Operation Smile moviliza a más de 6000 voluntarios en todo el mundo para llevar adelante operaciones quirúrgicas seguras y ofrecer capacitación con Smartsheet

Desde 1982, Operation Smile brinda atención a cientos de miles de pacientes en todo el mundo mediante la realización de cirugías de labio leporino y la prestación de atención médica integral.  Operation Smile, una de las organizaciones quirúrgicas sin fines de lucro impulsadas por voluntarios más grande del mundo, cuenta con más de 6000 voluntarios médicos ubicados en 67 países para ofrecer programas de cirugía seguros y capacitación a nivel global y defiende la importancia de llevar adelante cirugías seguras en entornos con pocos recursos. “Queremos ayudar a tantas personas como sea posible, y nuestra meta es mejorar la calidad de la atención médica por medio de nuestros programas quirúrgicos, a partir de los cuales ofrecemos a los profesionales médicos capacitación, educación, suministros y equipos”, dice Sean Riordan, vicepresidente asociado de TI de Operation Smile.

Cuando Riordan comenzó a desempeñar su función hace varios años, se le encargó llevar a la organización a una nueva era de transformación digital. Esta meta era un desafío porque Operation Smile dependía en gran medida del papel, las hojas de cálculo y el correo electrónico para realizar el seguimiento de los cronogramas y presupuestos del personal de campo. Además, la organización utilizaba la plataforma en la nube Monday.com para la gestión de proyectos, lo que impedía que los empleados profundizaran en los proyectos. “Teníamos varias plantillas, pero no contábamos con los datos más actualizados”, afirma. “También estábamos limitados por el gran volumen de datos relacionados con la planificación y los presupuestos globales. Se necesitó mucho esfuerzo manual para analizar 40 000 filas de datos y desglosarlos en categorías más pequeñas durante un proyecto”.

Debido a los procesos manuales y a la diversidad de herramientas, Operation Smile carecía de visibilidad de sus programas en el campo. “Nuestros programas y la cantidad de voluntarios se actualizan con frecuencia, y no teníamos una buena manera de ver qué podría ocurrir con un programa en caso de que fuera necesario cambiar un dato”, dice Riordan. “Tratábamos de tomar capturas de pantalla al momento de armar informes para nuestro equipo directivo, pero eso no era eficiente en absoluto”.

La organización intentó resolver sus problemas implementando un software que ayudara a recopilar los datos en un solo lugar para lograr alcanzar una mejor coherencia y visibilidad. Sin embargo, el software nuevo tenía que implementarse de manera rápida y sencilla. “En TI, brindamos soporte al personal y a los voluntarios de diferentes países a diario, y no podemos dejar de hacer eso para implementar una nueva pila tecnológica”, dice Riordan. “Tuvimos que hacerlo de la manera más simple, lo que también era importante porque los miembros de nuestro personal en las diferentes regiones no siempre tienen la misma capacidad técnica cuando se trata de aprender algo nuevo”.

Con los servicios profesionales de Smartsheet es posible crear rápidamente una herramienta de gestión de proyectos y programas 

Operation Smile adoptó inicialmente Smartsheet para ayudar a su equipo de Marketing a gestionar la marca interna y los proyectos de Marketing. Más recientemente, la organización decidió usar Smartsheet como su principal herramienta de gestión de proyectos a fin de reemplazar a Monday.com. Para ayudar a diseñar y crear la nueva herramienta, Operation Smile trabajó con los equipos de servicios profesionales de Smartsheet. 

“Smartsheet es muy fácil de usar, pero necesitábamos entender cómo utilizar algunas de las funciones más complejas”, dice Riordan. “Los servicios profesionales de Smartsheet resultaron invaluables al momento de ayudarnos a crear una solución y ponerla en marcha rápidamente. Resolvieron la ejecución de un proyecto que pensamos que nos llevaría un mes en solo unos días. Entendieron claramente nuestro caso de negocios y tuvieron una actitud accesible y flexible, además de estar disponibles durante todo el proceso”.

Operation Smile también recibió un amplio apoyo en lo que se refiere a capacitación de parte de los servicios profesionales de Smartsheet durante la implementación de la solución. “Los servicios profesionales crearon la solución y, además, incorporaron a nuestros usuarios finales y capacitaron a nuestros equipos”, afirma Riordan. “Nuestros usuarios se sintieron capacitados para usar esa solución de inmediato”.

Los servicios profesionales de Smartsheet ayudaron a crear una lista programática para la planificación y la revisión. Los empleados y voluntarios de diferentes países pueden acceder a una hoja maestra de Smartsheet e ingresar datos actualizados sobre los programas quirúrgicos y no quirúrgicos, como los de nutrición y patología del habla. “Contamos con fechas actualizadas en relación con la cantidad de voluntarios que se necesitan para un programa y cuántas personas se proyecta que se necesitarán a fin de ayudar”, dice Riordan. “Estos datos se actualizan todos los días, de manera automática”.

