Frank India ahora gestiona todo el ciclo de vida del proyecto en Smartsheet, desde el desarrollo inicial del negocio hasta la ejecución y la entrega. “Durante la ejecución, Smartsheet captura todo en un solo lugar: cronogramas, observaciones de calidad y seguridad, riesgos, problemas, órdenes de compra y mucho más”, señala Sharma. Los equipos de campo y los subcontratistas utilizan los formularios de Smartsheet para enviar actualizaciones en tiempo real desde sus teléfonos, mientras que, con Data Shuttle, se mantiene la sincronización y precisión de la información en todo el sistema. 

“Smartsheet incluso se convirtió en nuestro sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de facto, ya que ayuda a realizar el seguimiento de las interacciones con los clientes y a evitar la duplicación de la difusión”, dice Moza.

Transparencia total de los proyectos

En Knight Frank India, se utilizan los paneles de Smartsheet para supervisar todo, desde proyectos individuales hasta operaciones nacionales. Cada proyecto tiene su propio panel en vivo con actualizaciones en tiempo real sobre las tareas, los controles de calidad, las observaciones de seguridad y los detalles comerciales. En los paneles de cartera, se reúnen datos de todas las regiones para ofrecer a los equipos una visión clara del progreso general. El equipo también utiliza los paneles para tareas como el desarrollo empresarial, el seguimiento de documentos, las previsiones de ingresos y los informes de seguridad. 

“Por ejemplo, nuestro jefe de seguridad puede realizar el seguimiento de las horas-hombre seguras y los datos de incidentes en los 250 proyectos en tiempo real, lo que nos ayuda a mantener estándares de seguridad uniformes”, dice Moza. Knight Frank India comparte informes al instante con clientes y colaboradores, con acceso basado en funciones, lo que garantiza la protección de los datos confidenciales.

Con un sistema integrado y paneles en tiempo real, Knight Frank India ahora tiene una única fuente de información. “No hay datos ocultos. La transparencia ha mejorado mucho, tanto interna como externamente”, afirma Moza. Esto permite que el equipo tome decisiones más rápidas y fundamentadas. 

“Antes de Smartsheet, dependía de llamadas e informes dispersos que no siempre reflejaban lo que realmente estaba sucediendo. Ahora, puedo ver el estado del proyecto en todas las regiones en tiempo real y detectar los problemas con anticipación, antes de que se agraven”, agrega. Para Sharma, los paneles proporcionan detalles y contexto. “Gracias a los datos centralizados y en tiempo real, podemos tomar distancia y comprender lo que sucede con los clientes, equipos y proyectos. Ha hecho que la toma de decisiones sea mucho más eficiente, tal como esperábamos”, afirma.

Generar confianza entre los clientes

Dado que Smartsheet se ejecuta en segundo plano, Knight Frank India redujo significativamente el tiempo dedicado a buscar actualizaciones, preparar informes o tener reuniones innecesarias. Los equipos ahora pueden ingresar datos y acceder a ellos sobre la marcha para mantener todo actualizado sin esfuerzo adicional.

Los informes automatizados, rápidos y uniformes resultaron ser una gran victoria para los clientes, lo que le dio a Knight Frank India la ventaja competitiva que estaba buscando. “Los clientes ya no necesitan buscar actualizaciones; todo está en la plataforma”, dice Moza. “Con Smartsheet, se aporta transparencia, se mantiene a todos alineados y es posible gestionar las expectativas de los clientes, dado que se señala cualquier cambio que pueda afectar los costos o los plazos”.

Convertirse en promotores de Smartsheet

Otras oficinas de Knight Frank también están analizando soluciones avanzadas con tecnología de Smartsheet, inspiradas en el éxito que se alcanzó en India. “Knight Frank India se convirtió en un verdadero campeón mundial, ya que llevó esta solución a otras regiones, lo cual es fantástico”, dice Bali. “Fue un verdadero placer trabajar con su equipo: están estableciendo puntos de referencia del sector a escala y estamos orgullosos de apoyarlos en ese recorrido”.

De cara al futuro, Knight Frank planea ampliar la solución y agregar funciones como recursos para proyectos, plantillas personalizadas para diferentes tipos de proyectos y WorkApps de cartera con las cuales mejorar la colaboración móvil. También están trabajando en la integración de su sistema de adquisiciones para que las solicitudes de compra, los pedidos y los datos de licitaciones circulen sin problemas en Smartsheet. El equipo confía en la capacidad de su socio para guiarlos a través de estos próximos pasos. 

“Agilifly ha sido un gran apoyo durante todo el recorrido”, dice Sharma. “Cada vez que surgen preguntas técnicas o si necesitamos capacitación adicional, siempre están listos con la solución adecuada. Nunca dicen solo 'aquí está el software, buena suerte': son flexibles, receptivos y están realmente comprometidos con el hecho de que esto funcione para nosotros”.

Fe absoluta en los socios

Para Moza, la innovación constante es esencial; sin ella, las empresas corren el riesgo de volverse irrelevantes. “Necesitamos seguir encontrando formas mejores y más convenientes de atender a nuestros clientes”, afirma. “Es reconfortante saber que tenemos una solución que seguirá evolucionando y un socio que está listo para crecer con nosotros a partir de la adaptación de la plataforma para satisfacer las necesidades cambiantes de nuestros clientes”.