ADP se une a Smartsheet para impulsar la innovación

Automatic Data Processing, Inc. (ADP) es proveedor global de soluciones de gestión de capital humano basadas en la nube que integran la administración de recursos humanos, nómina, talento, tiempo, impuestos y beneficios. 

Para respaldar su meta estratégica de brindar a los clientes internos y externos la mejor experiencia posible, ADP aprovecha Smartsheet para administrar cientos de proyectos y brindar a los gerentes y líderes sénior una visibilidad detallada del estado de cada proyecto. “Orientamos nuestro enfoque hacia el cliente y queremos asegurarnos de que los miembros de nuestro equipo tengan las herramientas adecuadas para ofrecer las mejores soluciones a nuestros clientes”, explica Alex Berman, gerente sénior de Operaciones comerciales de ADP. 

“Buscamos continuamente brindarles un mejor servicio al agilizar los esfuerzos de nuestros asociados y empoderarlos para maximizar su tiempo y recursos. Smartsheet nos ayuda a lograr esa meta”. ADP también utiliza Smartsheet para impulsar la colaboración. “Somos una organización compleja con muchas funciones diferentes”, comenta Anabela Sarti, vicepresidenta de Operaciones comerciales globales de ADP.  “Ganamos como una organización, no como un equipo individual, por lo que la colaboración es parte fundamental de nuestro éxito”.

Antes de adoptar Smartsheet en todos sus grupos, los Servicios de Cuentas Nacionales y los equipos de ventas y mercadotecnia de ADP utilizaban una combinación de correo electrónico, software de hoja de cálculo y varias herramientas de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de los proyectos. “Esto creó un entorno dividido cuando se buscaba la colaboración en toda la organización”, indica Berman. Del mismo modo, el equipo de Operaciones comerciales de ADP utilizó diferentes herramientas de gestión de proyectos y mensajería para comunicar sobre proyectos e hitos clave. “Podríamos gestionar eventos de clientes, implementar nuevas herramientas o llevar nuevos productos al mercado. Todas estas cosas son diferentes y el apoyo detrás de cada una es distinto. Esto genera complejidad a nuestro equipo”, afirma Sarti. “Se volvió cada vez más importante tener una solución que fuera flexible, nuestra única fuente de verdad y personalizable para satisfacer las necesidades de cada proyecto”. 

Seguimiento de cientos de proyectos con Smartsheet

Después de evaluar diferentes plataformas de gestión de proyectos, el equipo de gestión de proyectos de ADP decidió aprovechar Smartsheet. “Smartsheet nos permitió hacer todo lo que queríamos con la velocidad y la personalización necesarias”, cuenta Sarti. “No es una solución única para todos. Se puede adaptar para satisfacer cualquier necesidad”.

Todos los días, los gerentes de proyectos de los equipos de Cuentas nacionales y Operaciones comerciales globales de ADP realizan un seguimiento de cientos de proyectos a través de plantillas integradas en Smartsheet Control Center. Cada proyecto tiene cronogramas de información en tiempo real, fechas límite y propietarios de proyectos. “Cada vez que se inicia un proyecto, un gerente de proyecto tiene acceso a un conjunto de herramientas con una serie de hojas, informes y paneles que nos permiten personalizar esa experiencia para el proyecto”, dice Sarti. El equipo de Cuentas nacionales de la empresa utiliza Control Center y Microsoft Power Automate para Smartsheet, que permite crear flujos de trabajo automatizados entre Smartsheet y otras aplicaciones. “Usamos Control Center para cada proyecto”, cuenta Berman. “Tenemos más de 200 proyectos activos, y cada uno tiene un conjunto de herramientas. Power Automate nos ayuda a personalizar la experiencia dentro de Smartsheet de manera automática, en función del equipo en el que se encuentre”. ADP utiliza la automatización del flujo de trabajo en Smartsheet para activar alertas automáticamente y recordar a los gerentes de proyecto sobre los hitos y presentar el estado actualizado de cada proyecto.

Además, ADP utiliza Smartsheet para entregar paneles e informes de proyectos a clientes y ejecutivos internos. El equipo de Cuentas nacionales, por ejemplo, crea paneles a los que se puede acceder a través de un enlace rápido que se envía automáticamente a los gerentes de proyectos y los líderes. “Ahora, en lugar de revisar múltiples hojas de cálculo y correos electrónicos para buscar información, los empleados tienen todo lo que necesitan para un proyecto en tiempo real, incluidos los recursos, los presupuestos y los posibles obstáculos y escaladas de proyectos”, comparte Berman.

