Impact Housing cerró la brecha entre los sectores de la empresa, y generó visibilidad y responsabilidad

La mayoría de los desarrolladores de bienes raíces del sur de California se concentran en la construcción de casas de alta gama o viviendas con ayuda financiera para compradores de bajos ingresos. Pero Impact Housing es diferente. Se especializa en viviendas no subsidiadas a precios accesibles para ​​familias de ingresos bajos y moderados: el sector más marginado de la población. Con la visión de ayudar a las personas a amar el lugar que habitan independientemente de sus ingresos, la empresa está decidida a mitigar los efectos de la crisis de vivienda del sur de California mediante el desarrollo a escala de hogares multifamiliares socialmente responsables y asequibles.

Unión interdepartamental

Debido a que cuenta con siete unidades de negocios que colaboran en proyectos de desarrollo de bienes raíces, Impact Housing se dio cuenta enseguida de que necesitaba una herramienta sólida para la gestión de proyectos. “La clave era reunir los diferentes sectores de la empresa, como los de arquitectura, construcción y fabricación, en una sola plataforma que les permitiera coordinar cada proyecto y colaborar en tiempo real”, señala Michelle Choate, gerenta sénior de Operaciones de Impact Housing.

Después de algunas pruebas y errores, Impact Housing descubrió Smartsheet. “Me encantó la plataforma de inmediato”, comenta Diego Morales, director sénior de Finanzas y Operaciones. 

“Creamos un subcomité dedicado a implementar Smartsheet en toda la empresa, especialmente en la gerencia intermedia. La idea era dar voz a las personas que se ocupan de las operaciones diarias y entienden lo que sucede en cada departamento, y quienes siempre se esfuerzan por mejorar la eficiencia y la colaboración a través de la tecnología”.

Uso de una gran variedad de soluciones

Rápidamente, Impact Housing descubrió todo lo que Smartsheet tenía para ofrecer. El equipo de adquisición inicia cada proyecto desde Smartsheet Control Center y los diferentes departamentos intervienen con documentos clave, como presupuestos, cronogramas y diseños. De este modo, Smartsheet se convierte en el único lugar donde se puede obtener toda la información a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. A través de DataMesh y Data Shuttle, el equipo sincroniza automáticamente la información interna con programas externos. El equipo de construcción utiliza Dynamic View para administrar las facturas, lo que les permite ofrecer a terceros una vista personalizada de las personas a las que pueden facturar en cada ciclo. “También usamos Dynamic View para hacer un seguimiento del estado de los informes de gastos a medida que se someten a la aprobación de la gerencia”, agrega Choate, la persona a la que acuden todos para hacer consultas relacionadas con Smartsheet.

Smartsheet también se implementó en las obras de construcción. El personal de Impact Housing utiliza Smartsheet para dispositivos móviles en el trabajo de campo, lo que facilita las tareas. “Cada supervisor recibe un flujo de trabajo personalizado diseñado para las necesidades específicas del sitio”, indica Choate. “También usamos este sistema para las inspecciones del sitio posteriores a la construcción. Por otro lado, creé un kit de herramientas de supervisión que reciben los supervisores cuando se unen al equipo. Mediante él, obtienen un acceso único a las órdenes de trabajo, los informes de incidentes y el seguimiento de la asistencia”.

Creación de una plantilla galardonada

Una brecha notable fue el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento de las operaciones de fabricación de la empresa. “El nuevo director de fabricación nos desafió a desarrollar una herramienta que él y otros líderes del equipo de fabricación pudieran usar en las reuniones diarias para dar seguimiento a los indicadores clave de rendimiento de varios períodos a simple vista, elaborar informes al respecto y prever nuestro rendimiento en función del mes pasado”, relata Choate. Para abordar esto, creó una plantilla de Smartsheet con el fin de dar seguimiento a los indicadores clave de rendimiento (KPI). Fue tan asombrosa, que le permitió recibir el reconocimiento como ganadora de la Exhibición de plantillas creadas por la comunidad de Smartsheet.

