Securitas utiliza Smartsheet para simplificar la gestión de la cartera de proyectos y ayudar a los líderes a tomar decisiones estratégicas

Más de 10 000 organizaciones de todo el mundo confían en Securitas para proteger sus recursos humanos, intelectuales y de propiedad. Securitas ofrece una cartera completa de tecnología y servicios especializados en vigilancia local, móvil y remota; seguridad electrónica, contra incendios y de protección; y gestión de riesgos corporativos.

La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de Securitas utiliza Smartsheet para gestionar todos los procesos de gestión de proyectos y carteras (PPM) en toda la organización. “Smartsheet conecta toda nuestra información”, dice Frank Chiocco, director de la Oficina de Gestión de Proyectos de Securitas Security Services USA, Inc. 

“Los usuarios pueden usar la herramienta y crear recursos con facilidad, pero también permite la creación de funciones e informes complejos”.

Hace varios años, antes de la adopción de Smartsheet, Securitas emprendió una iniciativa de transformación corporativa, que incluyó la actualización de sistemas y procesos “back-end” para áreas críticas de nómina, finanzas y contratación, entre otras. Como resultado, nuevos proyectos desbordaron la PMO de la organización. “De repente, teníamos cuarenta proyectos nuevos en nuestra cartera que debíamos gestionar”, cuenta Larisa Zakharchuk, vicepresidenta de Gestión Empresarial de TI de Securitas Security Services USA, Inc. “Eso significaba que necesitábamos organizar cada proyecto, asignarlo a una meta estratégica y encontrar a los recursos adecuados para lograrlo”. Sin embargo, la empresa no tenía las herramientas para registrar todos los proyectos de forma fácil en un solo lugar. 

“Todos los gerentes de proyectos daban seguimiento a los procesos en una variedad de hojas de cálculo y software de gestión de proyectos diferentes, y ninguno conectaba la información de forma eficiente”, agrega Chiocco. “Por mi parte, necesitaba una mejor manera de proporcionar un informe completo de todos los proyectos a la gerencia, de modo que pudieran tomar decisiones estratégicas”.

Además, el equipo del Centro de Excelencia e Informes de TI de la empresa quería una forma más eficiente de gestionar procesos como la auditoría semestral de recertificación de usuarios, que confirma que el personal tiene las herramientas adecuadas para hacer su trabajo con éxito. “Utilizábamos diferentes herramientas de software a fin de realizar la recertificación de usuarios para la auditoría, y nos tomaba seis meses completar dos al año, lo que era demasiado tiempo”, dice Gladys Liley, directora del Centro de Excelencia e Informes de TI de Securitas. “También tuvimos que comprar software externo para las encuestas y queríamos reducir ese costo”.

La empresa también quería mejorar la gobernanza general y promover la coherencia en la gestión de proyectos. “Nuestra PMO necesitaba evolucionar y hacer un mejor trabajo de gestión de proyectos, desde el inicio hasta el cierre, así como ofrecer actualizaciones sobre el progreso en tiempo real”, comenta Chiocco.

¿Por qué Smartsheet?

La PMO de Securitas eligió adoptar Smartsheet debido a su flexibilidad y escalabilidad. “Algunos de los equipos ya usaban Smartsheet, así que empecé a explorar la herramienta y, pronto, me di cuenta de que podía utilizarla para hacer todo lo relacionado con la gestión de proyectos”, dice Chiocco. “Además, si necesitamos ampliar su uso, se puede ajustar a escala tanto como lo necesitemos”.

Securitas ahora utiliza Smartsheet para gestionar su creciente cartera de proyectos y usa específicamente Smartsheet Control Center para realizar un seguimiento de cada proyecto de principio a fin. “Smartsheet Control Center simplifica todo para alguien que tiene cierta experiencia en desarrollo, pero no muchos conocimientos de codificación”, comenta Chiocco. “Debido a que es una herramienta de poco código/sin código, pude usar plantillas para crear rápidamente una solución de PPM completa que satisface nuestras necesidades a la perfección”.

Ejecución de las metas estratégicas

Securitas usa Smartsheet para ejecutar sus metas estratégicas. Por ejemplo, Securitas lanzó recientemente un portal orientado al cliente que respalda la meta estratégica de digitalización de clientes de la empresa. “Tenemos cinco regiones en EE. UU. y cada una funciona de manera un poco diferente, por lo que queremos tener una forma estandarizada de comunicarnos con los clientes” señala Zakharchuk. “Con el portal, los clientes pueden ver el cronograma y qué guardias trabajarán en un lugar específico, lo que optimiza la visibilidad”. Con los datos de proyectos actualizados en los paneles de Smartsheet, las partes interesadas y los ejecutivos de Securitas pueden tomar decisiones empresariales de forma más fácil. Cada semana, el equipo de PMO envía vistas de proyectos a nivel de cartera a los líderes sénior para que supervisen el progreso de cuarenta proyectos. 

“Gracias a que tienen información de los proyectos en tiempo real al alcance de la mano en Smartsheet, los equipos directivos pueden tomar decisiones estratégicas con mayor facilidad sobre cómo priorizar los proyectos o saber si podría haber una sobrecarga en el negocio por hacer demasiado”, indica Chiocco.

