Los juegos de Special Olympics USA 2022 usan Smartsheet para administrar fácilmente cientos de eventos para miles de atletas y entrenadores

Cada cuatro años, miles de atletas se reúnen para competir en natación, carreras, golf y otros deportes durante los juegos de Special Olympics USA. Special Olympics, la organización deportiva más grande del mundo para niños y adultos con discapacidades intelectuales, ofrece capacitación durante todo el año y actividades para 5 millones de participantes en 172 países. Los juegos de EE. UU. de este año, con sede en Orlando, Florida, presentarán a más de 5500 atletas y entrenadores de los 50 estados y el Caribe que competirán en cientos de eventos en once sedes.

La tecnología cumple una función fundamental en los juegos de EE. UU., liderada por Smartsheet . La organización usa Smartsheet para administrar los programas de participantes y voluntarios y ofrecer a los atletas, entrenadores y espectadores una mejor visibilidad de todos los eventos. “Vamos a ser los juegos de EE. UU. con mayor avance tecnológico y el trabajo que hacemos en Smartsheet es ayudarnos a abordar cada grupo para facilitar el negocio”, afirmó Lonnie Snyder, director ejecutivo de información de los juegos de Special Olympics USA 2022.

Los juegos de Special Olympics USA 2022 no siempre tuvieron una forma eficiente de administrar programas y eventos. “Nunca tuvimos un cuaderno de estrategias o una guía de planificación. Los contratistas y asesores tenían sus propias herramientas, como correo electrónico y hojas de cálculo, sin una forma uniforme de hacer un seguimiento de todo”, afirmó Snyder. “Para administrar un evento tan masivo, era fundamental que comenzáramos a organizar nuestro trabajo para que todos estuvieran en sintonía y se movieran en la misma dirección”.

Aumentar la visibilidad del evento con portales y paneles en Smartsheet

Snyder alentó a la organización a que adoptara Smartsheet como una forma de aumentar la eficiencia y la visibilidad. “Había usado Smartsheet antes y sabía que era una herramienta innovadora fácil de adoptar”, dijo. “Vi como Smartsheet podía simplificar la administración de proyectos y replantear la forma en la que colaboramos y buscamos información en un lugar central”.

Los juegos de Special Olympics USA 2022 comenzaron su recorrido hacia Smartsheet al crear planes de proyectos para más de 70 proyectos internos. “La lista de proyectos se convirtió en un mapa donde las personas simplemente podían hacer clic en un proyecto y encontrar enlaces a sus lugares de trabajo individuales con información más detallada de cada líder de equipo”, afirmó Snyder. “Pronto se convirtió en un centro para todo”. La organización luego creó un portal público para jefes de delegaciones (HOD), responsables de cada una de las 64 delegaciones que asistían a los juegos. “Cada jefe de delegación debe ver los próximos hitos y fechas límite, y cosas como seminarios web e información de contacto”, indicó Snyder. “Ahora esta información está toda en un solo lugar, en Smartsheet”.

Los juegos de Special Olympics USA 2022 también crearon paneles de operaciones en Smartsheet para ofrecer a los líderes organizativos instantáneas detalladas de programas, entregas de equipos, alojamiento, tecnología, transporte y coordinación de voluntarios. El líder de cada deporte usa la aplicación móvil de Smartsheet para ver rápidamente la información que necesitan. “Ya sea el panel operativo de un deporte particular o un panel de director de operaciones de una sede, todos nuestros líderes pueden acceder a datos en tiempo real en Smartsheet para realizar su trabajo con mayor eficiencia y optimizar la planificación de los juegos”, afirmó Snyder. La organización depende de los flujos de trabajo automatizados de Smartsheet para recibir alertas y notificaciones cuando se envía información de un proyecto o calendario mediante cada portal o panel.

Además, los juegos de Special Olympics USA 2022 usan DataMesh, una herramienta de Smartsheet que asigna datos entre grandes hojas e informes para ofrecer a los proveedores internos del equipo y externos una forma sencilla de realizar un seguimiento de los detalles específicos del evento. “Tenemos una lista compleja de equipos maestros y procesos de recopilación de requisitos y DataMesh lo optimiza para que podamos visualizar fácilmente todo lo necesario para una sede o evento particular”, indicó Snyder. “Ahora contamos con una lista desplegable de las cosas que podemos elegir, incluidos los muebles y tipos de equipos, suministros médicos u otras categorías. Cuando es el momento del abastecimiento, un proveedor solo ve los equipos o suministros de los que es responsable sin preocuparse por tocar la información de origen”.

