EAH Housing ayuda a más personas a encontrar viviendas asequibles ya que logra aumentar la escalabilidad y la colaboración con Smartsheet

Dado que los costos inmobiliarios son muy elevados hoy en día, comprar o alquilar una casa es casi impensable para muchas personas. EAH Housing está trabajando para cambiar eso. EAH Housing, una de las organizaciones de desarrollo y gestión de viviendas sin fines de lucro más grandes del oeste de Estados Unidos, ayuda a las personas a encontrar viviendas asequibles en algunas de las regiones más costosas del país. La organización administra más de 230 propiedades para familias de bajos ingresos, adultos mayores y personas con discapacidades y necesidades especiales en California y Hawái. EAH Housing también cuenta con liderazgo local, regional y nacional en defensa de la vivienda.

A medida que la demanda de viviendas asequibles aumentaba en los últimos años, EAH Housing experimentó un crecimiento significativo. “Planeamos desarrollar más unidades en los próximos 5 años de las que contruimos en los últimos 25”, dice Clarice Veloso-Lugo, directora de comunicaciones de EAH Housing. A fin de respaldar esta meta estratégica, la organización utiliza el software de Smartsheet para gestionar todos los proyectos de desarrollo y administración, y ayudar a los equipos de Desarrollo Inmobiliario y Administración de Propiedades a colaborar.

“Necesitamos contar con tecnología que respalde nuestras operaciones a medida que agregamos nuevas propiedades y desarrollamos proyectos”, dice Veloso-Lugo. “Es por eso que Smartsheet es tan importante para nosotros. Nos ayuda a escalar y alcanzar nuestros objetivos”.

La escalabilidad y la colaboración no eran fáciles antes de que la organización comenzara a usar Smartsheet. Por ejemplo, el Departamento de Desarrollo de Viviendas de EAH dependía de una herramienta de gestión de proyectos con capacidades limitadas. “Con el software anterior, teníamos varias copias de documentos importantes entre diferentes departamentos y no existía una forma adecuada de actualizarlos o gestionarlos”, dice Alla Suzdaltsev, directora de Proyectos Especiales de EAH Housing. “Los datos provenían de diferentes hojas de cálculo y nada estaba estandarizado. Carecíamos de visibilidad y no podíamos hacer un seguimiento eficiente de las cosas. Eso, a menudo, dificultaba el cumplimiento de los plazos de los proyectos, lo que, a veces, podía significar la pérdida de financiación o de permisos de construcción. Necesitábamos una mejor forma de mantener los proyectos en marcha y dentro del cronograma”. 

La colaboración entre los equipos de Desarrollo Inmobiliario y Administración de Propiedades también era un desafío. “Cuando el equipo de Desarrollo terminaba un proyecto, había una desconexión con el Departamento de Administración de Propiedades porque no existía forma de acceder a los últimos datos sobre una propiedad”, dice Suzdaltsev. “Aunque estábamos en la misma empresa, a veces parecía que se trataba de dos organizaciones diferentes”.

Realizar sin inconvenientes el seguimiento de proyectos y presupuestos con Smartsheet 

Aunque EAH Housing inicialmente adoptó Smartsheet para ayudar a los gerentes a realizar el seguimiento de los presupuestos, no pasó mucho tiempo hasta que el equipo de Desarrollo Inmobiliario detectó el valor que tenía. “Durante ese primer año, nos dimos cuenta de que sería una herramienta excelente y flexible para nuestro departamento”, afirma Suzdaltsev. El departamento creó rápidamente una lista de verificación con Smartsheet Control Center para mostrar las fechas de inicio, los hitos y los recordatorios clave de los proyectos. Cuando el departamento completa la lista de verificación, se envía una notificación al equipo de Administración de Propiedades, Recursos Humanos, Contabilidad y a otros departamentos para obtener comentarios.

EAH Housing utiliza Smartsheet Control Center para generar paneles de resumen que proporcionan instantáneas de proyectos generales y tareas individuales del propietario del proyecto. La organización también usa las plantillas de Smartsheet Control Center para crear listas de verificación de proyectos que se completan con cronogramas, presupuestos y otros datos.

EAH Housing confía en el generador de documentos de Smartsheet para crear documentos personalizados con datos de los proyectos, y la organización utiliza Bridge de Smartsheet para llevar los datos del proyecto a una lista desplegable actualizada con los nombres de las propiedades y la información de contacto más recientes. EAH Housing también utiliza Data Shuttle de Smartsheet para integrar diferentes sistemas, incluido un sistema de información de administración de propiedades que contiene informes. Además, EAH Housing utiliza Dynamic View de Smartsheet para compartir datos del proyecto con gerentes de proyectos específicos.

