Definición del objetivo del proyecto
Un objetivo del proyecto describe los resultados deseados de un proyecto, que a menudo incluye un elemento tangible. Un objetivo es específico y medible, y debe cumplir con las restricciones de tiempo, presupuesto y calidad.
Los objetivos pueden usarse en la planificación de proyectos para empresas, gobiernos, organizaciones sin fines de lucro e incluso para uso personal (por ejemplo, en los CURRÍCULUM para describir la posición exacta que quiere un solicitante de empleo). Un proyecto puede tener un objetivo, muchos objetivos paralelos o varios objetivos que deben alcanzarse secuencialmente. Para obtener el mayor beneficio, los objetivos deben definirse al principio del ciclo de vida del proyecto, en la fase dos, la fase de planificación.
Beneficios del objetivo bien escrito
Un objetivo bien escrito es crucial porque puede afectar cada paso del ciclo de vida del proyecto. Cuando creas un objetivo específico, le das a tu equipo una mayor oportunidad de alcanzarlo porque saben con precisión para qué están trabajando. Los objetivos claros del proyecto también respaldan el énfasis actual en la gestión total de la calidad: cada miembro del equipo puede considerarse responsable de la calidad, porque todo el equipo puede ver el resultado deseado desde el comienzo del proyecto.
Todo tipo de esfuerzos pueden beneficiarse de los objetivos. Como individuo, puedes usar un objetivo para orientar exactamente para qué planificar. Por ejemplo, es posible que sepas que quieres ir a la escuela de postgrado, pero encontrar un objetivo te ayudará a comprender que quieres obtener un título de sociología en tu universidad comunitaria local y graduarte en seis años. Un pequeño grupo sin fines de lucro puede usar los objetivos para determinar que el éxito de un programa de educación para el reciclaje es cuando el 40% de los hogares de un condado solicitan baldes gratuitos de compostaje. Una empresa de construcción puede usar los objetivos para mantener un proyecto de construcción dentro del calendario y dentro del presupuesto.
Independientemente del tipo de proyecto, las plantillas pueden facilitar el trabajo, desde la elaboración de las declaraciones objetivas hasta la planificación del proyecto.
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La taxonomía de las definiciones de proyectos
Las palabras "objetivo" y "objetivo" a veces se usan indistintamente. Sin embargo, los objetivos y objetivos son en realidad elementos separados que tienen sus propios roles únicos e importantes.
En la gestión de proyectos, puedes encontrar varias descripciones de aspiraciones, intenciones y necesidades para una organización o proyecto. A continuación, te mostramos algunas definiciones de algunos términos de gestión de proyectos de uso común, que te ayudarán a comprender mejor cómo encajan los objetivos del proyecto en el vernáculo:
Declaración de visión- Una declaración que expresa la intención de alto nivel de un proyecto (a menudo con objetivos elevados o inalcanzables). Por ejemplo, una escuela puede aspirar a una asistencia perfecta de los alumnos o una empresa puede esforzarse por alcanzar la satisfacción del cliente al 100.
Negocios objetivos: una empresa los crea para describir los resultados generales que quiere lograr en un plazo determinado. Negocios objetivos se capturan en los planes de negocios.
Objetivos - Una definición de alto nivel, amplia, no específica y a largo plazo de lo que el grupo u organización quiere lograr. Los objetivos no son medibles y es posible que se necesiten varios proyectos discretos para alcanzar un objetivo. Algunas personas dicen que no es necesario definir los objetivos del proyecto, siempre y cuando un gerente de proyectos comprenda los objetivos empresariales. Sin embargo, los objetivos del proyecto siempre son necesarios. En un negocio, los objetivos del proyecto están influenciados por los objetivos empresariales.
Objetivos - Influido por los objetivos, un objetivo es una descripción de bajo nivel de los resultados específicos y medibles deseados de un proyecto. Las actividades y, lo más probable, las entregas contribuirán a lograr el objetivo. El proyecto y sus objetivos siempre deben contribuir a la meta, de lo contrario no se debe intentar el proyecto.
Línea inferior: Los objetivos son declaraciones generales y de alto nivel sobre los objetivos del proyecto, mientras que los objetivos son declaraciones detalladas sobre lo que el proyecto debe lograr.
Actividades- Esto es lo que hará tu equipo para lograr el objetivo. Una actividad puede ser una acción específica o un proceso, y es probable que participen muchas actividades para alcanzar los objetivos. Al igual que con todo en la gestión de proyectos, la consideración clave para las actividades es que contribuyen directamente a lograr el objetivo y, por lo tanto, el objetivo.
Entregas: un producto o cosa concreto, como un informe o una aplicación de software. Una o más entregas pueden contribuir a lograr un objetivo, pero es importante no definir el objetivo como una entrega. En otras palabras, si el objetivo está escrito en un nivel demasiado bajo, corres el riesgo de crear las entregas incorrectas. Más bien, el objetivo es guiarte a ti y al equipo para determinar qué productos o procesos son necesarios. Por ejemplo, supongamos que tienes dificultades para dormirte cada noche. Puedes decidir que tu objetivo es comprar té de manzanilla relajante. Beber el té puede ser útil, pero si tu objetivo hubiera sido asegurarte de dormir al menos siete horas por noche al mes siguiente, es posible que hayas explorado otras soluciones que tendrían mayores beneficios, como asegurarte de hacer una hora de ejercicio todos los días.
Requisitos - Una descripción de las funciones y funciones. Los objetivos no deben incluir funciones y funciones.
Cómo definir S.M.A.R.T. Objetivos
Puede ser estresante y difícil escribir un objetivo claro, especialmente con las muchas piezas en movimiento de cualquier proyecto y mucho más dependiendo del objetivo en sí. Afortunadamente, hay varias formas de abordar la redacción.
