Caravel mejora la dotación de personal y la gestión de proyectos, dado que optimiza la asignación de recursos en Smartsheet

Caravel, BPM Technology Solutions, que es parte del grupo de servicios tecnológicos de la firma contable BPM LLP, ayuda a las empresas a implementar soluciones de software contable y, a la vez, proporciona servicios integrales de asesoramiento y soporte. Los más de 1300 empleados de la empresa trabajan en cuatro centros de entrega globales y ayudan a los clientes a implementar NetSuite, Salesforce y otras tecnologías.

Caravel, que se centra en acelerar el crecimiento del negocio, necesitaba encontrar mejores herramientas de gestión de proyectos para respaldar esa meta. “Queremos seguir creciendo y escalando a todos los niveles, ya sea a través de nuestras ofertas de servicios, de nuevos productos, del desarrollo de TI o de la innovación”, dice Tai Valenzuela, directora general sénior de Entrega y Operaciones de Caravel. Sin embargo, cumplir con las metas de crecimiento y escalabilidad resultó ser un desafío, porque la empresa utilizaba una combinación de software de productividad y gestión de proyectos que dificultaba la gestión de recursos. “Determinar la asignación de recursos en relación con los proyectos no era fácil porque no teníamos las herramientas correctas para garantizar la entrega constante a nuestros clientes”, afirma Evan Jackson, director sénior de PMO de Caravel. “Asegurarnos de contar con las personas adecuadas para el trabajo representaba un desafío”.

La empresa también quería que los líderes sénior accedieran una mejor visibilidad con respecto a los proyectos de implementación. “Nuestras capacidades de elaboración de informes eran muy limitadas, por lo que no era fácil mostrar el avance de los proyectos”, afirma Valenzuela. “Usábamos hojas de cálculo básicas para informar sobre los proyectos. En general, nuestra capacidad de escalar y crecer era limitada”.

Seguimiento de implementaciones y gestión de recursos con Smartsheet 

A fin de optimizar la gestión de los proyectos de implementación, Caravel adoptó Smartsheet para uso interno y externo. La empresa utiliza los paneles de proyectos de Smartsheet para gestionar la implementación de cada cliente, lo que ofrece a los asesores y clientes de Caravel un lugar central desde el cual ver el estado y los informes del proyecto.

Cuando se inicia la implementación de un nuevo cliente, los gerentes de proyectos de Caravel hacen clic en un botón y acceden a un plan de acción en el cual se incluyen hojas con información sobre el proyecto, el plan, los elementos de acción, los riesgos, los cambios, las listas de verificación y la fecha de lanzamiento. “Usamos el plan de acción y los paneles a nivel interno y externo todos los días”, afirma Valenzuela. “Siempre que completamos una tarea de implementación, actualizamos las hojas correspondientes para mostrar el progreso hacia el lanzamiento y mantener todo encaminado”.  

Caravel también utiliza Resource Management de Smartsheet, una solución de planificación de recursos y carteras de proyectos, a fin de identificar los recursos que son necesarios para cada proyecto y gestionar la capacidad en pos de garantizar la mejor asignación. “Para cada proyecto, hay un proyecto correspondiente en Resource Management, que desglosamos por tarea”, dice Jackson. “Nuestros consultores y gerentes de proyectos lo utilizan para ingresar las horas del proyecto y ver, además, los cronogramas a fin de evitar conflictos y ajustar los recursos, las líneas de tiempo o las horas si es necesario”.

Gracias a los flujos de trabajo automatizados en Smartsheet, Caravel puede gestionar los elementos de acción y enviar recordatorios sobre las fechas de vencimiento a las partes interesadas del proyecto. Además, la empresa confía en Smartsheet al momento de gestionar hasta 175 proyectos de implementación en un momento dado. “También realizamos el seguimiento de los constantes servicios de soporte en Smartsheet, por lo que la cantidad de proyectos puede ser aún mayor”, dice Jackson.

