El Urban Institute impulsa la eficiencia y fomenta la sinergia en el lugar de trabajo con Smartsheet

Fundado en 1968, con sede en Washington, D.C., el Urban Institute es una organización de investigación de políticas económicas y sociales sin fines de lucro y no partidista que proporciona datos y pruebas para ayudar a promover la movilidad ascendente y la equidad. Entre las áreas de investigación del Urban, una fuente confiable para quienes impulsan el cambio y buscan fortalecer la toma de decisiones, crear un crecimiento económico inclusivo y mejorar el bienestar de las familias y las comunidades, se incluyen temas como educación, salud y atención médica, raza y equidad, y vivienda.

Como organización que emplea a aproximadamente 600 empleados a tiempo completo en trabajos que van desde la investigación, el desarrollo y la tecnología hasta las políticas, los contratos y las comunicaciones, el Urban Institute se enfrentó a procesos internos y tareas de gestión de proyectos que consumían mucho tiempo. Joe Busch, director asociado de Lugar de Trabajo Digital, se encontró en la búsqueda de formas de optimizar los flujos de trabajo. “Ponerse al día implicaba mucho tiempo”, recuerda. 

“Asistí a un día de demostración de Smartsheet en Washington, D.C., y me sorprendió ver la variedad de personas que buscaban incorporar la solución a su negocio, desde restauradores hasta pequeños operadores de tiendas y gerentes de proyectos”, afirma Busch.

“Primero traté a Smartsheet como si fuera Excel, pero, a medida que exploraba sus posibilidades, comencé a ver cómo nuestros procesos podían transformarse con los efectivos flujos de trabajo y la intuitiva experiencia del usuario que ofrecía”.

Pronto, el Urban Institute puso a Smartsheet a disposición de todo el personal, que la usa para gestionar proyectos y encuestas, automatizar el cumplimiento y mucho más.

El personal ahorra 540 horas gracias a la incorporación centralizada  

Una de las mejoras más significativas del Urban Institute desde la incorporación de Smartsheet es que el proceso de incorporación se volvió más fluido. “Antes de Smartsheet, la incorporación era mi mayor dolor de cabeza”, dice Busch. “Después de tomarme vacaciones durante una semana, como miembro del Servicio de Asistencia, encontré que mi bandeja de entrada estaba llena de cientos de correos electrónicos y tuve que desplazarme por todos ellos, con la esperanza de poder capturar los correspondientes a nuevos empleados, un proceso que estaba destinado a fracasar y a generar la pérdida de información. Los correos electrónicos de los nuevos empleados pertenecían a diferentes personas que se encontraban en distintas etapas del proceso. No podíamos visualizar quién tenía acceso a diferentes canales o quién necesitaba equipos, y las cosas a menudo se perdían”. 

Con Smartsheet, Busch creó una plataforma para automatizar, centralizar y optimizar este proceso. Cada vez que hay un nuevo empleado, RR. HH. ingresa toda la información necesaria a través de un único formulario de Smartsheet. Esto le permite a Busch notificar a todos los involucrados a través de los flujos de trabajo automatizados. “Con solo un clic, se notifica al gerente de Contratación sobre una nueva contratación y se inicia el proceso para identificar las necesidades de equipos y softwares, lo que nos ayuda a tener todo listo con anticipación”, explica Busch. “Según el tipo de nuevo empleado, ya sea un empleado que regresa o un compañero, por ejemplo, tengo seis plantillas para elegir, puedo enviar a nuestro nuevo miembro del personal un correo electrónico de bienvenida, y presentárselo al agente y al supervisor de Tecnología”.

Esto también ocurre cuando los nuevos empleados reciben información de inicio de sesión y contraseñas. “Anteriormente, enviábamos la misma contraseña a cada usuario nuevo”, recuerda Busch. “Smartsheet nos permite insertar contraseñas únicas que generan los usuarios, lo que fortalece nuestra seguridad”. 