Considera que los objetivos incluirán indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos de tu negocio o área de interés. Piensa en cómo sabrías que tu proyecto tuvo éxito. ¿Sirve a un determinado grupo de población o a una base de clientes? ¿Qué cambio quieres ver como resultado del proyecto?
Una forma sencilla de asegurarte de incluir suficiente detalle en tu objetivo es seguir el mnemonic S.M.A.R.T.:
Específico: Define tus objetivos con claridad, en detalle, sin dejar lugar a una interpretación errónea. Piensa en las cinco W (quién, qué, cuándo, dónde y por qué).
Mensurable: Indica las medidas y las especificaciones de rendimiento que usarás para determinar si has alcanzado tus objetivos.
Alcanzable: Elige los objetivos que el equipo tenga una expectativa razonable de completar con éxito.
Realista: Define los objetivos que el equipo del proyecto cree que puede alcanzar. Los objetivos relevantes se alinean con los objetivos del grupo o de la empresa.
Límite de tiempo: Incluye la fecha o período específico por el cual lograrás los objetivos.
Si te interesa crear objetivos de S.M.A.R.T., utiliza nuestra plantilla como guía.
Objetivos e indicadores
En algunas guías de gestión de proyectos, también puedes encontrar referencia a los objetivos e indicadores. Esta es una forma diferente de expresar los criterios de S.M.A.R.T. Puede decirse que un objetivo es que los niños del condado de X lean mejor. Los indicadores serían que el 60% de los niños menores de 13 años leyeron el nivel de lectura adecuado para su edad.
Consejos para redactar objetivos exitosos del proyecto
Los objetivos generalmente se expresan como declaraciones sucintas de una oración. Hay cierta discrepancia entre lo específicos que pueden ser los verbos. Algunas guías insisten en que solo se utilicen verbos generales de calidad y cantidad (aumentar, disminuir, mejorar), mientras que los grupos comunitarios y las organizaciones sin fines de lucro parecen tolerar expresiones más sueltas (desarrollar, educar, configurar, estimar).
Ten en cuenta que un objetivo no debe especificar cómo se hace algo, y considera el contexto y las pautas de la organización que estás escribiendo para su uso.
A continuación, te mostramos algunas sugerencias que te ayudarán a escribir la declaración:
- Escribe el objetivo antes de iniciar el proyecto.
- Identifica todos los objetivos al principio.
- Un objetivo no puede escribirse aislado. Obtén el apoyo de todos los niveles del equipo. Si el equipo no cree en el objetivo, no trabajará para lograrlo y los participantes no proporcionarán recursos. Si los participantes no están de acuerdo con el objetivo, trabaja con ellos hasta que obtengas una declaración que todos puedan respaldar.
- Sé breve; aumenta las probabilidades de que los objetivos se lean y entiendan.
- Sé claro; no le dan una lista de opciones o un rango de números de destino. Pide lo que necesitas y lo que esperas.
- Utiliza el inglés sencillo, no la jerga para que todos puedan entender tu objetivo.
- Asegúrate de que tus objetivos sean cosas que realmente puedas controlar. Por ejemplo, "Enviaré 50 cartas de interés para la próxima semana" describe algo que puedes lograr. “Reservaré 15 trabajos para la próxima semana" no es algo que puedas controlar, porque depende de otra persona contratarte.
Ejemplos de objetivos del proyecto
A pesar de que las guías y organizaciones de gestión de proyectos difieren en cuanto a qué tan específicos deben ser los verbos utilizados en un objetivo, todas las fuentes coinciden en que un objetivo debe ser detallado para ser eficaz. A continuación, se muestran ejemplos de cómo no hacerlo y cómo escribir un objetivo.
Objetivos mal escritos
- Personal: Gana más dinero.
- Personal: Ve a la universidad.
- Sin fines de lucro: Ayuda a los niños a leer mejor.
- Negocios: Crear un nuevo flujo de trabajo.
- Negocios: Instala un nuevo sistema.
Ejemplos de objetivos bien escritos
- Personal: Tu objetivo puede ser comprar una casa, pero tu objetivo es conseguir un condominio por menos de $250,000 con dos dormitorios para agosto.
- Negocios: El objetivo es construir la empresa en un futuro próximo. El objetivo es aumentar las ventas de Super Widget en un 10% para el segundo trimestre del año próximo.
- Negocios: El objetivo es hacer más felices a los clientes existentes. El objetivo es mejorar las tasas de satisfacción de los clientes en un 50% a partir del 30 de junio mediante la capacitación del equipo de atención al cliente.
- Sin fines de lucro: El objetivo es restaurar un hábitat nativo alrededor del estanque de retención cerca de la Carretera Vieja para alentar a las aves nativas y especies animales a visitar y mejorar la filtración de agua. El objetivo es apoyar a los propietarios de viviendas en los alrededores del estanque para eliminar y sustituir las plantas no nativas en un tercio de la zona designada para diciembre.
- Sin fines de lucro: El objetivo es garantizar que las mujeres sin hogar tengan acceso a comidas regulares. Tres objetivos pueden ayudar a lograr este objetivo:
- Objetivo 1: Localizar una cocina y un espacio para comer en una ruta de autobús que puede servir a 30 mujeres para el 15 de diciembre.
- Objetivo 2: Reclutar voluntarios que se encargan de la cocina para el desayuno y la cena para el 30 de diciembre.
- Objetivo 3: Para organizar un suministro regular de alimentos donados para desayunos y cenas de organizaciones y restaurantes locales para el 30 de diciembre.
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