Dotación de personal más rápido para proyectos mediante la optimización de la asignación de recursos 

Con Resource Management, Caravel puede garantizar que sus proyectos de implementación siempre cuenten con los recursos adecuados. “Con Resource Management de Smartsheet, accedemos a una herramienta con la cual podemos revisar la asignación de recursos de nuestro equipo y comprender en dónde sobra o falta personal para detectar si es necesario llevar a cabo capacitaciones cruzadas o realizar otros ajustes”, dice Jackson. “A partir de eso, pudimos reducir nuestra línea de tiempo a unas cuatro semanas al momento de dotar de personal los nuevos proyectos, lo que, en última instancia, genera más trabajo e ingresos y clientes más felices”. Con Resource Management, Caravel aumentó la utilización de proyectos en un 25%, ya que es posible comprender mejor la disponibilidad de personal. 

La empresa también puede anticipar de manera más efectiva los posibles obstáculos que presentará el proyecto mediante el uso de Resource Management. “A veces, durante un proyecto, se hace evidente que vamos a enfrentar un problema si se modifica una fecha y sabemos que está en riesgo la puesta en marcha”, dice Jackson. 

“Con Resource Management, podemos planificar en función de esos desafíos porque los datos de asignación de recursos son muy claros y visibles para todos los que participan en el proyecto”. 

Además, Caravel mejoró las capacidades de contratación con Resource Management. “Al analizar nuestras proyecciones y las horas estimadas del proyecto, podemos entender en qué puestos podríamos tener escasez o si se requieren roles específicos, como un consultor junior en lugar de uno senior, o un gerente de proyecto en lugar de un desarrollador”, dice Jackson.

Más tiempo para personalizar el proyecto y ofrecer servicio al cliente  

Caravel aumentó su eficiencia general a partir del uso de Smartsheet, lo que permite que los gerentes de proyectos dediquen menos tiempo al trabajo manual y más a mejorar los proyectos. 

"Smartsheet les permite a los gerentes de proyectos ahorrar bastante tiempo en el front-end para que puedan centrarse en personalizar proyectos en lugar de empezar desde cero", dice Valenzuela. "Con Smartsheet, ahorramos hasta 1.400 horas a la semana en total, y es tiempo que podemos dedicar a trabajar con los clientes y a incorporar más personas a los proyectos".

La empresa también puede seguir brindando un servicio al cliente de alta gama y, a la vez, asumir más trabajo porque sus gerentes de proyectos son más productivos con Smartsheet. “A medida que crecemos con Smartsheet, podemos asumir cada vez más proyectos a nivel de recursos sin perder la capacidad de ofrecer un servicio excepcional debido a la automatización y a la mayor eficiencia con las que contamos”, afirma Jackson. “Smartsheet nos permite hacer más con menos y aprovechar al máximo nuestros recursos”.

Aceleración del crecimiento de los ingresos y el número de empleados

Caravel ha escalado rápidamente su negocio desde que adoptó Smartsheet. La empresa ha visto un crecimiento del 500 % en la cantidad de empleados en cinco años desde la implementación de Smartsheet, junto con un aumento del 20 % en los márgenes brutos. “Smartsheet definitivamente nos permitió escalar y crecer, tanto en ingresos como en tamaño general del equipo”, afirma Valenzuela.

 “Con Smartsheet, podemos crear paquetes basados en plantillas a fin de optimizar las implementaciones de nuestros clientes, lo que también nos ayudó a cerrar acuerdos con mayor facilidad porque los vendedores pueden usar las demostraciones de los paneles, por ejemplo, como parte del plan del proyecto que comparten con los nuevos clientes”.

La organización puso su mirada en crecer junto con Smartsheet. "Formamos parte del Programa de acceso anticipado de Smartsheet, por lo que tenemos visibilidad en nuevas funciones y mejoras en la tecnología", dice Jackson. “Estamos muy emocionados de ver lo que sigue”.

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