Johnson & Johnson acelera drásticamente la revisión de contenido con Smartsheet

Durante los últimos 130 años, Johnson & Johnson aportó ideas, productos y servicios innovadores para mejorar la salud y el bienestar de las personas. Como una empresa de atención médica diversificada, se especializa en todo, desde dispositivos médicos hasta productos farmacéuticos y medicamentos de venta libre. Con más de 134 000 empleados en 265 empresas de 60 países, la meta de Johnson & Johnson es generar un impacto positivo en la salud de los seres humanos a través de la innovación. 

Cada contenido educativo que Johnson & Johnson crea para consumidores o médicos debe pasar por un estricto proceso de revisión legal, reglamentaria y médica regido por la Administración de Alimentos y Medicamentos de los Estados Unidos de América. Colleen Hulshof, especialista en Cumplimiento Editorial para el Aprendizaje y Desarrollo Globales de Johnson & Johnson Surgical Vision, es la persona responsable de gestionar el proceso de revisión. 

Cuando Hulshof asumió el puesto, se le encargó identificar y gestionar los obstáculos en el proceso de revisión y cumplir con los plazos de la empresa.

“Necesitaba contar con un mecanismo de seguimiento de lo que hago”, dice Hulshof. “Quería poder analizar con facilidad el tiempo que llevaba cada etapa del proceso de revisión y conocer el motivo de cualquier demora”. 

Establecer un sitio único

Hace seis meses, Hulshof decidió recurrir a Smartsheet para realizar el seguimiento del proceso de revisión de contenido. “Me encontré con Smartsheet cuando otro colega estaba utilizando la solución para gestionar proyectos”, afirma. “Me pareció muy interesante, la llamé una 'hoja de cálculo con esteroides', ya que ofrece muchas más capacidades. Encontré todo allí: información, comentarios y archivos adjuntos. Pronto me inscribí en la conferencia de clientes ENGAGE 2022 en la que aprendí a utilizar Smartsheet para ser más eficiente”. 

Lo primero que hizo Hulshof fue recuperar información sobre el contenido educativo de los autores y cargar todos los detalles en Smartsheet, desde el público objetivo hasta los productos identificados y la historia detrás de ellos. A partir de allí, Hulshof pudo realizar fácilmente el seguimiento de las fechas de vencimiento de cada sección del proceso de revisión, y enviar notas a los correspondientes revisores médicos, legales y normativos si había algún retraso. A fin de garantizar que todos se mantuvieran informados, los expertos en la materia recibían notificaciones automatizadas con respecto a cada etapa del proceso de revisión. 

Visibilidad y control

De allí surgió una hoja holística con la que Hulshof pudo obtener claridad sobre cómo iba cada etapa del proceso de revisión y acelerar las cosas si era necesario.

“Una de las cosas fantásticas de Smartsheet es que realmente se puede obtener visibilidad sobre quién está haciendo qué cosa y trabajar para llegar a una solución”, dice. “Me gusta que sea un sitio único, una única fuente de información. Y la automatización es definitivamente mi parte favorita del proceso, ya que me permite ahorrar tiempo”.

Con más claridad y control sobre el proceso de revisión, Johnson & Johnson eliminó las demoras.

“Smartsheet me ayuda a evitar las crisis y a acelerar el proceso de revisión de contenidos”, dice Hulshof. “Solíamos tardar 72 días en completarlo todo, pero ahora tardamos solo 32 días en promedio”.

Por ejemplo, la revisión inicial ahora toma 4 días menos, y la revisión y el reenvío de materiales se completan 30 días más rápido. 

Dar el ejemplo

Con una mayor eficiencia, el equipo de Hulshof también se ganó la confianza y el respeto de otros departamentos. “Recibí muchos premios internos, cuatro o cinco en los últimos seis meses”, dice Hulshof. “Todos en nuestra organización están muy satisfechos de que el contenido se esté revisando de manera más eficiente”. 

En el futuro, Johnson & Johnson compartirá las perspectivas obtenidas a partir de la solución con la organización en general. “Smartsheet me permite hacer un seguimiento más detallado de los obstáculos y desafíos”, afirma Hulshof. “Queremos brindar nuestros hallazgos a otras partes interesadas, como los proveedores y coordinadores. Todos tienen interés en este complejo proceso de revisión y deben poder obtener claridad sobre lo que funciona y lo que no. Siempre elogio a Smartsheet y animo a todos a sumarse porque los llevará adonde necesiten ir”.