Sarti y su equipo también emplean Smartsheet Control Center para crear y entregar diferentes paneles que extraen datos de proyectos en tiempo real de cada conjunto de herramientas. Sarti proporciona paneles actualizados para ejecutivos y equipos de proyectos. “Los paneles ayudan a las personas a visualizar los datos que son importantes sin necesidad de acceder a todos los datos subyacentes y detalles del proyecto que quizás no son importantes”, señala Sarti. “Debido a que la información se actualiza automáticamente en Smartsheet, ya no se realiza el trabajo manual de recopilar información de varias fuentes de datos y de crear presentaciones para actualizaciones de proyectos y ejecutivos”.

Cómo ayudar a la colaboración de los empleados

Con Smartsheet, ADP estandarizó y centralizó los datos de gestión de proyectos en los equipos de Cuentas nacionales y Operaciones comerciales globales. Al consolidar la información, ADP puede respaldar mejor la colaboración en toda la organización. “Smartsheet ayuda a que nuestro grupo innove porque nos da una plataforma en lugar de muchas”, dice Berman. “Necesitábamos una manera de ponernos de acuerdo con nuestros empleados y avanzar en la misma dirección y, al mismo tiempo, preservamos el carácter único de cada compromiso con el cliente. Smartsheet ofrece esa capacidad”.

Smartsheet también permite una mayor flexibilidad, lo que ayuda a cada equipo a respaldar mejor a los clientes. 

“Me encanta todo lo que podemos lograr a través de Smartsheet”, dice Sarti. “Nos ha permitido ser creativos y personalizar la experiencia de acuerdo con un proyecto específico a través de paneles, informes y hojas. Podemos ofrecer con facilidad exactamente lo que el cliente necesita en tiempo real”.

Mejor visibilidad del proyecto y acceso a datos en tiempo real

ADP tiene una visibilidad más detallada del estado de cientos de proyectos debido a los paneles e informes disponibles para los gerentes y ejecutivos de proyectos. “Con Smartsheet, podemos consolidar todas nuestras iniciativas y proyectos y mejorar el alcance, para que no falte nada”, indica Sarti. “Por ejemplo, podemos ver si un proyecto está atrasado y podemos hablar sobre los riesgos y cómo mitigarlos en función de datos objetivos. Esto hace que sea mucho más fácil para nosotros enfocarnos en las cosas correctas”. Con informes en tiempo real, los líderes ahora pueden ver los detalles actuales de cada proyecto. “Anteriormente, extraíamos datos de diferentes herramientas y la información podía quedar obsoleta rápidamente una vez publicada”, comparte Sarti. “Ahora, cuando nuestros líderes empresariales hacen clic en un informe o un panel, tienen la seguridad de que obtienen los datos más recientes”.

Más tiempo para emprender proyectos adicionales

Debido a que Smartsheet ayudó a reducir la cantidad de esfuerzo manual necesario para obtener detalles e informes del proyecto, los equipos de ADP dedican menos tiempo a proporcionar actualizaciones del proyecto a los líderes. 

“Todos nuestros gerentes de proyecto están informando menos trabajo manual y una mejor experiencia general gracias a los paneles e informes de Smartsheet”, asegura Berman. “Además, los gerentes de proyecto ya no tienen que pasar de 2 a 3 horas a la semana creando presentaciones. Esas horas ahorradas se pueden dedicar a esfuerzos más estratégicos”.

Al dedicar menos tiempo a la creación de informes y a la gestión de proyectos, los gerentes de proyectos de ADP mejoran su productividad y pueden enfocarse en trabajos de alto valor. “Como no tenemos que depender de tareas manuales, nuestros gerentes de proyecto asumieron un proyecto adicional”, cuenta Sarti.  De manera similar, Berman y su equipo pueden respaldar más iniciativas. “Podemos brindar apoyo a más usuarios en toda la organización gracias a Smartsheet”, dice. “Lo que hacemos afecta directamente la experiencia del cliente, por lo que es extremadamente beneficioso”.

Para obtener más información sobre este caso, consulte nuestro estudio de caso.