La organización utiliza la automatización del flujo de trabajo en Smartsheet para automatizar los procesos de elaboración de informes sobre incidentes que antes eran manuales, lo que ayuda a EAH Housing a evitar multas reglamentarias ya que los incidentes laborales se informan con mayor rapidez. “Debemos mantener registros precisos y actualizados de los informes de incidentes, y Smartsheet nos brinda un lugar centralizado para todo”, dice Suzdaltsev. “No tenemos que buscar en diferentes lugares para encontrar los datos que necesitamos”. EAH Housing también utiliza la automatización del flujo de trabajo para enviar alertas a los gerentes de proyectos sobre plazos clave.

“Es esencial que proporcionemos información en función de las fechas de vencimiento más recientes de los proyectos”, afirma Suzdaltsev. “Los recordatorios automatizados nos ayudan a evitar el incumplimiento de plazos, lo que es fundamental para informar al IRS, por ejemplo”.

Además, el equipo de Administración de Propiedades utiliza la aplicación para dispositivos móviles de Smartsheet y carga fotos de la propiedad en Smartsheet durante las inspecciones anuales que se le realizan.

Transparencia y visibilidad absolutas 

EAH Housing aumentó la visibilidad de todos los proyectos de desarrollo y administración de propiedades mediante el uso de Smartsheet. En lugar de tener dificultades para encontrar datos actualizados del proyecto entre varias herramientas, la organización puede obtener una vista en tiempo real del estado de todos los proyectos actuales y planificados. “Smartsheet nos brinda plena visibilidad y transparencia en torno a la gestión de proyectos, de las que carecíamos con nuestras herramientas anteriores”, afirma Suzdaltsev. “Ahora, todos pueden ver dónde estamos en un momento dado de un proyecto, por lo que ya no hay falta de claridad. Por ejemplo, nuestras reuniones semanales son más simples porque los gerentes de proyectos solo deben consultar el panel para ver si falta información. Gracias a Smartsheet, no necesito 20 personas en el Departamento de Desarrollo. Solo necesitamos dos personas que respalden la infraestructura para construir nuevas propiedades”.

Gracias a la mejor visibilidad de los proyectos, EAH Housing puede mantenerlos en marcha rápidamente y, al mismo tiempo, anticipar posibles obstáculos. “Ahora somos más proactivos con respecto a los problemas de los proyectos porque Smartsheet envía alertas a los supervisores cuando parece que algo está fuera del cronograma”, dice Suzdaltsev. “Nuestros equipos de administración pueden comenzar a trabajar con la gestión de riesgos, Recursos Humanos o las compañías de seguros para garantizar que toda la información se actualice antes de que una unidad entre en funcionamiento”.

Creación de informes en minutos en lugar de horas 

Anteriormente, el administrador del Departamento de Desarrollo de viviendas de EAH tenía que utilizar procesos manuales para crear informes de resumen del proyecto. “Nuestro administrador dedicaba entre 4 y 6 horas cada semana a recopilar datos de resumen de un proyecto de todos los gerentes de proyectos”, dice Suzdaltsev. “Ahora, con los flujos de trabajo automatizados de Smartsheet, el administrador puede obtener toda esa información de inmediato, con solo hacer clic en un botón”. Del mismo modo, el administrador del equipo de Administración de Propiedades solía dedicar hasta tres horas al día a actualizar la información de contacto de la propiedad. Ahora, ese empleado puede hacer actualizaciones o cambios en menos de dos minutos.

La organización también dedica menos tiempo a gestionar los servicios públicos que pagan las asociaciones de propiedades.

“Solía llevar días recopilar toda la información de nuestra herramienta de administración de propiedades, y además no había registro alguno”, dice Suzdaltsev. “A veces no sabíamos si habíamos recaudado dinero o no. Ahora, cuando recibimos un pago de una propiedad, lo procesamos y lo cargamos en Smartsheet de inmediato, lo que actualiza automáticamente la información en nuestro software de administración de propiedades”.

La organización también utiliza su proceso de facturación optimizado con las propiedades de viviendas para estudiantes. “Solíamos tener un empleado que gestionaba ese proceso, pero reasignamos ese recurso, lo que nos permite ahorrar USD 60 000 por año”, afirma Suzdaltsev.

Con Smartsheet, EAH Housing aumentó la colaboración entre departamentos, de modo que los gerentes pueden visualizar claramente la progresión de los proyectos desde el desarrollo hasta la administración de propiedades. “Smartsheet nos ayudó a romper los silos de comunicación y a unir a los diferentes equipos”, dice Suzdaltsev. “Esto respalda aún más nuestra capacidad de escalar para que podamos cumplir con nuestro objetivo de construir más viviendas y ayudar a más personas”.

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