Securitas también utiliza la automatización de flujos de trabajo en Smartsheet para enviar hitos y recordatorios de proyectos a las partes interesadas clave en toda la PMO. La empresa garantiza una visibilidad completa de las carteras de proyectos a través de informes y paneles automatizados y centralizados. Smartsheet también optimiza la eficiencia mediante la eliminación de la recopilación manual de datos y la automatización del seguimiento y la elaboración de informes sobre proyectos y carteras. Los líderes sénior utilizan los paneles para ver el estado de cada proyecto y tomar medidas si surgen obstáculos.

El equipo del Centro de Excelencia e Informes de TI también utiliza los paneles de Smartsheet para ofrecer una visibilidad integral a los equipos directivos y socios comerciales. “Los paneles de Smartsheet son una única fuente de información, ya que contienen datos y métricas en tiempo real”, dice Liley. “Esto les permite a los miembros del equipo tener autonomía”.

Por otro lado, la PMO utiliza Smartsheet para dar a los propietarios del proyecto acceso a información específica para la edición. “Smartsheet es útil porque les permite a los gerentes de proyectos utilizarlo para actualizar sus tareas individuales, en lugar de ver todo lo relacionado con ese proyecto”, expresa Chiocco. Chiocco también usa Data Shuttle, una función que le permite cargar datos de diferentes bases de datos en Smartsheet.

Centralización de auditorías semestrales y procesos empresariales clave

El equipo del Centro de Excelencia e Informes de TI de Securitas ahora utiliza Smartsheet para centralizar y agilizar sus auditorías semestrales de recertificación de usuarios. El departamento también utiliza la herramienta para administrar las aplicaciones empresariales y los presupuestos asociados. 

En las operaciones de campo de Securitas, se utiliza Smartsheet para gestionar el proceso de entrevistas de trabajo de candidatos para Recursos Humanos. Ahora, cuando un candidato envía una solicitud en línea, un flujo de trabajo automatizado en Smartsheet envía un correo electrónico con las opciones de horarios para las entrevistas.

Los equipos de Tecnología y Vigilancia Remota de Securitas se basan en Smartsheet para gestionar servicios tecnológicos como la tecnología móvil y los servicios de vigilancia local, a fin de hacer un seguimiento de los proyectos desde el inicio hasta la entrega y realizar un mantenimiento constante.

Gestión de proyectos integral, simplificada y optimizada

Con Smartsheet, la PMO de Securitas automatizó y optimizó sus procesos de gestión de proyectos, lo que facilitó el seguimiento centralizado de cuarenta proyectos de principio a fin, en lugar de utilizar múltiples hojas de cálculo y otras herramientas. “Smartsheet Control Center automatiza todo, por lo que, cuando recibimos un nuevo proyecto y se aprueba, toda la información relacionada se presenta automáticamente en una vista a nivel de cartera”, indica Chiocco.

Mediante la optimización de la gestión de proyectos en Smartsheet, Chiocco y su equipo dedican menos tiempo a recopilar datos de proyectos y dar seguimiento a los presupuestos. 

“Cuando se gestionan cuarenta proyectos, actualizar una fecha límite o la información de contacto puede llevar mucho tiempo. Ahora, podemos hacer un cambio rápido en una plantilla de Control Center si es necesario, y este se propagará en todos los proyectos existentes”, agrega Chiocco. “Solo toma unos minutos, y ya no tengo que modificar los cuarenta proyectos para hacer una actualización de estado”.

Auditorías realizadas en la mitad del tiempo 

El equipo de Administración de Seguridad de Aplicaciones de Securitas puede finalizar auditorías semestrales mucho más rápido con Smartsheet. 

“Ahora, realizamos por completo una auditoría en aproximadamente un mes y medio; antes, nos llevaba tres meses”, señala Liley. “Una vez finalizada, podemos empezar a generar informes sobre las métricas de inmediato gracias a la automatización y los paneles de Smartsheet”.

Además de aumentar la eficiencia del proceso de auditorías, la herramienta también ayuda a Liley y su equipo a ahorrar dinero que antes gastaban en software de auditoría externo. “No vimos otra herramienta en el mercado con las capacidades que ofrece esta”, agrega.

Mayor visibilidad que favorece el progreso de los proyectos 

La PMO de Securitas cuenta con una visibilidad mucho mayor de los detalles de proyectos con Smartsheet. De esta forma, los gerentes de proyectos pueden asegurarse de que estos se mantengan en curso. 

“Cada vez que un gerente de proyectos actualiza el estado de un proyecto en Smartsheet, esa información se capta automáticamente como flujo de trabajo y se plasma en una hoja separada, donde puedo ver los datos más recientes y el historial completo en un panel”, explica Chiocco. “Esa visibilidad significa que puedo ver si un proyecto pasa de verde a rojo, hablar con el propietario para averiguar por qué el proceso se atrasó y tomar medidas para agilizarlo”.

Securitas está explorando la ampliación de Smartsheet a otras áreas de la organización que podrían necesitar una mayor gestión y visibilidad de los procesos. “En la actualidad, estamos pensando en proyectos que no encajan en el ámbito tradicional de la PMO y en cómo Smartsheet podría ayudar”, manifiesta Chiocco. “Esta solución promueve la flexibilidad y productividad, y puede ajustarse a escala fácilmente para alojar muchos más casos de uso a medida que crece la empresa”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.