HP usa Smartsheet para automatizar el seguimiento y la planificación de proyectos, y para aumentar los eventos de venta y marketing de 6 a 26 por trimestre

HP es un proveedor líder de productos, tecnologías, software, soluciones y servicios para personas y empresas de todo el mundo. La empresa, fundada en 1939, se especializa en PC, impresoras y soluciones de impresión 3D.

El grupo de Marketing comercial de América del Norte de HP respalda a los equipos de venta y marketing de la organización de todo el mundo mediante la administración de reuniones, seminarios web, conferencias y docenas de otros eventos todos los años. El grupo de Marketing usa el software de Smartsheet para administrar la programación de proyectos y eventos y colaborar con proveedores y otras agencias. “Smartsheet es todo lo que quería en un sistema de administración de proyectos”, dice Roxie Palacios, gerenta directiva de eventos, Marketing comercial de América del Norte de HP. “Es algo que siempre quise pero que no sabía que existía”.

Antes de adoptar Smartsheet, el grupo de Marketing utilizaba diferentes herramientas de calendario y administración de proyectos para administrar eventos. Esto generaba procesos manuales y datos imprecisos y duplicados, lo que obligaba a Palacios a dedicar varias horas por semana a la actualización manual de aplicaciones de seguimiento de proyectos. Para administrar un evento típico, Palacios y su equipo intercambiaban varios correos electrónicos entre sí y con proveedores para asignar tareas y programar reuniones.

“Usaba muchas herramientas diferentes, y a veces tenía que usar cuatro o cinco aplicaciones para administrar un proyecto”, cuenta. “Mi mayor desafío era el de enviar correos electrónicos a alguien para poner en marcha un proyecto. Luego, esa persona me avisaba por correo electrónico cuando finalizaba una tarea y yo me ponía en contacto con otra persona para que retomara el proyecto desde allí. Enviábamos muchos correos electrónicos innecesarios y no teníamos una manera de asignar tareas a las personas y crear flujos de responsabilidad cuando se debían entregar las tareas”.

Estos procesos manuales solían generar demoras en el proyecto y correcciones de último minuto”. Por ejemplo, cuando aparecían datos incorrectos de un evento en un sitio web, 10 miembros del personal debían dejar de trabajar y unirse a una llamada telefónica para resolver el problema.

 “Los incidentes como estos generaban grandes alteraciones. Nadie tenía la información correcta porque no teníamos una única fuente de verdad para todos los datos de los eventos”, explica Palacios. “Teníamos tres calendarios de eventos independientes y nadie actualizaba todos al mismo tiempo. Necesitábamos mayor automatización y una forma más sencilla de realizar un seguimiento de los eventos y administrarlos”.

Un proceso de administración de eventos completamente automatizado 

Palacios estaba ansiosa por introducir la herramienta en el grupo de Marketing comercial de América del Norte. “Smartsheet contaba con la automatización e integración que estábamos buscando”, dice. Su grupo comenzó a usar Smartsheet para realizar un seguimiento de todos los eventos y administrarlos y luego comenzó a usar la aplicación Calendario de Smartsheet para ver información actualizada en tiempo real sobre todos los eventos de venta y marketing, desde conferencias hasta campañas de marketing y seminarios web. Palacios y su equipo también utilizan los paneles de Smartsheet para visualizar información actualizada sobre el registro y las fechas de los eventos.

“En lugar de usar varios formularios de calendario, ahora podemos ver todo en Smartsheet a la vez. Si logramos organizarnos, podremos ser eficientes e innovadores”, dice Palacios. “Es allí donde se manifiestan las verdaderas pasiones”.

Ahora, el equipo de Marketing tiene un proceso completamente automatizado para crear, actualizar y realizar un seguimiento de los eventos. Cuando Palacios colabora con una agencia para crear un nuevo evento de experiencia de venta en Smartsheet, se envía una notificación a la agencia para confirmar el proveedor y se notifica automáticamente al equipo de servicios de marketing para que desarrolle una página de aterrizaje con la información. Ya no se produce un intercambio de correos electrónicos, lo cual elimina los cuellos de botella relativos a la comunicación. “Ahora todo está automatizado en Smartsheet, desde el inicio hasta el final, de modo que nadie se comunica por correo electrónico. Solo se comunican en Smartsheet y trabajan en lugar de enviar correos electrónicos”, dice Palacios. 