Operation Smile utiliza las funciones de Smartsheet, entre ellas Dynamic View y Formato condicional, para realizar el seguimiento del estado de los proyectos dentro de programas específicos. La organización utiliza flujos de trabajo automatizados en Smartsheet para supervisar los problemas de cada proyecto. “Si ocurre algo que retrasará las operaciones programáticas y posiblemente afectará la calidad médica de nuestros voluntarios, se envían notificaciones automáticamente a la persona adecuada para que actúe”, dice Riordan.

Gracias a los semáforos (rojo, amarillo y verde) con los que se realiza el seguimiento del estado de los proyectos en Smartsheet, Operation Smile puede detectar rápidamente cualquier cambio en el cronograma de un proyecto, como fechas o voluntarios necesarios. Además, la organización utiliza los paneles de Smartsheet para resumir el estado del programa y las actividades planificadas frente a los equipos directivos. “Ahora podemos ayudar a nuestros líderes a ver si vamos por buen camino para alcanzar los hitos y a evaluar los planes que tenemos en caso de que no estemos en la dirección correcta”, dice Riordan. “Antes no podíamos hacer eso en realidad”.

Movilización eficiente de voluntarios a nivel global a partir de datos coherentes y actualizados 

Operation Smile utiliza Smartsheet para obtener datos consolidados y casi en tiempo real que presenta a los empleados y equipos directivos a diario. 

“Los datos de nuestros programas y proyectos se actualizan cada pocos minutos, casi en tiempo real. Esto nos permite contar con la información más actualizada sobre lo que nuestros empleados y voluntarios están haciendo en el campo en un momento dado”, dice Riordan.

A partir de datos precisos, Operation Smile puede planificar mejor la manera de utilizar al personal y a los voluntarios para sus programas de cirugía y capacitación. “Trabajamos en muchos países, y existen impactos potenciales en la salud, en el medio ambiente e incluso en el ámbito político”, dice Riordan. “Estos problemas pueden hacer que nuestros programas no se lleven adelante o se retrasen. Smartsheet nos permite realizar el seguimiento detallado de estos problemas, para que podamos planificar con mayor efectividad la mejor manera de movilizar a nuestros voluntarios en los diferentes países”.

Más tiempo para enfocarse en los programas quirúrgicos 

Gracias a Smartsheet, Operation Smile dedica menos tiempo a realizar el seguimiento de las métricas de estado del proyecto, ya que los datos se presentan en paneles a los que cualquier persona puede acceder en cualquier momento. “Contar con un mejor acceso a los datos del programa redujo el tiempo de reunión de nuestros equipos de actividad del programa”, afirma Riordan. 

“Cada semana, se reúnen para revisar los programas a fin de asegurarse de que estén encaminados o de determinar qué hacer si las cosas se retrasan. Las reuniones duraban al menos una hora y, ahora, solo toman 30 minutos, porque los informes están disponibles en el panel. Una vez que implementemos los paneles en más equipos, diría que el proceso de planificación será un 30% más rápido”. 

Dado que cuentan con más tiempo disponible, los equipos de Operation Smile pueden enfocarse más en ofrecer programas médicos en diferentes países.

Respaldo para un enfoque de DevOps en TI

El equipo de TI de la organización aprovechó el hecho de que Smartsheet es una solución de código bajo que lo ayuda a iterar y a resolver los problemas rápidamente. Esto generó un nuevo modelo de DevOps en TI, en el que TI integra el desarrollo y las operaciones para ser más ágil. “Antes, hacíamos muchas cosas de TI estándar, como correcciones de computadoras de mesa de ayuda”, dice Riordan. “Ahora, tenemos la capacidad de ofrecer respaldo a un enfoque de DevOps, que nos ayuda a responder a las solicitudes internas más rápido. Como equipo de TI, tenemos más visibilidad que antes, y las personas de toda la organización piden más proyectos. En última instancia, esto nos ayuda a respaldar mejor nuestra transformación digital”.

Operation Smile planea implementar funciones adicionales de Smartsheet, como Control Center, para optimizar aún más la gestión de proyectos y programas. “Uno de nuestros próximos proyectos es desarrollar el seguimiento de salud y seguridad, lo que nos ayudará a tomar mejores decisiones sobre lo que estamos haciendo en las regiones que enfrentan desafíos relacionados con la salud”, dice Riordan. “Estamos seguros de que Smartsheet es la herramienta que nos llevará al futuro”.

Para obtener más información sobre esta historia, consulte nuestro estudio de caso.