“Categorizamos los KPI en función de tres niveles: el nivel superior diseñado para los altos ejecutivos”, explica. “En el nivel inferior, se muestran las operaciones esenciales de los flujos de trabajo diarios, como si hubiéramos aprobado todas las pruebas eléctricas del día”.

Con el nuevo panel, los ejecutivos ahora pueden ver cómo cambian los procesos de una semana a la otra y cómo todo se relaciona. “De esta forma, los líderes alcanzaron un nuevo nivel de comprensión más integral”, agrega Choate. “Ahora, pueden centrar la atención de la empresa donde sea necesario”. Por ejemplo, el equipo observó un alto nivel de rotación de empleados en el incipiente equipo de fabricación en su primer año de operación. La empresa decidió centrarse en la incorporación de talentos, la retención y la satisfacción de los empleados. Como resultado, la rotación de empleados mejoró de forma considerable. Si tiene interés en implementar la galardonada Plantilla de KPI con varias categorías de Choate, puede descargarla desde la Galería de plantillas de Smartsheet ahora mismo.

Responsabilidad en cada tarea

Gracias a Smartsheet, al equipo de Impact Housing le resulta más fácil entender las tareas y llevarlas a cabo. “Cada mañana, nos reunimos, vemos todos los elementos de trabajo en un solo lugar y nos enfocamos en las tareas más urgentes. Revisamos las tendencias e identificamos vías de mejora”, señala Choate.

Este sistema fomentó un sentido de responsabilidad en toda la empresa, lo que, en última instancia, permite a los empleados trabajar de manera más independiente. “Con una solución como Smartsheet, pudimos ofrecerle al personal más autonomía, lo que le permitió expandir su creatividad”, dice Morales.

Con el tiempo, los equipos de fabricación e ingeniería también completaron los cursos de certificación de Smartsheet y pudieron crear soluciones de forma independiente. “Todas las personas sienten que pueden resolver sus propios problemas, innovar y crecer a nivel profesional”, afirma Choate. “Todo el departamento de ingeniería crea sus herramientas. Por ejemplo, desarrollaron una aplicación de estudio de tiempo para supervisores, lo que nos permitió observar y registrar el tiempo que tarda un empleado en completar un trabajo con un nivel de rendimiento predefinido. También podríamos hacer un seguimiento de la cantidad de estudios de tiempo que cada gerente realizó e incitar una pequeña competencia entre ellos”.

Colaboración fluida

Las soluciones de Smartsheet, como la plantilla de seguimiento de los KPI, también generaron beneficios inesperados. “Constantemente estamos recaudando capital para la empresa y los inversores quieren entender cómo funcionan las operaciones”, explica Morales. “Con Smartsheet, pudimos mostrarles paneles con información en tiempo real. Quedaron muy impresionados. Demostramos cómo una empresa relativamente pequeña con sectores complejos interrelacionados puede trabajar sin problemas al hacer que sus departamentos se comuniquen entre sí y colaboren, siempre y cuando la herramienta de colaboración principal sea tan sólida y ágil como Smartsheet”.

Impact Housing sigue utilizando la tecnología para satisfacer las necesidades de los departamentos y Smartsheet es su centro de conexión. 

“Si necesitamos una nueva solución, la primera pregunta que hacemos es si se integra con Smartsheet”, explica Morales.

Para Choate, la clave es animar a los equipos a trabajar en conjunto. “Me encanta la naturaleza colaborativa de Smartsheet, poder crear cosas juntos y ayudar a las personas a reflexionar sobre lo que quieren lograr”, concluye. “Esta es una de mis mayores pasiones en la vida: crear una vía para que las personas logren sus objetivos con mayor facilidad y demuestren su dedicación”.

Vea el video sobre la historia profesional de Choate para obtener más información.