Mayor eficiencia y menos correos electrónicos y reuniones 

Debido a que Smartsheet ha automatizado los procesos de seguimiento y planificación de la administración de eventos, el grupo de Marketing comercial de América del Norte de HP ha aumentado la eficiencia general. “Con Smartsheet, podemos trabajar con mucha más eficiencia ahora, y necesitamos enviar menos correos electrónicos para comunicar los eventos”, cuenta Palacios. Calcula que las comunicaciones por correo electrónico han disminuido un 90 por ciento para los eventos de ventas dirigidas debido a que el panel de Smartsheet contiene información actualizada sobre fechas, activos de contenido y registros. “Antes, no sabíamos quién actualizaba un evento y no recibíamos notificaciones automáticas cuando alguien solicitaba un nuevo evento o cambiaba uno existente”, dice Palacios. “Una vez que pusimos en marcha el nuevo proceso, tenía plena confianza en que todos los procesos se estaban completando. Ya no tenía que hablar con nadie, podía ver todo en Smartsheet. Nuestro equipo de servicios de marketing incluso nos dijo que extrañaba hablar con nosotros periódicamente, ya que ahora no necesita hacerlo con tanta frecuencia gracias a toda la información disponible en Smartsheet”.

Con las eficiencias obtenidas a través de Smartsheet, Palacios ha asumido nuevas responsabilidades y ahora respalda diferentes áreas de Marketing por su cuenta. “Si asumo más roles, significa que son puestos para los que no debemos contratar y pagarle a alguien”, explica. “Todo esto es posible gracias a lo productiva y eficiente que soy ahora”.

Como resultado de la eficiencia y el seguimiento de eventos y proyectos en tiempo real, el grupo de Marketing necesita llevar a cabo menos reuniones de planificación y estado. “Solíamos tener entre 6 y 8 reuniones por cada evento, y ahora esa cifra se redujo a dos”, cuenta Palacios. “Con una agencia en especial, ya no nos reunimos por las cuestiones que solíamos hacerlo, lo que ahora nos brinda la capacidad de descubrir cómo podemos seguir mejorando la experiencia del cliente”.

Aumento de eventos liderados por HP de 6 a 26 por trimestre

Con los procesos automatizados y el aumento de eficiencia, Palacios y su equipo son más productivos. Como resultado, el equipo ha aumentado la cantidad de eventos nuevos por trimestre de 6 a 26.

“Desde que adoptamos Smartsheet, hemos más que duplicado nuestros eventos y llevamos a cabo el equivalente de un año de eventos en dos trimestres”. Además, el equipo de Marketing redujo el plazo para producir un evento de un promedio de 84 días a 54 días. “Básicamente eliminamos un mes completo del proceso de planificación de eventos gracias a Smartsheet”, dice Palacios.  Esto también tiene un impacto en nuestros ingresos”. Por ejemplo, el grupo de Marketing por lo general invierte USD 15 000 en la creación de eventos y la asistencia en ventas, con un ROI promedio de USD 300 000 por evento, con algunas ganancias influenciadas por Marketing de hasta USD 2 millones. “Hasta el momento este año, hemos ganado la misma cantidad de dinero en la primera mitad del año en comparación con el último año fiscal entero”, cuenta Palacios.

El grupo de Marketing comercial de América del Norte de HP sigue implementando Smartsheet en equipos adicionales, como los equipos de evento y marketing global de Europa y Australia, para automatizar procesos adicionales. “Smartsheet nos ayuda a ser más organizados y comunicarnos mejor, y también nos ayuda a colaborar de una forma nunca antes vista”, dice Palacios. “Nos entusiasma extender esta herramienta a más personas dentro de HP”.

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