Una forma más sencilla de administrar un evento complejo de 7 días

Durante los juegos de Special Olympics USA 2022, Smartsheet permite ofrecer a las personas información actualizada sobre el evento en sus dispositivos móviles y ayuda a simplificar la administración de una competencia tan compleja de una semana. “Smartsheet nos ofrece un lugar central para que todos puedan consultar la información más reciente de un proyecto o evento; además, nos ayuda a resolver rápidamente los problemas que surgen”, dijo Snyder. “Cuando surge algo, ya no se requiere una gran cantidad de llamadas o correos electrónicos para encontrar a la persona adecuada. Encontrar a esa persona tan solo requiere echar un vistazo a un panel en Smartsheet”.  Ahora, en vez de examinar decenas de correos electrónicos, los jefes de la delegación pueden confiar en los flujos de trabajo de Smartsheet para que les avisen de los cambios o actualizaciones de programación.

Smartsheet también permite que la organización responda rápidamente a solicitudes de líderes. “Con Smartsheet, cuando el director ejecutivo le realiza una pregunta difícil, literalmente puede abrir la respuesta en segundos”, afirmó Snyder. Por ejemplo, la información sobre el presupuesto se actualiza constantemente y está disponible a través de paneles especiales de presupuesto. “Dado que la información se encuentra en un espacio de trabajo central, cualquiera puede ver qué presupuesto se aprueba en cualquier momento”, indicó Snyder. “Esto nos ayuda a evitar sorpresas durante las reuniones”.

Ahorros de costos proyectados de más de USD 200 000

En los juegos de Special Olympics USA 2022 se evitan costos gracias a la eficiencia que permite Smartsheet. “Sin el portal de jefes de delegaciones en Smartsheet, habríamos necesitado al menos tres empleados de tiempo completo más para administrar todos los datos y solicitudes que llegan todos los días”, dijo Snyder. “Evitar la necesidad de contratar más personas nos ahorra tranquilamente USD 200 000 por año”.

La organización también ahorra tiempo al ayudar a que las personas encuentren la información que necesitan con mayor facilidad. “Recibimos hasta 10 solicitudes por semana de equipos, proveedores o familias respecto de información actualizada de programas o eventos. En mi puesto anterior, encontrar las respuestas a dichas solicitudes a veces llevaba una semana. Ahora, podemos encontrar toda la información que las personas necesitan en pocas horas”, comentó Snyder.

Una herramienta simplificada para el seguimiento de eventos 

Debido a que Smartsheet es una solución de código bajo, los miembros del equipo de juegos de Special Olympics USA 2022 tardaron poco en adoptarla y aprovechar sus características. “Independientemente del tipo de computadora o sistema operativo que tengan, a las personas les resultó muy fácil de usar”, indicó Snyder. “Incluso algo como crear un formulario web y arrastrar campos es algo fácil de captar, minutos luego de aprender cómo hacerlo. Hay personas que se convirtieron en usuarios importantes en unas pocas semanas, usaban fórmulas avanzadas, campos de resumen y otras características luego de adoptar Smartsheet”.

Además, los juegos de Special Olympics USA 2022 integraron Smartsheet con su nueva aplicación móvil de participación de aficionados que ofrece a los atletas y aficionados una forma de crear y ver programas de juegos, encontrar ubicaciones y distancias de sedes, buscar otros atletas y entrenadores y enviar mensajes alentadores. “Queríamos otorgar a los aficionados y atletas una experiencia VIP y eso es lo que ofrecemos con la aplicación de participación de aficionados”, comentó Snyder. “Nos aseguramos de que Smartsheet fuera la única fuente de datos para nuestros programas de eventos y que también se actualizara automáticamente la aplicación”.

Una transición sin interrupciones para los juegos 2026

Los juegos de Special Olympics USA 2022 se basan en la adopción de Smartsheet para realizar una transición sin inconvenientes a los juegos de EE. UU. de 2026 en Minnesota. Snyder se desempeñará como director de tecnología e información en dichos juegos. “Tenemos pensado simplemente realizar la transición de la cuenta para que el próximo equipo directivo tenga todo lo que necesita en Smartsheet para lograr unos juegos 2026 exitosos”, indicó Snyder. “No tendrán que realizar programaciones complejas ni usar otro sistema de administración de contenido. Tan solo deberán actualizar las hojas en Smartsheet y llevar información en directo inmediatamente a la gente. Comprobamos que Smartsheet puede encargarse de todo lo que se le presente. Es como una navaja suiza muy sólida: no hay nada que no pueda hacerse con ella”.

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