Mientras tanto, el agente de Tecnología que se asigna al nuevo empleado también recibe una notificación sobre cada nuevo ingreso que debe configurar. Y la persona a cargo de la orientación sabe a quién enviar invitaciones para la orientación tecnológica del primer día. Un flujo de trabajo envía un correo electrónico a los nuevos empleados después de la orientación, con enlaces a la intranet del Urban sobre los temas que se abordaron en la orientación para obtener contexto adicional.

El uso de Smartsheet para lo que respecta a la incorporación en el Urban Institute simplificó el papel de la tecnología en el proceso. “El ahorro de tiempo es sustancial”, destaca Busch. “Muchos de los pasos se inician solo con la información que se envía en el formulario de incorporación. Ahorramos entre dos y cuatro horas por cada persona que incorporamos. Para poner eso en perspectiva, con nuestras 180 nuevas contrataciones en los últimos 12 meses ahorramos aproximadamente 540 horas de personal, y ahora las nuevas contrataciones siempre están listas el primer día. Con toda la información al alcance de la mano, nuestros agentes de Tecnología pueden preparar mejor el equipo correcto y proporcionar el software requerido, lo que conduce a que se reduzcan los errores y a que las nuevas contrataciones se sientan más satisfechas”.

Mejora continua

Con un formulario de flujo de trabajo creado en Smartsheet, el Urban Institute también puede identificar áreas de mejora. “Smartsheet envía una breve encuesta a todos los empleados nuevos después de las primeras dos semanas de incorporación. En ella, se les pregunta sobre su experiencia durante el primer día y se solicitan comentarios en relación con ese tema”, agrega Busch. 

Con el tiempo, las respuestas a la encuesta generaron modificaciones en las sesiones de orientación. Anteriormente, las sesiones individuales entre el agente de Tecnología y el nuevo empleado se llevaban a cabo el primer día. Pero las encuestas indicaron que los nuevos empleados consideraban las encuestas largas y deficientes. “Creamos una sesión de grupo para todos los empleados nuevos. Esta fomenta una mayor interacción y es más productiva, ya que solo necesitamos un agente que dedique 30 minutos a todo un grupo en lugar de uno para cada nuevo empleado”, afirma Busch.  

Un equipo más productivo y satisfecho

Los nuevos flujos de trabajo que Busch creó con Smartsheet experimentaron una muy buena recepción. “Con las vistas de Dynamic View, cada equipo del Urban Institute puede centrarse en la información relevante para ellos, y los equipos de RR. HH., Instalaciones y Tecnología trabajan juntos sin problemas”, comenta Busch.

“¡Al equipo de RR. HH. le encanta! Sus miembros pueden ingresar información directamente en el formulario de Smartsheet con una simple selección desplegable en lugar de escribir todo de forma manual. Los técnicos y los ingenieros del Servicio de Asistencia también pueden encontrar información sobre los nuevos empleados con facilidad, comunicarse con ellos y ofrecerles soporte durante el proceso de autenticación y configuración”.

El equipo de Instalaciones, responsable de tareas clave como la creación de tarjetas de acceso de seguridad para nuevos empleados y la asignación de espacios de oficina, también considera que el proceso es efectivo y fácil de supervisar. Busch dice: “Pueden realizar el seguimiento de sus tareas en un solo sistema, Smartsheet”.

El equipo también utiliza un formulario de Smartsheet para gestionar el envío de equipos a los nuevos empleados. “En el formulario se incluye la información necesaria para confirmar lo que hay en cada envío y proporcionar información de seguimiento a los nuevos empleados”, explica Busch. Además, el sistema resultó útil para gestionar el envío de las devoluciones de los empleados que se marchan y optimizar aún más las operaciones del instituto. Este formulario tuvo tanto éxito que el equipo de Instalaciones ahora lo utiliza para todos los paquetes de UPS y FedEx en toda la empresa.

De cara al futuro, el Urban Institute planea extender el uso de Smartsheet a los procesos de desvinculación. Con más de 1300 personas ya incorporadas que utilizan Smartsheet, Busch también tiene como objetivo aprovechar los informes y paneles más en el futuro. “Nuestra relación con Smartsheet se volvió muy importante”, concluye Busch. “Nos encanta porque es simple y fácil”.